Hoàn thiện một bước hệ thống tổ chức bộ máy văn phòng của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.doc.DOC

Hoàn thiện một bước hệ thống tổ chức bộ máy văn phòng của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam

2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ 3

Chơng II: Thực trạng về hoạt động của bộ máy Ngân hàngNgoại thơng Việt Nam 7

1 Tổ chức hoạt động bộ máy Ngân hàng trong năm 2000

Lời mở đầu

Bớc vào thiên niên kỷ mới trong bầu không khí sôi động của quá trình toàn cầu hoá và hội nhập ở Việt Nam, tuy môi trờng đầu t còn không ít trở ngại, thị trờng tiền tệ còn nhiều bất cập, cung cầu ngoại tệ cha ổn định, đầu t nớc ngoài cha nh mong muốn Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam mong muốn đợc cùng bạn bè trong nớc và quốc tế chia sẻ những thành tựu đã đạt đợc trong những năm qua Đặc biệt trong công cuộc đổi mới hiện nay, khi mà cả nớc đang bớc vào thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì việc xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy văn phòng là vấn đề hết sức quan trọng và cần thiết.

Qua quá trình nghiên cứu thực tập tại Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam đợc tiếp thu những ý kiến cơ bản và kết hợp với thực tế cho thấy tổ chức bộ máy văn phòng hợp lý và chặt chẽ góp phần đem lại những thành công lớn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì vậy tôi đã chọn đề tài: "Hoàn thiện một bớc hệ thống tổ chức bộ máy văn phòng của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam" cho báo cáo của mình.

Chơng I

những khái quát về Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam

1 Lịch sử ra đời của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam

* Thành lập ngày 01/4/1963, Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam liên tục giữ vai trò chủ lực trong hệ thống Ngân hàng Việt Nam Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam đợc Nhà nớc xếp hạng là 1 trong 23 doanh nghiệp đặc biệt, là thành viên Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam thành viên Hiệp hội Ngân hàng Châu á.

- Là Ngân hàng Thơng mại phục vụ đối ngoại lâu đời nhất ở Việt Nam Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam luôn đợc biết đến nh là một Ngân hàng có uy tín nhất trong các lĩnh vực tài trợ, thanh toán xuất nhập khẩu, kinh doanh ngoại hối, bảo lãnh Ngân hàng và các dịch vụ tài chính, Ngân hàng Quốc tế, kể cả nghiệp vụ thẻ tín dụng Visa, Master Card.

- Đến cuối năm 2000, Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam đã phát triển thành một hệ thống gồm 22 chi nhánh trong nớc, 1 Công ty tài chính và 3 văn phòng đại diện ở nớc ngoài với tổng số 2800 cán bộ công nhân viên: đầu t vốn cổ phần vào 14 doanh nghiệp: 3 liên doanh với nớc ngoài; 6 Ngân hàng Cổ phần; 2 Công ty bảo hiểm; 3 Công ty liên doanh bất động sản Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam đã thiết lập quan hệ đại lý với hơn 1000 Ngân hàng tại 85 nớc trên Thế giới, đợc nối mạng Swift quốc tế, đợc trang bị hệ thống vi tính hiện đại nhất trong các Ngân hàng Việt Nam Và nhất là một đội ngũ cán bộ năng động, nhiệt tình và đ ợc đào tạo lành nghề.

Với phơng châm luôn mang đến cho khách hàng sự thành đạt, mục tiêu của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam là duy trì vai trò Ngân hàng Thơng mại hàng đầu ở Việt Nam và trở thành một Ngân hàng Quốc tế ở

khu vực trong thập kỷ tới Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam cam kết xây dựng mô hình tổ chức tiên tiến theo các chuẩn mực quốc tế, đa dạng hoá hoạt động, đi đầu về ứng dụng công nghệ Ngân hàng hiện đại nhằm cung cấp những dịch vụ tài chính Ngân hàng chất lợng cao cho mọi thành phần kinh tế Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam sẽ giữ vững niềm tin của đông đảo bạn hàng trong và ngoài nớc.

