Học viện Hành Quốc gia Khoa Văn Cơng nghệ hành KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC (Chương trình đào tạo cử nhân hành chính)  GV: ThS TẠ THỊ THANH TÂM Năm 2006 Phần thứ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Chương I ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Chương II HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Chương III NHỮNG YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VÀ THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN Chương IV VĂN PHONG VÀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN Chương V QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CHƯƠNG I ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC I Vài nét tình hình soạn thảo văn quan nước ta II Vai trò văn hoạt động quản lý nhà nước III Chức văn IV Những khái niệm văn V Đối tượng phương pháp nghiên cứu VI Mục tiêu mơn học I VÀI NÉT VỀ TÌNH HÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Ở CÁC CƠ QUAN CỦA NƯỚC TA HIỆN NAY Một số ưu điểm - Việc soạn thảo VB thời gian qua phản ánh đắn chủ trương, sách Đảng Nhà nước, truyền đạt kịp thời thông tin quản lý từ cấp đến cấp khác - Thể chế hóa kịp thời chủ trương đảng đề nhiều lĩnh vực kinh tế, xã hội đất nước - Các loại VB xác định tương đối xác nội dung, tính chất loại, việc sử dụng chúng ngày có hiệu - Các VB ngày hoàn chỉnh mặt thể thức, tính pháp lý đảm bảo Tình trạng VB khơng có chữ ký người có thẩm quyền, khơng có dấu, khơng có ngày tháng, ký hiệu ngày giảm - Việc sử dụng ngôn ngữ VB hành có tiến rõ rệt, gặp trường hợp văn phong không chuẩn mực Một số tồn cần khắc phục - Các VB soạn thảo thiếu thống nhiều phương diện: + Về tên loại VB chức thực tế chúng + Về cách sử dụng khuôn ngôn ngữ VB + Về thể thức VB + Về thẩm quyền ban hành - Cách trình bày VB, cách đặt hệ thống ký hiệu nhiều mặt tùy tiện - Nhiều VB ban hành chồng chéo lẫn (Do qhệ quan trình soạn thảo VB qhệ VB không xác định rõ ràng Có VB tổng quát hết hiệu lực thi hnàh thay VB khác, VB phát sinh từ VB tiếp tục sử dụng thực tiễn.) - Quá trình kiểm tra việc thực VB nhiều quan không quan tâm mức, làm cho tồn trình soạn thảo VB chậm khắc phục - Còn thiếu tiêu chuẩn Nhà nước hướng dẫn cụ thể, có tính hệ thống quy trình ban hành VB Nguyên nhân tồn - Nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều cán quản lý nhận thức chưa đầy đủ vai trò chức VB hệ thống VB sở thông tin quan trọng trình quản lý lãnh đạo - Lề lối làm việc theo chế quan liêu bao cấp quan dẫn đến việc ban hành nhiều VB trùng thừa, khơng có hiệu lực - Công tác quản lý kiểm tra VB yếu - Việc đào tạo, huấn luyện cán không thực thường xuyên rộng rãi - Các tài liệu hướng dẫn chưa có thống - Về mặt ngôn ngữ: chưa xây dựng hệ thống thuật ngữ hành VB quản lý cách cụ thể, xác, chuẩn mực để đưa vào sử dụng trình xây dựng VB II Vai trò văn hoạt động quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước VB quản lý yếu tố với yếu tố khác tạo nên quan Nhà nước - Chính VB thức khai sinh quan công quyền Kể từ ngày ký VB thành lập, quan Nhà nước thực thành lập phương diện pháp lý - Cách thức tổ chức, cách thức hoạt động, phạm vi hoạt động quan Nhà nước phải quy định VB - Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển nhân viên, ký kết hợp đồng … phải thực văn Trên bình diện quốc tế, VB giữ vai trò tiêu biểu cho diện quyền, tiêu biểu cho diện quốc gia - Hoạt động quyền quốc gia cụ thể hóa đại diện quan Nhà nước  Chính quyền Nhà nước trọng đến công tác soạn thảo VB hành xem biểu tiến xã hội VB quản lý giữ vai trị chứng tỏ tính liên tục quốc gia  VB ban hành có hiệu lực liên tục cho dù quyền (chính phủ) có