truyền đạt quyết định đến người thừa hành và lập kế hoạch tổ chức thưc hiện quyết định

10 1K 4
truyền đạt quyết định đến người thừa hành và lập kế hoạch tổ chức thưc hiện quyết định

Đang tải... (xem toàn văn)

Thông tin tài liệu

Tiểu luận Khoa học Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn Lời Nói Đầu Trong tổ chức nói chung tổ chức doanh nghiệp nói riêng, truyền đạt quyết dịnh luôn đơc coi là một khâu quan trọng của việc thc hiện quyết định. Trong thực tế, chúng ta thấy rằng, nếu nội dung của nó đã không đợc truyền đạt đầy đủ đến ngời thừa hành, hoăc làm cho họ hiểu sai, hiểu không đầy đủ, không đúng đắn thờ ơ với nội dung của nó, Một quyết định đợc đa ra dù đúng đắn đến đâu đi nữa cũng quyết không thể đã đem lại hiệu quả nh mong muốn vẫn cha có thể góp phần tác động đến ngời thừa hành để cải tạo một cách căn bản tính chất quản lý. Nói một cách khác truyền đạt quyết định sai lầm hoặc thiếu sót dẫn đến giảm hiệu lực tổ chức gây rối loạn trong hoạt động kinh doanh, kết quả là không đạt đợc mục tiêu doanh nghiệp. Vì vậy, cần đặc biệt quan tâm tới việc truyền đạt quyết định Vấn đề này rất rộng do có ít thời gian nghiên cứu nên còn nhiều thiếu xót. Rất mong đợc sự góp ý của thầy cô để vấn đề đợc hoàn thiện tác giả có kinh nghiệm viết luận văn sau này. Nội dung Phần I : Một số nhận thức chung về truyền đạt quyết định I . Khái niệm 1. Qyuết định quản lý kinh tế là hành vi sáng tạo của ngời lãnh đạo nhằm định ra mục tiêu, chơng trình tính chất hoạt động của hệ thống để giải quyết một Khoa Quản lý Doanh nghiệp Tiểu luận Khoa học Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thông việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống môi trờng. Từ khái niệm này có thể xác định nội dung của một quyết định là nhằm để trả lời đợc các câu hỏi sau đây: Phải làm gì ? Không làm hoặc khác đi có đợc không ? Làm nh thế nào ? Ai làm ? Khi nào làm ? Làm trong bao lâu ? Làm ở đâu ? Điều kiện vật chất để thực hiện là gì ? Ai sẽ cản trở quyết định, mức độ cách xử lý ? Khó khăn nào sẽ xảy ra cách khắc phục, triển vọng của viêc thực hiện quyết định ? Tổ chức kiểm tra tổng kết báo cáo nh thế nào ? Hậu quả của việc ra quyết định ? Quyết định nào trớc đó phải huỷ bỏ ? Quyết định nào sẽ phải đa ra tiếp theo ? Mục tiêu là một quyết định lớn, đó là trạng thái mong đợi cần có của nhà quản lý kinh tế cho hệ thống của mình sau một khoảng thời gian nhất định. 2. Truyền đạt quyết định là viêc chuyển tải các thông tin (thông báo, chỉ thị, nghị quyết, quyết định) từ ngời lãnh đạo đến các cấp các khâu trong hệ thống quản lý nhằm tác động đến ý chí, tình cảm nhận thức của những ngời thừa hành qua các kênh thông tin hiện có . Truyền đạt quyết định đợc hiểu là sự tác động qua lại về mặt tâm lý giữa ngời lãnh đạo, ngời quản lý những ngời thừa hành. Do đó, khi truyền đạt quyết định, ngời lãnh đạo cần phải cố gắng suy nghĩ thận trọng, hết sức khôn khéo, tế nhị, nhẹ nhàng thân thiện. Tuỳ theo nội dung của quyết định tính chất của nó mà ngời lãnh đạo tìm kiếm nhữnh phơng thức phù hợp để truyền đạt nó tới ngời thừa hành . II. Truyền đạt quyết định đến ngời thừa hành lập kế hoạch tổ chức thực hiện quyết định 1. Trình tự của việc truyền đạt quyết định Trớc hết, quyết định cần đợc nêu thành mệnh lệnh hay chỉ thị để nó có hiệu lực của một văn bản hành chính , chuyển xuống cấp dới . Tiếp theo là tuyên truyền giải thích cho những ngời thực hiện