2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

* Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam (gọi tắt là Ngân hàng Ngoại thơng) là doanh nghiệp Nhà nớc hạng đặc biệt, bao gồm các đơn vị thành viên có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ thông tin, đào tạo nghiên cứu tiếp thị trong hoạt động kinh doanh Ngân hàng Ngoại thơng hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh tiền tệ tín dụng và các hoạt động liên quan đến hoạt động tài chính tiền tệ, Ngân hàng.

Ngân hàng Ngoại thơng đợc thành lập theo Nghị định số 115/CP ngày 30/12/1962 của Hội đồng Chính phủ và đợc Thống đốc Ngân hàng Nhà nớc ký quyết định số 286/QĐ-NH5 ngày 21/9/1996 thành lập lại theo mô hình tổng Công ty Nhà nớc quy định tại quyết định số 90/TTg ngày 7/3/1994 theo uỷ quyền của Thủ tớng Chính phủ nhằm tăng cờng, tích tụ, tập trung phân công chuyên môn hoá và hợp tác kinh doanh để thực hiện nhiệm vụ Nhà nớc giao, nâng cao khả năng và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên và của toàn Ngân hàng Ngoại th ơng, đáp ứng nhu cầu kinh tế.

* Ngân hàng Ngoại thơng có:

- T cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam.

- Tên giao dịch Quốc tế bằng tiếng Anh: Bank for Foreign Trade of Vietnam (Vietcombank).

- Trụ sở chính: Tại Hà Nội

* Trụ sở tổng hàng: 198 Trần Quang Khải - Hà Nội

- Điều lệ tổ chức và hoạt động, bộ máy quản lý điều hành.

- Vốn và tài sản trong đó vốn điều lệ đợc Chính phủ ấn định là:

1.100.000.000.000 (một nghìn một trăm tỷ đồng Việt Nam) và chịu trách

nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi số vốn và tài sản thuộc sở hữu của Nhà nớc do Ngân hàng Ngoại thơng quản lý.

- Con dấu riêng, tài khoản mở tại Ngân hàng Nhà nớc và tại các Ngân hàng trong nớc và nớc ngoài.

- Bảng cân đối tài sản, các quỹ tập trung theo quy định của pháp luật * Ngân hàng Ngoại thơng có thời hạn hoạt động là 99 năm kể từ ngày Thống đốc Ngân hàng Nhà nớc ký quyết định thành lập lại theo mô hình Tổng Công ty Nhà nớc.

* Ngân hàng Ngoại thơng đợc quản lý bởi Hội đồng quản trị và đ-ợc điều hành bởi Tổng Giám đốc.

* Ngân hàng Ngoại thơng chịu sự quản lý Ngân hàng của Ngân hàng Nhà nớc và qua các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính

phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh và Thành phố trực thuộc Trung ơng theo chức năng quy định, đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan này với t cách là cơ quan thực hiện quyền chủ sở hữu đối với doanh nghiệp Nhà n ớc theo quy định tại Luật Doanh nghiệp Nhà nớc và các quy định khác của pháp luật.

* Tổ chức Đảng cộng sản Việt Nam trong Ngân hàng Ngoại th ơng hoạt động theo Hiến pháp, pháp luật của Nhà nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và quy định của Đảng cộng sản Việt Nam.

* Danh sách các đơn vị Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam liên 7) Quỹ tín dụng nhân dân Trung ơng

8) Công ty bảo hiểm Xăng dầu 9) Công ty bảo hiểm Nhà Rồng

10) Công ty Cổ phần Đồng Xuân (kinh doanh Văn phòng) 11) Ngân hàng Chohung Vina bank

12) Công ty Vietcombank Tower (198 Trần Quang Khải) 13) Vinalease

14) Công ty Vietcombank Banday (kinh doanh Văn phòng)

Chơng II

Thực trạng của hệ thống tổ chức bộ máyNgân hàng Ngoại thơng Việt Nam

I Tổ chức hoạt động bộ máy của Ngân hàng Ngoại thơngViệt Nam

Sau năm 2000, thị trờng tiếp tục có nhiều bớc phát triển khả quan Bên cạnh sự hình thành một số thị trờng mới nh thị trờng chứng khoán, thị trờng mở, các đề án tái cơ cấu hệ thống Ngân hàng Thơng mại Quốc doanh và củng cố hệ thống Ngân hàng cổ phần đợc khẩn trơng xây dựng và thực hiện, các chính sách tiền tệ đã tiếp tục đợc cải tiến để ngày càng gần hơn với các tiêu chuẩn quốc tế.