thay đổi VB quản lý hành yếu tố hợp thức hóa hành vi quyền  Khơng có VB, hành vi quyền khơng có giá trị mặt pháp lý Văn quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước Hoạt động quản lý nhà nước phần lớn đảm bảo thông tin hệ thống văn quản lý Đó thơng tin về: - Chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước liên quan đến mục tiêu phương hướng hoạt động lâu dài quan, đơn vị - Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể quan, đơn vị - Phương thức hoạt động, quan hệ công tác quan, đơn vị với - Tình hình đối tượng bị quản lý; biến động quan, đơn vị; chức nhiệm vụ quyền hạn quan, đơn vị - Các kết đạt trình quản lý, v.v Văn phương tiện truyền đạt định quản lý Văn giúp cho nhà quản lý tạo mối quan hệ mặt tổ chức quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu mình, hướng hoạt động thành viên vào mục tiêu quản lý Các định quản lý cần phải truyền đạt nhanh chóng đối tượng, đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu nắm ý đồ lãnh đạo, sở thực nhiệm vụ Thông thường, định quản lý hành truyền đạt sau thể chế hố thành văn mang tính quyền lực nhà nước Văn phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động máy lãnh đạo quản lý Có thể kiểm tra, theo dõi hoạt động máy lãnh đạo, quản lý thông qua hệ thống VB Văn công cụ xây dựng hệ thống pháp luật II Chức văn Chức thông tin VB phương tiện giao dịch thức quan với quan, quyền nhà nước với quyền nhà nước khác, phạm vi nội quan, từ quan nhà nước bên với tư nhân hay với đồn thể xã hội Chức thơng tin VB thể qua mặt sau đây:  Ghi lại thông tin quản lý;  Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi đến nơi khác hệ thống quản lý hay từ quan đến nhân dân;  Giúp quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý;  Giúp quan đánh giá thông tin thu qua hệ thống thông tin khác VB phương tiện ghi nhận quy phạm pháp luật nhà nước ban hành để điều chỉnh quan hệ xã hội VB chứa đựng quy phạm làm sở pháp lý cho hoạt động quan nhà nước, đoàn thể xã hội, cá nhân… Dưới dạng văn bản, thời điểm nội dung thông báo thông tin thường bao gồm loại với nét đặc thù riêng:  Thông tin khứ: thông tin liên quan đến việc giải trình hoạt động qua quan quản lý (báo cáo)  Thông tin hành: thông tin liên quan đến việc xảy hàng ngày quan thuộc hệ thống máy quản lý nhà nước  Thông tin dự báo: phản ánh văn thơng tin mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược hoạt động mà máy quản lý cần dựa vào để hoạch định phương hướng hoạt động (kế hoạch…) Với chức thơng tin, VB truyền đạt thơng tin theo tiêu chí khác như:  Theo lĩnh vực quản lý: thông tin trị, thơng tin kinh tế, thơng tin văn hóa-xã hội Theo thẩm quyền tạo lập thông tin (nguồn): thông tin xuống, thông tin lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội Chức quản lý  Chức quản lý VB thể VB sử dụng phương tiện thu thập thơng tin (báo cáo, tờ trình…) ban hành truyền đạt thông tin để tổ chức quản lý trì, điều hành thực quản lý (lệnh, nghị định, thông tư, nghị quyết, thị…)  Thông qua chức quản lý VB, mối quan hệ chủ thể khách thể quản lý xác lập VB phương tiện thiết yếu để quan quản lý truyền đạt xác định quản lý đến hệ thống bị quản lý mình, đồng thời đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động quan cấp  Với chức quản lý, văn quản lý nhà nước tạo nên ổn định công việc, thiết lập định mức cần thiết cho loại công việc, tránh cách làm tuỳ tiện, thiếu khoa học Từ giác độ chức quản lý, văn quản lý nhà nước bao gồm hai loại: Những văn sở tạo nên tính ổn định máy lãnh đạo quản lý; xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vị trí quan máy quản lý nhà nước, xác