về ý nghĩa và tầm quan trọng của quyết định đã đề ra (lợi ích sẽ đạt đợc hoặc hậu quả nếu không đợc chấp hành tốt). Sau dó vạch chơng trình thực hiẹn quyết định này. Kế hoạch tổ chức phải xuất phát từ quy định rõ giới hạn hiệu lực của quyết định và phải tuân theo đúng giới hạn đó trong quá trình thực hiện. Việc tổ chức phải cụ thể chi tiết , nghĩa là tuỳ theo tính chất mức độ phc tạp của nhiệm vụ đề ra mà phân định toàn bộ khối lợng công việc theo các đối tợng các khoảng thời gian nhất định. Trong kế hoạch phải nêu rõ : ai làm bao giờ thì bắt đầu, lúc nào thì kết thúc, thc hiện bằng phơng tiện nào . Khoa Quản lý Doanh nghiệp Tiểu luận Khoa học Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn Chỉ đạo thực hiện kế hoạch sâu sát, cụ thể linh hoạt. Cần chú ý đặc biệt đến vấn đề bố trí cán bộ với số lợng cần thiết đúng khả năng; giao rõ trách nhiệm và quyền hạn. Có ba yêu cầu đối với cán bộ :có uy tín cao trong những vấn đề có liên quan mà họ chỉ đạo giải quyết; đợc giao toàn quyền chỉ đạo thực hiện và tiến hành kiểm tra; ngời thực hiện việc kiểm tra nhất thiết không đợc dính líu về lợi ích vật chất với đối tợng bị kiểm tra. Kiểm tra tình hình thực hiện để kịp thời phát hiện những sai sót kịp thời đề ra biên pháp xử lý khắc phục. Kiểm tra sẽ nâng cao trách nhiệm của ngời thừa hành, động viên thúc đẩy tiến trình thực hiện quyết định. Kế hoạch tổ chức cần năng động, sao cho vào thời gian nhất định tại một điểm nhất định có thể tập trung đợc lực lợng chủ yếu. 2. Yêu cầu của việc truyền đạt quyết định Truyền đạt quyết định phải rõ ràng cụ thể về mục đích, ý nghĩa nội dung phơng pháp thực hiện, phơng tiện thực hiện , thời gian điều kiện vật chất Nêu rõ quyền hạn nghĩa vụ, quyền lợi của ngời thc hiện những bộ phận có liên quan. 3. Mục đích của việc truyền đạt quyêt định Phổ biến các mục tiêu của tổ chức; đa ra các kế hoạch để đạt đợc các mục tiêu; tổ chức nguồn nhân lực vật lực theo cách có kết quả hiệu quả hiệu quả nhất; lựa chọn đánh giá các thành viên của tổ chức; lãnh đạo, hớng dẫn, thúc đẩy tạo ra một môi trờng mà trong đó mọi thành viên của tổ chức muốn đóng góp. Đồng thời, hình thành trong nhận thức của những ngời thừa hành một mô hình của hoạt động trong tơng lai. Mô hình này bao gồm đầy đủ các dữ liệu nh: mục đích, phơng thc phơng pháp làm việc, điều kiện làm việc, con ngời làm việc chịu trách nhiệm, chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc, thời gian làm việc và các bớc tiến hành Kết quả là ngời thừa hành trong ý thức của mình về hình ảnh của hoạt động sắp diễn ra nhận thấy họ sẽ làm gì làm nh thế nào để đạt đợc mục tiêu mà lãnh đạo đã dặt ra Sự hình thành các hình ảnh cho ngời thừa hành không chỉ là mục đích của ngời lãnh đạo mà đồng thời còn là kết quả hoạt động đặc của ngời thừa hành.Về phía ngời thừa hành hoạt động có những mục đích nh: tri giác t duy thông tin đợc truyền từ ngời lãnh đạo đến, ghi nhớ, giữ gìn tái hiện lúc cần thiết làm phong phú thêm bằng kinh nghiệm bản thân những thông tin về tiến trình, điều kiện và các kết quả trung gian trong thực hiện. Từ đó ngời thừa hành tạo nên cách nhìn riêng của mình về công việc sắp tới. 4. Hình thức truyền đạt quyết định Khoa Quản lý Doanh nghiệp Tiểu luận Khoa học Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn 4.1. Thông tin bằng văn bản Loại thông tin này cung cấp các hồ sơ tài liệu tham khảo các bảo vật pháp lí. Nó giúp nhà quản lí có thể