TIỂU LUẬN: Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT Lời mở Đầu Trong những năm gần đây Đất Nước ta đã có nhiều đổi mới trong những lĩnh vực như : kinh tế, văn hoá, chính trị, xã hội, trong đó đặc biệt là kinh tế – một lĩnh vực đóng vai trò quan trọng trong tiến trình hội nhập của Việt Nam vào khu vực và Thế giới . Năm 2001 được coi là năm đầu tiên bước vào thế kỷ 21- năm đầu tiên thực hiện nghị quyết đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX .đại hội đã đề ra đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại . Trước tiên chúng ta đang hướng tới một nền kinh tế tri thức –một nền kinh tế được xây dựng trên sản xuất, phân phối sử dụng tri thức và tin học làm động lực phát triển. Điều ấy đã khẳng định vị trí và vai trò của con người trong nền kinh tế – con người là nguồn lực của mọi nguồn lực, là yếu tố trung tâm của mọi thời đại. Do vậy Đảng và Nhà nước ta đã xác định vấn đề giáo dục đã trở thành quốc sách, giáo dục phải được ưu tiên một bước . Trong xu thế phát triển chung của nghành giáo dục, nghành học Quản trị văn phòng là một nghành học còn khá mới mẻ và là một trong bốn môn học chuyên nghành trong chương trình đào tạo của nghành QTVP - khoa QTKD - Trường ĐH. Tuy là một trường Đại học còn rất trẻ, mới được thành lập cách đây không lâu nhưng trường đã mạnh dạn đào tạo nghành QTVP – một ngành học được coi là khá mới mẻ trong số các trường đại học ở nước ta . Bản báo cáo tổng hợp này được kết cấu gồm 3 phần chính sau : Phần I : Tổng quan về công ty Thương mại và sản xuất vật tư, thiết bị GTVT. Phần II : Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT. Phần III : Một số nhận xét và đánh giá hoạt động của văn phòng công ty . Phần I TổNG QUAN Về CôNG TY THươNG MạI Và SảN XUấT VậT Tư THIếT Bị GTVT Tổng công ty cơ khí GTVT 1)Tổ chức của công ty: 1.1 - Qúa trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc liên hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT-Bộ GTVT.Được thành lập theo quyết định số 602/QĐ/TCCB-LĐ ngày 5/4/1993 của Bộ GTVT. - Tên công ty: Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT( mã số 25) - Trụ sở giao dịch: Km 9, Đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc, Quận Thanh Xuân –TP Hà Nội. - Nay DNNN đổi tên thành:công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT - trực thuộc Tổng công ty cơ khí GTVT kể từ ngày ký quyết định theo số2195-1998/ QĐ - BGTVT Nay chuyển đến 199B phố Minh Khai - Quận HBT - Hà Nội - Tên giao dịch QuốcTế : TMT - Trade Manufacture Transportation. Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT- trực thuộc Liên hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT với quy mô ban đầu rất sơ khai với tổng số vốn kinh doanh là:190 triệu đồng .Và được thành lập vào ngày 19/3/1993 có trụ sở đặt tại Km 9 Đường Nguyễn Trãi , phường Thanh Xuân Bắc, Quận Đống Đa-TP Hà Nội. + Thuận lợi: - Được sự quan tâm của Tổng công ty cơ khí GTVT , Bộ GTVT, Quận uỷ quận Đống Đa tạo điều kiện tháo gỡ khó khăn cho các chương trình SXKD của công ty để có điều kiện phát triển sản xuất , nâng cao tính cạnh tranh. - Cơ chế chính sách của Nhà nước đã có sự thay đổi cơ bản theo hướng khuyến khích các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế mạnh dạn đầu tư và năng động sáng tạo trong SXKD . - Một số cán bộ trong công ty chưa hoà nhập kịp thời ,đáp ứng yêu cầu nền kinh tế thị trường, nên có nhiều cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ. - Đội ngũ cán bộ kỹ thuật , cán bộ quản lý, công nhân lành nghề …còn thiếu nhiều. - Vốn đầu tư và vốn kinh doanh thiếu trầm trọng, công ty hoạt động chủ yếu bằng vốn vay. Tổng số tiền phải trả cho ngân hàng mỗi năm lên tới: hơn 2 tỷ đồng 1.2 - Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập: Theo QĐ số 602 – QĐ/TCCB - LĐ ngày 5 tháng 4 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ GTVT về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nưóc: Công ty Vật tư Thiết bị Cơ khí GTVT, trực thuộc tổng công ty cơ khí GTVT. Công ty có nhiệm vụ chủ yếu là: - Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải, nông sản và hàng tiêu dùng. - Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụ vận tải hàng hóa. - Xuất khẩu lao động ( Có giấy phép số 81/LĐTBXH – GP ngày 28/4/2000 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội và Quyết định số 896/2000/QĐ - GTVT ngày 18/4/2000 của Bộ GTVT ). - Sản xuất, lắp ráp xe ôtô, xe gắn máy hai bánh, KDXNK vật tư, thiết bị, phụ tùng ôtô, xe gắn máy hai bánh ( Có QĐ số 4000/ QĐ - Bộ GTVT ngày 27/01/2001 của Bộ GTVT). Với những nhiệm vụ trên đây công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ do bộ trưởng Bộ GTVT giao và ngày càng khẳng định vị thế của mình trong nghành Giao thông Việt Nam. Cho đến ngày 4/11/1994 và ngày 8/9/1998 theo QĐ số 2195/1998/QĐ - Bộ GTVT ngày 1/9/1998 của bộ GTVT công ty được đổi tên thành công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT và công ty được bổ sung thêm nhiệm vụ đó là: - Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải, nông sản và hàng tiêu dùng. - Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụ vận tải hàng hóa. - Gia công phục hồi, kinh doanh vật tư phụ tùng, phương tiện thiết bị cơ khí GTVT. Sửa chữa, kinh doanh, ký gửi các loại xe gắn máy hai bánh, kinh doanh hàng điện tử, hàng trang trí nội thất. Làm dịch vụ xuất nhập khẩu thiết bị, phụ tùng, phương tiện GTVT. 1.3 - Tổ chức công ty: Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một đơn vị hạch toán độc lập. Bộ máy quản lý của công ty theo kiểu “ Trực tuyến chức năng” và chỉ đạo thống nhất từ trên xuống dưới có nghĩa là các phòng ban tham mưu với giám đốc theo chức năng và nhiệm vụ của mình giúp ban giám đốc điều hành và ra quyết định có lợi cho công ty. *Ban giám đốc gồm có: - Giám đốc công ty: Do bộ trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm, có quyền tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm toàn diện trước cấp trên và tập thể CBCNV trong công ty. - Phó giám đốc: Do giám đốc đề nghị, được Bộ trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm có nhiệm vụ giúp giám đốc về tổ chức kinh doanh, phụ trách theo từng chức năng. Gồm có 02 phó giám đốc : + Phó giám đốc kỹ thuật. + Phó giám đốc nội chính. * Các phòng chức năng gồm có: - Phòng tổ chức hành chính. - Phòng Tài chính Kế toán. - Phòng kinh doanh XNK. - Phòng thị trường. - Phòng khoa học công nghệ. Ngoài ra còn có các đơn vị trực thuộc bao gồm: - Nhà xưởng sản xuất và dây chuyền sản xuất bộ ly hợp, bộ côn tại 199B Minh Khai. - Nhà máy sản xuất, lắp ráp xe gắn máy tại Hưng Yên. - Nhà máy sản xuất lắp ráp xe ôtô tải nhẹ tại Hưng Yên. - Chi nhánh tại thành phố HCM ( Số 23 Đặng Thị Nhu - Q.1 – TPHCM ). SƠ Đồ : CƠ CấU Tổ CHứC CôNG TY THươNG MạI Và SảN XUấT VậT Tư THIếT Bị GTVT _ _ (1). Phòng tổ chức – Lao động – Hành chính: Có các chức năng và nhiệm vụ sau: - Lập phương án tổ chức – Cán bộ xây dựng định biên hàng năm phù hợp với tình hình sản xuất của công ty. - Lập kế hoạch lao động và tiền lương. - Quản lý sử dụng lao động như: Tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo, đề bạt, điều động. - Quản lý tham mưu giúp lãnh đạo phân phối quỹ tiền lương. - Đề xuất các phương án thực hiệnvề công tác thanh tra, pháp chế quân sự, bảo vệ phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt. - Hướng dẫn và chỉ đạo công tác an toàn lao động, phòng chống dịch bệnh, khám sức khoẻ điều dưỡng, điều trị, làm các thủ tục hưu trí, mất sức cho các CBCNV. - Quản lý công tác thống kê hành chính nhân sự của công ty. - Trực tiếp quản lý xe ôtô, cấp phát xăng dầu, điều động xe phục vụ lãnh đạo và công tác của công ty. (2). Phòng tài chính kế toán: Có chức năng và nhiệm vụ như sau: - Tổ chức thực hiện đúng luật TCKT mà nhà nước ban hành. - Phân tích hoạt động kinh tế phục vụ SXKD của công ty. - Lập kế hoạch thu chi tài chính hàng tháng, hàng quý, năm. - Quyết toán tài chính hàng quý từng hợp đồng và hàng năm. - Tổ chức theo dõi các nguồn vốn của công ty, lập kế hoạc cân đối thu- chi theo quy định của nhà nước về tài chính. - Hàng tháng, quý, năm tổ chức kiểm tra nghiệp vụ kế toán trong văn phòng công ty và các xí nghiệp trực thuộc công ty. - Phối hợp với phòng kế hoạch kỹ thuật để làm nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo công ty về mặt theo dõi, quản lý, mua sắm vật tư, thiết bị phục vụ cho các hoạt động sản xuất và kinh doanh. (3).Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu: Có chức năng và nhiệm vụ như sau: - Làm công tác tiếp nhận các mặt hàng vật tư xuất nhập khẩu. - Kinh doanh các mặt hàng của công ty. - Nhập hàng hoá và xuất khẩu hàng hoá của công ty. (4).Phòng khoa học công nghệ : Có chức năng và nhiệm vụ như sau: - Kiểm tra giám định chất lượng sản phẩm của công ty. - Đảm bảo môi trường cho chất lượng của xe gắn máy. - Nghiên cứu đưa khoa học vào ứng dụng thực tế cho sản phẩm của công ty mình. 2) Lĩnh vực hoạt động của Công ty TM và sản xuất vật tư thiết bị GTVT. 2.1 Lĩnh vực hoạt động: Công ty TM và sản xuất vật tư thiết bị GTVT chuyên sản xuất lắp ráp và kinh doanh xe gắn máy, ô tô. Công ty đã đầu tư dây chuyền lắp ráp động cơ xe gắn máy,sản xuất khung xe máy các loại và đầu tư sản xuất một số chi tiết và động cơ xe máy. Sản phẩm của công ty sản xuất , lắp ráp đạt chất lượng cao,mẫu mã đẹp và phù hợp, giá thành rẻ đã và đang được thị trường chấp nhận và ưa chuộng. 2.2 Kết quả thực hiện hoạt động SXKD – chính sách đời sống văn hoá xã hội – an ninh quốc phòng. Kết quả thực hiện SXKD và các chỉ tiêu chủ yếu đều đạt trên 200% so với năm 2001, năm 2002 trung bình mỗi CBCNV Công ty đã đóng góp xây dựng ngân sách Nhà nước ( 637 triệu đồng. Kết quả đó đã cho thấy Công ty đang nỗ lực phấn đấu để hoà nhập với sự phát triển chung của toàn Tổng công ty. 2.2.2 Kết quả thực hiện chính sách, đời sống văn hoá, xã hội: Hai năm vừa qua(2001-2002) công ty đã giải quyết trả lương trực tiếp thêm cho 40 lao động tuyển dụng vào công ty làm việc và gián tiếp cho hàng ngàn người của các công ty khác đều có việc làm và thu nhập ổn định, đặc biệt trong 2 năm vừa qua công ty đã hợp tác sản xuất cùng một số đơn vị trong tổng công ty, tạo ra việc làm và tăng thêm nguồn