HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THƠNG - Nguyễn Xuân Tú HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ CHO CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG CƠ BẢN TẠI CÔNG TY ĐIỆN THOẠI HÀ NỘI Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60.34.05 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ HÀ NỘI – 2013 Luận văn hoàn thành tại: HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƢU CHÍNH VIỄN THƠNG Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Phú Hưng Phản biện 1: GS.TS Từ Quang Phương Phản biện 2: TS Hoàng thị Tuyết Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng Vào lúc: 14 30 ngày 11 tháng năm 2013 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Thư viện Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hàng năm, Cơng ty Điện thoại Hà Nội (ĐTHN3) phải triển khai nhiều dự án ĐTXDCB (dự án đầu tư) xây dựng nhà trạm chuyển mạch, nâng cấp mở rộng mạng ngoại vi, mua sắm trang thiết bị công nghệ phụ trợ để phục vụ sản xuất, nâng cao hiệu mạng lưới, chiếm lĩnh thị trường, phát triển sản xuất kinh doanh Đi kèm theo đó, Cơng ty cịn phải thực công tác lập kế hoạch vốn, kế hoạch vật tư, công tác lập báo cáo phục vụ quản lý báo cáo tiến độ, báo cáo khối lượng thực hiện, báo cáo tình hình tốn, báo cáo giám sát đánh giá đầu tư, báo cáo thường kỳ, đột xuất theo yêu cầu quản lý… Thực tế Công ty ĐTHN3 chất lượng báo cáo chưa xác kịp thời, kế hoạch vốn, kế hoạch vật tư chưa sát với thực tế Điều gây nhiều khó khăn việc điều hành, QLDA Ban Lãnh đạo, giám sát đánh giá dự án Chủ đầu tư Vì việc nghiên cứu vấn đề “Hồn thiện HTTTquản lý cho dự án ĐTXDCB Công ty ĐTHN3” cần thiết có ý nghĩa lý luận thực tiễn Kết nghiên cứu góp phần giúp cơng tác QLDA đầu tư, giám sát đánh giá dự án đầu tư thuận lợi hiệu Mục đích nghiên cứu đề tài - Hệ thống hóa sở lý luận đầu tư, QLDA HTTT quản lý - Đánh giá thực trạng HTTT QLDA ĐTXDCB Công ty ĐTHN3, nhận dạngcác vấn đề hoạt động QLDA đơn vịđể tìm nguyên nhân vấn đề - Đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện HTTTQLDA ĐTXDCB Công ty ĐTHN3 để nâng cao hiệu công tác quản lý ĐTXDCB Đối tƣợng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu hoạt động quản lýĐTXDCB lĩnh vực viễn thông Công ty ĐTHN3 thuộc giai đoạn 2008-2012 Tập trung nghiên cứu phân tích sâu HTTTQLDA ĐTXDCB Phƣơng pháp nghiên cứu + Phương pháp tiếp cận hệ thống + Phương pháp thu thập thông tin + Phương pháp tổng hợp Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài + Đề tài đưa số giải pháp tương đối cụ thể cơng tác QLDA ĐTXDCB cụ thể hóa hồn thiện HTTTQLDA ĐTXDCB, từ hồn thiện quy trình QLDA ĐTXDCB Công ty + Giúp người làm công tác phân tích thiết kế HTTT xây dựng mơ hình vật lý ngồi mơ hình logic hệ thống giai đoạn phân tích chi tiết hệ thống Cấu trúc đề tài Đề tài cấu trúc thành chương: Chương 1:Đánh giá công tác QLDA ĐTXDCB hệ thống thông tin QLDA ĐTXDCB Công ty ĐTHN3 – VNPT Hà Nội Chương 2: Những vấn đề đầu tư, QLDA HTTT QLDA ĐTXDCB Chương 3: Giải pháp hoàn thiện HTTT QLDA ĐTXDCB CHƢƠNG ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QLDA ĐTXDCB TẠI CÔNG TY ĐIỆN THOẠI HÀ NỘI – VNPT HÀ NỘI 1.1 Tổng quan Công ty ĐTHN3 1.1.1 Chức nhiệm vụ Cơng ty ĐTHN3 Cơng ty ĐTHN3 có chức hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ chuyên ngành viễn thông – công nghệ thông tin, cụ thể: ● Tổ chức lắp đặt, quản lý, vận hành, khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống chuyển mạch, hệ thống truyền dẫn thiết bị nguồn điện phụ trợ kèm theo mạng viễn thông công nghệ thông tin địa bàn thành phố Hà Nội ● Quản lý, kinh doanh cung cấp dịch vụ viễn thông công nghệ thông tin ● Sản xuất, kinh doanh, cung ứng, đại lý vật tư, trang