lập mối quan hệ điều kiện hoạt động chúng VD: nghị định, nghị quyết, định việc thành lập quan cấp dưới, điều lệ làm việc quan, đề án tổ chức máy quản lý phê duyệt, thông tư, công văn hướng dẫn xây dựng tổ chức, v v  Những văn giúp cho quan lãnh đạo quản lý nhà nước tổ chức hoạt động cụ thể theo quyền hạn VD: định, thị, thông báo, công văn hướng dẫn công việc cho cấp dưới, báo cáo tổng kết công việc, v v  Chức quản lý văn quản lý nhà nước có tính khách quan, tạo thành nhu cầu hoạt động quản lý nhu cầu sử dụng văn phương tiện quản lý Chức pháp lý + Một số loại VB hình thành để quy định điều phép không phép cộng đồng xã hội, nhằm trì, điều chỉnh xã hội phát triển theo định hướng nhà nước + Văn sử dụng để ghi lại truyền đạt quy phạm pháp luật định hành chính, chứng pháp lý để giải nhiệm vụ cụ thể quản lý nhà nước + Tuỳ thuộc vào nội dung tính chất pháp lý loại văn cụ thể, văn có tác dụng quan trọng việc xác lập mối quan hệ quan, tổ chức thuộc máy quản lý nhà nước, hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý; việc tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm chủ thể tạo lập đối tượng tiếp nhận văn + Việc nắm vững chức pháp lý văn quản lý nhà nước có ý nghĩa thiết thực Trước hết, văn quản lý nhà nước mang chức đó, nên việc xây dựng ban hành chúng đòi hỏi phải cẩn thận chuẩn mực, đảm bảo nguyên tắc pháp chế, tính phù hợp với thực tiễn khách quan Mọi biểu tuỳ tiện xây dựng ban hành văn làm cho chức pháp lý chúng bị hạ thấp làm ảnh hưởng đến việc điều hành công việc thực tế quan Chức văn hóa  Qua VB, sắc văn hóa dân tộc thể rõ  VB góp phần trì, bảo lưu văn hóa dân tộc, với yếu tố khác tạo nên đặc trưng văn hóa dân tộc Chức xã hội  VB xã hội nào, phản ánh thực trạng xã hội mối quan hệ, thời điểm, phạm vi cụ thể  VB góp phần thúc đẩy kìm hãm phát triển quan hệ xã hội khác  VB có tác động lớn chịu chi phối mạnh mẽ yếu tố xã hội Chức liên nhân (chức giao tiếp)  VB thiết lập trì quan hệ xã hội Các VB nói chung, chủ yếu dùng với mục đích thơng tin, có VB mà mục đích chủ yếu khơng phải thơng tin mà để trì quan hệ xã hội thư cảm ơn, thư chúc mừng, thư chia buồn cấp lãnh đạo v.v… Chức sử liệu  Thông tin văn quản lý hành nhà nước nguồn sử liệu quý giá nhà nghiên cứu lịch sử để tìm hiểu, đánh giá xã hội sản sinh  Văn nguồn tư liệu lịch sử giúp cho hình dung tồn cảnh tranh trình độ văn minh quản lý nhà nước thời kỳ lịch sử cụ thể quốc gia Chức thống kê Kỹ thuật cú pháp 2.1 Câu 2.1.1 Cú pháp câu văn phải mạch lạc, chuẩn mực Một điều khoản định hành dù nội dung có dài phức tạp trình bày câu phức khuôn mẫu, tách thành vế xuống dòng chữ đầu dòng viết hoa VD: Chức vụ định - Căn vào … - Theo đề nghị … Quyết định Điều 1: ……………………… Điều 2: ……………………… Điều 3: ……………………… 2.1.2 Không sử dụng câu hỏi, câu cảm thán VB HCCV BT: Sửa lại câu văn sau: a Yêu cầu quý quan cho biết đương ai? tuổi? đến trú quán địa phương từ bao giờ? làm nghề thường hay liên lạc với hạng người xã hội? > Yêu cầu quý quan cho biết chi tiết sau đương sự: họ tên, tuổi, ngày đến trú địa phương, nghề nghiệp quan hệ thành phần xã hội với đương b Việc lại vùng khó khăn làm sao! > Việc lại vùng khó khăn 2.1.3 Câu cầu khiến dùng VB ban hành mệnh lệnh như: thị, lời kêu gọi VD: Hãy đẩy mạnh hoạt động nhân đạo từ thiện, bảo trợ người tàn tật trẻ mồ côi 2.1.4 Cần cân nhắc dùng câu khẳng định hay phủ định để đảm bảo tính khách quan, lịch VD: Ban giám đốc không chấp nhận cho ông làm việc công ty > Ban giám đốc tiếc phải từ chối việc tiếp tục cộng tác ông công ty a) Câu xét theo quan hệ hướng nội - Câu phải viết quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức có đầy đủ hai thành phần nòng cốt chủ ngữ vị ngữ, ví dụ: "Văn đăng Cơng báo có giá trị gốc" - Loại câu đơn đặc biệt, tức câu nòng cốt thành phần, sử dụng làm tiêu đề, ví dụ: "Điều 5.