Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay

20 752 0
  • Loading ...
1/20 trang

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 24/01/2014, 23:15

n ISO 15489  n t t  lch s hin nay Nguyn Th  i hc Khoa h Lu : 60 32 24 ng dn: TS. Nguyn Th  o v: 2011 Abstract. i nhng v n t  u); qun t ; cc u cchun ISO 15489 n t t lch s  Vit Nam hin nay: khn t t Quc  c s cn thit phn t i dung n trong nghip v   i vu n t xunu n t. Keywords.  hc; n Iso; n t; Quu Content LỜI NÓI ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài  ng ca khoa h   ca  i nh ti mi mi s  i tip nhn nhng yu t mi, vi nhcu mi, nhim v m n ca k c hit  thc t ng d  chc, mt loi u mn t. u truyn thng -  cm c trc tip, trong bt c i vn t c ghi t b    khai  da phn m u n t c sn sinh vi khng lv nghip v   qui v n t i vi nhi pha. u v n quc t n t s n u qu hong c ch ca lo mi -  n t. Vi vi tn t ttr  th   Quc gia I, II, III, IV    tr c t, nhc  c minh chng trong thc tin. n v n tng thi  n t  n t Quc gia Vi nghip bo tn di sc, di si trong thi mi. u ki  gic ti n t v thc thun li n t, trong vic trip v  i vi lo ng kin thc b c v cho c c  la chn v Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay u luc s  hc. 2. Mục tiêu của đề tài Vc hi  m ti m Mm c  v  n t, qun t n quc t ISO 15489 c thc trng qun t t lch s hin nay.  khc ti xut mt s gidn quc t n t t lch s, t u qu  i i mi. 3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề u v n t c tii nhi, c v luc tin. Th nh c ht phi k c tin  p nhng kin thn v p v tr n t trong qun C- dn t ng dn ca  Quc gia Mi tin t Qu- dch); cui mi qua Tit b quc gia xut bn ti dung ca cu y c c ng dngh  t ni dung nh trong cu Th u khoa hm gia hi ngh, hi thn t ca C c. - i Hi ngh khoa hc ca C  yu Hi ngh khoa h n t- yu hi ngh SARBICA v  o qun t -  c cng cqu n t  c cp y t n cp t p B cm Thanh v bn t c hi c ca Cc  u ng dng tin hc trong vii, quliu t c s  i dung c  yu mi tc gii quy v mt k thut tin hng theo ch  cc b u ng ddo ThS Nguyn Tr nhi i thiu b n ISO 900 vi  ng ccc. Th u v n t c nhc rt nhiu s c th hi Vivit c Cam Anh Tu- mt s kinh nghim thc ti Vit Nam, s 6, 2009; C- c M n t Vit Nam, s 8, 2008; i v lp h n t Vit Nam, s   v o v  d lic bo qun n t Vit Nam, s  Th n tt nghip c hn tr c bo qun tu ca mm Thu Huy i dung ng dng tin h  d lia mn Thu Huyng dngh ti B Khoa hc - n Th  ng d n - mt gi n h tha B Khoa hngh n  ng b n ISO  du ta ThS Nguyn Th Chinh   p cp trc tip ti v n t. 4. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài  luc su v chung nht v n t  u, thc trcu v thc tip, qun t t s nghi Qu ng. u, l t lch s ttr m kh thc tquan nht v thc trng qu  xut mt s git thc nhm hiu qu qun t th  n t. 5. Nguồn tƣ liệu tham khảo c hi sau: - c h trang b kin thn chung v v c titr n t, qun t  - n cc v n giy t  t 1945 n t t Giao dn tb n Vin quc t n ISO 15489; nh chhim v, quyn hn cc ch kh          u quan trng cung c   nh ch nh ca quc t ng, t ch -   c nhng kin ngh n n t - u khoa hn tt nghip, Luc s; Lun s v  - o t n C   hn tr  - Mt s -  Vit Nam, T ch - Bn gc, b      c      t  a n B lch s - ng tho, tip c -n t ca Vit s qu giSingapore, Anh, M Nhng ngung kin thc h luc ti thic lu 6. Phƣơng pháp nghiên cứu  thc hi t hp s dng nh truyn thi: ng hp; P liu hc; Pu; P thng; Phng vn trc tip; P; t hp s dt qu n  lun ca ch - ng H  7. Bố cục của đề tài n kt lun, phn nn  Chƣơng 1: Tổng quan về tài liệu