thiết bị chuyên ngành viễn thông, công nghệ thông tin ● Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng cơng trình viễn thơng – cơng nghệ thơng tin ● Kinh doanh dịch vụ quảng cáo, dịch vụ truyền thông ● Tổ chức phục vụ thông tin đột xuất theo yêu cầu cấp ủy Đảng, quyền địa phương cấp ● Kinh doanh ngành nghề khác VNPT HÀ NỘI cho phép phù hợp với quy định pháp luật 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty ĐTHN3 Công ty ĐTHN3, cấu tổ chức đơn vịgồm ba phận chính, Ban Giám đốc, 07 phịng chức 14 đơn vị sản xuất kinh doanh Các đơn vị sản xuất, hoạt động theo quy chế làm việc Cơng ty Tình hình lao động Cơng ty ĐTHN3 tính đến hết ngày 31/12/2012 thể Bảng 1-1 Bảng 1-1: Số lƣợng lao động trình độ chun mơn Cơng ty ĐTHN3 năm 2012 TT Trình độ Tổng số Trên Đại học Đại học, cao đẳng Trung cấp, sơ cấp Số lượng (người) 692 12 395 285 Tỷ lệ (%) 56 42 1.1.3 Kết kinh doanh Công ty ĐTHN3 giai đoạn 2008– 2012 Kết số tiêu chủ yếu đạt giai đoạn 2008-2012 thể Bảng 1-2 Bảng 1-2: Kết kinh doanh Công ty ĐTHN3 từ năm 2008-2012 TT I II III Chỉ tiêu Tổng DT (tỷ đồng) DT VT-CNTT (khơng thẻ ) Tổng chi phí (tỷ đồng) Tổng TB thực tăng(TB) Thuê bao MegaVNNN Vinaphone trả sau Gphone ĐTCĐ My TV Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 352 400 475 471 477 315 291 289 289 301 245 242 300 302 477 61.850 86.357 34.179 38.850 34.137 15.500 23.018 20.918 27.840 23.867 2.050 4.204 5.875 5.135 5.499 12.300 32.000 49.268 9.867 2.985 2.619 1.782 2.835 2.042 998 2.091 2.003 668 1.2 Thách thức Công ty ĐTHN3 1.2.1 Thách thức giá trị Một số dịch vụ truyền thống (như điện thoại cố định, telex, nhắn tin) khơng cịn nhiều giá trị với người dân xã hội Chúng vào cuối vịng đời, quy mơ sử dụng doanh thu sụt giảm Dịch vụ điện thoại di động vài năm chiếm lĩnh trở thành dịch vụ người dân đánh giá cao mặt hữu ích, trở thành nguồn thu sớm đạt đỉnh bão hòa Sự lấn lướt băng rộng di động băng rộng cố định ADSL Hội tụ di động - cố định - Internet trở thành xu hướng phát triển chung hầu hết nhà khai thác viễn thông Sắp tới, dịch vụ nội dung dự đoán thay dịch vụ điện thoại di động để trở thành nguồn thu doanh nghiệp viễn thông Dịch vụ Internet VNPT phát triển mạnh phần lớn lưu lượng quốc tế nội dung nước chưa có nhiều Giá trị hình ảnh VNPT với xã hội ngày giảm sút ngày nhiều doanh nghiệp tham gia vào thị trường viễn thông 5 1.2.2 Thách thức từ thị trường Thị trường bão hòa thuê bao Thị trường bão hòa nhà cung cấp dịch vụ Thị trường bão hòa giá cước 1.2.3 Thách thức đến từ thể chế Các định VNPT nằm điều tiết Chính phủ, Quốc hội, dẫn tới số sách khơng thực chịu can thiệp từ phía Nhà nước Sau gia nhập WTO, tập đoàn viễn thông lớn giới đổ vào Việt nam, doanh nghiệp có khả gây khó cho VNPT Xu hướng phát triển dịch vụ viễn thông không ổn định khó đốn bước tiến q nhanh cơng nghệ q trình tồn cầu hóa Các sản phẩm thay giới thiệu (như gọi điện thoại miễn phí hay giá rẻ qua viber, qua skyper) chặn đà phát triển sản phẩm tại, dẫn tới doanh nghiệp viễn thông phải giảm giá bán dịch vụ, ảnh hưởng tới tỷ suất lợi nhuận, tích lũy lợi nhuận để tái đầu tư 1.3 Thực trạng công tác QLDA ĐTXDCB HTTT QLDA ĐTXDCB Công ty ĐTHN3 1.3.1 Về công tác QLDAĐTXDCB 1.3.1.1 Đặc điểm tình hình ĐTXDCB Giám đốc Cơng ty ĐTHN3 VNPT HÀ NỘIủy quyền định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng thuộc nhóm C, có tổng mức đầu tư tỷ đồng, dự án kiến trúc 500 triệu đồngthuộc các lĩnh vực xây dựng sở hạ tầng thông tin di động, mạng cáp quang truy nhập, đầu tư mạng viễn thông công nghệ thông tin khu đô thị, khu công nghiệp làng nghề, xây dựng nhà trạm,mua sắm thiết bị Trong giai đoạn từ năm 2008 đến 2012, Công ty ĐTHN3 triển khai 353 dự án đầu tư với tổng mức đầu tư bình quânlà 