- Xử lý vi phạm người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành Người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành mà sách nhiễu nhân dân, dung túng, bao che cho cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm hành chính, khơng xử phạt xử phạt không kịp thời, không mức, xử phạt thẩm quyền quy định tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật bị truy cứu trách nhiệm hình sự; gây thiệt hại vật chất phải bồi thường theo quy định pháp luật." - Câu dài, nhiều vế, nhiều phận tách theo khn mẫu định, ví dụ: NGHị địNH CủA CHíNH PHủ Quy định xử phạt hành hoạt động văn hố dịch vụ văn hố phịng chống số tệ nạn xã hội CHíNH PHủ Căn Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng năm 1992; Căn Luật Báo chí ngày 28 tháng 12 năm 1989; Căn Luật Xuất ngày tháng năm 1993; Căn Pháp lệnh Xử lý vi phạm hành ngày tháng năm 1995; Căn Quy chế lưu hành, kinh doanh phim, băng đĩa hình, băng đĩa nhạc, bán, cho thuê xuất phẩm, hoạt động văn hố dịch vụ văn hố nơi cơng cộng; quảng cáo, viết, đặt biển hiệu; Quy định biện pháp cấp bách trừ số tệ nạn xã hội nghiêm trọng ban hành kèm theo Nghị định số 87/CP ngày 12 tháng 12 năm 1995; Theo đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Văn hố - Thơng tin, Bộ trưởng Bộ Nội vụ, NGHị địNH: CHươNG I NHữNG QUY địNH CHUNG Điều 1.- Vi phạm hành hoạt động văn hố, dịch vụ văn hố phịng chống số tệ nạn xã hội Vi phạm hành hoạt động văn hố, dịch vụ văn hố phịng chống số tệ nạn xã hội quy định Nghị định bao gồm hành vi vi phạm hành hoạt động lưu hành, kinh doanh phim, băng đĩa hình, băng đĩa nhạc; bán cho thuê xuất phẩm; hoạt động văn hoá dịch vụ văn hoá nơi công cộng; quảng cáo viết, đặt biển hiệu; phòng chống tệ nạn mại dâm, ma tuý đánh bạc ( ) Có thể thấy tồn Nghị định cấu tạo theo hình thức câu Trong "siêu câu" có nhiều câu hồn chỉnh - Câu tường thuật chiếm vị trí độc tơn văn quản lý nhà nước Các loại câu khác câu cầu khiến, câu nghi vấn, câu biểu cảm sử dụng - Câu phải có quan hệ ngữ nghĩa phù hợp với tư người Việt, nghĩa phải phản ánh quan hệ giới khách quan, phải có vế câu hợp lơ gíc Câu " Trong nhân dân nói chung cơng tác ban hành văn nói riêng làm nhiều" câu sai, "văn nói riêng" khơng thuộc phạm trù lơ gíc "nhân dân nói chung" - Câu phải đánh dấu câu cho phù hợp với tả tiếng Việt nội dung câu Các dấu chấm than (!), chấm hỏi (?), nhiều chấm ( ) sử dụng b) Câu xét quan hệ hướng ngoại - Câu cần có quán chủ đề Đó sở để tạo tính trọn vẹn nội dung - Câu cần phải hoàn chỉnh mặt hình thức - Câu cần liên kết với hài hoà phương thức sau đây: + Lặp từ ngữ: "Pháp lệnh có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2002 Những quy định trước trái với Pháp lệnh bãi bỏ" + Lặp cấu trúc: "Căn Nghị định số 31/CP ngày 18- 5-1996 Chính phủ tổ chức hoạt động công chứng nhà nước; Căn Nghị định số 38/CP ngày 04-6-1993 Chính phủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức Bộ Tư pháp; ( ) “ + Phương thức thế: "Căn vào quỹ đất đai, đặc điểm nhu cầu địa phương, HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương định xã để lại quỹ đất không 5% đất nông nghiệp để phục vụ cho nhu cầu cơng ích địa phương Chính phủ quy định việc sử dụng đất này" + Phương thức liên tưởng: * Liên tưởng đồng loại: "Quốc hội thực quyền định, quyền giám sát tối cao việc quản lý sử dụng đất đai nước Hội đồng nhân dân thực quyền định, quyền giám sát việc quản lý sử dụng đất địa phương mình" * Liên tưởng phận với