điện tửtiêu chuẩn quốc tế ISO 15489   i nhng v u n t  u); qun t ; ctu cn ISO 15489. Chƣơng 2: Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản tài liệu điện tử tại các lƣu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay.  nm vt  n ti khn t t VPTW  c s cn thit phn t n trong nghip v  qu i vn t. Chƣơng 3: Đề xuất các giải pháp áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản tài liệu điện tử T thc t khc ti xut nhng gii t thc nhn t. Nhm, v  khi nhng thit mong nhc s  ng nhn thc v n t tr  n  , s c nhng giu qu nhm thu thp, bo v  du qu  n t   p phi nhic s  nhinh t  ca C  Quc gia, C ng, H Vit i hc Khoa h hc n tr c bi ng dn, ch bo ta TS. Nguy    s   CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬTIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO 15489:2001 1.1. Khái niệm Tài liệu điện tử 1.1.1. Khái niệm tài liệu (Document) n Vin quc t ISO 15489, c ghi li hoc vt th c x v". Document = Recorded information or object which can be treated as a unit'') 1.1.2. Khái niệm tài liệu điện tử ( Electronic Document) Thut ng n tt hi u hc s dng nhiu i nhc thi ta ch s dng mt ng c bng t mang t t ng , bi  Nhu v n t  sm  mt s tri gin ti s bng v n t c giu Viu. Do vy, tro    m v n tlin t Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số hoá (digitalised). 1.1.3. Khái niệm tài liệu lƣu trữ điện tử  n t m d    c nhau cu. Cho ti thm hin ti  khi Lut  u l“Tài liệu lưu trữ điện tửtài liệu điện tử có giá trị ở các mức độ khác nhau về chính trị, khoa học, kinh tế, xã hội và các lĩnh vực khác được lưu trữ trong môi trường điện tử thuộc sở hữu của nhà nước hoặc nhân.” – Vũ Thị Phụng - Nguyn Th Chinh, “Một vài quan niệm về tài liệu điện tử Mc bo qu u phc l u n t n phc l n t. Qua kht s ng dn quc t v Qu n ISO 15489-nh my  u chung v th) ca h  n t c y  dng n 1.1.4. Đặc điểm tài liệu điện tử n t t loc bic bit cn t c th hin  m sau: m v u di Th m kt ni nn mang tin. m th  liu cn t.   n t:  Tn ti m sc t u;    thng s  i ho s nhn dti;   c nhn dc;  a ch i to ra;  Ph mt v, mt s vic, mng c th hot s m chung. 1.2. Quản tài liệu điện tử 1.2.1. Quan niệm về quản tài liệu điện tử  u vili n tu vidng k hong, trin khai thc hi n ch ng mt h thng tin h qun tu thut ng s dp ca thut ng qu cp ti vic t ch n t trong mt h thn t c th. Viu v thut ng cho nhng lp luc thng nh u. 1.2.2. Nội dung của quản tài liệu điện tử Mt trong nhng m  ng ca vi  u v  qu  lin t c mt t h m b tin cy , kh  p c    u l   a nh     nh  t giu giy, phc vc ht chng cchun ISO 15489 lic phm vi qu thiu cng: c quu ca t chc; nh chn hn quu trong t chc;  tng dn ch o; m bng loch v n qu du (nhmo v la t chc); e) Thit kn tr  th quu; p qu thng qu 1.2.3. Tổ chức lƣu trữ ở Việt Nam hiện nay  -  -  -  -    thc v    th bo qu c t chc thng nht trong c c. 1.2.4. Các văn bản pháp hiện hành liên quan tới tài liệu điện tử Trong thi gian qua, nhit quan tr  n Lut: - Lu   - Lut giao dn t s 51/2005/QH11 do Quc H giao dn t trong ho ng c   , kinh nh. - Lut K c hnh v chng t n t. - c bi i ca Lu s c Quc hc Cng i ch  hp th    n t   bng di Lu n quy pht, C t s ng dn nghip v n t  i vi h thng t chc cng: H thn ch o, hng dn nghip v i gian qua  th s -01-1971 c n; Quynh s 22-23-9-1987 c mt s m v n ca Ban Chnh s 403 c ch   ng cp tnh s 667 cv ch   ng sn H c 1.2.5. Thực trạng quản tài liệu lƣu trữ điện tử tại các Lƣu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay 1.2.5.1. Thực trạng tại Cục Lưu trữ VPTW Đảng  ng hin o qu, tng s u hip/h cng  o qun kho   yiu git s u phim, t s  d liu. Trong nha th k XX, C ng bt u trin khai ng d c quc v u .  c  ng Cng sn Vit Nam, C  mt cho vi d lic lc h . Cng dn trin khai ti   kic lc h  ca tng cp n  lii dung cc cp nht bi hon dc lc h  qu liu v   bo qun ctr c chng kt qu ng t n lc ln ca C ng trong vic tip c n t, song mt s mnhim v quan trng vc thc hin do nhi 1.2.5.2. Thực trạng tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Hin nay  c t Qu  s nghip trc thuc C c vi chnhim v, quyn hnh c th  h t c trang b  thng firewall; dng t  Reo1000 kt ni trc tip v   d liu;   liu vng ln; m Quc gia t m d lit mt application server cho ng d Qu u   nhng CSDL nhc s  Quc  phc v nhu cu khai th dng tc. Th ttin c  c qu tc, sao ch c s   t phn nh  in ti l p nhn t t      lch s vc thit llin t   i quyt ch ng m c  lch s. Nhn t vn tn ti song song vu gic  chc ch  t th n t a h. 1.3. Tổng quan về tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489:2001 1.3.1. Giới thiệu về tổ chức ISO t tt ca T chc Quc t v           c ho   23/2/1947, nhm mn v sn xu   s  Geneva (Thu    t t chc Quc t      n Quc gia cc. Tu theo tc, m  mt s c, t chc c. Ti Vit Nam, t chn ng cn-ng-Chng, thuc B Khoa h 1.3.2. Khái niệm và cấu trúc tiêu chuẩn ISO 15489 n quc t ISO 15489:2001  c s s dn Qu qu c thit k  ng nhu cu chung ca vi h c s d  ch ca nhiu quc  gip nh tc nhm bo cho tt c  o qung thi, ng chng trong h  c s dng hiu qu, h tc c th. n: * ISO 15489-u chung Phn 1 cnh bc cao cho vi h a vic qut h  ng cnh th vn dng thc t  ra tm quan trng ca vim trong  h u. * ISO 15489-ng dn Phng d thc hin ngh  phc t. Chng hp mh chi tit, c th n qu n h thng  cphng dn c thvih h n x cc s d  qum c thu th) h  thng; thit lto. 1.3.3. Sự cần thiết của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản tài liệu lƣu trữ điện tử Th nhn t quan, tt yu. Th in t ng chun ngay t  n t vn cha nhic v m. Th ba, n t  hii hi nhp quc tp vi xu th u. 1.3.4. Điều kiện áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản tài liệu lƣu trữ điện tử tại các Lƣu trữ lịch sử    vt cht  nguc CHƢƠNG 2: ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƢU TRỮ LỊCH SỬ Ở NƢỚC TA HIỆN NAY 2.1. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào xây dựng quy trình nghiệp vụ lƣu trữ điện tử 2.1.1. Thiết kế hệ thống hồ sơ tài liệu điện tử Theo ISO 15489, vic thit kng h thng h n t phc thc hin theo chip, vi dung: - Thit k h thng h  - ng h thng h  - p vi h thc tip x  ph  thu - Chuyi h  thng, dng thc kii h thng h n t ng. - Thit lng s p git qu c. - nh thi h h nh v nhng h r p vng ch nh. :  ng i vi h   thng hi nh chin  u v h u c F: Thit k h thng h  ng h thng h  ng h thng h  u kin hi hi lch s cnh lc to lp, qu dn t m mi v  i [...]... - Bảo quản - Sử dụng và theo dõi 2.2 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào xây dựng quy trình quản tài liệu lƣu trữ điện tử tại các Lƣu trữ lịch sử 2.2.1 Báo cáo các quá trình quản tài liệu điện tử Trong quá trình thực hiện công tác quản tài liệu điện tử, mà cụ thể ở đây là thực hiện hệ thống hồ sơ điện tử, các lưu trữ lịch sử phải xây dựng được những tài liệu phản ánh yêu cầu về mặt pháp lý, tổ... Đánh giá thực trạng quản tài liệu điện tử các lưu tữ lịch sử ở nước ta hiện