822 triệu đồng/dự án 1.3.1.2 Cơ cấu tổ chức quy trình QLDA ĐTXDCB Cơng ty ĐTHN3 Mơ hình tổ chức Cơng ty sử dụng để quản lý mơ hình chủ đầu tư trực tiếp QLDA, có thành lập Ban QLDA Sự phối hợp phận mơ hình theo quy trình sau: Cơng ty ĐTHN3 (Phịng KTNV): Đề xuất nhu cầu đầu tư VTHN xem nhu cầu xét Kết lên VTHN Công ty ĐTHN3: Thuê tư vấn khảo sát lập dự án, báo cáo KTKT Phòng ĐTXDCB: Thẩm định dự án, báo cáo KTKT trình Giám đốc Cơng ty định Kết Ban QLDA: Triển khai kế hoạch thầu duyệt: Lập HSMT, tổ chức xét thầu Phòng ĐTXDCB: Thẩm định trình triển khai KHT: Thẩm định, trình duyệt HSMT, thẩm định, trình duyệt kết xét thầu Kết Ban QLDA: Đàm phán, thương hoàn thiện hợp đồng thảo Phòng ĐTXDCB, KTTC: Thẩm định hồ sơ, kết thương thảo hợp đồng Kết Ban QLDA: Trình Giám đốc ký hợp đồng thức Kết Ban QLDA: Triển khai hợp đồng, tổ chức nghiệm thu bàn giao, thực thủ tục toán, lập báo cáo tốn Phịng KTTC: Thực sốt xét, thẩm định trình duyệt hồ sơ tốn Kết Kết thúc, đánh giá hiệu đầu tư, chất lượng cơng việc Hình 1-1: Lƣu đồ quy trình phối hợp đơn vị công tác ĐTXDCB 1.3.1.3 Các vấn đề công tác QLDA ĐTXDCB Công ty ĐTHN3 a Về công tác lập kế hoạch vốn Công tác lập kế hoạch vốn chưa hiệu Có đủ vốn để giải ngân khơng thể giải ngân Nguyên nhân chủ yếu không nắm thông tin tiến độ triển khai dự án b Về công tác quản lý vật tƣ Việc nắm thông tin quản lý vật tư lỏng lẻo, không tổ chức thành hệ thống khiến cho đơn vị phải nhiều thời gian công sức để lập điều chỉnh dự án, ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ thực c Về công tác tốn Do HTTT quản lý ĐTXDCB chưa hồn chỉnh khiến cho cơng tác tốn dự án ĐTXDCB gặp nhiều khó khăn, tiến độ tốn chậm d Về công tác quản lý tiến độ, lập báo cáo thƣờng kỳ đột xuất Tại Công ty ĐTHN3, việc quản lý tiến độ chưa có phương thức quản lý hữu hiệu, báo cáo dừng mức định tính, thơng tin định lượng phục vụ hoạt động tác nghiệp (khối lượng thực hiện, giá trị, tồn nguyên nhân…) chưa xác, đầy đủ cụ thể Khi thực báo cáo đột xuất, Công ty phải nhiều thời gian nhân lực để tìm lại hồ sơ lưu trữ năm trước, hồ sơ không nằm tập trung mà giải rác phận, chọn lọc, phân tích xử lý 1.3.2 Về HTTT QLDA ĐTXDCB Công ty ĐTHN3 1.3.2.1 Các kênh thơng tin quy trình a.Thơng tin lên xuống: ● Thông tin VNPT HÀ NỘI với Công ty ĐTHN3 ● Thông tin đơn vị sở (các Trung tâm) với Công ty ĐTHN3 ● Thông tin Trưởng phịng ban Ban giám đốc Cơng ty ĐTHN3 ● Thông tin chuyên viên quản lý: b Thơng tin theo chiều ngang Đây hình thức trao đổi thơng tin trưởng phịng ban (thông tin phận tổ chức), nhân viên phận c Thông tin chéo: Đây hình thức thơng tin truyền đạt theo chiều mở rộng: Chuyên viên kế hoạch vốn cần nhận thông tin nhu cầu vốn cần toán cho khối lượng thực từ Ban QLDA phòng KTTC Chuyên viên quản lý vật tư cần thông tin chủng loại, số lượng vật tư tồn kho từ phịng KTTC 1.3.2.2 Thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin quy trình Ở Cơng ty ĐTHN3, 100% chun viên làm việc phận có liên quan đến ĐTXDCB có trình độ tin học văn phịng trang bị máy vi tính số thiết bị công nghệ thông tin - truyền thông khác: Máy in laser,máy chiếu máy scan chủ yếu dùng phịng Hành Phần mềm sử dụng: Công ty sử dụng phần mềm văn phịng điện tử Eoffice.Trong cơng việc chun mơn, phần mềm thơng dụng phần mềm văn phịng word, excel chạy hệ điều hành Windown XP 8 Nhận xét: ● Công ty chưa tận dụng triệt để tính cơng nghệ thơng tin ● Chưa xây dựng phần mềm quản lý ĐTXDCB đặc thù cho đơn vị 1.3.2.3 Các vấn đề HTTT QLDA ĐTXDCB Công ty ĐTHN3 Qua nghiên cứu vấn đề quy trình QLDA ĐTXDCB có liên quan đến HTTT quản lý Công ty ĐTHN3, tác giả nhận thấy xuất phát từ số nguyên nhân sau: a Thiếu quan tâm Lãnh đạo việc phát triển HTTT b Thiếu chế sách rõ ràng, cụ thể việc thu thập cập nhật thơng tin, số liệu Vì khơng có quy chế nên tình trạng báo cáo chậm, chất lượng báo cáo khơng cao, thời gian cho công tác báo cáo tất yếu c Thiếu CSDL thống đẩy đủ lĩnh vực ĐTXDCB Do chưa có CSDL thống nhất, chung lĩnh vực ĐTXDCB nên việc tìm kiếm thơng tin dự án khó khăn Do số thống kê chưa đầy đủ nên có báo cáo đột xuất nội dung đó, đơn vị nhiều thời gian để làm báo cáo d Chƣa có chƣơng trình phần mềm dùng chung công tác QLDA ĐTXDCB cho phận liên quan e Về đội ngũ cán làm cơng tác thơng tin Trình độ ứng dụng cơng nghệ thông tin chuyên viên làm việc lĩnh vực ĐTXDCB cịn thực thủ cơng, chưa chun nghiệp Các cán xây dựng phần mềm quản lý dự án thiếu kiến thức nghiệp vụ đầu tư, quản lý dự án vậy, phần mềm quản lý tiến độ dự án đơn vị xây dựng không hiệu ứng dụng vào thực tế công việc 9 CHƢƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ĐẦU TƢ, QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐTXDCB 2.1 Tổng quan đầu tƣ, dự án QLDA ĐTXDCB 2.1.1 Các khái niệm Đầu tư hoạt động sử dụng nguồn lực tài chính, nguồn lực vật chất, nguồn lực lao động trí tuệ để sản xuất kinh doanh thời gian tương đối dài nhằm thu lợi nhuận lợi ích kinh tế xã hội Hoạt động đầu tư có đặc điểm sau đây: - Trước hết phải có vốn - Một đặc điểm khác đầu tư thời gian tương đối dài, thường từ năm trở lên, đến 50 năm, tối đa không 70 năm - Lợi ích đầu tư mang lại biểu hai mặt: lợi ích tài (biểu qua lợi nhuận) lợi ích kinh tế xã Theo nội dung kinh tế, đầu tư chia thành loại: ● Đầu tư vào lực lượng lao động ● Đầu tư vào tài sản lưu động ● ĐTXDCB nhằm tạo nâng cao mức độ đại tài sản cố định doanh nghiệp Dự án nỗ lực có thời hạn nhằm tạo sản phẩm dịch vụ Dự án đầu tư xây dựng cơng trình theo quy định Luật Xây dựng: Là tập hợp đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng cải tạo cơng trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, trì, nâng cao chất lượng cơng trình sản phẩm, dịch vụ thời hạn xác định QLDA:Là trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định kỹ thuật chất lượng sản phẩm dịch vụ, phương pháp điều kiện tốt cho phép 10 2.1.2 Đặc điểm dự án đầu tư - Dự án đầu tư ngành BCVT thường dự án đầu tư lớn, có giá trị cao thời gian thu hồi vốn nhanh - Ngành BCVT ngành địi hỏi trình độ kỹ thuật cơng nghệ cao cơng nghệ ln phải công nghệ nhất, đại tiên tiến - Thực chất dự án đầu tư BCVT ĐTXDCB, - Tổng thể dự án BCVT bao gồm trang thiết bị, kỹ thuật đồng cấu thành hệ thống mạng đòi hỏi có phối hợp chặt chẽ, thực thi tổng thể đơn vị, phận chức khác - Các dự án đầu tư BCVT thường dự án đòi hỏi vốn đầu tư lớn, nguồn vốn BCVT cần phải huy động nguồn vốn khác 2.1.3 Quy trình lĩnh vực QLDA Chuẩn PMBOK 2004 định nghĩa 42 quy trình QLDA tập hợp nhóm: Nhóm quy trình khởi dự án, Nhóm quy trình lập kế hoạch, Nhóm quy trình thực thi, Nhóm quy trình kiểm sốt vànhóm quy trình kết thúc dự án PMBOK 2004 định nghĩa 09 lĩnh vực cần thiết QLDA, bao gồm: Quản lý hợp dự án, Quản lý phạm vi dự án, Quản lý thời gian dự án, Quản lý chi phí dự án, Quản lý chất lượng, Quản lý nhân lực dự án, Quản lý HTTT dự án, Quản lý rủi ro dự án, Quản lý mua bán, thầu khoán dự án 2.2 Tổng quan HTTT QLDA ĐTXDCB 2.2.1 Các khái niệm Hệ thống tập hợp gồm nhiều phần tử, có mối quan hệ ràng buộc lẫn hoạt động hướng tới mục đích chung HTTT tập hợp người, thiết bị phần cứng, phần mềm liệu để thực hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý phân phối thông tin tập hợp ràng buộc môi trường HTTT quản lý hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý tổ chức Nó bao gồm người, thiết bị quy trình thu thập, phân tích, đánh giá phân phối thơng tin cần thiết, kịp thời, xác cho người soạn thảo định tổ chức 11 HTTTQLDA ĐTXDCB hệ thống cung cấp thông tin cho cơng tác QLDA ĐTXDCB tổ chức Nó bao gồm người, thiết bị quy trình thu thập, phân tích, đánh giá phân phối thơng tin cần thiết, kịp thời, xác cho người soạn thảo định đầu tư XDCB, QLDA tổ chức 2.2.2 Các loại thông tin QLDA Thông tin quản lý liệu xử lý sẵn sàng phục vụ công tác quản lý tổ chức Có loại thơng tin quản lý tổ chức, thơng tin chiến lược, thơng tin chiến thuật, thông tin điều hành Theo tài liệu QLDA ODA, thông tin cần thiết không bao gồm liệu thu thập, cập nhật q trình thực dự án mà thơng thường bao gồm nhóm thơng tin sau: Nhóm tài liệu dự án, nhóm tài liệu hợp tác với bên liên đới, nhóm tài liệu hoạt động dự án, nhóm liệu thu thập q trình triển khai dự án, nhóm hệ thống báo cáo 2.2.3 Cấu trúc HTTT quản lý Mọi HTTT có bốn phận: Bộ phận đưa liệu vào, phận xử lý, kho liệu phận đưa liệu Nếu không kể người thiết bị, HTTT quản lý doanh nghiệp có hai thành phần bản: Các liệu ghi nhận thực trạng doanh nghiệp xử lý cho phép biến đổi liệu 2.2.4 Phân loại HTTT quản lý Các thông tin tổ chức phân chia theo cấp quản lý cấp quản lý, chúng lại phân chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ cần có hệ thơng thơng tin quản lý riêng Một tổ chức điển hình có cấp chiến lược, chiến thuật, chuyên gia tác nghiệp Vì thế, tổ chức có HTTT quản lý cho cấp Các cấp có phận chung 2.2.5 Các nguồn thông tin quản lý Thơng tin cung cấp cho doanh nghiệp có nguồn chủ yếu sau: ● Thông tin Nhà nước cấp ● Thông tin khách hàng ● Thông tin doanh nghiệp cạnh tranh ● Thông tin nhà cung cấp 12 2.2.6 Vai trò tác động HTTT doanh nghiệp ● Đầu tư vào công nghệ thơng tin giúp q trình điều hành doanh nghiệp trở nên hiệu ● Xây dựng HTTT giúp doanh nghiệp có ưu cạnh tranh ● Một tác dụng khác HTTT khuyến khích hoạt động sáng tạo doanh nghiệp ● Tạo thành chi phí chuyển đổi mối quan hệ doanh nghiệp với khách hàng người cung cấp 13 CHƢƠNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QLDA ĐTXDCB CỦA CÔNG TY ĐTHN3 3.1 Mục tiêu + Xây dựng mơ hình HTTTquản lý đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ QLDA ĐTXDCB,cho phép người dùng làm việc từ xa, truy cập vào hệ thống địa điểm có kết nối internet + Tạo lập chế đưa HTTT QLDA ĐTXDCB vào công việc hàng ngày Thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở đảm bảo vận hành quy chế Tạo môi trườnglàm việc đại, dễ dàng chia sẻ thông tin phịng ban chun mơn, tăng tính minh bạch giảm nguồn lực cho hoạt động doanh nghiệp + Thiết lập đầy đủ kho CSDL lĩnh vực quản lý đầu tư Tạo lập hồ sơ dự án điện tử thay hồ sơ giấy kho liệu Công ty + Thường xuyên trì, hỗ trợ kỹ thuật cập nhật chức theo điều chỉnh văn Luật lĩnh vực đầu tư xây dựng Với mục tiêu trên, tác giả đề xuất số giải pháp sau nhằm hoàn thiện HTTTQLDA ĐTXDCB Cơng ty ĐTHN3 3.2 Nhóm giải pháp Các nhóm giải pháp phát triển theo trình tự logic hình 3-1 Thay đổi nhận thức quản lý thông tin Nâng cao nhận thức HTTT quản lý ĐTXDCB Đổi lề lối làm việc Nâng cao trình độ, nhận thức kỹ ứng dụng CNTT Các giải pháp đề xuất hoàn thiện HTTT QLDA Nâng cao chất lượng hoạt động thu thập thơng tin Chuẩn hóa bổ sung chi tiết quy trình ĐTXDCB Hồn thiện quy chế cung cấp chia sẻ thơng tin Hồn thiện CSDL dự án phần mềm ứng dụng Liên tục cải thiện chất lượng quản lý điều hành thông qua hệ thống thông tin quản lý hữu hiệu Nâng cao hiệu công tác truyền đạt thông tin đầu hệ thống 14 Hình 3-1 Sơ đồ giải pháp hồn thiện HTTT QLDA ĐTXDCB Theo mối quan hệ vấn đề đặt giải pháp hồn thiện, vấn đề HTTT QLDA ĐTXDCB đưa chương I nhóm giải pháp tác giả đề xuất bố trí theo mơ sau: Sự quan tâm lãnh đạo Thay đổi nhận thức quản lý thơng tin Chuẩn hóa bổ sung chi tiết quy trình ĐTXDCB Cơ chế việc thu thập cập nhật thơng tin Hồn thiện quy chế cung cấp chia sẻ thông tin CSDL thống nhất, đầy đủ phần mềm dùng chung Hoàn thiện CSDL dự án phần mềm ứng dụng Đổi lề lối làm việc Vấn đề người Nâng cao trình độ, nhận thức kỹ ứng dụng CNTT Vấn đề tổ chức quản lý công cụ quản lý Liên tục cải thiện chất lượng quản lý điều hành thông qua hệ thống thông tin quản lý hữu hiệu Nâng cao hiệu công tác truyền đạt thông tin đầu hệ thống Hình 3-2 Mơ hình mối liên hệ vấn đề HTTT QLDA ĐTXDCB giải pháp đề xuất 3.2.1 Nâng cao nhận thức HTTT công tác quản lý ĐTXDCB 3.2.1.1 Thay đổi nhận thức quản lý thông tin Hiện nay, nói quản lý thơng tin người ta thường liên hệ tới phần mềm quản lý, đến máy tính hay rộng tới cơng nghệ quản lý thông tin Thực quản lý thông tin có nội dung rộng nhiều so với cơng nghệ quản lý thông tin Quản lý thông tin thực chất q trình hoạt động nhằm tạo thơng tin, sử dụng chia sẻ thơng tin Cịn phần mềm máy tính hay cơng nghệ thực chất chủ yếu phục 15 vụ cho hoạt động lưu trữ, xử lý thông tin chưa phải quản lý thơng tin theo nghĩa 3.2.1.2 Đổi lề lối làm việc Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Cơng ty ĐTHN3 có thuận lợi thường xuyên tiếp cận, làm việc với môi trường công nghệ đại Tuy nhiêntrong hoạt động quản lý lề lối làm việc chưa thoát khỏi nề nếp, thói quen hình thành từ q khứ Đó lối làm việc thủ cơng, mang nặng tính hành Đổi lề lối làm việc trước hết làm việc có kế hoạch, làm việc theo kế hoạch; phải khắc phục tượng tùy tiện, tắc trách trình thực nhiệm vụ đơn vị Với chế độ báo cáo định kỳ, cấp phải tuân thủ nghiêm ngặt việc báo cáo lên cấp Nội dung báo cáo phải có số liệu cụ thể xác để phản ánh tình hình thực tiễn Đổi lề lối làm việc hoạt động quản lý thể khía cạnh đổi cơng cụ lao động quản lý.Đổi cơng cụ quản lý này, địi hỏi chủ thể, khách thể công tác quản lý thuộc Khối quản lý Công ty ĐTHN3 phải sử dụng máy tính điện tử để cập nhật thơng tin, xử lý thông tin; để biết ngày, tuần, tháng, cá nhân quan, đơn vị phải tham gia hoạt động Công ty phải thực nhiệm vụ cụ thể 3.2.1.3 Nâng cao trình độ nhận thức kỹ ứng dụng CNTT Tổ chức nhiều khóa học bồi dưỡng kiến thức tin học, kỹ tác nghiệp máy tính điện tử cho tất cán tham gia công tác quản lý ĐTXDCB Nội dung khóa đào tạo, bồi dưỡng nên gồm mảng kiến thức sau: ● Kỹ kiến thức quản lý, QLDA ● Kiến thức quy trình logic việc thu thập xử lý số liệu ● Kiến thức khai thác liệu hệ thống mạng; kiến thức bảo mật liệu; việc sử dụng chương trình phần mềm chuyên dụng sử dụng công tác quản lý ● Khả áp dụng kiến thức, kỹ học vào công việc thực tế đòi hỏi Các kiến thức nên bồi dưỡng, đào tạo thông qua thảo luận, thực hành chỗ, tập tình nhiều hình thức khác 16 Để thực giải pháp nâng cao nhận thức HTTT công tác quản lý ĐTXDCB, Lãnh đạo Cơng ty phịng Tổ chức - Cán cần phải có kế hoạch biện pháp cụ thể để thực nhiệm vụ 3.2.2 Nâng cao chất lượng thu thập thông tin Việc nâng cao chất lượng thông tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố công cụ thu thập số liệu (mẫu, bảng, biểu ), tri thức kỹ cán bộ, công nghệ, quy định, quy chế thu thập số liệu nhiều yếu tố khác Vì vậy, Cơng ty cần phải có giải pháp hữu hiệu để nâng cao chất lượng thông tin hoạt động thu thập thơng tin 3.2.2.1 Chuẩn hóa bổ sung chi tiết quy trình QLDA ĐTXDCB Qua trình nghiên cứu phân tích, tác giả tiến hành xây dựng mơ hình chi tiết quy trình QLDA ĐTXDCB So với mơ hình tại, mơ hình có ưu điểm sau: + Thể đầy đủ chức phịng ban quy trình QLDA ĐTXDCB + Mơ hình tách cơng tác lập thẩm định báo cáo KTKT, để Ban QLDA thực nhiệm vụ lập báo cáo KTKT phòng ĐTXDCB thực nhiệm vụ thẩm định báo cáo + Mơ hình bổ sung nhiệm vụ đăng ký kế hoạch vốn với VNPT Hà Nội + Mơ hình có bổ sung nhiệm vụ lập tiến độ thi công, kế hoạch sử dụng nguồn