toàn thể ngược lại: “Nghiêm cấm sản xuất, vận chuyển, buôn bán, tàng trữ, sử dụng trái phép thuốc phiện chất ma tuý khác Nhà nước quy định chế độ bắt buộc cai nghiện chữa bệnh xã hội nguy hiểm" * Liên tưởng đối lập: "Nhà nước phát triển công tác thơng tin, báo chí, phát thanh, truyền hình, điện ảnh, xuất bản, thư viện phương tiện thông tin đại chúng khác Nghiêm cấm hoạt động văn hố, thơng tin làm tổn hại lợi ích quốc gia, phá hoại nhân cách, đạo đức lối sống tốt đẹp người Việt Nam" * Liên tưởng nhân quả: "Tham nhũng hành vi người có chức vụ, quyền hạn lợi dụng chức vụ, quyền hạn để tham ô, hối lộ cố ý làm trái pháp luật động vụ lợi, gây thiệt hại cho tài sản Nhà nước, tập thể cá nhân, xâm phạm hoạt động đắn quan, tổ chức Người có hành vi tham nhũng phải bị xử lý nghiêm minh theo quy định pháp luật" * Liên tưởng định vị: "Tiếp tục thực quán đường lối đối ngoại độc lập tự chủ, rộng mở, đa phương hoá đa dạng hoá quan hệ quốc tế, phát triển quan hệ hữu nghị, hợp tác với tất nước Ra sức tăng cường quan hệ với nước láng giềng nước tổ chức ASEAN, không ngừng củng cố quan hệ với nước bạn bè truyền thống , phấn đấu hồ bình, độc lập phát triển Nâng cao vị Việt Nam trường quốc tế Củng cố mơi trường hồ bình tranh thủ điều kiện quốc tế thuận lợi cho công xây dựng bảo vệ Tổ quốc, cho nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố đất nước, đồng thời góp phần vào đấu tranh chung nhân dân giới hồ bình, độc lập dân tộc, dân chủ tiến xã hội" + Phương thức nối: * Nối quan hệ từ: "Trong năm qua, UBND thành phố triển khai thực Nghị 06/CP ngày 29-01-1993 Chính phủ phịng chống kiểm soát ma tuý Các ngành, cấp đồn thể có nhiều biện pháp tích cực để ngăn chặn tệ nạn buôn bán, tàng trữ sử dụng chất ma tuý Song, tổ chức triển khai thực chưa chặt chẽ, thiếu biện pháp cương đồng bộ, chưa thống nội dung, nhận thức, chưa có quy trình cai nghiện chữa trị đúng, công tác tuyên truyền giáo dục chưa sâu rộng nên kết đạt hạn chế" * Nối từ ngữ có tác dụng chuyển tiếp: "Thực dán tem hàng nhập biện pháp tích cực để chống nhập lậu tiêu thụ hành nhập lậu, cơng tác có liên quan đến nhiều tổ chức, cá nhân có loại hình kinh doanh, lại phải triển khai thời gian ngắn Do có nhiều khó khăn, phức tạp Vì vậy, UBND thành phố yêu cầu cấp, ngành cần coi công tác trọng tâm đột xuất; phải tập trung đạo sát thống theo yêu cầu Chỉ thị Thông tư số 30/1998/TTLT-BTC-BTM- BNV-TCHQ ngày 16-3-1998 liên Tài chính-Thương mại-Nội vụ-Tổng cục Hải quan" 2.2 Đoạn văn Đoạn văn đơn vị sở để tổ chức văn bản, thường gồm số câu gắn bó với sở chủ đề phận, phát triển chủ đề theo định hướng giao tiếp chung văn Thông thường đoạn văn định vị khổ viết, tức nằm hai dấu chấm xuống dịng, có ba phận cấu thành sau đây: - Câu chủ đề: giới thiệu đối tượng, chủ đề đề cập diễn giải đoạn - Câu khai triển: thuyết minh, diễn giải cho chủ đề - Câu kết: báo hiệu đoạn văn kết thúc, lưu ý người đọc điểm, chi tiết cốt lõi đoạn văn, đồng thời chuẩn bị cho đoạn văn "Thực sách hạn điền quy định Luật Đất đai (1) Có biện pháp cụ thể, thiết thực để giải tình trạng nơng dân khơng có ruộng đất (2) Việc sử dụng đất cho phát triển công nghiệp, đô thị, sở hạ tầng phải bảo đảm để nông dân không bị việc làm, nguồn sinh sống(3)" Tuy nhiên, thực tế kiểu đoạn văn đầy đủ yếu tố kể gặp văn quản lý nhà nước Có thể viết đoạn văn khơng có câu chủ đề, câu nằm mối quan hệ song hành với cấu trúc lặp Đó đoạn văn thường dùng để: - Liệt kê kiện (của chủ thể chủ thể khác nhau) có liên quan với mặt đó; - Liệt kê kiện đối lập, tương phản với nhau; - Liệt kê kiện theo hướng tăng cấp Đoạn văn có câu chủ đề có câu chủ đề đầu, cuối đầu cuối đoạn