MỤC LỤC MỞ ĐẦU Có thể nói, thời đại ngày thời đại Công Nghệ Thông Tin Và đặc biệt cơng cơng nghiệp hố đại hố đất nước tin học cơng cụ thiếu công xây dựng phát triển đất nước Hiện nay, tin học ứng dụng rộng rãi hầu hết lĩnh vực kinh tế xã hội quốc gia Việc ứng dụng rộng rãi tin học đem lại thành tựu vô to lớn nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt lĩnh vực quản lý lưu trữ Tin học hố cơng tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động người, tiết kiệm thời gian, với độ xác cao, gọn nhẹ tiện lợi nhiều so với việc làm quản lý thủ cơng giấy tờ trước Tin học hố giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh thất lạc liệu, tự động hệ thống hoá cụ thể hố thơng tin theo nhu cầu người Tin học ngày góp phần phát triển kinh tế xã hội, đáp ứng nhu cầu sống nâng cao chất lượng đời sống người Đối với sinh viên nói chung với thân em, sinh viên ngành tin học nói riêng đợt thực tập lại hội, thời điểm để người học tự củng cố kiến thức thu hoạch thời gian học tập nhà trường, tảng vững cho công việc sau Với đợt thực tập tốt nghiệp này, đồng ý thầy cô khoa với hướng dẫn thầy giáo Th.S Lê Khánh Dương em nhận đề tài: “Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Tiểu Học La Bằng ngơn ngữ lập trình Access” III Microsoft Access công cụ quản trị CSDL mạnh, đánh giá cao số phần mềm quản trị CSDL máy PC sức mạnh, tính linh hoạt với mức người dùng dễ sử dụng Do điều kiện thời gian kiến thức, kinh nghiệm thân em cịn hạn chế nên q trình làm đề tài chắn khơng thể tránh khỏi thiếu sót khuyết điểm Em mong nhận đóng góp ý kiến quý báu thầy cô giáo bạn bè để đề tài hoàn thiện IV Em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến thầy cô giáo, bạn sinh viên đặc biệt thầy giáo Th.S Lê Khánh Dương tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em suốt trình làm đề tài tốt nghiệp V Em xin chân thành cảm ơn! Thái nguyên, tháng năm 2013 Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh CHƯƠNG 1: TÌM HIỂU VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS 1.1 Giới thiệu chung Access Microsoft Access trở thành phần mềm sở liệu liên tục phát triển, thể bước ngoặt quan trọng dễ dàng việc sử dụng, nhiều người bị hút vào việc tạo CSDL hữu ích riêng ứng dụng CSDL hồn chỉnh Hiện nay, Microsoft Access trở thành sản phẩm phần mềm mạnh, dễ dàng, đơn giản làm việc Chúng ta xem xét lợi ích việc sử dụng phần mềm phát triển ứng dụng CSDL Microsoft Access Hệ CSDL: Theo định nghĩa đơn giản nhất, sở liệu tập ghi tệp tổ chức cho mục đích cụ thể Hầu hết hệ quản trị CSDL lưu xử lý thơng tin mơ hình quản trị CSDL quan hệ Quan hệ bắt nguồn từ thực tế ghi CSDL chứa thông tin liên quan đến chủ thể Ngồi ra, liệu nhóm thơng tin ghép lại thành chủ thể dựa giá trị liệu quan hệ Trong hệ quản trị CSDL quan hệ, tất liệu quản lý theo bảng, bảng lưu thơng tin chủ thể Thậm trí sử dụng phương tiện hệ CSDL để rút thông tin từ bảng hay nhiều bảng khác ( thường gọi truy vấn – query) kết giống bảng Thực tế cịn truy vấn dựa kết truy vấn khác Các khả hệ CSDL cho quyền kiểm sốt hồn tồn định nghĩa liệu, làm việc với liệu chia sẻ với liệu khác Một hệ CSDL có khả chính: Định nghĩa liệu, xử lý liệu kiểm sốt liệu Tồn chức nằm tính mạnh mẽ Microsoft Access 1.2 Giới thiệu công cụ mà Ms Access cung cấp 1.2.1 Bảng (Table): Với bảng, ta thấy giống DBF Foxpro Trong Access việc tạo bảng, sửa đổi cấu trúc bảng tiến hành môi trường giao diện đồ hoạ trực quan, việc tạo bảng sử dụng cơng cụ Winzard tự thiết kế theo ý người sử dụng Đối với bảng, Access cung cấp đầy đủ kiểu liệu cần thiết cho trường, bao gồm liệu kiểu Text, kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Date/Time), kiểu ký ức (Memo), kiểu logíc (Yes/No) đối tượng OLE Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule trường, kiểm sốt giá trị nhập vào mà không cần viết dịng lệnh lập trình ngơn ngữ lập trình khác Ngồi ra, để giảm thao tác nhập liệu, ta đặt thuộc tính ngầm định Default Value hay phiên Access cung cấp Combo Box cho trường bảng ta muốn sử dụng để giảm bớt thao tác bàn phím sai sót q trình nhập liệu Để đảm bảo an toàn liệu, Access cho phép thiết lập quan hệ bảng với đảm bảo tính ràng buộc Do đó, người dùng khơng phải kiểm tra tính tồn vẹn liệu nhập Các bước thiết lập bảng MS.Access sau: - Tạo bảng - Đặt khố cho bảng tạo mục - Chỉnh sửa cấu trúc bảng - Sử dụng thuộc tính trường để trình bày dạng liệu trường kiểm tra tính hợp lệ liệu nhập 1.2.2 Biểu mẫu (Form): Với bảng truy vấn, ta xem thông tin Tuy nhiên, biểu mẫu (Form), giao diện thân thiện nhiều Biểu mẫu công cụ mạnh Access dùng để: - Thể cập nhật liệu cho bảng - Tổ chức giao diện chương trình - Cập nhật liệu từ bảng chọn - Cập nhật liệu đồng thời cho nhiều bảng Có loại biểu mẫu sau: * Biểu mẫu cột (Single Column) Trong loại biểu mẫu này, trường xếp theo hàng dọc, biểu mẫu chiếm hay nhiều trang hình, ta kẻ đường thẳng, hình chữ nhật hay trang trí hình ảnh Với biểu mẫu, người ta thường sử dụng thêm công cụ Combo Box thuận tiện cho việc cập nhập liệu từ bàn phím * Biểu mẫu nhiều cột dạng bảng (Tabular) Tabular loại biểu mẫu dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từ trái sang phải, hàng chứa ghi tương đối giống bảng ưu điểm ta tạo viền, tạo bóng khung nhìn, hiển thị ảnh bảng, truy vấn khơng thể làm * Biểu mẫu chính/phụ (Main/Sub Form) Biểu mẫu chính, phụ thường để biểu diễn hiển thị dạng liệu có quan hệ – nhiều Trong mẫu biểu chính/phụ, người ta hay sử dụng List Box để lựa chọn thơng tin, hạn chế việc gõ bàn phím * Biểu mẫu đồ hoạ (Graph) Biểu mẫu đồ hoạ loại biểu mẫu dùng để thể kết thống kê theo dạng cột phần trăm (%), đồ thị làm cho kết có tính trực quan giống Word, Excel 1.2.3 Báo cáo (Report): Báo cáo phần thiếu chương trình quản lý hồn thiện Các liệu ln tổng hợp, thống kê in giấy Thiết kế báo biểu công việc cần thiết nhiều thời gian Tuy nhiên, với Access công việc trở nên thuận lợi nhiều Access cung cấp đầy đủ đa dạng loại báo biểu Trong đó, người dùng thiết kế cơng cụ Wizard, vượt xa công cụ ngôn ngữ lập trình khác Foxpro, Visual Basic chất lượng tốc độ Khác với Form, Report kết xuất thông tin cập nhật liệu Có nhiều dạng báo biểu báo biểu theo nhóm (Group/ total), báo biểu theo cột (Single Column), báo biểu dạng nhãn thư (Mailing Label), báo biểu tóm tắt (Summary), báo biểu dạng bảng (Tabular) Phạm vi sử dụng báo biểu Access chủ yếu là: - In liệu dạng bảng, biểu - Sắp xếp liệu trước in - Sắp xếp, phân nhóm liệu, thực phép tính để có liệu tổng hợp nhóm, so sánh đối chiếu liệu tổng hợp nhóm với - In liệu từ nhiều bảng, truy vấn có liên quan báo cáo - Từ báo biểu, ta kết xuất thơng tin sang Word, Excel 1.2.4 Truy vấn liệu (Query): Một công cụ xử lý liệu trực quan, hữu hiệu Access Query Có nhiều dạng yêu cầu xử lý liệu như: Trích – lọc – hiển thị liệu; Tổng hợp - thống kê; Thêm – bớt – cập nhập liệu; … Vì tồn số loại Query tương ứng để giải yêu cầu xử lý liệu Có loại Query Access: + Select Query + Total Query + Crosstab Query + Append Query + Delete Query + Update Query + Make table Query Bản chất Query câu lệnh SQL ( Structured Queries Laguage – Ngơn ngữ truy vấn liệu có cấu trúc) – ngôn ngữ truy vấn liệu dùng phổ biến hầu hết hệ quản trị sở liệu Việc thiết kế Query gián tiếp tạo câu lệnh xử lý liệu SQL Việc thi hành Query việc thi hành câu lệnh SQL tạo * Select Query: a Cách tạo: Select Query loại truy vấn dùng trích – lọc – kết xuất liệu từ nhiều nguồn khác từ CSDL bảng kết Ví dụ: - Đưa thông tin sách mượn bạn đọc tháng 8; - Đưa danh sách cán Đảng viên; - Đưa thông tin chi tiết hóa đơn bán ngày hơm nay; Tất yêu cầu dạng vậy( đưa danh sách kết quả) sử dụng SELECT query để đáp ứng Mỗi yêu cầu xử lý liệu cần phải tạo select query đáp ứng; query có tên gọi (như cách đặt tên bảng liệu); Query sau tạo chỉnh sửa lại cấu trúc nội dung; quy trình để đáp ứng quy trình sau: tạo query đáp ứng yêu cầu, thi hành query tạo để thu nhận kết quả.Tiếp theo minh họa quy trình bước để tạo select query đáp ứng yêu cầu đơn giản * Một số thiết lập khác cho query: Dòng Sort: Để thiết lập thứ tự xếp liệu query Muốn xếp liệu cho trường nào, thiết lập thuộc tính Sort cho trường Có giá trị cho thuộc tính Sort: Ascending – xếp theo thứ tự tăng dần Descending – xếp theo thứ tự giảm dần Trường đứng trước thứ tự xếp trước Bản chất yêu cầu xếp liệu thể mệnh đề: -… ORDER BY…[ASC] [DESC] câu lệnh SQL Dòng Show: Để định hiển thị hay không hiển thị liệu trường bảng kết Nếu chọn (checked) – liệu hiển thị bảng kết b Lọc liệu: Khác với bảng (Tables), queries cung cấp khả lọc liệu hồn chỉnh; Có thể lọc liệu theo điều kiện phức tạp hơn, đặc biệt chấp nhận giá trị lọc la tham biến Để lọc liệu, bạn phải thiết lập điều kiện lọc lên vùng Criteria queries (trong chế độ thiết kế) Các điều kiện nằm dòng Criteria nối với tốn tử AND (và); dịng Criteria nối với toán tử OR (hoặc) 1.2.5 Macro: Macro tập hành động dùng để thực nhiệm vụ cách tự động Bất kỳ thao tác lặp lặp lại nhiều lần đối tượng để tạo Macro Với Macro, ta thiết lập hệ thống menu, kích hoạt nút lệnh, mở đóng bảng, mẫu biểu, truy vấn Tự động tìm kiếm chắt lọc thơng tin, kiểm sốt phím nóng - Câu lệnh Docmd dùng để thực hành động - Có thể gắn Macro hay thủ tục với kiện Access Đặc biệt kiện On Click nút lệnh - Dùng nút lệnh để tổ chức giao diện chương trình với Menu đơn giản - Dùng Autoexec để tự động hoá thao tác chương trình cài đặt mật Gắn Macro với phím hay tổ hợp phím để thực Macro từ vị trí sở liệu 1.2.6 Module: Khi sử dụng Macro ta xây dựng tiến trình cơng việc tự động Tuy nhiên, với tốn có độ phức tạp cao, Access khơng đáp ứng ta lập trình ngôn ngữ Access Basic ngôn ngữ lập trình quản lý mạnh mơi trường WinDow Access Basic có đầy đủ kiểu liệu, cấu trúc điều khiển, rẽ nhánh, vịng lặp làm cơng cụ cho tổng hợp, chắt lọc kết xuất thông tin Ngồi ra, ta sử dụng thư viện hàm chuẩn Access Basic WinDow để đưa vào chương trình Người sử dụng tự viết thêm hàm, thủ tục Access Basic coi hàm chuẩn 1.2.7 Trang Web (Pages): Cho phép tạo trang Web mà có chứa DL động lấy từ CSDL động Người sử dụng truy cập vào CSDL thơng qua trình duyệt Web (Microsoft Internet Explorer) CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN 2.1 Khảo sát trạng 2.1.1 Giới thiệu thư viện: Thư viện Trường TH La Bằng thư viện có qui mơ vừa nhỏ Nó thành lập từ năm 2000, nhiên trước sở vật chất thiếu thốn, công tác quản lý sách thư viện trường chủ yếu dựa giấy tờ ghi chép, công việc tiến hành thủ công, từ việc cập nhật đến tìm kiếm, xếp tài liệu Do nhiều thời gian nhân lực Thêm vào công tác quản lý giấy tờ nên việc lưu trữ tốn nhiều không gian, công tác bảo quản gặp nhiều khó khăn, sai xót cần cập nhật thơng tin thường gây 10 Hình 4.8: Cập nhật phiếu mượn-trả sách Hình 4.9: Cập nhật lĩnh vực 42 Hình 4.10: Cập nhật nhà xuất Hình 4.11: Cập nhật vị trí 43  Các loại danh mục Hình 4.12: Danh mục đầu sách Hình 4.13: Danh mục nhà xuất 44 Hình 4.14: Danh mục sách Hình 4.15: Danh mục lĩnh vực 45  Tìm kiếm thơng tin độc giả: Ta tìm theo thơng tin biết Hình 4.16: Tìm kiếm thơng tin độc giả theo tên Hình 4.17: Tìm kiếm thơng tin độc giả theo địa 46 Hình 4.18: Tìm kiếm thông tin độc giả theo ngày sinh  Kết sau tìm Hình 4.17: Thơng tin độc giả 47 Hình 4.18: Thống kê độc giả mượn theo ngày Hình 4.19: Chi tiết mượn sách theo mã thẻ 48 Hình 4.20: Mẫu thẻ thư viện Hình 4.21: Kết in thẻ thư viện 49  Lập phiếu báo trả sách Hình 4.22: Phiếu báo trả sách 50  Kết đưa phiếu báo trả sách người mượn sách: Hình 4.23: Kết phiếu báo trả sách 51  Xem danh sách mượn sách khoảng thời gian Hình 4.24: Danh sách mượn sách  Kết thông tin mượn sách 52 KẾT LUẬN Qua thời gian làm đề tài em nhận bảo giúp đỡ tận tình thầy giáo hướng dẫn Lê Khánh Dương, với kiến thức thu trường cố gắng thân, em hoàn thành đề tài giao thu kết sau: - Nắm vững hiểu sâu ngơn ngữ lập trình Access - Hiểu phân tích quy trình quản lý thư viện - Chương trình bước đầu có kết tốt, xây dựng số chức cập nhật thông tin, xử lý, in ấn, đáp ứng phần yêu cầu tốn Nhưng thời gian có hạn, kiến thức kinh nghiệm thân hạn chế nên “ Chương trình quản lý thư viện trường Tiểu học La Bằng” em số chức chưa hoàn chỉnh Vậy, em mong nhận góp ý thầy giáo toàn thể bạn sinh viên để khắc phục thiếu sót cịn mắc phải cho chương trình hoàn thiện Cuối em xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô giáo trường, khoa, đặc biệt thầy giáo Lê Khánh Dương tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành đề tài Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, Tháng năm 2013 Sinh viên: Nguyễn Thị Vân Anh 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Văn Ba, "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin", NXB Đại học quốc gia Hà Nội [2] Nguyễn Sơn Hải, "Giáo trình Microsoft Access 2000", Trung tâm tin học Bộ giáo dục Đào tạo 2005 [3] Hoàng Anh Quang, Phạm Thành Đông, "Tự đọc Access 2003 10 tiếng", NXB giao thông vận tải, 2001 [4] Phạm Văn Ất, "Hướng dẫn sử dụng Microsoft Access",Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, 1997 [5] Tìm hiểu mạng 54 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 55 ... Dương em nhận đề tài: ? ?Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường Tiểu Học La Bằng ngơn ngữ lập trình Access? ?? III Microsoft Access công cụ quản trị CSDL mạnh, đánh giá cao số phần mềm quản trị... tốn: Hệ thống tin học có ba giai đoạn: nhập liệu, xử lý liệu xuất thông tin Xử lý Dữ liệu Dữ liệu vào Bài toán đặt quản lý thư viện trường TH La Bằng Công việc cần xây dựng chương trình với mục đích... qua trình duyệt Web (Microsoft Internet Explorer) CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN 2.1 Khảo sát trạng 2.1.1 Giới thiệu thư viện: Thư viện Trường TH La Bằng thư viện