Đang tải... (xem toàn văn)
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long
Mục LụcPhần Mở Đầu .3 Chương I.Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long .4I.Tổng quan về công ty Cổ phần Hạ Long 41.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty .42.Chức năng hoạt động của công ty 43.Sơ đồ tổ chức của công ty 44.Chức năng ,nhiệm vụ các phòng ban trong công ty .5II.Tổng quan về đề tài nghiên cứu .71.Lý do lựa chọn đề tài 72.ý nghĩa của đề tài nghiên cứu .7Chương II.Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Pháp Luận Cơ Bản Để Phân Tích Và Thiết Kế Chương Trình 8I.Tổng quan về phương pháp luận cơ bản 81.Tổ chức và thông tin trong tổ chức 82.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức .93Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin 93.1.Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin 93.2.Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin .94.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức 105.Tiêu chuẩn chất lượng của một hệ thống thông tin 12II.Các phương pháp luận cơ bản để phân tích và thiết kế chương trình .131.Các phương pháp thu thập thông tin 132.Các công cụ mô hình hóa 132.1.Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 132.2.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 14III.Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý 161.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu 16Trang 1 2.Các phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu 172.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin ra .172.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa .183.Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsof Access 19Chương III.Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Cán Bộ Tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long 21I.Phân tích hệ thống .211.Khái quát về hệ thống thông tin quản lý cán bộ .212.Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ 223.Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý cán bộ 244.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống 244.1.Sơ đồ ngữ cảnh 244.2.Sơ đồ DFD mức 0 264.3.Sơ đồ DFD mức 1 27II.Thiết kế cơ sở dữ liệu 291.Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra 292.Thiết kế cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access 353.Sơ đồ mối quan hệ giữa các thực thể .394.Thiết kế giải thuật của chương trình 40Kết Luận 44Danh mục các tài liệu tham khảo 45Trang 2 Phần Mở Đầu Trang 3 Thế giới đang bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biến đổi, trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc biệt là cuộc cách mạng thông tin .Nó đã và đang thâm nhập ,tác động sâu sắc ,trực tiếp lên mọi mặt ,mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội. ứng dụng tin học vào lĩnh vực kinh tế giúp ta nắm bắt thông tin một cách chính xác kịp thời ,đầy đủ ,góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh ,thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và phát triển.Vì vậy ,trong quá trình quản lý các cơ quan,doanh nghiệp phải thấy được vai trò của công nghệ thông tin .Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng hiện tại mà còn nâng cao được năng lực sản xuất ,giúp cho các doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trường trong và ngoài nước . Qua quá trình tìm hiểu ,em càng thấy rõ vai trò của tin học nói chung và hệ thống thông tin quản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp .Nó giúp cho doanh nghiệp vận hành và quản lý tốt mọi hoạt động của mình. Từ những đặc trưng ,họat động chủ yếu của công ty,em đã hiểu được nhu cầu của công ty và xây dựng nên một phần mềm quản lý . Công ty cổ phần Hạ Long là doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực khách sạn ,ngoài ra công ty cũng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác như lữ hành chuyên tổ chức cung cấp thiết kế tour du lịch ,phục vụ ăn uống ,kinh doanh thương mại .Trong xu thế thị trường kinh doanh du lịch và dịch vụ ngày càng phát triển ,việc quản lý cán bộ là một vấn đề quan trọng