chuẩn bị kĩ càng, đầy đủ một thông báo, chỉ thị và chuyển nó đến nhiều ngời nhận tin thông qua đờng bu điện hoặc văn th. Ngoài ra, thông tin văn bản còn thúc đẩy sự thống nhất trong chính sách thủ tục và giảm chi phí. Tuy nhiên thông tin bằng văn bản lại có thể tạo ra nhiều giấy tờ đ- ợc thể hiện kém mà không thể cung cấp đợc sự phản hồi ngay lập tức. Nh vậy ngời lãnh đạo quản lí không nhận đợc kết quả là ngời nhận có hiểu đúng thông báo đợc chuyển đi hay không. Thông tin bằng văn bản thờng bị ngời viết bỏ sót kết luận hoặc không làm rõ nó trong thông báo, quá dài dòng, sử dụng ngữ pháp kém, cấu trúc tồi sai chính tả. Một số nguyên tác để cải thiện bằng văn bản nh sau : Sử dụng các từ thành ngữ phải đơn giản; sử dụng các từ ngắn đơn giản; sử dụng các đại từ nhân xng thích hợp; đa ra các ví dụ minh hoạ, sử dụng biểu đồ; sủ dụng các câu đoạn ngắn; các động từ chủ động; hạn chế các tính từ ; thể hiện các ý nghĩ một cách logic bằng chán trực tiếp; tránh dùng các từ không cần thiết. 4.2 Thông tin bằng lời Trong thực tiễn, hoạt động tổ chức thực hiện các quyết định có rất nhiều thông tin đợc thông báo bằng lời. Sự truyền đạt thông tin bằng lời có thể là một cuộc gặp gỡ trực diện giữa hai ngời hay một cuộc diễn thuyết của nhà quản lí trớc mọi ngời; có thể là chính thức hoặc không chính thức, nó có thể theo kế hoạch hoặc tình cờ. Việc truyền đạt thông tin bằng lời mộtt sự trao đổi nhanh với sự phản hồi tức khắc. Ngời nhận thông báo có thể hỏi để làm rõ các vấn đề trong nhiệm vụ đợc giao còn ngời quản lí có thể giải thích rõ ràng, chính xác các mục tiêu đã đề ra và những thắc mắc của họ. Sự trao đổi trực diện với cấp trên nh vậy sẽ làm cho cấp dới có cảm giác quan trọng vững tin hơn vào khả năng hoàn thành nhiệm vụ đợc giao, họ hiểu rõ sự cần thiết phải hoàn thành nhiệm vụ. Tuy vậy, truyền đạt thông tin bằng lời không tiết kiệm thời gian những ngơi tham dự các cuộc họp mà không đạt đợc kết quả nào thì họ chỉ theo dõi nhà quản lí mà không đi sâu vào thực chất của lời thông báo, không tìm hiểu đúng đắn lời thông báo , không muốn hiểu nó . 4.3 Thông tin không lời Thông tin không lời đợc dùng để hỗ trợ cho thông tin bằng lời. Nó đợc biểu hiện ở các cử chỉ của cơ thể, tác động, nét mặt Khoa Quản lý Doanh nghiệp Tiểu luận Khoa học Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn Các hình thức thông tin trên thờng đợc sử dụng phối hợp với nhau sao cho nó có thể bổ xung cho nhau. Thông tin cần đợc nhắc lại ở cả ba hình thức thì ngời nhận nó sẽ hiểu chính xác nhớ hơn. Trong môi trờng doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp lớn, việc truyền đạt quyết định từ trên xuông dới thờng theo một chuỗi mệnh lệnh dù là các bài phát biểu, các cuộc họp, điện thoại, loa phóng thanh, th thông báo, các th từ, sổ tay các thông tin của quyết định thờng bóp nát hoặc bóp méo, làm cho những ngời quản lí cấp dới những ngời thực hiện không đợc hiểu hết một cách chi tiết các nội dung của quyết định. Việc kết hợp các hình thức truyền đạt quyết định là vô cùng cần thiết để thực hiện có thể hoàn thành nhiệm vụ đợc giao sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Khoa Quản lý Doanh nghiệp Tiểu luận Khoa học Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn Phần II : Viêc truyền đạt quyết định của các nhà quản lý hiện nay ở Việt Nam 1. Đánh giá việc truyền đạt quyết định Truyền đạt quyết định có hiệu quả hay không đòi hỏi ngời