văn (câu chủ đề kép) Tóm lại, viết đoạn văn cần lưu ý cho câu đoạn văn tập trung vào chủ đề, không bị phân tán đột ngột chuyển sang phạm vi khác, tức tránh bị lạc chủ đề Mặt khác, cần khai triển đầy đủ chủ đề nêu, không bỏ qua phương diện nêu chủ đề, trình bày nội dung chủ đề lặp đi, lặp lại, luẩn quẩn Để đảm bảo mạch lạc cần có (các) câu chuyển ý, làm cho câu không bị đứt quãng, mâu thuẫn ý, nhờ tạo nên đoạn văn với câu có liên kết chặt chẽ nội dung lẫn hình thức d) Tổ chức kết cấu văn Văn phạm lỗi giống lỗi đoạn văn Nghĩa văn bản, phần, mục, đoạn có tình trạng lạc đề, thiếu hụt chủ đề, lặp chủ đề, đứt mạch ý, mâu thuẫn ý thiếu liên kết chặt chẽ Các lỗi văn là: - Khơng tách đoạn: thành tố nội dung khác văn khơng tách dấu hiệu hình thức (chấm xuống dòng) - Tách đoạn tuỳ tiện, ngẫu hứng - Khơng chuyển đoạn, liên kết đoạn Vị trí cụm từ thông dụng VB hành : a Dùng để mở đầu VB: - Trả lời công văn số … - Thi hành nghị định số … - Theo đề nghị ông , bà … - Thực ý kiến đạo … - Cơ quan … giới thiệu … - Thừa lệnh … , để giải … b Dùng để liên kết phần VB: - Để thực kế hoạch đặt … - Để tiếp tục nâng cao … - Để tiếp tục giải … - Về vấn đề … - So với yêu cầu đặt … - Dựa vào quy định … - Dưới … c Dùng để kết thúc VB: - Xin đề nghị (Bộ …) xem xét, giải Xin trân trọng cám ơn - Vậy xin báo cáo để (quý Bộ …) biết cho ý kiến giải - Xin trân trọng cảm ơn (đồng chí …) - Xin gửi tới quý (cơ quan …) lời chào kính trọng THÔNG BÁO Để thay đổi số thiết bị bên nâng cấp phòng đọc, từ ngày 20-02-2006 đến hết ngày 60-6-2006, phòng đọc Viện Thông Khoa học Xã hội tạm thời đóng cửa không phục vụ độc giả Xin thông báo để quý độc giả biết CÔNG VĂN Kính gửi: … Phòng đọc Viện Thông Khoa học Xã hội phép đóng cửa để sửa chữa nâng cấp từ ngày 20-02-2006 đến hết ngày 60-62006 Vì lý đó, xin tạm dừng việc cung cấp tài liệu cho cán quý quan theo đề nghị công văn số … Kể từ ngày 01-072006, thư viện tiếp tục phục vụ bình thường Rất mong quý quan thông cảm CHƯƠNG V QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN I Khái niệm quy trình xây dựng ban hành văn Định nghĩa Quy trình xây dựng ban hành văn bước mà quan quản lý nhà nước có thẩm quyền thiết phải tiến hành công tác xây dựng ban hành văn theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động Quy trình xây dựng ban hành VB bước đòi hỏi diễn cách liên tục từ chuẩn bị soạn thảo soạn thảo, chuyển VB đến nơi thi hành, mà quan nhà nước có thẩm quyền phải tiến hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động Tuỳ theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn bản, số quy trình soạn thảo ban hành quy định quy phạm pháp luậ t mà xây dựng trình tự ban hành tương ứng Tuy nhiên, việc xác định trình tự chuẩn cần thiết nhằm trật tự hoá cơng tác Cho đến có trình tự chuẩn ban hành văn quy phạm pháp luật đưa Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật (1996) văn hướng dẫn thi hành Luật Còn loại văn khác hầu hết xây dựng ban hành theo quy tắc kiến tạo nên hoạt động thực tiễn quan, đơn vị cụ thể Hình thức thể chế hóa quy trình Quy trình xây dựng ban hành VB thể chế hoá VB như: quy chế, quy định … Tuỳ theo tính chất quy mơ tổ chức quan, đơn vị, ban hành riêng quy chế, quy định độc lập quy trình xây dựng ban hành VB, phận quy chế, quy định hoạt động, làm việc quan, đơn vị ban hành văn độc lập văn phụ kèm theo định Những nội dung quy định quy trình xây dựng ban hành văn phải thể chế hóa, tức cần thể văn tương ứng Thơng thường điều lệ, quy chế, quy định, nội quy, quy ước, v.v , tức văn có tính chất điều lệ Tuy nhiên, để thống phù hợp với tính chất vấn đề quy định nên sử dụng tên loại văn quy