lực (vật tư, vốn) + Mơ hình giúp cho lãnh đạo cơng ty có nhìn hệ thống, từ đưa giải pháp để cải tiến quy trình nâng cao hiệu cơng tác QLDA 3.2.2.2 Hồn thiện quy chế cung cấp chia sẻ thơng tin Nội dung quy ước chia sẻ thơng tin bao gồm: ● Mục đích u cầu: Mục đích tạo quy trình, tiêu chuẩn chế chia sẻ thông tin phận có liên quan đến lĩnh vực ĐTXDCB ● Đối tượng, vai trò trách nhiệm thành viên: Trong quy ước xác định rõ cán đầu mối phận, người chịu trách nhiệm cập nhật, lưu trữ công bố thông tin ● Hình thức kỳ hạn thơng tin báo cáo: Các cán làm công tác thông tin cập nhật trực tiếp hệ thống có biến động định kỳ hàng tuần, hành tháng kết xuất báo cáo để Lãnh đạo Cơng ty nắm tình hình 17 3.2.3 Hồn thiện CSDL dự án ĐTXDCB phần mềm ứng dụng CSDL dự án ĐTXDCB bao gồm thông tin: + Thông tin phục vụ tổng hợp, lập kế hoạch phân bổ vốn đầu tư hàng năm; + Thơng tin phục vụ việc theo dõi q trình triển khai thực dự án; + Thông tin kiểm tra đánh giá dự án đầu tư; + Các quy định, hướng dẫn quản lý đầu tư sử dụng vốn nhà nước Phần mềm ứng dụng có chức chính: Cập nhật, tra cứu thơng tin quy định, hướng dẫn quản lý đầu tư sử dụng vốn nhà nước; cập nhật thông tin dự án đầu tư; tích hợp thơng tin thành kho liệu tập chung; tra cứu, khai thác thông tin dự án đầu tư; lập báo cáo tổng hợp phục vụ công việc tổng hợp, lập kế hoạch phân bổ vốn đầu tư hàng năm; theo dõi, kiểm tra đánh giá dự án đầu tư; thực cơng khai hóa thơng tin dự án đầu tư sử dụng vốn nhà nước theo quy định pháp luật Ở đây, tác giả đề xuất mơ hình quản lý trực tuyến nghiên cứu ứng dụng việc hồn thiện HTTT QLDA ĐTXDCB Cơng ty ĐTHN3 + Cơng cụ xây dựng chương trình quản lý trực tuyến: Visual Studio.net + Giao diện: Được thiết kế xây dựng tảng công nghệ website + Các dòng liệu luân chuyển hệ thống quản lý trực tuyến: Trên hệ thống quản lý trực tuyến thiết kế kênh truy cập liệu khác Người sử dụng phân quyền truy cập + Chức quản trị liệu: Chức quản trị liệu thực hệ quản trị sở liệu Trong hệ thống quản lý trực tuyến, hệ quản trị sở liệu cài đặt máy chủ cài đặt chương trình quản lý trực tuyến an tồn cài đặt máy chủ khác có kết nối với máy chủ backup + Bảo mật an toàn liệu: Ở mức thấp nhất, máy tính kết nối mạng truy cập vànhững thành viên có nhiệm vụ cập nhật liệu cấp quyền với mức khác để can thiệp vào module hệ thống quản lý trực tuyến Ở mức cao hơn, hệ thống kết nối với Internet, vấn đề bảo mật thực qua tường lửa hệ thống mạng nội Tất loại mật truy cập hệ thống quản lý trực tuyến mã hóa hai lần Một đặc điểm quan trọng hệ thống quản lý trực tuyến khả tích hợp đồng liệu 18 + Điều kiện để ứng dụng giải pháp xây dựng chương trình quản lý trực tuyến, nhiệm vụ phải thực khảo sát, thiết kế xây dựng chương trình phần mềm quản lý trực tuyến Sau xây dựng, chạy thử nghiệm, lấy ý kiến đơn vị để hồn thiện chương trình đưa vào khai thác, sử dụng Trong trình khai thác, sử dụng, chương trình tiếp tục mở rộng, bổ sung, sửa đổi, hoàn thiện 3.2.4 Liên tục cải thiện chất lượng quản lý điều hành thông qua hệ thống thông tin quản lý hữu hiệu ● Tạo hội điều kiện để người dùng tham gia nhiều vào trình xây dựng phát triển HTTT quản lý Việc có tham dự sâu rộng người dùng vào trình thiết kế vận hành HTTT làm cho người dùng cấp quản lý có nhiều hội để lên khuôn hệ thống tương ứng với ưu tiên họ yêu cầu nghiệp vụ Bên cạnh đó, họ phản ứng tích cực với hệ thống hồn thành, họ thành viên tích cực tiến trình xây dựng phát triển hệ thống Những hình thức sau lựa chọn áp dụng: + Người dùng chọn làm người lãnh đạo hay sếp phó tổ dự án xây dựng phát triển HTTT; + Ban đạo người dùng tạo để đánh giá thiết kế hệ thống làm việc quản lý tồn diện dự án; + Người dùng trở thành thành viên tích cực tổ dự án; + Dự án u