quản lý phải có uy tín trách nhiệm, nó ảnh hởng trực tiếp tới lợi ích kinh tế (bao gồm lợi ích cá nhân, lợi ích doanh nghiệp, lơi ích xã hội). Mặt khác, ngời quản lý phải có bản lĩnh chấp nhận rủi ro (thiếu chuẩn xác, thiếu đồng bộ hay bất hơp lý của hệ thống pháp luật của nhà nớc thông lệ của thế giới, mâu thuẫn giữa tham vọng khả năng có hạn, sự biến động hàng ngày của môi trờng ). Nó đòi hỏi ngời quản lí phải có nghị lực. Trong thực tế các nhà quản lí không tuân thủ các bớc, những yêu cầu, những mục đích của việc truyền đạt quyết định mà họ thờng chỉ có những thông tin không hoàn toàn thích hợp về bản chất của vấn đề; họ không đủ kinh phí thời gian thu thập xử lí thông tin đầy đủ hơn; những lệch lạc trong nhận thức hoặc không thể nhớ một khối lợng thông tin lớn. Bởi vậy ngời quản lí thờng phải chấp nhận vừa đủ mục đích của mình. Ngời quản lí thờng thực hiện quyết định một cách tự nhiên, dựa trên kinh nghiệm để dơn giản hoá việc truyền đạt quyết định nên dẫn tới sai lầm quá tin cậy chúng. Họ quên rằng nếu cấp dới không tự nguyện hoặc không toàn tâm toàn ý thực hiện kế hoạch triển khai quyết định thì khó đạt đợc hiệu quả mong muốn. Ngời quản lí không biết đợc sự khác biệt, khoảng cách giữa thực tế mục tiêu công việc. 2. Hiệu quả truyền đạt quyết định Hiện nay, việc truyền đạt nói chung có rât nhiều nhà quản không đạt hiêu quả nh mong muốn vì họ cha nắm bắt. Một quyết định đa ra chỉ đơc tổ chức thực hiện nhng kết quả của công việc thc hiện phải đợc đánh giá cụ thể. Tuy nhiên việc đánh giá kết quả của quyết định đ- ơc thể hiện ở nhiều mặt. Vì vậy, khi đa một quyết định ngời quản lý phải nghĩ đến hình thức đánh giá. Phần III : Các nhà quản lý cần thực hiện yêu cầu theo tình hình hiện nay 1. Xác định rõ các trở ngại đối với việc truyền đạt thông tin , đặc biệt là những vấn đề liên quan đến các mối quan hệ giữa cá nhân con ngời để đi tới sự phân tích các mặt khác nhau của thông tin , qua đó giới thiệu một cách đầy đủ mục Khoa Quản lý Doanh nghiệp Tiểu luận Khoa học Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn đích của quyết dịnh làm cho ngời thừa hành vững tin rằng , nhiệm vụ đợc giao không đi ngợc lại các nhiệm vụ chung của tổ chức. 2. Việc truyền đạt quyết định không chỉ đợc tiến hành bằng hình thức thông báo rõ nội dung cơ bản của quyết định mà ngời quản lí còn cố gắng thuyết phục ngời thừa hành để họ tin tởng rằng quyết định nh vậy là chính xác đúng đắn , cần thiết và hợp lí . Để đạt đợc điều đó ngời quản lí cần phải có niềm tin tuyệt đối vào sự thành công của quyết định mà mình đã đề ra làm cho nội dung đó đợc lây lan sang tất cả mọi thành viên của tổ chức. Niềm tin này đợ coi là cơ sở cho việc tạo lập ý chí ở ngời thừa hành để đảm bảo cho quyết định đợc thực hiện trong hoạt đông của tổ chức. 3. Khi truyền đạt quyết định, ngời quản lí cần hết sức bình tĩnh, tránh sự biểu hiện cảm xúc không phù hợp, không đúng chỗ. Thái độ quá vui mừng hoặc quá lo lắng của ngời quản lí sẽ gây lên sự lạc quan hay do dự, nghi nhờ của ngời thực hiện quyết định. 4. Để thực hiện quyết đinh có hiệu quả ngời quản lí phải hiểu rõ các phẩm chất, năng lực trình độ chuyên môn tay nghề của từng thành viên trong tổ chức, phải hiểu rõ tính cách tính khí của từng ngời. Từ đó, có sự lựa chọn cách thức truyền đạt quyết định sao cho phù hợp với đặc điểm của từng ngời từng nhóm ngời thực hiện. Có thể đối với ngời này chỉ cần thông báo những nét