chế quy định Tuỳ theo tính chất quy mơ tổ chức quan, đơn vị, ban hành riêng quy chế, quy định riêng, độc lập phận quy chế, quy định hoạt động, làm việc quan, đơn vị Cũng ban hành văn độc lập văn phụ kèm theo định II Trình tự chung xây dựng ban hành văn Bước 1: Sáng kiến soạn thảo văn 1.1 Sáng kiến văn Đề xuất văn bản; Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản; Quyết định quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo; Thành lập ban soạn thảo, định chuyên viên soạn thảo (sau gọi chung ban soạn thảo) 1.2 Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo: Thu thập tài liệu, thông tin : + VB pháp luật liên quan nội dung chuẩn bị soạn thảo + VB cũ (xem xét cách xử lý vấn đề trước đây) + VB lónh vực khác + Khảo sát điều tra xã hội học + Trao đổi hỏi ý kiến phận, quan có liên quan + Xin ý kiến chuyên gia + Xin ý kiến lãnh đạo trực tiếp Tổng kết đánh giá văn có liên quan, thu thập tài liệu, thơng tin; nghiên cứu rà soát văn kiện chủ đạo Đảng, văn pháp luật hành; khảo sát điều tra xã hội; tham khảo kinh nghiệm nước Chọn lựa phương án hợp lý; Xác định mục đích, yêu cầu Giới hạn giải Đối tượng áp dụng Lựa chọn thể thức VB thông qua: để có sở lựa chọn thể thức văn bản, ngơn ngữ diễn đạt, văn phong trình bày thời điểm ban hành Viết dự thảo lần thứ nhất: Phác thảo nội dung ban đầu; soạn đề cương chi tiết; tổ chức thảo luận nội dung phác thảo; chỉnh lý phác thảo; viết dự thảo Biên tập tổ chức đánh máy dự thảo Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo Không bắt buộc trình tự xây dựng ban hành tất loại văn Bước tiến hành nghiêm ngặt theo luật định số loại văn quy phạm pháp luật Hiến pháp, luật, pháp lệnh , song lại không thiết văn khác có hiệu lực pháp lý thấp hơn, mà tuỳ theo tính chất nội dung văn tuỳ xét quan, đơn vị ban hành chúng Kết dóng góp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo phải đánh giá, xử lý tiếp thụ văn tổng hợp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo Văn yếu tố bắt buộc phải có hồ sơ thẩm định hồ sơ trình dự thảo Trong trường hợp có vấn đề vướng mắc, khó giải phải kịp thời xin ý kiến lãnh đạo Ban soạn thảo chỉnh lý dự thảo sở ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, làm tổng hợp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, nêu rõ yêu cầu quan, tổ chức, cá nhân đóng góp ý kiến, có quan, tổ chức, cá nhân có trả lời văn với ý kiến khác nào, bảo lưu ban soạn thảo Xử lý ý kiến đóng góp tham gia xây dựng dự thảo VB: Số lượng tổ chức, cá nhân đóng góp ý kiến Số lượng tổ chức, cá nhân trả lời ý kiến đóng góp VB Nội dung ý kiến Lưu ý kiến Bước 3: Thẩm định dự thảo a) Ban soạn thảo xem xét, đề xuất việc tiến hành thẩm định dự thảo văn Tuỳ theo tính chất, nội dung văn lãnh đạo quan soạn thảo định việc thẩm dự thảo văn b) Ban soạn thảo chuẩn bị hồ sơ thẩm định gửi đến quan thẩm định c) Bộ Tư pháp, tổ chức pháp chế bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ có trách nhiệm thẩm định dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật quan trung ương tương ứng Đối với văn khác tạm thời pháp luật chưa quy định bước bắt buộc, song nguyên tắc cần thực việc thẩm định tất cấp độ ddối với dự thảo văn có tính chất quan trọng d) Cơ quan thẩm định gửi lại văn thẩm định hồ sơ dự thảo văn thẩm định cho quan, đơn vị soạn thảo e) Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo chuẩn bị hồ sơ trình ký Bước 4: Xem xét, thông qua a) Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn lên cấp (tập thể nhân) để xem xét thơng qua Văn phịng giúp thủ trưởng xem xét trước yêu cầu nội dung, thể thức yêu cầu khác văn trước thủ trưởng ký Phải có