thu của một số công ty khác thuộc Tổng công ty như : + Công ty cơ khí ô tô 3/2 :3.774.369.000 đồng + Công ty cơ khí 120 :3.641.026.000 đồng + Công ty cơ khí Ngô Gia Tự :1.206.197.500 đồng + Công ty sản xuất và kinh doanh xe máy : 290.000.000 đồng + Công ty xây dựng và cơ khí số 1 : 355.000.000 đồng - Chế độ BHXH, BHYT thực hiện đầy đủ theo qui định của nhà nước đối với người lao động. Khen thưởng động viên kịp thời CBCNV có thành tích trong SXKD, con em CBCNV có thành tích tốt trong học tập hàng năm. Thường xuyên quan tâm đến công tác hiếu hỷ, ủng hộ giúp đỡ trẻ em, người tàn tật, giúp đỡ đồng bào lũ lụt, giúp đỡ học sinh nghèo vượt khó… - Tổ chức phong trào thi đua lao động giỏi, giáo dục xây dựng đội ngũ công nhân, lao động nhằm hoàn thành toàn diện kế hoạch XSKD. - Tổ chức đại hội công nhân viên chức, xây dựng và thực hiện qui chế dân chủ, lắng nghe ý kiến, kiến nghị của người lao động về các vấn đề liên quan đến hoạt động XSKD. -Thường xuyên quan tâm đến phong trào văn hoá,văn nghệ, thể dục, thể thao góp phần nâng cao đời sống tinh thần của người lao động. 2.2.3 Kết quả thực hiện công tác an ninh chính trị, trật tự , an toàn xã hội: - Công ty có nhiều địa điểm SXKD và việc tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu đều ở các cửa khẩu có rất nhiều phức tạp nhưng công ty chưa để xảy ra mất an toàn về người và hàng hoá. Trật tự an toàn trong công ty luôn luôn được đảm bảo. - Công ty thường xuyên có chuyên gia, khách nước ngoài đến ở và làm việc. Công ty luôn coi trọng việc kết hợp với các cơ quan chức năng địa phương,có phương án phòng ngừa, bảo vệ, luôn chấp hành nghiêm chỉnh qui định của nhà nước đối với người nước ngoài đến và làm việc tại Công ty, không để xảy ra trường hợp nào đáng tiếc hoặc vi phạm chính sách của Nhà nước trong lĩnh vực này. Năm 2001 là năm đổi mới cách làm việc của công ty nên đã đạt được những kết quả to lớn, đáng khích lệ và tự hào. Thành tích đó đã cổ vũ khích lệ mỗi CBCNV tiếp tục đổi mới nhằm hoàn thành vượt mức kế hoặch đã đề ra trong những năm tiếp theo. Nguyên nhân thắng lợi, những yếu kém cần khắc phục: - Nguyên nhân thắng lợi: + Công ty thường xuyên được sự quan tâm, chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty cơ khí GTVT và Bộ GTVT. [...]... nghiệp vụ công tác, không sát thực tế cần phải sửa chữa, khắc phục 2 Nhận xét về hoạt động văn phòng công ty: Qua học tập lý thuyết về chức năng nhiệm vụ của một văn phòng và nghiên cứu sự hoạt động của văn phòng công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT , em nhận thấy rằng cũng như một văn phòng nói chung, văn phòng của công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT đang thực hiện 3 chức. .. tư thiết bị GTVT 1 Tổ chức bộ máy văn phòng: Bộ máy văn phòng của công ty bao gồm những phòng ban sau: - Ban giám đốc điều hành hoạt động của công ty - Phòng tài chính kế toán - Phòng khoa học công nghệ - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu - Phòng tổ chức lao động hành chính: Bao gồm: + Nhân viên văn thư lưu trữ + Tổ bảo vệ + Tổ xe + Nhà ăn + Tạp vụ 2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng: - Chức năng tổng... hoạt động của công ty: 1.1 Những ưu điểm: - Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT đang phát triển chú trọng đầu tư, phát triển sản xuất và lắp ráp xe gắn máy tạo ra những mặt hàng có chất lượng phục vụ nhu cầu trong nước cũng như quốc tế với nhãn mác thương mại của công ty - Công ty đẩy mạnh công tác thị trường, khách hàng, xây dựng và thực hiện chiến lược thị trường và sản phẩm của công. .. ngoại của cơ quan , giữ vị trí cầu nối liên hệ với cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới dối với nhân dân Văn phòng còn tổ chức các cuộc hội nghị tiếp khách và chuẩn bị cho các chuyến đi công tác xa cho lãnh đạo, văn phòng còn phải quản lý công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan 3 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp của công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT: 3.1 Sơ đồ bộ máy: _ Công. .. cháy của công an thành phố * Nhân viên tạp vụ: Làm nhiệm vụ dọn vệ sinh trong cơ quan và có nhiệm vụ mua các dụng cụ phục vụ cho công tác như xà phòng, chổi… * Nhân viên nhà ăn: Làm nhiệm vụ phục vụ các bữa ăn trưa của CBCNV trong công ty và phục vụ đầy đủ nước uống cho các phòng ban 4.Tình hình hoạt động của văn phòng công ty: Từ thực tiễn cho thấy văn phòng của công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết. .. mọi hoạt động của nhau Các hoạt động không bị bó hẹp trong phạm vi của phòng mà nó luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống dây chuyền mắt xích Trang thiết bị trong văn phòng tư ng đối đủ nên đã ứng dụng được các tiến bộ Khoa học Công nghệ vào công tác văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ Công ty ngày càng hoàn thiện hơn nữa bộ máy hoạt động và cơ cấu tổ chức của các phòng. .. vị trong công ty thực hiện các quyết định của giám đốc Để tạo cho công ty có điều kiện ổn định như vị trí, mục tiêu, cấu trúc… thì hoạt động hậu cần và tham mưu của văn phòng công ty cũng tư ng đối khoa học trong việc lựa chọn các yếu tố cấu thành nên thực thể của công ty Vì văn phòng chính là đầu mối của công ty do vậy để tạo diều kiện, tiền đề phát triển cho công ty thì hoạt động của văn phòng cũng... thiết bị GTVT đã và đang hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ được quy định Văn phòng của công ty là toàn bộ các yếu tố vật chất và phi vật chất phù hợp với hoạt động thông tin nhằm thực hiện mục tiêu của công ty Văn phòng chính là nơi giúp ban giám đốc công ty đưa ra được quyết định để ứng xử với mọi tình huống xảy ra Đồng thời, văn phòng cũng chính là nơi kiểm tra, giám sát các hoạt động và đôn... : Lao động thương binh xã hội HBT : Hai Bà Trưng TM : Thương mại SXKD : Sản xuất kinh doanh TCKT : Tài chính kế toán Kết luận 1 ý nghĩa của việc thực tập tổng hợp: Qua đợt thực tập tổng hợp này được sự hướng dẫn của cô giáo Vũ Thị Kim Khuyên và sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong Phòng tổ chức lao động hành chính của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT, với... tiêu thu và xử lý thông tin tạo điều kiện cho việc thu và xử lý thông tin, cho sự giao lưu hợp tác giữa công ty và môi trường bên ngoài Tóm lại, hiện nay trong xu thế phát triển của một tổ chức thì văn phòng đã trở thành yếu tố trung tâm nhất không thể thiếu được trong bất cứ cơ quan đơn vị nào Phần III một số nhận xét và đánh giá hoạt động của công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT 1 Một . và hoạt động văn phòng của công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT. Phần III : Một số nhận xét và đánh giá hoạt động của văn phòng công ty. TIỂU LUẬN: Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT Lời mở