của công ty .Vì vậy ,ứng dụng tin học vào quản lý cán bộ là rất cần thiết góp phần nâng cao chất lượng ,hiệu quả của đội ngũ cán bộ để công ty hoạt động có hiệu quả .Do đó em lựa chọn đề tài: "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long”. Em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Văn Thư đã tận tình chỉ bảo hướng dẫn ,giúp đỡ em hoàn thành đề án này. Trang 4 Chương I: Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ LongI. Tổng quan về công ty cổ phần Hạ Long 1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần Hạ Long là một trong những công ty có tuổi đời rất trẻ .Tiền thân là một chi nhánh của công ty than Uông Bí tại Hà Nội. Tháng 7/1996 công ty quyết định thành lập khách sạn Hạ Long trực thuộc công ty Than Uông Bí . Tháng 5/1999 khách sạn được đổi tên thành “Khách sạn Thanh lịch Hạ Long” trực thuộc công ty du lịch Than Việt Nam.Sau ba năm hoạt động có nhiều khởi sắc thì đến tháng 5/2002 Khách sạn Thanh lịch Hạ Long được đổi tên thành “Công ty cổ phần Hạ Long “trực thuộc công ty du lịch và thương mại Than Việt Nam. Ngày 1/3/2004 Công ty cổ phần Hạ Long lại được chuyển về thuộc quyền quản lý của công ty than Uông Bí theo quyết định 248\QĐ_HĐQT ngày 23/2/2004 của chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty Than Việt Nam. Sự ra đời của công ty cổ phần Hạ Long là một sự thiết yếu không chỉ theo kịp với tiến độ phát triển của ngành du lịch Việt Nam mà còn đáp ứng mong muốn ,nhu cầu của công ty và của du khách . Công ty cổ phần Hạ Long đặt tại 297 Kim Mã,Ba Đình Hà Nội,là một khách sạn đạt tiêu chuẩn sao (1 sao) ,số lượng nhân viên là 45 trong đó 23 nữ và 22 nam .Với vị trí đẹp và nguồn nhân lực trẻ khỏe ,thông minh và sáng tạo cùng với cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại .Như vậy ,công ty đã đạt được những thành tựu không nhỏ với doanh thu năm 2003 là 11 tỷ.Những thành công như trên đã tạo cho công ty một bước đi vững chắc trong thị trường kinh doanh du lịch và dịch vụ.2.Chức năng hoạt động của công ty Công ty cổ phần Hạ Long mặc dù chỉ là chi nhánh nhỏ của công ty than Uông Bí nhưng lĩnh vực hoạt động của nó rất rộng trong đó chức năng hoạt động chính là kinh doanh khách sạn ,phục vụ mọi đối tượng khách với mức giá phù hợp.Đây là nguồn doanh thu chủ yếu của công ty.Ngoài kinh doanh khách sạn ,công ty cũng hoạt động trong cả lĩnh vực lữ hành chuyên tổ chức ,cung cấp thiết kế các tour du lịch ,nhận và gửi khách ,phục vụ nhà hàng ăn uống ,kinh doanh thương mại ,xuất Trang 5 nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng tiêu dùng và đời sống 3.Sơ đồ tổ chức của công ty4 Chức năng ,nghiệm vụ của các phòng ban trong công ty a.Phòng tổ chức _hành chính: Chức năng: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty quản lý ,điều hành và thực hiện trong lĩnh vực tổ chức ,lao động tiền lương ,quản trị ,hành chính.Trang 6Đại Hội Cổ ĐôngHội Đồng Quản TrịBan Kiểm SoátGiám Đốc Công TyPhó Giám Đốc Công TyPhòng Tổ Chức Hành ChínhPhòng Kế Toán Tài ChínhPhòng Thương MạiPhòng Kinh Doanh Khách SạnPhòng Du Lịch Lữ HànhĐội Xe Vận TảiĐại Hội Cổ Đông Nhiệm vụ: Tổ chức bộ máy của công ty. Quản lý theo dõi công tác tổ chức nhân sự ,đào tạo phù hợp với vị trí công việc .Xác định nhu cầu về số lượng lao động và các yêu cầu về trình độ chuyên môn cho các cán bộ nhân viên .Xắp xếp vị trí phù hợp với khả năng trình độ đào tạo. Quản lý ,theo dõi công tác lao động ,tiền lương ,bảo hiểm xã hội,bảo hộ lao động ,an toàn vệ sinh lao động . Thực hiện các biện pháp khuyến khích người lao động Tổ chức thực hiện công tác quản trị ,hành chính.b.Phòng Tài chính _Kế toán: Chức năng: Tham mưu giúp giám đốc tổ chức ,quản lý,điều hành thực hiện công tác kế toán tài chính . Nhiệm vụ: Tổ chức quản lý ,hướng dẫn theo dõi ,thực hiện tổng hợp tình hình các mặt hoạt động về tài chính kế toán ,thống kê,tài vụ ,vốn,tài sản trong công ty đảm bảo theo đúng chế độ,chính sách phù hợp với công ty. Thực hiện thu chi đúng nguyên tắc ,hỗ trợ các hoạt động quản lý chất lượng mặt tài chính.c.Phòng Kinh doanh thương mại: Lên kế hoạch