cơ bản nhất trong nội dung của quyêt định. Còn đối với ngời khác thì phải hớng dẫn một cách tỉ mỉ cụ thể, chi tiết, toàn bộ ý đồ, hớng đi cách tiến hành trong nội dung cơ bản của quyết định. Về phơng thức truiyền đạt cũng vậy, có thể với ngời này thì trao đổi nhẹ nhàng, tế nhị ôn tồn; còn đối với ngời kia phải độc đoán mệnh lệnh hay ép buộc, thậm chí đối với ngời thứ ba cần phải kiên quyết chuyển sang công việc khác hoặc giải thích lại một cách kĩ càng những yêu cầu của quyết định cho đến khi họ hiểu sẵn sàng tiếp nhận thông tin thực thi công việc. Khoa Quản lý Doanh nghiệp Tiểu luận Khoa học Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn Kết luận Việc truyền đạt quyết định sẽ phụ thuộc vào trình độ phát truển của tổ chức, vào phẩm chất năng lực của ngời thừa hành các điều kiện vật chất, tinh thần khác. Do đó, để đảm bảo cho những ngời thừa hành có thể nhận thức một cách đầy đủ, đúng đắn chính xác nội dung của quyết định, ngời quản lý cần phải hiểu rõ việc truyền đạt quyết định. điều đó có nghĩa là ngời quản lý cần làm rõ ý trớc khi đợc truyền đạt thông tin, xem xét kỹ nội dung cũng nh những ý nghĩa phụ của thông báo, nêu nhiệm vụ ngắn gọn, dễ hiểu, dùng những từ thông thờng nếu nh điều đó không ảnh hởng đến việc truyền đạt nội dung, hiểu rõ môi trờng vật chất con ngời trong tổ chức. Có khi cần phải giúp đỡ cho ngời nhận để họ chú ý. Rõ ràng việc truyền đạt quyết định là khâu quan trọng. Ngời quản lý cần phải hiểu đợc nó, để truyền đạt đợc hiều quả trong công việc. Khoa Quản lý Doanh nghiệp Tiểu luận Khoa học Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn Tài liệu tham khảo 1.Tổ chức điều hành doanh nghiệp nhỏ (CLIFFORD BAUMBACK/Vũ THIếU DịCH). 2.Quản lý kinh tế nhà nớc (MAI VĂN BƯU,PHAN KIM CHIếN). 3.Giáo trình khoa học quản lý (TậP 1-Đỗ HOàNG TOàN). 4.Giáo trình quản lý kinh tế nhà nớc (mai văn bu,đoàn thị thu hà). 5.Giáo trình quản lý kinh tế (tập 1-đỗ hoàng toàn, mai văn bu, đoàn thị thu hà). 5.Tạp chí tâm lý học-số 7 tháng 10 năm 2001. 6.Các tạp chí kinh tế tiếp thị. Khoa Quản lý Doanh nghiệp Tiểu luận Khoa học Tổ chức quản lý Nguyễn Quang Đoàn Mục lục Lời nói đầu 1 Nội dung 2 Phần I : Một số nhận thức chung về truyền đạt quyết định 2 I . Khái niệm 2 1 . Quyết định quản lý 2 2 . Truyền đạt quyết định 2 II . Truyền đạt quyết định đến ngời thừa hành lập kế hoạch tổ chức thc hiện quyết định 3 1 . Các bớc truyền đạt quyết định 3 2 . Yêu cầu của việc truyền đạt quyết định 3 3 . Mục đích việc truyền đạt quyết định 4 4. Hình thức truyền đạt quyết định 4 Phần II : Việc truyền đạt quyết định hiện nay ở Việt Nam 7 1 .Đánh giá việc truyền đạt của các nhà quản lý 7 2 .Hiệu quả truyền đạt quyết định 7 Phần III : Các nhà quản lý cần thực hiện yêu cầu theo tình hình hiện nay 8 Kết luận 10 Tài liệu tham khảo 11 Khoa Quản lý Doanh nghiệp . . II. Truyền đạt quyết định đến ngời thừa hành và lập kế hoạch tổ chức thực hiện quyết định 1. Trình tự của việc truyền đạt quyết định Trớc hết, quyết định. Quyết định quản lý 2 2 . Truyền đạt quyết định 2 II . Truyền đạt quyết định đến ngời thừa hành và lập kế hoạch tổ chức thc hiện quyết định 3 1 . Các bớc truyền

Ngày đăng: 19/02/2014, 09:33

Từ khóa liên quan

Mục lục

  • Nội dung

  • Phần I : Một số nhận thức chung về truyền đạt quyết định

    • I . Khái niệm

  • Kết luận

    • Tài liệu tham khảo

      • Mục lục

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan