Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử lưu trữ lịch sử Nguyễn Thị Thùy Linh Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Luận văn Thạc sĩ ngành: Lưu trữ; Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn: TS Nguyễn Thị Liên Hương Năm bảo vệ: 2011 Abstract Khái quát lại vấn đề lý thuyết liên quan tới tài liệu điện tử (như định nghĩa, đặc điểm, giá trị tài liệu); quản lý tài liệu điện tử ; cấu trúc, nguyên tắc yêu cầu tiêu chuẩn ISO 15489 Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử lưu trữ lịch sử Việt Nam nay: khảo sát, đánh giá tình hình quản lý tài liệu điện tử 05 quan: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III, IV Kho Lưu trữ Văn phịng trung Ương Đảng, qua thấy cần thiết phải áp dụng ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử đưa nội dung áp dụng tiêu chuẩn nghiệp vụ lưu trữ quản lý lưu trữ tài liệu điện tử Đề xuất giải pháp áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử Keywords Lưu trữ học; Tiêu chuẩn Iso; Tài liệu điện tử; Quản lý tài liệu Content ̀ ́ LƠI NOI ĐẦU Lí chọn đề tài Ngày nay, phát triển không ngừng khoa học công nghệ bùng nổ thông tin số đem lại tác động không nhỏ tới mặt đời sống xã hội Ngành lưu trữ không nằm ngồi tác động đó, phải tiếp nhận yếu tố mới, với yêu cầu mới, nhiệm vụ Hòa xu phát triển kỷ nguyên khoa học đại xuất phát từ thực tế q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin quan, tổ chức, loại hình tài liệu hình thành, tài liệu điện tử Khác với tài liệu truyền thống - thông tin ghi giấy người cầm đọc trực tiếp, hồn cảnh tài liệu điện tử, thông tin ghi đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, thiết bị lưu trữ khác khai thác, sử dụng thơng qua máy tính có chứa phần mềm tương thích Có thể nói, tài liệu điện tử sản sinh với khối lượng lớn, vấn đề nghiệp vụ văn thư, lưu trữ vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hội thách thức người làm công tác lưu trữ, đòi hỏi phải đầu tư nghiên cứu sâu rộng Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn quốc tế vào quản lý tài liệu điện tử giúp chuẩn hóa nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức; phát huy giá trị loại hình tài liệu lưu trữ - tài liệu lưu trữ điện tử Với việc liên hệ tới công tác quản lý tài liệu điện tử kho lưu trữ trung ương, mà cụ thể Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III, IV Kho Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, đề tài trở nên thực tế, lý thuyết đưa không đơn lý luận suông, mà trái lại nghiên cứu áp dụng minh chứng thực tiễn Có nhìn đắn tài liệu điện tử, đồng thời làm tốt cơng tác quản lý loại hình tài liệu lưu trữ điện tử khơng góp phần tối ưu hố thành phần Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam mà cịn góp phần vào nghiệp bảo tồn di sản văn hoá dân tộc, di sản văn hoá nhân loại thời đại Trong trình nghiên cứu, chúng tơi có điều kiện để liên hệ lý luận thực tiễn, để so sánh tài liệu điện tử với loại hình tài liệu khác, để thấy thuận lợi khó khăn công tác quản lý tài liệu điện tử, việc triển khai nghiệp vụ vưn thư, lưu trữ loại hình tài liệu này… kiến thức bổ ích phục vụ cho cơng việc chúng tơi sau Chính lý nên lựa chọn vấn đề “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử lưu trữ lịch sử nay” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học Mục tiêu đề tài Với lí nêu trên, chúng tơi thực đề tài nhằm tới mục tiêu: Một là, đưa quan điểm tác giả vấn đề xoay quanh tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 Hai là, phản ánh chân thực thực trạng quản lý tài liệu điện tử lưu trữ lịch sử Ba là, sở khảo sát thực tiễn, mong muốn đề xuất số giải pháp áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử lưu trữ lịch sử, từ góp phần nâng cao hiệu nói chung ngành lưu trữ nước nhà thời đại Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu tài liệu điện tử tiến hành nhiều góc độ, lý luận thực tiễn Thứ nhất, góc độ lý luận, trước hết phải kể đến giáo trình “Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ” Cuốn giáo trình cung cấp kiến thức nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ Bên cạnh sách chuyên khảo như: “Tài liệu điện tử quản lý” (Nguyễn Cảnh Đương - dịch), “Quản lý tài liệu điện tử” – tài liệu hướng dẫn Lưu trữ Quốc gia Mỹ, “Cải tiến công tác quản lý tài liệu điện tử” (Bộ Quốc Phòng úc - sách dịch); sách “Tin học đổi quản lý công tác văn thư, lưu trữ” Tiến sĩ Dương Văn Khảm, Nhà Xuất trị quốc gia xuất Hà Nội, năm 1994 Nội dung sách chủ yếu đề cập đến vai trị cơng nghệ thơng tin việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ mà quản lý văn nội dung nhỏ sách Thứ hai công trình nghiên cứu khoa học, báo cáo tham gia hội nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Các báo cáo Hội nghị khoa học Cục Lưu trữ Nhà nước “Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”; “Kỷ yếu hội nghị SARBICA xác định giá trị bảo quản tài liệu điện tử” năm 2004 - Đề tài khoa học cấp ban đảng Vũ Hồng Mây: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư ban tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh năm 2010; Đề tài cấp Bộ TS Lưu Kiếm Thanh “Quản lý văn điện tử quan nhà nước nay” năm 2008; Đề tài khoa học cấp ngành Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu ứng dụng tin học việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì Nội dung đề tài chủ yếu tập trung vào việc giải vấn đề mặt kỹ thuật tin học hoạt động theo chế độ cục bộ; Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư quan nhà nước” ThS Nguyễn Trọng Biên làm chủ nhiệm: đề tài giới thiệu tiêu chuẩn ISO 900 với phiên đến năm 2000 phân tích khả áp dụng cơng tác văn thư quan nhà nước Thứ ba, nghiên cứu tài liệu điện tử nhận nhiều quan tâm, điều thể qua viết đăng tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam viết tác giả Cam Anh Tuấn: “Áp dụng tiêu chuẩn ISO công tác văn thư - số kinh nghiệm thực tiễn”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2009; Cảnh Đương - Đức Mạnh: “Bàn khái niệm tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8, 2008; Dương Mạnh Hùng: “Trao đổi lập hồ sơ điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2008; Lê Thị Mùi: “Bàn phương pháp bảo vệ sở liệu chiến lược bảo quản tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5, 2007… Thứ tư, khoá luận tốt nghiệp sinh viên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng (được bảo quản tư liệu Khoa) như: “Quản lý văn văn thư quan” sinh viên Phạm Thu Huyền; đề tài “Nội dung ứng dụng tin học để xây dựng sở liệu văn thư quan” sinh viên Nguyễn Thu Huyền, “ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Bộ Khoa học - Công nghệ” sinh viên Nguyễn Thị út Trang; đề tài luận văn thạc sĩ khoa học: “ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn - giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Bộ Khoa học Công nghệ” tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2004; đề tài “nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu TTLTQG” ThS Nguyễn Thị Chinh năm 2006… Tuy nhiên, qua khảo sát, chưa thấy có đề tài khoa học tiếp cập trực tiếp tới vấn đề nghiên cứu, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử Giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Trong khuôn khổ luận văn thạc sỹ, tiến hành nghiên cứu vấn đề chung tài liệu điện tử thành phần tài liệu, giá trị tài liệu, thực trạng tài liệu nghiên cứu thực tiễn công tác thu thập, quản lý tài liệu điện tử đơn vị nghiệp chính, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Kho Lưu trữ văn phòng Trung ương Đảng Song bên cạnh đó, chúng tơi tìm hiểu, liên hệ tới lưu trữ lịch sử tỉnh, lưu trữ chuyên ngành khác nhằm khảo sát, liên hệ thực tế, giúp chúng tơi có nhìn khách quan thực trạng quản lý loại hình tài liệu Qua đó, xin đề xuất số giải pháp thiết thực nhằm góp phần nâng cao hiệu quản lý tài liệu điện tử, mà cụ thể tài liệu lưu trữ điện tử Nguồn tƣ liệu tham khảo Trong q trình thực đề tài, chúng tơi tham khảo nguồn tài liệu sau: - Trước hết, để trang bị kiến thức lý luận chung vấn đề nghiên cứu, chúng tơi tìm đọc sách, giáo trình liên quan như: “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ”; sách tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử nước… - Các văn kiện Đảng Nhà nước công văn giấy tờ công tác lưu trữ từ 1945 đến nay; văn pháp luật liên quan tới tài liệu điện tử Luật Giao dịch điện tử; tiêu chuẩn, tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn quốc tế liên quan tới tiêu chuẩn ISO 15489; văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 03 quan chọn để khảo sát trình làm luận văn… Đây nguồn tư liệu quan trọng cung cấp cho chúng tơi thơng tin chủ trương, sách Đảng Nhà nước quy định quốc tế công tác xây dựng, tổ chức công tác lưu trữ - để đưa kiến nghị giải pháp hợp lý cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử… - Các cơng trình nghiên cứu khoa học, Khóa luận tốt nghiệp, Luận văn Thạc sỹ; Luận án Tiến sỹ vấn đề có liên quan - tham khảo từ Thư viện Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước từ Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng - Một số viết, nghiên cứu đăng tạp chí: Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Cải cách hành chính, Tạp chí tổ chức nhà nước… - Bản gốc, tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ địa phương, Viện Bảo tang, Lưu trữ lịch sử… - Đồng thời, tham khảo, tiếp cận nguồn thông tin internet (các ebook, báo điện tử, website lưu trữ Việt Nam số quốc gia giới Singapore, Anh, Mỹ…); Những nguồn tư liệu cung cấp cho chúng tơi kiến thức hữu ích lý luận thực tiễn, giúp chúng tơi hồn thiện luận văn Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực đề tài nghiên cứu này, kết hợp sử dụng phương pháp truyền thống đại: Phương pháp phân tích tổng hợp; Phương pháp sử liệu học; Phương pháp khảo sát tài liệu; Phương pháp hệ thống; Phỏng vấn trực tiếp; Phương pháp so sánh; Ngoài ra, phương pháp thống kê, phương pháp logic kết hợp sử dụng trình nghiên cứu Các kết nghiên cứu chúng tơi nhìn nhận quan điểm phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin tư tưởng Hồ Chí Minh 7 Bố cục đề tài Ngồi lời nói đầu phần kết luận, phần nội dung khố luận chia làm phần sau: Chƣơng 1: Tổng quan tài liệu điện tử tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 Ở chương này, khái quát lại vấn đề lý thuyết liên quan tới tài liệu điện tử (như định nghĩa, đặc điểm, giá trị tài liệu); quản lý tài liệu điện tử ; cấu trúc, nguyên tắc yêu cầu tiêu chuẩn ISO 15489 Chƣơng 2: Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử lƣu trữ lịch sử Việt Nam Trên sở nắm vững lý thuyết chương 1, chúng tơi tiến tới khảo sát, đánh giá tình hình quản lý tài liệu điện tử 04 quan: TTLTQG I, II, III, IV Kho Lưu trữ VPTW Đảng Trên sở đó, chúng tơi thấy cần thiết phải áp dụng ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử đưa nội dung áp dụng tiêu chuẩn nghiệp vụ lưu trữ quản lý lưu trữ tài liệu điện tử Chƣơng 3: Đề xuất giải pháp áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử Từ thực tế khảo sát, đưa bước tiến hành đề xuất giải pháp thiết thực nhằm áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào công tác quản lý tài liệu điện tử Những quan điểm, vấn đề nêu luận văn không tránh khỏi thiếu sót Do chúng tơi mong nhận góp ý chân thành q thày bạn để làm cho nhận thức tài liệu điện tử trở nên đầy đủ toàn diện Trên sở đó, có thể, đưa giải pháp hiệu nhằm thu thập, bảo vệ an tồn, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ điện tử nói chung Trong q trình triển khai đề tài, chúng tơi gặp phải nhiều khó khăn Nhưng quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình từ phía cán Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Hội Lưu trữ Việt Nam, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng đặc biệt hướng dẫn, bảo tận tình TS Nguyễn Liên Hương, chúng tơi hồn thành đề tài luận văn Nhân đây, xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành quan tâm, giúp đỡ quý báu CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 15489:2001 1.1 Khái niệm Tài liệu điện tử 1.1.1 Khái niệm tài liệu (Document) Theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420:2004 áp dụng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, ''Tài liệu (Document) thông tin ghi lại vật thể xử lý đơn vị" [54,tr.8] (“Document = Recorded information or object which can be treated as a unit'') 1.1.2 Khái niệm tài liệu điện tử ( Electronic Document) Thuật ngữ “ Tài liệu điện tử” xuất vào năm 1990, môn Tài liệu học sử dụng nhiều vào cuối năm 1990 Trước thời gian đó, tư liệu nước nước người ta sử dụng cách rộng rãi thuật ngữ như: “Tài liệu đọc máy”, “Tài liệu vật mang từ tính”, “Tài liệu máy định hướng” thuật ngữ “Sơ đồ, biểu đồ máy vẽ”… Những khái niệm ban đầu tài liệu điện tử đưa từ sớm số nước phát triển giới nguyên nhân dẫn tới bất đồng quan điểm tài liệu điện tử giới nghiên cứu Việt Nam bước đầu quan tâm tìm hiểu Do vậy, đề tài này, vào tiêu chuẩn ISO 15489 để đưa khái niệm tài liệu điện tử Theo tiêu chuẩn, tài liệu điện tử tài liệu Tài liệu điện tử khái niệm để tất tài liệu số (digital document), bao gồm tài liệu tạo từ đầu tài liệu số (borndigital) tài liệu số hoá (digitalised) 1.1.3 Khái niệm tài liệu lƣu trữ điện tử Khái niệm Tài liệu lưu trữ điện tử khái niệm dựa sở TLĐT kèm theo giá trị thông tin mức độ khác tài liệu Cho tới thời điểm – Luật Lưu trữ chưa thức có hiệu lực TLLTĐT định nghĩa cách khái quát sau: “Tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu điện tử có giá trị mức độ khác trị, khoa học, kinh tế, xã hội lĩnh vực khác lưu trữ môi trường điện tử thuộc sở hữu nhà nước tư nhân.” – Vũ Thị Phụng - Nguyễn Thị Chinh, “Một vài quan niệm tài liệu điện tử” [5, tr.9] Mọi tài liệu bảo quản kho lưu trữ phải lập thành hồ sơ Tài liệu lưu trũ điện tử cần phải lập thành hồ sơ điện tử Qua khảo sát, số hướng dẫn, tiêu chuẩn quốc tế Quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 15489-1 xác định cách đầy đủ đặc trưng (yêu cầu chung đặc trưng cụ thể) hồ sơ (trong có hồ sơ điện tử) sau: * Tính xác thực * Tính tin cậy * Tính khả dụng * Tính tồn vẹn 1.1.4 Đặc điểm tài liệu điện tử Tài liệu điện tử loại tài liệu đặc biệt Tính đặc biệt tài liệu điện tử thể điểm sau: Đầu tiên đặc điểm cách biểu diễn thông tin Thứ hai đặc điểm kết nối nội dung phương tiện mang tin Đặc điểm thứ ba siêu liệu tài liệu điện tử Trên sở đó, đặc điểm sau coi quan trọng để xác định tài liệu điện tử:  Tồn cách hoàn chỉnh khơng bị sửa đổi tạo lưu giữ lúc ban đầu;  Có mối liên kết rõ ràng với tài liệu khác bên bên ngồi hệ thống số thơng qua mã số phân loại số nhận dạng riêng khác dựa nguyên tắc phân loại;  Có ngữ cảnh hành chính, nhận dạng được;  Có tác giả, địa người tạo ra;  Phản ánh vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có số đặc điểm chung 1.2 Quản lý tài liệu điện tử 1.2.1 Quan niệm quản lý tài liệu điện tử Trong đề tài này, nghiên cứu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, có nghĩa nghiên cứu việc áp dụng tiêu chuẩn vào công việc xây dựng kế hoạch áp dụng, triển khai thực hiện, đánh giá chất lượng, đào tạo nhân lực… không đơn xây dựng hệ thống tin học để quản lý tài liệu điện tử Đây cách mà hiểu thuật ngữ “quản lý” theo nghĩa rộng Tuy nhiên, q trình triển khai, chúng tơi sử dụng nghĩa hẹp thuật ngữ quản lý, đề cập tới việc tổ chức, lưu giữ tài liệu điện tử hệ thống điện tử cụ thể Việc phân biệt rõ hai cách hiểu thuật ngữ “quản lý” giúp cho lập luận mà chúng tơi đưa thống logic tồn cơng trình nghiên cứu 1.2.2 Nội dung quản lý tài liệu điện tử Một mục đích quan trọng việc nghiên cứu vấn đề quản lý tài liệu điện tử tìm tổ hợp biện pháp để đảm bảo độ tin cậy, tính đầy đủ, khả tiếp cận, tính vẹn tồn, hiệu lực pháp lý tài liệu (tức tính chất giống tài liệu giấy, phục vụ, trước hết, chứng cứ) Tiêu chuẩn ISO 15489 liệt kê công việc thuộc phạm vi quản lý hệ thống tài liệu khn dạng: a) Ban hành sách tiêu chuẩn lĩnh vực quản lý tài liệu tổ chức; b) Phân định chức trách quyền hạn quản lý tài liệu tổ chức; c) Quy định triển khai thủ tục hướng dẫn đạo; d) Đảm bảo hàng loạt dịch vụ liên quan đến quản lý sử dụng tài liệu (nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu bảo vệ lợi ích tổ chức); e) Thiết kế, áp dụng quản trị hệ thống chun mơn hố để quản lý tài liệu; h) Tích hợp quản lý tài liệu vào hệ thống quản lý quy trình quản lý 1.2.3 Tổ chức lƣu trữ Việt Nam Hệ thống lưu trữ lịch sử Việt Nam bao gồm: - Lưu trữ lịch sử thuộc Văn phòng Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam - Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc quan lưu trữ trung ương Bộ Nội vụ - Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung Trung tâm Lưu trữ tỉnh) - Lưu trữ lịch sử thuộc Bộ Cơng an, Bộ Quốc phịng, Bộ Ngoại giao Có thể nói hệ thống quan quản lý nhà nước công tác văn thư – lưu trữ hệ thống kho, trung tâm để bảo quản tài liệu lưu trữ tổ chức thống nước 1.2.4 Các văn pháp lý hành liên quan tới tài liệu điện tử Trong thời gian qua, nhiều văn pháp luật quan trọng ban hành, tạo sở pháp lý cho quản lý TLĐT như: * Các văn Luật: - Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006; - Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 Quốc Hội thông qua ngày 29/11/2005 giao dịch điện tử hoạt động quan nhà nước; lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại lĩnh vực khác pháp luật quy định - Luật Kế tốn Quốc hội thơng qua ngày 17/6/2003 quy định chứng từ điện tử - Đặc biệt đời Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khố XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Đây sở pháp lý cao cho ngành lưu trữ nước nhà nói chung cho cơng tác lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng * Bên cạnh văn hướng dẫn Luật như: * Ngoài văn quy phạm pháp luật, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành số văn hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến tài liệu điện tử như: * Đối với hệ thống tổ chức Đảng: Hệ thống văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư thời gian qua Trung ương Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng xây dựng, ban hành Chỉ thị số 187, ngày 04-01-1971 Ban Bí thư tài liệu văn kiện; Quyết định số 22-QĐ/TW, ngày 23-9-1987 Ban Bí thư (khóa VI) số điểm cơng tác văn kiện quản lý văn kiện Ban Chấp hành Trung ương Đảng; Qui định số 403 Văn phịng Trung ương chế độ cơng tác văn thư quan Đảng cấp tỉnh; Qui định số 667 Văn phịng Trung ương chế độ cơng tác văn thư quan Đảng Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh cấp Trung ương… 1.2.5 Thực trạng quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Lƣu trữ lịch sử Việt Nam 1.2.5.1 Thực trạng Cục Lưu trữ VPTW Đảng Kho lưu trữ Trung ương Đảng bảo quản 100 phông sưu tập lưu trữ, tổng số tài liệu có khoảng 30 nghìn cặp/hộp tài liệu, tương đương với km giá Các kho lưu trữ Đảng địa phương hiên bảo quản khoảng 30 km giá tài liệu Tài liệu lưu trữ chủ yếu tài liệu giấy, có số tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình số sở liệu Trong năm 90 kỷ XX, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng bắt đầu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ Bên cạnh khn khổ Đề án 47 Đề án 06 Đảng Cộng sản Việt Nam, Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đặt ưu tiên số cho việc xây dựng sở liệu (CSDL) Văn kiện Đảng CSDL Mục lục hồ sơ lưu trữ Cục hướng dẫn triển khai quan lưu trữ Đảng hoàn thành việc xây dựng CSDL: CSDL Văn kiện Đảng CSDL Mục lục hồ sơ lưu trữ cấp ủy Đảng Trong CSDL Văn kiện Đảng, siêu liệu, lưu tệp toàn văn nội dung văn kiện, cập nhật cách đánh máy lại scan nhận dạng tài liệu Các CSDL mục lục hồ sơ lưu trữ quản lý siêu liệu hồ sơ đơn vị bảo quản phông sưu tập lưu trữ chỉnh lý Tuy kết chứng tỏ nỗ lực lớn Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng việc tiếp cận mơ hình luu trữ điện tử, song số mục tiêu, nhiệm vụ quan trọng chưa thực nhiều nguyên nhân khách quan 1.2.5.2 Thực trạng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Hiện nước ta có 04 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: I, II, III IV Đó đơn vị nghiệp trực thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn pháp định cụ thể, rõ ràng Trên sở hạ tầng công nghệ thông tin trang bị như: hệ thống firewall; sử dụng tủ đĩa lưu trữ Reo1000 kết nối trực tiếp với máy chủ database để lưu trữ liệu; sử dụng tape storage đ ể backup liệu với dung lượng lớn; trung tâm lưu trữ Quốc gia có database server dùng lưu trữ liệu application server cho chương trình ứng dụng…, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ lưu trữ CSDL tài liệu số hóa Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng phòng đọc Thủ tục cho phép đọc, in thông tin cấp 1, thông tin cấp tài liệu lưu trữ số hoá quản lý thủ tục cho phép đọc, chụp tài liệu lưu trữ chưa số hoá… Tuy nhiên, phần nhỏ công tác “lưu trữ điện tử”, lẽ q trình liên thơng tiếp nhận văn bản, tài liệu điện tử từ giai đoạn văn thư đến giai đoạn lưu trữ từ lưu trữ quan, đơn vị đến lưu trữ lịch sử chưa thiết lập, nên tài liệu điện tử có giá trị hình thành giải môi trường mạng chưa đưa vào lưu trữ lịch sử Những tài liệu điện tử tồn song song với tài liệu giấy, doanh nghệp, quan, tổ chức chủ động lưu giữ hệ thống lưu trữ điện tử riêng họ 1.3 Tổng quan tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489:2001 1.3.1 Giới thiệu tổ chức ISO ISO tên viết tắt Tổ chức Quốc tế tiêu chuẩn hoá (International Organization for Standardization), thành lập vào năm 1946 thức hoạt động vào ngày 23/2/1947, nhằm mục đích xây dựng tiêu chuẩn sản xuất, thương mại thơng tin ISO có trụ sở Geneva (Thuỵ sĩ) tổ chức Quốc tế chuyên ngành có thành viên quan tiêu chuẩn Quốc gia 111 nước Tuỳ theo nước, mức độ tham gia xây dựng tiêu chuẩn ISO có khác số nước, tổ chức tiêu chuẩn hố quan thức hay bán thức Chính phủ Tại Việt Nam, tổ chức tiêu chuẩn hoá Tổng cục Tiêu chuẩn-Đo lường-Chất lượng, thuộc Bộ Khoa học Công nghệ 1.3.2 Khái niệm cấu trúc tiêu chuẩn ISO 15489 Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489:2001 – “Thông tin tài liệu” xây dựng sở sử dụng Tiêu chuẩn Quốc gia Úc AS 4390 quản lý hồ sơ ISO 15489 thiết kế để đáp ứng nhu cầu chung việc lưu trữ hồ sơ, sử dụng phủ tổ chức phi phủ nhiều quốc gia giới ISO 15489 cung cấp sách thủ tục nhằm đảm bảo cho tất hồ sơ lưu tâm bảo quản; đồng thời, chứng thông tin chứa đựng hồ sơ sử dụng hiệu quả, hợp lý theo quy trình, thủ tục cụ thể Tiêu chuẩn có hai phần: * ISO 15489-1: Yêu cầu chung Phần tiêu chuẩn đưa khung quy định bậc cao cho việc lưu trữ hồ sơ giải thích lợi ích việc quản lý tốt hồ sơ; đánh giá mức tác động quy định tới trình vận dụng thực tế tầm quan trọng việc phân trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, tài liệu * ISO 15489-2: Hướng dẫn Phần đưa hướng dẫn để thực khuyến nghị phần vào thực tế Chẳng hạn tiêu chuẩn cung cấp cách chi tiết, cụ thể sách phát triển quản lý tài liệu , xác định trách nhiệm rõ phương pháp việc phát triển hệ thống lưu giữ tài liệu Bên cạnh đó, nội dung khác đượcphần hướng dẫn cụ thể, là: việc phát triển quy trình hồ sơ kiểm sốt quyền xử lý, an ninh, phân loại truy cập; cách thức sử dụng công cụ để quản lý (bao gồm thu thập, đăng ký, phân loại lưu trữ) hồ sơ, tài liệu vào hệ thống; thiết lập giám sát, kiểm tra đánh giá chương trình đào tạo 1.3.3 Sự cần thiết việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Thứ nhất, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử đòi hỏi khách quan, tất yếu Thứ hai, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử giúp định hướng chuẩn từ đầu cho công tác lưu trữ điện tử vốn chứa nhiều thách thức mặt công nghệ Thứ ba, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử góp phần đưa cơng tác lưu trữ đại hội nhập quốc tế, phù hợp với xu toàn cầu 1.3.4 Điều kiện áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Lƣu trữ lịch sử * Cơ sở pháp lý *Cơ sở vật chất *Cơ sở nguồn nhân lực CHƢƠNG 2: ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƢU TRỮ LỊCH SỬ Ở NƢỚC TA HIỆN NAY 2.1 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào xây dựng quy trình nghiệp vụ lƣu trữ điện tử 2.1.1 Thiết kế hệ thống hồ sơ tài liệu điện tử Theo ISO 15489, việc thiết kế, xây dựng hệ thống hồ sơ điện tử phải thực theo chiến lược phù hợp, với nội dung: - Thiết kế hệ thống hồ sơ - Văn hóa chiến lược xây dựng hệ thống hồ sơ - Đào tạo nhân lực tác nghiệp với hệ thống ( nhân viên trực tiếp xử lý hồ sơ, nhân viên phụ trách kỹ thuật…) - Chuyển đổi hồ sơ sang hệ thống, dạng thức phương thức kiểm sốt mới, tương thích với hệ thống hồ sơ điện tử xây dựng - Thiết lập tiêu chuẩn, đo lường phù hợp tiêu chuẩn kết đạt - Xác định thời hạn lưu giữ hồ sơ đưa định hồ sơ cịn có giá trị phù hợp với mơi trường chế định Quy trinh thiế t kế ̣ thố ng hồ sơ gồ m các bước: ̀ Bước A: Điều tra sơ Bước B: Phân tích đặc trưng hoạt động Bước C: Xác định yêu cầu hồ sơ Bước D: Đánh giá hệ thống hành Bước E: Xác định chiến lược để đáp ứng yêu cầu hồ sơ tài liệu Bước F: Thiết kế hệ thống hồ sơ Bước G: Áp dụng hệ thống hồ sơ Bước H: Đánh giá sau áp dụng hệ thống hồ sơ Như vậy, điều kiện nay, văn thư, lưu trữ hành lưu trữ lịch sử cần xác định lại vai trị việc tạo lập, quản lý sử dụng tài liệu nói chung tài liệu điện tử nói riêng theo quan niệm mơ hình quản lý tài liệu Và đổi tiền đề đổi toàn diện quản lý công tác văn thư – lưu trữ Việt Nam theo xu hướng thiết lập văn thư điện tử phủ điện tử thời gian tới 2.1.2 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu lƣu trữ điện tử Theo ISO 15489-2 q trình cần dược mơ tả theo trình tự phải hiểu nhiều hệ thống hồ sơ, đặc biệt hệ thống hồ sơ điện tử, q trình diễn đồng thời theo trình tự khác với trình tự mơ tả Tất q trình tạo siêu liệu kết nối với hồ sơ (các thông tin mô tả chi tiết) Số lượng siêu liệu hồ sơ trình quản lý hồ sơ phụ thuộc vào trình xây dựng hệ thống hồ sơ, ngược lại, hệ thống hồ sơ phụ thuộc vào yêu cầu công việc trách nhiệm quan, tổ chức Các q trình nghiệp vụ là: - Thu nhận - Đăng ký - Phân loại - Phân loại bảo mật tiếp cận - Xác định giá trị hồ sơ - Bảo quản - Sử dụng theo dõi 2.2 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào xây dựng quy trình quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Lƣu trữ lịch sử 2.2.1 Báo cáo trình quản lý tài liệu điện tử Trong trình thực cơng tác quản lý tài liệu điện tử, mà cụ thể thực hệ thống hồ sơ điện tử, lưu trữ lịch sử phải xây dựng tài liệu phản ánh yêu cầu mặt pháp lý, tổ chức kỹ thuật; đồng thời ấn định rõ trách nhiệm trình quản lý, bao gồm phân loại, biên mục, xem xét loại hủy hồ sơ 2.2.2 Kiểm tra giám sát trình quản lý tài liệu điện tử 2.2.2.1.Yêu cầu chung Có ba lý để kiểm tra giám sát đánh giá hệ thống hồ sơ: - Đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn thiết lập tổ chức; - Đảm bảo hồ sơ chấp nhận chứng cần thiết; - Nhằm nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức 2.2.2.2 Đánh giá tuân thủ Một hệ thống hồ sơ thiết kế hợp lý phải có yếu tố sau: - Sự am hiểu chất hồ sơ từ phái cán bộ, nhân viên quan - Thỏa thuận quan tâm tính bảo mật cho hồ sơ; - Quá trình cơng việc cơng nghệ; thực đắn q trình cơng nghệ 2.2.2.3 Giá trị chứng tài liệu Cán quản lý hồ sơ phải nhận thức thách thức tiềm ẩn mặt pháp lý trường hợp hồ sơ cần đưa làm chứng trước pháp luật Nếu tính tồn vẹn tính xác thực hồ sơ bị nghi ngờ lí vai trò làm chứng hồ sơ, tài liệu hồ sơ vụ cụ thể bị giảm sút chí bị 2.2.2.4 Đánh giá kết thực Việc đánh giá kết thực đòi hỏi quan, tổ chức phải thiết lập thước đo tính hiệu cho kết hoạt động theo kế hoạch cho trách nhiệm, khối lượng, chất lượng cơng việc, độ an tồn, tính toàn vẹn hệ thống quản lý hồ sơ quy trình thực Sau đó, thực tiễn hoạt động hệ thống phải đo lường , đánh giá thường xuyên định kỳ theo dự định yêu cầu chọn làm chuẩn để đối sánh Nhìn chung, hệ thống lưu giữ hồ sơ, tài liệu không đơn ứng dụng kỹ thuật Hiểu rộng hơn, tổng hịa yếu tố người, sách, thủ tục/quy trình, công nghệ công cụ thực Bất tổ chức đảm bảo tổng hòa, cần yếu tố giúp nâng cao hiệu quản lý tài liệu điện tử nói chung lưu trữ điện tử nói riêng CHƢƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ 3.1 Đề xuất bƣớc tổ chức thực 3.1.1 Xác định phạm vi áp dụng ISO 15489 hướng dẫn cách quản lý hồ sơ quan, tổ chức nàh nước tư nhân Mọi yêu cầu nêu tiêu chuẩn yêu cầu khuyến cáo áp dụng nhằm đảm bảo cho hồ sơ tài liệu tạo lập, thu thập quản lý Cụ thể, tiêu chuẩn này: - Áp dụng cho việc quản lý hồ sơ, trình bày theo dạng thức vật mang tin, tổ chức nhà nước tư nhân tạo lập tiếp nhận trình thực hoạt động mình, áp dụng cho cá nhân có trách nhiệm lập trì hồ sơ; - Hướng dẫn xác định trách nhiệm quan, tổ chức hồ sơ sách, thủ tục, hệ thống trình liên quan đến hồ sơ; - Hướng dẫn quản lý hồ sơ nhằm tạo điều kiện hỗ trợ cho khung trình chất lượng phù hợp với TCVN ISO 9001:2000 TCVN ISO 14001: 1998; - Hướng dẫn việc thực hệ thống hồ sơ 3.1.2 Xây dựng sách xác định trách nhiệm 3.1.2.1.Chính sách quản lý hồ sơ Các lưu trữ cần xác định lập sách quản lý hồ sơ văn phải đảm bảo việc áp dụng trì sách cấp tổ chức - Thường công bố dự thỏa kế hoạch: đưa việc mà tổ chức cần làm và, đôi lúc, vạch chương trình thủ tục để đạt dự định - Bản cơng bố sách cần đề cập đến sách khác có liên quan tới thơng tin: sách hệ thống thơng tin, quản lý tài sản bảo mật thông tin, không lặp lại chúng 3.1.2.2 Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu Mục đích quan trọng việc xác định trách nhiệm, quyền hạn mối quan hệ qua lại để thiết lập trì chế quản lý hồ sơ nhằm thỏa mãn nhu cầu bên có liên quan nội bên quan lưu trữ Cơ quan lưu trữ cần xác định quyền hạn trách nhiệm nhân viên liên quan đến việc quản lý hồ sơ Trách nhiệm quyền hạn phân loại sau: - Lãnh đạo cấp cao phải chịu mức trách nhiệm cao dể đảm bảo chương trình quản lý hồ sơ hiệu - Các chuyên gia quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm việc áp dụng TCVN7420-1 (ISO-15489-1) Đối với gia đoạn tiền lưu trữ trách nhiệm xác định cụ thể sau: - Người phụ trách nhóm cơng tác đơn vị có trách nhiệm đảm bảo nhân viên họ tạo lập lưu giữ hồ sơ phận hợp thành công việc phù hợp với sách, thủ tục tiêu chuẩn thiết lập - Mọi người khác tổ chức có nhiệm vụ riêng liên quan đến hồ sơ - Tất nhân viên cần tạo lập, thu nhận lưu giữ hồ sơ công việc hàng ngày, cần áp dụng việc theo chính sách , thủ tục tiêu chuẩn thiết lập 3.1.3 Xây dựng kế hoạch - Lãnh đạo quan lưu trữ lịch sử tìm hiểu cam kết áp dụng có hiệu nội dung khả thi ISO 15489 quản lý tài liệu điện tử; đồng thời lãnh đạo có trách nhiệm truyền đạt chủ trương đạo tới cán bộ, nhân viên cấp (trong quan đơn vị trực thuộc) - Thành lập Ban đạo xây dựng thực sách dựa tiêu chuẩn ISO 15489 việc quản lý tài liệu điện tử - Chọn chuyên gia tư vấn - Đánh giá thực trạng quản lý tài liệu điện tử lưu tữ lịch sử nước ta bước cần thiết kế hoạch - Lựa chọn nội dung áp dụng Điều cần thiết lưu trữ lịch sử áp dụng ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử Bởi lẽ, phạm vi ISO 15489 không tập trung vào việc hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử lưu trữ, mà trái lại, áp dụng cho quản lý hồ sơ nói chung - Dự kiến thời gian thực Đây trách nhiệm Ban đạo ISO 3.1.4 Triển khai thực Sau hoàn thành bước lập kế hoạch, Ban đạo ISO cần biên soạn phổ biến tài liệu hướng dẫn thực Thông thường, tài liệu hướng dẫn áp dụng tiêu chuẩn bao gồm: mục tiêu sách chất lượng, sổ tay chất lượng, quy trình áp dụng ISO, cá văn hướng dẫn công việc, form mẫu báo cáo công việc… Các tài liệu cần phổ biến tới phận, cá nhân có liên quan lưu trữ lịch sử từ trung ương đến địa phương quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử 3.1.5 Kiểm tra, đánh giá Kiểm tra, đánh giá hoạt động thiếu việc áp dụng tiêu chuẩn Hoạt động cần phải diễn thường xuyên, liên tục có kế hoạch để nhằm điều chỉnh kịp thời sai sót, từ có khắc phục kịp thời 3.1.6 Đào tạo * Yêu cầu chung Theo ISO 15489, kỹ chun mơn có liên quan tới tài liệu điện tử địi hỏi người cán phải có kiến thức lĩnh vực hoạt động hệ thống điện tử Như vậy, cán bộ, nhân viên tham gia công tác quản lý tài liệu điện tử cần phải có đồng thời kiến thức chun mơn lưu trữ kiến thức công nghệ thông tin Tuy nhiên, tùy theo vị trí tác nghiệp quan lưu trữ u cầu trình độ chun mơn mức độ cao hay trung bình Các quan lưu trữ chọn nhân viên qua đào tạo chọn nhân viên khác tham dự chương trình đào tạo bên ngồi, hợp tác với chuyên gia tư vấn qua đào tạo có kinh nghiệm Có thể thấy hướng dẫn công tác đào tạo cán , nhân viên có tính linh hoạt cao ISO 15489 * Phương pháp đào tạo Các phương pháp đào tạo quản lý hồ sơ gồm có: - Kết hợp hệ thống tài liệu chương trình định hướng cho nhân viên; - Đào tạo lớp cho nhân viên chưa làm quen với trách nhiệm cụ thể trường hợp có thay đổi hệ thống; - Đào tạo chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ chun mơn, tiến hành người phụ trách đồng nghiệp có kinh nghiệm kiến thức; - Các buổi giảng thảo luận vấn đề có liên quan tới quản lý tài liệu điện tử; - Các tờ rơi sách hướng dẫn mơ tả khía cạnh sách thực tiễn công tác lưu trữ hồ sơ điện tửc trogn lưu trữ; - Các giảng với trợ giúp máy tính, truyền mạng qua vật mang tin trung gian ( đĩa mềm…) - Các tài liệu hỗ trợ hệ thống máy tính; - Các khóa đào tạo tổ chức giáo dục, tổ chức chuyên nghiệp đáp ứng nhu cầu cụ thể tổ chức * Đánh giá xem xét việc đào tạo 3.2 Hoàn thiện sở lý luận quản lý tài liệu điện tử 3.2.1 Xây dựng hệ thống thuật ngữ từ vựng ISO 15489-1 đưa danh mục số thuật ngữ phổ biến sử dụng trình hướng dẫn thực hoạt động quản lý hồ sơ Hiện nay, hệ thống thuật ngữ từ vựng ngành lưu tr ữ xây dựng từ lâu, chưa có bổ sung kịp thời, thời đại công nghệ, nhiều thuật ngữ đời tài liệu điện tử, liệu, siêu liệu…; đồng thời nhiều thuật ngữ chuyên môn cần thay đổi để phù hợp với thời kỳ đại Việc xây dựng hệ thống thuật ngữ từ vựng cách thống ngành lưu trữ giúp nhà nghiên cứu, cán công tác ngành lưu trữ có điều kiện hiểu cách thống khái niê ̣m, định nghĩa, thuật ngữ, từ vựng chuyên ngành, góp phần thống việc thực nghiệp vụ chuyên môn quan lưu trữ 3.2.2 Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học việc áp dụng ISO vào ngành lƣu trữ nói chung ISO 15489 vào công tác quản lý tài liệu điện tử nói riêng Để áp dụng tiêu chuẩn vào lĩnh vực hoạt động không dựa vài nghiên cứu, vài hướng dẫn triển khai Quá trình nghiên cứu chi tiết, cụ thể nội dung tiêu chuẩn kết hợp với đánh giá thực tiễn hoạt động cần có thời gian để thu lại kết khả quan Việc so sánh, đối chiếu sở để nghiên cứu khả áp dụng tiêu chuẩn thực tiễn định sách, quy trình logic, khoa học phù hợp 3.3 Hoàn thiện sở pháp lý cho công tác quản lý tài liệu điện tử Như phân tích trên, Luật Lưu trữ vừa ban hành vào tháng 11/2011 Tuy chưa có văn hướng dẫn thi hành Luật, thời gian có hiệu lực Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 cịn hiệu lực…, song tín hiệu tích cực, sở pháp lý cao ngành lưu trữ nói chung cơng tác lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng Song song với việc nghiên cứu, xây dựng ban hành hệ thống văn quy phạm pháp luật quản lý tài liệu điện tử, việc xây dựng văn quy định tiêu chuẩn tài liệu điện tử có ý nghĩa quan trọng cấp bách quốc gia 3.4 Thống chủ trƣơng lãnh đạo cấp vấn đề quản lý tài liệu điện tử Một lần cần nhấn mạnh việc nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO hay TCVN dựa sở đồng thuận, tự nguyện bên áp dụng Do đó, để ISO 15489 áp dụng vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử lưu trữ lịch sử địi hỏi cấp lãnh đạo ngành lưu trữ cần phả đạt thống chủ trương Lãnh đạo Bộ Nội vụ, lãnh đạo Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước lãnh đạo Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng cần có đồng ý và ủng h ộ chủ trương áp dụng ISO 15489; đồng thời cần có trách nhiệm đạo, đơn đốc, nhắc nhở Ban chỉ đạo ISO trình chuẩn bị triển khai thực Giám đốc lưu trữ lịch sử - đơn vị trực tiếp áp dụng tiêu chuẩn, cần chịu trách nhiệm chuẩn bị sở lý luận, sở thực tiễn, xây dựng kế hoạch triển khai áp dụng tiêu chuẩn 3.5 Tuyên truyền, phổ biến áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 Tuyên truyền biện pháp cần thiết để lưu trữ lịch sử chuẩn bị cho việc thực chủ trương, sách tiêu chuẩn hóa Việc tun truyền áp dụng ISO 15489 quản lý tài liệu điện tử phải tuyên truyền, phổ biến trước hết cho toàn thể cán bộ, nhân viên lưu trữ lịch sử chuẩn bị triển khai áp dụng Sau tài liệu tuyên truyền phổ biến toàn ngành, xuống cấp tới quan hành nhà nước quan nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ lịch sử Phạm vi tuyên truyền, phổ biến kiến thức ISO 15489 mạnh trình triển khai áp dụng tiêu chuẩn thuận lợi 3.6 Đầu tƣ sở vật chất phù hợp Hiện tại, lưu trữ lịch sử mà cụ thể TTLTQG Kho Lưu trữ Văn phòng Trung ương đầu tư nâng cấp nhiều hệ thống phòng kho, trang thiết bị lưu trữ Đối với cơng tác lưu trữ tài liệu giấy sở vật chất hợp lý Song, với việc lưu trữ tài liệu điện tử, - loại hình tài liệu đặc biệt lưu trữ lịch sử cần phải có kế hoạch đầu tư trang thiết bị phù hợp 3.7 Xây dựng nguồn nhân lực đáp ứng đƣợc yêu cầu công tác quản lý tài liệu điện tử Cán làm công tác quản lý tài liệu điện tử, dù giai đoạn văn thư hay lưu trữ, cần nắm vững chuyên môn lĩnh vực văn thư – lưu trữ Đó yêu cầu trực tiếp hàng đầu nguồn nhân lực Bên cạnh đó, làm việc với tài liệu điện tử đòi hỏi người cán phải trang bị kiến thức tin học vững vàng, để từ thực thành thạo thao tác hệ thống điện tử Ngoài ra, yêu cầu khả ngoại ngữ am hiểu kiến thức ISO nói chung ISO 15489 nói riêng có tư cách, đạo đức nghề nghiệp, có tinh thần trách nhiệm cao… không coi nhẹ 3.8 Thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá trình áp dụng ISO Không riêng ISO 15489, nguyên tắc yêu cầu tiêu chuẩn có hoạt động kiểm tra, đánh giá, để từ có biện pháp khắc phục, phịng ngừa rủi ro, nhằm nâng cao hiệu triển khai, áp dụng Như phân tích, việc kiểm tra, đánh giá thực trình triển khai áp dụng tiêu chuẩn; thực kiểm tra, đánh giá mơ hình quản lý tài liệu lưu trữ điện tử vào hoạt động (đánh giá kết quả) 3.9 Học hỏi, trao đổi kinh nghiệm với nƣớc Quá trình học hỏi kinh nghiệm việc nghiên cứu kết thực ISO công tác lưu trữ điện tử từ nước bạn đòi hỏi phải tiến hành nhiều mặt: nghiên cứu lý luận, phương pháp, cách thức áp dụng, quy trình ứng dụng cụ thể, kiểm tra, dánh giá, đầu tư nguồn lực thích hợp… Trên sở đó, phân tích thấu đáo khả điều kiện áp dụng Việt Nam, tạo tiền đề cho bước triển khai ứng dụng cụ thể Việc học hỏi từ kinh nghiệm quý giá nước bạn khiến cho công tác lưu trữ điện tử Việt Nam tắt đón đầu, tiết kiệm nhiều chi phí cho giai đoạn “tìm đường”; đồng thời rút học kinh nghiệm có ý tưởng triển khai riêng, khả thi phù hợp với điều kiện lưu trữ nước nhà KẾT LUẬN Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn quốc tế vào quản lý tài liệu điện tử giúp chuẩn hóa nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức; phát huy giá trị loại hình tài liệu lưu trữ - tài liệu lưu trữ điện tử Có nhìn đắn tài liệu điện tử, đồng thời làm tốt cơng tác quản lý loại hình tài liệu lưu trữ điện tử khơng góp phần tối ưu hố thành phần Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam mà cịn góp phần vào nghiệp bảo tồn di sản văn hoá dân tộc, di sản văn hố nhân loại thời đại Có thể tổng kết nội dung tác giả phản ánh luận văn sau: Thứ nhất, luận văn có đóng góp định mặt lý thuyết liên quan tới tài liệu điện tử công tác quản lý tài liệu điện tử dựa quy định tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 Thứ hai, qua nghiên cứu kỹ lưỡng tiêu chuẩn ISO 15489, qua khảo sát kinh nghiệm số nước giới, qua đánh giá trung thực thực trạng quản lý tài liệu điện tử lưu trữ lịch sử Việt Nam nay, luận văn phân tích điều kiện tính khả thi việc áp dụng ISO, đồng thời đề xuất nội dung áp dụng tiêu chuẩn vào công tác quản lý tài liệu điện tử Việt Nam, mà cụ thể là: xây dựng quy trình nghiệp vụ lưu trữ điện tử quy trình quản lý lưu trữ điện tử Lưu trữ lịch sử Thứ ba, sở nghiên cứu này, luận văn đề xuất giải pháp nhằm đảm bảo nội dung có khả tiến hành thực tiễn lưu trữ Việt Nam nay, góp phần chuẩn hóa cơng tác lưu trữ loại hình tài liệu đặc biệt từ đầu Chúng hi vọng rằng, với lập luận thể đề tài kiến nghị mà đưa tình hình nghiên cứu công tác lưu trữ tài liệu điện tử ngày hoàn thiện sớm bắt kịp nhịp độ phát triển chung khu vực giới lĩnh vực này./ References I TÀI LIỆU TIẾNG VIỆT Bộ Quốc phịng Australia (1995): Cải tiến cơng tác quản lý tài liệu điện tử, Canberra (bản dịch) Bộ Quốc Phòng Mỹ (2007): Tiêu chuẩn DoD 5015.2 thiết kế chuẩn cho phần mềm ứng dụng quản lý hồ sơ điện tử Nguyễn Thị Chinh (2007): Sự cần thiết việc áp dụng ISO 9000 vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số Nguyễn Thị Chinh (2008): Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Nguyễn Thị Chinh (2011): “Một vài quan niệm tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ thông tin phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa Đào Xn Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990): Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội Cục Lưu trữ Nhà nước (1992): Từ điển lưu trữ Việt Nam, H-1992 Cục Lưu trữ Nhà nước (1998): Kỷ yếu hội nghị khoa học “Lưu trữ tài liệu điện tử”, Hà Nội 10 Cục Lưu trữ Nhà nước (2004): Kỷ yếu hội nghị SARBICA xác định giá trị bảo quản tài liệu điện tử, Hà Nội (bản dịch) 11 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2010): Báo cáo tổng kết số 13/BC-VTLTVN ngày 11/01/2011 v/v Tổng kết công tác năm 2010 phương hướng nhiệm vụ năm 2011 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 12 Nguyễn Hồng Duy (2007): Luật giao dịch điện tử - Những vấn đề đặt cơng tác văn thư, lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 13 Nguyễn Cảnh Đương (2008): Khái niệm, vai trò tầm quan trọng siêu liệu quản lý tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 14 Cảnh Đương - Đức Mạnh (2008): Bàn khái niệm tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 15 Đỗ Thu Hiền (2011): Những nghiên cứu tài liệu điện tử Việt Nam, khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng 16 Hội nghị SARBICA (2004): Xác định giá trị bảo quản tài liệu điện tử, Hà Nội (bản dịch) 17 Dương Mạnh Hùng (2007): Một vài ý kiến việc xây dựng danh mục hồ sơ, hồ sơ tập lưu công văn điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10 18 Dương Mạnh Hùng (2008): Trao đổi lập hồ sơ điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 19 ISO 15489:2001 – “Thông tin tư liệu”, Hà Nội, 2005 20 Nguyễn Văn Kết (2007) : Việc áp dụng pháp luật tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ xác lập tiêu chuẩn ISO, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 21 Đinh Hữu Long - Đinh Kim Ngân (2007): Dự án số hóa tài liệu lưu trữ phục vụ công tác khai thác lưu trữ quốc gia Mỹ (giai đoạn 2007 - 2016), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12 22 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 Quốc Hội thông qua ngày 29/6/2006 23 Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 Quốc Hội thơng qua ngày 29/11/2005 24 Luật kế tốn số 03/2003/QH11 Quốc Hội thông qua ngày 17/6/2003 25 Luật lệ Lưu trữ nước tổ chức quốc tế 1981-1994, Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Lưu trữ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, năm 1999 26 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011 27 Luật Tiêu chuẩn Quy chuẩn kỹ thuật Việt Nam số 68/2006/QH11 ban hành ngày 29/06/2006 28 Lê Thị Nguyệt Lưu (2009): Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư – lưu trữ, tập giảng 29 Vũ Hồng Mây (2010): Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư ban tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh, đề tài khoa học cấp Ban Đảng, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Hà Nội 30 Lê Thị Mùi (2006): Lưu trữ điện tử - môn học trường đại học, cao đẳng, chuyên ngành văn hóa - văn thư, lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 31 Lê Thị Mùi (2007): Bàn phương pháp bảo vệ sở liệu chiến lược bảo quản tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 32 Lê Thị Mùi (2009): Siêu liệu vai trò lưu trữ điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 33 Đinh Kim Ngân - Đinh Hữu Long (2008): Các nguyên tắc triển lãm tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 34 Đinh Kim Ngân - Đinh Hữu Long (2008): Tính xác thực tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 35 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư 36 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ việc quy định thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 37 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/2/2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số 38 Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23-02-2007 Chính phủ giao dịch điện tử hoạt động tài 39 Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày 08-3-2007 Chính phủ giao dịch điện tử hoạt động ngân hàng 40 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ ứng dụng CNTT truyền thông Việt Nam đến năm 2010 định hướng đến năm 2020 41 Những quy định chữ ký số, điện tử chứng thư điện tử - vấn đề đặt công tác văn thư, lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7, 2010 42 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2001 43 Lưu Văn Phòng (2008): Một số khuyến nghị tổ chức quốc tế thiết lập sở pháp lý để quản lý tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10 44 Lưu Văn Phòng (2008): Những lợi hạn chế sử dụng tài liệu điện tử hoạt động quan quản lý nhà nước, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 45 Lưu Văn Phịng (2008): Quan niệm mơ hình quản lý tài liệu - tiền đề đổi công tác văn thư - lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11 46 Lưu Văn Phòng (2009): Bàn nguyên tắc việc xây dựng văn pháp luật để quản lý tài liệu điện tử số quốc gia tiên tiến giới, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 47 Lưu Văn Phòng (2009): Những vấn đề số hóa tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10 48 Lưu Văn Phòng (2009): Quản lý tài liệu hộp thư điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 49 Vương Đình Quyền (2005): Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 50 Quyết định 19-QĐ/VPTW năm 1992 Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương ban hành chức năng, nhiệm vụ tổ chức Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 51 Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 việc phê duyệt chiến lược phát triển CNTT truyền thông Việt Nam đến năm 2010 định hướng đến năm 2020 52 Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng năm 2009 Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ 53 Số hóa tài liệu - đường hội nhập lưu trữ kinh tế tri thức, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9, 2009 54 TCVN 7240-1:2004 7420-2:2004 thông tin tư liệu – quản lý hồ sơ, Hà Nội, 2005 55 Lưu Kiếm Thanh (2008): Quản lý văn điện tử quan nhà nước nay, đề tài NCKH cấp Bộ, Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí minh, Hà Nội 56 Trần Thị Thu Thủy (2007): Công tác lưu trữ điện tử số quan quản lý nhà nước trung ương – thực trạng giải pháp, khóa luận tốt nghiệp đại học ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng 57 Trung tâm Tin học – Cục VT<NN (2010): Báo cáo tổng kết công tác năm 2010 phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2011 58 TTLTQG I (2010): Báo cáo tổng kết công tác năm 2010 phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2011 59 TTLTQG II (2010) : Báo cáo tổng kết công tác năm 2010 phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2011 60 TTLTQG III (2010): Báo cáo tổng kết công tác năm 2010 phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2011 61 TTLTQG IV (2010): Báo cáo tổng kết công tác năm 2010 phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2011 62 Cam Anh Tuấn (2009): Áp dụng tiêu chuẩn ISO công tác văn thư - số kinh nghiệm thực tiễn, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 63 Viện nghiên cứu Khoa học văn kiện học cơng tác lưu trữ tồn Nga (2005): Tài liệu điện tử quản lý, Matxcova (Đào Xuân Chúc – Nguyễn Cảnh Đương dịch) 64 Vũ Thành Vinh (2008): Tầm quan trọng hệ thống tiêu chuẩn quản lý tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12 65 Nguyễn Như Ý (chủ biên) (1999): Đại từ điển Tiếng Việt, NXB Văn hóa - Thơng tin, Hà Nội II TÀI LIỆU TIẾNG ANH 66 An Xiaomi, Jiao Hongyan (2004): Assessing records management in China against ISO 15489 and the implications, Records Management Journal 67 David Ryan (2005): The future of managing electronic records, Records Management Journal, No.31/2005 68 Filip Boudrez (2007): Digital signatures and electronic records, Arch Sci 69 Hannabuss, Stuart (2003): Managing records: A handbook of Principles and Practice, Journal of Documentation 70 ICA (2005): Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử nhìn từ góc độ lưu trữ, tháng 4-2005 (tiếng Anh) 71 MoReq1 (file pdf), 2002 72 MoReq2 (file pdf), 2008 73 Standards Australia (2001), AS-ISO 15489, Part 74 Susan Healy (2010): ISO 15489 Records management: its development and significance, Records Management Journal, No.1 III WEBSITES 75 http://my.opera.com/tieuboingoan/blog/ 76 http://vanthuluutru.com/ 77 http://vi.wikipedia.org/ 78 http://www.archives.gov.vn/ 79 http://www.aut.ac.nz/library/ 80 http://www.ica.org/ 81 http://www.interpares.org ... 1.2 Quản lý tài liệu điện tử 1.2.1 Quan niệm quản lý tài liệu điện tử Trong đề tài này, nghiên cứu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, có nghĩa nghiên cứu. .. áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử Thứ nhất, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử đòi hỏi khách quan, tất yếu Thứ hai, áp dụng tiêu chuẩn ISO. .. pháp lý *Cơ sở vật chất *Cơ sở nguồn nhân lực CHƢƠNG 2: ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƢU TRỮ LỊCH SỬ Ở NƢỚC TA HIỆN NAY 2.1 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489