quản lý có hiệu quả ,lập kế hoạch và phát triển các sản phẩm ,dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng . Bán hàng ,quảng cáo cho sản phẩm và dịch vụ. Nghiên cứu thị trường ,đối tượng khách hàng hiện tại là ai ,khách hàng trong tương lai là ai và nhu cầu của họ. Định giá cho sản phẩm và dịch vụ. Xúc tiến bán hàng ,phân phối sản phẩm ,dịch vụ tới khách hàng.d.Phòng Kinh doanh du lịch lữ hành: Nắm được lịch trình ,tính chất đoàn khách đi hướng dẫn,thông cho khách cùng thống nhất . Gọi điện đến các đơn vị để chào các chương trình.Trang 7 Hướng dẫn hồ sơ xuất nhập cảnh cho khách,giao nhiệm vụ cho hướng dẫn cụ thể chương trình ,yêu cầu của đoàn khách . Xây dựng chương trình ,tính giá cả cho các tour ,phối hợp cùng tiếp thị để ký kết hợp đồng.e.Phòng Kinh doanh khách sạn: Bộ phận buồng :quản lý cung cấp các đồ dùng ,vật dụng cho các bộ phận khác ,có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác:lễ tân ,bảo vệ ,sửa chữa,bảo dưỡng . Bộ phận lễ tân: liên hệ giữa khách và khách sạn ,cung cấp thông tin về dịch vụ khách sạn .Nhiệm vụ là kinh doanh phòng khách ,nghiên cứu phát triển khách ,dự tính phòng khách và công việc cụ thể ,tham gia vào công tác marketing,cung cấp thông tin về nguồn khách ,nhu cầu của khách.II Tổng quan về đề tài nghiên cứu:1.Lý do lựa chọn đề tài: Công ty Cổ phần Hạ Long là loại hình kinh doanh dịch vụ ,công ty tạo ra lợi nhuận từ nhiều mảng kinh doanh nhưng chủ yếu là kinh doanh khách sạn.Do đó việc quản lý nhân viên đáp ứng nhu cầu của khách là rất quan trọng .Phải quản lý sao cho tốt ,xắp xếp cán bộ công nhân viên vào đúng vị trí ,đúng năng lực để họ có thể phát huy hết khả năng đóng góp cho công ty. Sử dụng tin học trong quản lý cán bộ của công ty giúp ích cho việc tìm kiếm, tổng hợp những thông tin dữ liệu cần thiết và giúp tiết kiệm thời gian,nếu có sai thì việc cập nhật sửa chữa cũng dễ dàng thuận tiện.Chính vì vậy em đã lựa chọn đề tài này.2 .ý nghĩa của đề tài nghiên cứu : Đặc trưng của ngành kinh doanh dịch vụ là thỏa mãn nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất .Muốn vậy công ty phải quản lý tốt nguồn nhân lực của mình.Trong thời buổi ngày nay có rất nhiều công ty làm dịch vụ,việc quản lý, nắm rõ thông tin càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học kỹ thuật, của tri thức vì thế việc quản lý nhân sự bằng Word, Excel sẽ không còn thích hợp nữa vì nó vừa tốn thời gian mà dễ gây nhầm lẫn. Vì vậy em thấy vấn đề này có thể giải quyết một phần trong đề tài của mình.Trang 8 Nếu chúng ta không có một phần mềm quản lý nhân sự thì việc quản lý sẽ khó khăn hơn, cồng kềnh và vất vả hơn. Nếu có được phần mềm này đi vào hoạt động ta có thể giảm bớt được một lượng giấy tờ trong công ty và các phòng ban có thể linh hoạt hơn trong việc điều động nhân sự của mình. Khi có quyết định về nhân sự như từ chức, thôi việc, bổ nhiệm, thăng chức, điều động nhân viên từ vị trí này sang vị trí khác sẽ rất đơn giản và nhanh chóng thuận tiện, tránh được những sai sót trong quá trình làm việc.Trang 9 Chương II: Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Pháp Luận Để Phân Tích Và Thiết Kế Chương TrìnhI.Tổng Quan Về Phương Pháp Luận Cơ Bản:1.Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành: Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau.- Thông tin (Information) là các thông báo hay bản tin nhằm mang lại sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin. thông tin Sơ đồ phản ánh của thông tin-Hệ thống thông tin (Informatinon System) là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trường. Trang 10Nguồn ĐíchThu thậpPhân phátXử lý và lưu giữKho dữ liệuChủ thể phản ánhĐối tượng tiếp nhận [...]... Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Trang 24 Lý Cán Bộ Tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long I Phân Tích Hệ Thống 1 Khái quát về hệ thống thông tin quản lý cán bộ: Một hệ thống thông tin quản lý nhân sự điển hình có thể được mô tả như sau: Hồ sơ nhân sự Danh mục chức vụ Danh mục dân tộc HỆ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CÁN BỘ TRONG CƠ QUAN Báo cáo nhân sự Danh sách nhân viên theo đơn vị Lý lịch cá nhân Báo cáo... người hưởng lợi ích do hệ thống đem lại.Lãnh đạo và các đối tượng cụ thể khác là những người sử dụng những thông tin do hệ thống mang lại,họ chính là đối tượng phục vụ của hệ thống thông tin Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý cán bộ: CBCNV thông tin về thông tin về cán bộ cán bộ Phòng ban chức năng HTTT Quản lý Cán bộ thông tin về thông tin phản hồi các báo cáo cán bộ Lãnh đạo yêu cầu báo... về cán bộ Tính lương Theo phòng ban Chỉnh sửa hồ sơ Báo cáo lương Chức vụ Số CMND 4.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ 4.1 Sơ đồ ngữ cảnh: Thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin quản lý ,tức là nhìn vào sơ đồ là ta có thể nhận biết nội dung chính của hệ thống Trong hệ thống thông tin quản lý cán bộ ,hồ sơ cán bộ và các thông tin có liên quan đến cán bộ. .. quan Trang 27 Khi tiếp TT do cán bộ cung cấp Tiếp nhận, xử lý các TT TT về cán bộ Nhận vào cơ Quan TT đã được xử lý, chọn lọc hay khi Có sự Thay Nhập các TT đã được xử lý đổi CSDL Cán Bộ In báo cáo theo yêu cầu Các báo cáo Các báo cáo Trang 28 3 Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý cán bộ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CÁN BỘ Quản lý hồ sơ Quản lý lương Tìm kiếm thông tin Tổng hợp báo cáo Thẩm tra... hệ thống thông tin -Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển và sử dụng hệ thống thông tin có hiệu quả trong một tổ chức Gồm 5 yếu tố cấu thành xét theo trạng thái tĩnh là: Thiết bị tin học (máy tính, các thiết bị, các đường truyền , phần cứng), các chương trình (phần mềm), dữ liệu, thủ tục, quy trình và con người -Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản. .. ,các xử lý liên quan đến công tác quản lý cán bộ trong thế giới bên ngoài dưới dạng sơ đồ.Ta thấy hệ thống thông tin quản lý cán bộ liên quan đến ba đối tượng chủ yếu là cán bộ công nhân viên ,cán bộ làm công tác trực tiếp quản lý nhân sự và lãnh đạo của cơ quan doanh nghiệp ,những người cần các thông tin do hệ thống đem lại để ra các quyết định Trang 26 Thời điểm CBCNV Bộ phận quản lý cán bộ Phòng... : 1.0 Quản lý hồ sơ 3.0 Tìm kiếm thông tin thông tin phiếu lương cán bộ 2.0 Quản lý lương thông tin về CB thông tin CB Hồ sơ CB 4.0 Báo cáoThông tin tổng hợp CB thông tin Trang 31 tính lương D1 Hồ sơ cán bộ Hồ sơ cán bộ thông tin lưu thông tin lương + Lãnh đạo Báo cáo D2 Lương 4.3 Sơ đồ DFD mức 1: Trang 32 CB CNV Lãnh đạo thông tin Báo cáo cá nhân cán bộ 1.1 n Ph hồ loại â sơ Phòng ban thông tin về... là bộ phận không thể thiếu của cơ quan ,tổ chức hiện đại nào Trang 11 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin : 1.Những vấn đề về quản lý 2.Những yêu cầu mới của nhà quản lý 3.Sự thay đổi của công nghệ 4.Thay đổi sách lược chính trị 3.2 Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại ,thiết kế một hệ thống. .. công ty. Chương trình cho phép cập nhật, sửa chữa, hủy bỏ các thông tin , hay đưa ra được các thông tin theo yêu cầu của người sử dụng đáp ứng được yêu cầu quản lý. Giúp cho người sử dụng tiết kiệm được công sức, thời gian trong việc quản lý nhân sự 2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ: Sơ đồ luồng thông tin IFD (information flow diagram) dùng để mô tả hệ thống thông tin. .. đến cán bộ được cập nhật và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu về nhân sự ,các thông tin này kết hợp với các dữ liệu có sẵn trong hệ thống như các tệp danh mục,các thông tin phòng ban sẽ cho ta báo cáo về cán bộ Sơ đồ ngữ cảnh ta coi hệ thống giống như hộp đen,các thông tin về cán bộ như đầu vào của hệ thống, các báo cáo và các thông tin khác giống như đầu ra của hệ thống, chính cán bộ công nhân viên cũng Trang . ngũ cán bộ để công ty hoạt động có hiệu quả .Do đó em lựa chọn đề tài: " ;Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công Ty Cổ Phần Hạ. Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ LongI. Tổng quan về công ty cổ phần Hạ Long 1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần Hạ Long là một