Sau nhiều năm chuẩn bị, trung tâm giao dịch chứng khoán đầu tiên của Việt Nam đợc đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh đã ra đời và đi vào hoạt động Tuy hàng hoá trên thị trờng chứng khoán cha nhiều, hoạt động mua bán cha sôi động nhng đây sẽ là một kênh bổ sung vốn quan trọng cho nền kinh tế Cũng trong năm 2000 nghiệp vụ thị tr ờng mở đã đ-ợc khai trơng Với t cách là một công cụ quan trọng của chính sách tiền tệ thị trờng này sẽ góp phần điều hoà tiền tệ trên thị tr ờng và có tác động tích cực tới vốn khả dụng của các tổ chức tín dụng, giúp các tổ chức này sử dụng vốn linh hoạt và hiệu quả hơn.

Các Ngân hàng Thơng mại quốc doanh - bộ phận chủ đạo của hệ thống Ngân hàng Việt Nam - đã tích cực xây dựng đề án tái cơ cấu để có thể sớm triển khai năm 2001 Đề án tái cơ cấu các Ngân hàng Th ơng mại Quốc doanh sẽ tập trong giải quyết những khó khăn và điểm yếu về các

mặt tài chính, tổ chức, công nghệ và nhân lực v.v của các Ngân hàng này.

Từng bớc đa hai bộ luật (có hiệu lực từ 01/10/19980 vào cuộc sống, đề án thành lập các Ngân hàng chính sách nh Ngân hàng phục vụ ngời nghèo và các đối tợng chính sách, quỹ tín dụng hỗ trợ xuất khẩu, cũng đợc tích cực triển khai trong năm 2000 Ngoài ra, một số Công ty tài chính thuộc các Tổng Công ty của Việt Nam đã đ ợc thành lập Với phơng châm ngày càng hoàn thiện hoạt động Ngân hàng năm 2000, Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam (Ngân hàng Trung ơng) đã ban hành nhiều chính sách tiền tệ mới nh điều hành lãi suất theo cơ chế lãi suất cơ bản, điều hành tỷ giá hối đoái chủ động linh hoạt, phù hợp với diễn biến vĩ mô của thị trờng tiền tệ trong và ngoài nớc và đa thị trờng đấu thầu tín phiếu kho bạc vào hoạt động thờng kỳ hơn nữa Một bớc tiến đáng kể khác của hệ thống Ngân hàng Việt Nam nhằm bảo vệ khách hàng là sự ra đời của bảo hiểm tiền gửi Việt Nam vào tháng 7 năm 2000.

Trong năm 2000, Ngân hàng Nhà nớc cũng đã ban hành nhiều văn bản pháp lý mới quan trọng về cho vay, thế chấp, tín chấp bảo lãnh, thanh toán, ngoại tệ

Tất cả những diễn biến này đã làm cho môi trờng hoạt động của các Ngân hàng ngày càng hoàn thiện và đa tiến trình cải cách hệ thống Ngân hàng tài chính Việt Nam tiến thêm một bớc quan trọng.

2 Những thành tựu đã đạt đợc của Ngân hàng Ngoại thơngViệt Nam trong năm qua

- Hoà nhịp cùng đất nớc và thế giới bớc vào thiên niên kỷ thứ ba của loài ngời Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam mong muốn đợc cùng bạn bè trong nớc và quốc tế chia sẻ những thành tựu đã đạt đợc trong thời

gian qua cũng nh những thời cơ và thử thách trong năm 2001 - năm đầu của Thiên niên kỷ mới.