hồ sơ trình ký Trường hợp khơng có hồ sơ phải trợc tiếp tường trình với thủ trưởng ký Phải thực việc ký tắt trước chánh phó chánh văn phịng trước trình ký b) Thơng qua ký ban hành văn theo thẩm quyền thủ tục luật định Việc thông qua văn tiến hành hình thức tổ chức phiên họp theo thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức Tuỳ theo thẩm quyền ban hành, tính chất nội dung văn bản, văn xem xét thơng qua hình thức tập thể nhiều phiên họp quan ban hành Việc tổ chức phiên họp phải đảm bảo quy định Nhà nước Người ký văn phải chịu trách nhiệm pháp lý văn ký Trách nhiệm liên quan đến nội dung lẫn thể thức văn bản, trước ký cần xem xét kỹ nội dung thể thức văn c) Đóng dấu văn d) Trong trường hợp khơng thơng qua quan soạn thảo phải chỉnh lý trình lại dự thảo văn thời hạn định Bước 5: Cơng bố a) Văn khơng thuộc danh mục bí mật nhà nước, tuỳ theo tính chất nội dung phải công bố, yết thị đưa tin phương tiện thông tin đại chúng theo luật định b) Văn quy phạm pháp luật quan nhà nước Trung ương phải đăng Công báo nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thời hạn chậm 15 ngày, kể từ ngày công bố ký ban hành c) Văn quy phạm pháp luật HĐND, UBND phải yết thị trụ sở quan ban hành địa điểm khác HĐND, UBND định d) Văn quy phạm pháp luật phải đưa tin phương tiện thông tin đại chúng e) Các văn khác tuỳ theo tính chất nội dung công bố kịp thời theo quy định pháp luật Bước 6: Gửi lưu trữ văn Văn sau ký ban hành phải làm thủ tục gửi kịp thời lưu trữ theo quy định pháp luật Văn quy phạm pháp luật quan nhà nước Trung ương, văn quy phạm pháp luật HĐND, UBND ban hành gửi, lưu giữ mạng tin học diện rộng Chính phủ có giá trị gốc Theo quy định văn phải gửi tuyến, không vượt cấp; phải địa đơn vị, phận người thực thi Văn thể thức, vừa đủ số lượng theo yêu cầu quy định cấp có thẩm quyền, tránh lãng phí giấy tờ, cơng sức Khi y văn quan giao cho văn phịng sao, ghi rõ ngày tháng, thẩm quyền ký người đóng dấu quan (xem Phụ lục 3) Phải đảm bảo nguyên tắc bảo mật văn có mức độ mật Văn có mức độ khẩn phải gửi nhanh chóng, kịp thời Văn lưu phận chuyên môn phụ trách, hay phận soạn thảo, khác lưu văn phòng văn thư quan Cuối năm nộp lưu trữ theo quy định Nhà nước Quy trình chung ban hành văn trình bày Phụ lục CHƯƠNG II HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC I Hệ thống văn quản lý nhà nước II Phân loại văn III Hiệu lực văn CHƯƠNG III NHỮNG YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG VÀ THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN I Những yêu cầu nội dung II Những yêu cầu thể thức CHƯƠNG IV VĂN PHONG VÀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN I Văn phong hành chính-cơng vụ II Ngơn ngữ văn CHƯƠNG V QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN I Khái niệm quy trình xây dựng ban hành văn II Trình tự chung xây dựng ban hành văn III Yêu cầu việc soạn thảo VB IV Trách nhiệm quyền hạn người soạn thảo VB ... niệm văn Khái niệm văn Khái niệm văn quản lý nhà nước Khái niệm văn quản lý hành nhà nước Khái niệm văn pháp luật văn quản lý thông thường Khái niệm văn Khái niệm văn quản lý nhà nước Văn quản lý. .. NỘI DUNG VÀ THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN Chương IV VĂN PHONG VÀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN Chương V QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CHƯƠNG I ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC I Vài nét tình...Phần thứ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Chương I ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Chương II HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Chương III NHỮNG