cầu việc xét duyệt thức chấp thuận đặc tả người dùng; + Biên tất họp thiết kế chủ chốt phân phối rộng rãi cho người dùng; + Người dùng trao trách nhiệm huấn luyện thiết đặt; + Người dùng chịu trách nhiệm kiểm soát thay đổi, dừng lại tất thay đổi vô nghĩa với hệ thống đặc tả thiết kế cuối hoàn tất ● Vượt qua chống đối người dùng Một vài giải pháp vượt qua chống đối người dùng bao gồm: + Sự tham dự người dùng (để khêu gợi cam kết, cải tiến thiết kế); + Đào tạo người dùng (huấn luyện); 19 + Bó buộc quản lý (đưa thị, sách); + Khuyến khích người dùng 3.2.5 Nâng cao hiệu cơng tác truyền đạt thơng tin Trong q trình truyền thơng xảy trường hợp thiếu thơng tin, điều thiếu nguồn mà thông tin không truyền đạt, truyền đạt không đầy đủ, kịp thời, thông tin không phản hồi phản hồi méo mó, xuyên tạc Điều dẫn tới làm giảm hiệu công tác quản lý, gây nên phản ứng trái chiều tổ chức Để công tác truyền đạt thông tin hiệu quả, nhà quản lý thực số biện pháp sau: ● Tăng cường thông tin phản hồi ● Thiết lập kênh thông tin rõ ràng ● Nhắc nhở ● Sử dụng ngôn ngữ đơn giản ● Biện pháp hạn chế tải thông tin: Tăng khả xử lý thông tin, giảm lượng thông tin cung cấp kết hợp hai phương án Hiện tại, Công ty ĐTHN3 sử dụng phần mềm hệ thống văn phòng điện tử Eoffice Đây phần mềm ứng dụng áp dụng công tác điều hành SXKD quản lý văn bản, quản lý công việc Lãnh đạo VNPT Hà Nội đơn vị trực thuộc.Tuy nhiên, với phát triển mạnh thông tin di động tảng hệ thống công nghệ 3G, thiết bị smartphone với ứng dụng kèm, phần mềm cần cải tiến nâng cấp để sử dụng thiết bị di động Làm điều giúp cho thông tin cập nhật xử lý tức thời (realtime), không bị gián đoạn, nâng cao hiệu công tác quản lý 20 KẾT LUẬN Công tác ĐTXDCB Công ty ĐTHN3 năm vừa qua gặp phải số vấn đề kế hoạch vốn, quản lý vật tư, tiến độ tốn cơng trình Ngun nhân chủ yếu vấn đề có liên quan đến HTTT quản lý Trong khuôn khổ đề tài nghiên cứu khoa học, với giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình thầy giáo TS Nguyễn Phú Hưng, tác giả mô tả xây dựng khái quát tranh tồn cảnh cơng tác QLDA ĐTXDCB HTTT QLDA ĐTXDCB Cơng ty ĐTHN3, mà chưa có cơng trình nghiên cứu cách tổng thể vấn đề này, xác định số nguyên nhân ảnh hưởng đến công tác ĐTXDCB Công ty ĐTHN3, là: ● Sự quan tâm Lãnh đạo việc phát triển HTTT QLDA ĐTXDCB; ● Thiếu chế sách rõ ràng việc thu thập cập nhật thông tin, số liệu; ● Thiếu CSDL thống đầy đủ lĩnh vực ĐTXDCB ● Chưa có chương trình phần mềm dùng chung ĐTXDCB cho phận liên quan ● Đội ngũ cán làm công tác thông tin Bằng cách tìm hiểu vấn đề lý luận đầu tư, QLDA HTTT quản lý xem xét kinh nghiệm xây dựng vận hành HTTT số đơn vị, tác giả đề xuất số nhóm giải pháp nâng cao nhận thức HTTT quản lý công tác quản lý ĐTXDCB, nâng cao chất lượng thu thập thơng tin, hồn thiện CSDL dự án phần mềm ứng dụng, giải pháp người dùng giải pháp nâng cao hiệu công tác truyền đạt thông tin Luận văn nghiên cứu với đối tượng HTTT QLDA ĐTXDCB Công ty ĐTHN3, kết mà đề tài nghiên cứu đề xuất ứng dụng rộng rãi công ty VNPT HÀ NỘI cho VNPT HÀ NỘI lĩnh vực ĐTXDCB  ... dự án, Quản lý phạm vi dự án, Quản lý thời gian dự án, Quản lý chi phí dự án, Quản lý chất lượng, Quản lý nhân lực dự án, Quản lý HTTT dự án, Quản lý rủi ro dự án, Quản lý mua bán, thầu khoán dự. .. vụ đầu tư, quản lý dự án vậy, phần mềm quản lý tiến độ dự án đơn vị xây dựng không hiệu ứng dụng vào thực tế công việc 9 CHƢƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ĐẦU TƢ, QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN. .. 2012, Công ty ĐTHN3 triển khai 35 3 dự án đầu tư với tổng mức đầu tư bình quânlà 822 triệu đồng /dự án 1 .3. 1.2 Cơ cấu tổ chức quy trình QLDA ĐTXDCB Cơng ty ĐTHN3 Mơ hình tổ chức Cơng ty sử dụng để quản