* Năm 2000 tuy con đờng phát triển kinh tế còn gập ghềnh trắc trở, song Việt Nam rất vui mừng trớc những thành tựu đáng khích lệ đã đạt đ-ợc: Tổng sản phẩm quốc nội (GDP) tăng 6,7%, xuất khẩu tăng 24%, nhập khẩu tăng 27%, tổng d nợ tín dụng tăng 17% so với năm 1999.

Chung sức xây dựng đất nớc năm 2000 Ngân hàng Ngoại thơng cũng đã gặt hái đợc những kết quả tích cực và đầy hứa hẹn Tổng tài sản tăng 45% đạt trên 65.600 tỷ VNĐ giữ vị trí hàng đầu trong hệ thống Ngân hàng Việt Nam Tín dụng tăng 54,70% so với năm tr ớc, thị phần thanh toán xuất nhập khẩu chiếm 31% Bên cạnh đó, Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam tiếp tục duy trì vai trò chủ đạo trên thị tr ờng liên Ngân hàng về tiền tệ, vừa là ngời mua, ngời bán chính trên thị trờng vừa là trung tâm thanh toán bù trừ cho các Ngân hàng Thơng mại Việt Nam Ngân hàng Ngoại thơng tiếp tục duy trì vai trò làm đầu mối thu xếp vốn đồng tài trợ cho những dự án dài hạn có giá trị lơns và có ý nghĩa quan trọng đối với Công ty cuộc phát triển kinh tế trong những năm tới.

Trong tiến trình hội nhập của khu vực và quốc tế, năm 2000 thị tr -ờng tài chính Việt Nam đã có bớc phát triển mới Cơ chế điều hành tiền tệ, lãi suất đã đợc nới lỏng hơn nh việc áp dụng các nghiệp vụ thị trờng mở, lãi suất cơ bản Trung tâm giao dịch chứng khoán đầu tiên tại Thành phố Hồ Chí Minh đã đi vào hoạt động sau nhiều năm chuẩn bị và trung tâm thứ hai tại Hà Nội dự tính sẽ khai trơng hoạt động trong thời gian tới.

Năm 2000 cũng là năm đề án tái cơ cấu hoạt động Ngân hàng Ngoại thơng - đề án trong chơng trình tổng thể tái cơ cấu ngành Ngân hàng Tài chính Việt Nam - đã đợc tích cực triển khai xây dựng.

3 Đánh giá tài chính kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam Lợi nhuận/Vốn chủ sở hữu 11,47% 9,09% 10,35% Lợi nhuận/Tổng tài sản có 0,55% 0,41% 0,32%

Chơng III

Tổ chức bộ máy văn phòng

của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam

1 Nguyên tắc tổ chức văn phòng

Văn phòng là bộ phận làm việc của cơ quan, giúp giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan Đó là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả Tổ chức khoa học văn phòng là một trong các nhiệm vụ quan trọng trong các cơ quan Nếu tổ chức một cách khoa học, nó sẽ giúp thủ trởng cơ quan giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, giúp cho các bộ phận, phòng ban khác hoàn thành nhiệm vụ của mình Hơn thế nữa, việctổ chức khoa học văn phòng sẽ tránh đợc cách làm tuỳ tiện không đúng thẩm quyền của cán bộ, nhân viên trong văn phòng nói riêng và trong cơ quan nói chung.

Văn phòng có hai chức năng chính là tham mu tổng hợp chothủ tr-ởng và đảm bảo cơ sở vật chất cho bộ máy làm việc Chính vì vậy mà tổ chức khoa học bộ máy văn phòng phải xuất phát từ hai chức năng nhiệm vụ đó Phải có qui định bằng văn bản về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi công việc cụ thể rõ ràng cho từng bộ phận Và để tổ chức tốt bộ máy văn phòng, ngời ta cần phải thực hiện một số nguyên tắc nh sau:

- Nguyên tắc về mục tiêu: Phải xác định mục tiêu rõ ràng khi định ra một bộ phận nào đó Mục tiêu của hành chính văn phòng là hỗ trợ một cách tiết kiệm và có hiệu quả để hoạt động của các bộ phận khác đợc dễ dàng.

- Nguyên tắc về chức năng: Mục tiêu quyết định chức năng Chức năng đợc xác định dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng trong phân công

để thực hiện mục tiêu Điều quan trọng và khó khăn nhất là giữ cho các bộ phận chức năng cân bằng với nhau Từng bộ phận phải phát triển theo tỷ lệ với sự đóng góp của nó vào kết quả chung của tổ chức; nó phải thực hiện chức năng củanó một cách thích hợp và không quá rộng Nếu một bộ phận chức năng phát triển quá mức hay quá kém so với bộ phận khác thì công việc sẽ bị cản trở.

- Nguyên tắc về nhân viên: Chức năng trở thành trách nhiệm khi công việc đợc ấn định cho từng nhân viên cá biệt Nói cách khác, từng nhân viên bảo đảm nghĩa vụ thực hiện những nhiệm vụ nào đó (tất nhiên với phơng tiện vật chất nhất định).

- Nguyên tắc về trách nhiệm và quyền hạn: Trách nhiệm và quyền hạn gắn liền với nhau Có thể nói rằng nguyên tắc trách nhiệm xuất phát từ quyền hạn Trách nhiệm và quyền hạn bổ xung và tăng cờng lẫn cho nhau, nhng không nên vợt qua nhau ở bất kỳ mức độ nào nhằm tránh hiện tợng: có trách nhiệm mà không có quyền hạn hoặc ngợc lại Trách nhiệm phải đợc quy định rõ ràng trớc khi phân công công việc và phải đ-ợc phân công cụ thể.

- Nguyên tắc về uỷ quyền: Thủ trởng bất kỳ một đơn vị tổ chức nào không thể làm hết mọi việc trong đơn vị, nên điều quan trọng là phải biết uỷ quyền chính xác trách nhiệm và quyền hạn cho các trợ lý của mình Uỷ quyền đúng đắn có hai điều lợi: ngời lãnh đạo dành nhiều thời gian cho trách nhiệm quản lý, nhân viên có cơ hội suy nghĩ và phát triển.

- Nguyên tắc duy nhất của mệnh lệnh: Bất kỳ một cá nhân nào trong một tổ chức chỉ nên nhận chỉ thị và chịu trách nhiệm từ một ng ời cấp cao duy nhất, nghĩa là mối quan hệ báo cáo nên đi theo chiều dọc nh một chuỗi mệnh lệnh thứ bậc Nguyên tắc này bảo đảm tất cả các nguồn lực trong một tổ chức đợc hút theo một hớng, mọi sự tiết kiệm thu đợc là do những thủ tục chung và tiêu chuẩn hoá Các nhân viên cũng biết đ ợc

vị trí và quyền hạn của họ, vì họ chịu trách nhiệm về các mệnh lệnh duy nhất.

- Nguyên tắc về phạm vi kiểm soát: Phạm vi kiểm soát còn đ ợc gọi là phạm vi quản lý là một trong các yếu tố chủ yếu đợc xem xét khi quyết định cơ cấu tổ chức nên theo chiều dọc hay theo chiều ngang và nên phát triển theo hớng nào Muốn đảm bảo kiểm soát quản lý có hiệu quả, cần hiểu biết nớc yếu tố ảnh hởng đến phạm vi kiểm soát Những yếu tố đó bao gồm: các hoạt động có liên quan, kỹ năng của ngời đợc kiểm soát, cấp tổ chức liên quan, những nhiệm vụ của tổ chức.

- Nguyên tắc về tính linh hoạt của tổ chức: Tính linh hoạt của tổ chức thể hiện ở chỗ: Thuê nhân viên tạm thời lúc bận rộn, huấn luyện chéo nhân viên để họ cóthể thay đổi công việc, tổ chức các nhóm điều động khi cần.

Nói tóm lại, các nguyên tắc trên giúp cho doanh nghiệp, cơ quan xây dựng một cơ cấu tổ chức thích hợp, bảo đảm cho bộ máy văn phòng tinh gọn, hiệu lực, đúng chất lợng.

2 Mô hình tổ chức công tác văn phòng, tổ chức làm việctại Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam

Văn phòng của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam đợc bố trí theo kiểu hiện đại Các phòng đợc tách biệt với nhau bởi các phòng xây có