nay là một bước cần thiết trong kế hoạch - Lựa chọn nội dung áp dụng Điều này là cần thiết khi các lưu trữ lịch sử áp dụng ISO 15489 vào quản tài liệu điện tử Bởi lẽ, phạm vi của ISO 15489 không chỉ tập trung vào việc hướng dẫn quản tài liệu điện tử trong lưu trữ, mà trái lại, áp dụng cho quản hồ sơ nói chung -... phù hợp với điều kiện lưu trữ nước nhà KẾT LUẬN Nghiên cứu về áp dụng tiêu chuẩn quốc tế vào quản tài liệu điện tử sẽ giúp chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức; phát huy giá trị của loại hình tài liệu lưu trữ mới - tài liệu lưu trữ điện tử Có một cái nhìn đúng đắn về tài liệu điện tử, đồng thời làm tốt công tác quản loại hình tài liệu lưu trữ điện tử không chỉ góp phần... công cụ thực hiện Bất cứ tổ chức nào đảm bảo được sự tổng hòa, cần bằng giữa các yếu tố này sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản tài liệu điện tử nói chung và lưu trữ điện tử nói riêng CHƢƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ 3.1 Đề xuất các bƣớc tổ chức thực hiện 3.1.1 Xác định phạm vi áp dụng ISO 15489 hướng dẫn cách quản hồ sơ của các cơ quan,... truyền, phổ biến áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 Tuyên truyền là biện pháp cần thiết để các lưu trữ lịch sử chuẩn bị cho việc thực hiện chủ trương, chính sách tiêu chuẩn hóa Việc tuyên truyền về áp dụng ISO 15489 trong quản tài liệu điện tử phải được tuyên truyền, phổ biến trước hết cho toàn thể cán bộ, nhân viên trong các lưu trữ lịch sử đang chuẩn bị triển khai áp dụng Sau đó thì các tài liệu tuyên truyền... liệu điện tử Một lần nữa cần nhấn mạnh rằng việc nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO hay TCVN đều dựa trên cơ sở sự đồng thuận, tự nguyện của các bên áp dụng Do đó, để ISO 15489 có thể áp dụng được vào quản tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử thì đòi hỏi các cấp lãnh đạo trong ngành lưu trữ cần phả đạt được sự thống nhất về chủ trương Lãnh đạo Bộ Nội vụ, lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ. .. 5015.2 về thiết kế chuẩn cho phần mềm ứng dụng quản hồ sơ điện tử 3 Nguyễn Thị Chinh (2007): Sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9000 vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5 4 Nguyễn Thị Chinh (2008): Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 5 Nguyễn... 15489 Thứ hai, qua nghiên cứu kỹ lưỡng tiêu chuẩn ISO 15489, qua sự khảo sát kinh nghiệm một số nước trên thế giới, qua sự đánh giá trung thực thực trạng quản tài liệu điện tử tại các lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay, luận văn đã phân tích điều kiện và tính khả thi của việc áp dụng ISO, đồng thời đề xuất những nội dung có thể áp dụng được của bộ tiêu chuẩn vào công tác quản tài liệu điện tử. .. bị lưu trữ Đối với công tác lưu trữ tài liệu giấy thì cơ sở vật chất như vậy là khá hợp Song, với việc lưu trữ tài liệu điện tử, - một loại hình tài liệu đặc biệt thì các lưu trữ lịch sử cần phải có kế hoạch đầu trang thiết bị phù hợp 3.7 Xây dựng nguồn nhân lực áp ứng đƣợc yêu cầu của công tác quản tài liệu điện tử Cán bộ làm công tác quản tài liệu điện tử, dù ở giai đoạn văn thư hay lưu. .. thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn trong cơ quan lưu trữ 3.2.2 Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu khoa học về việc áp dụng ISO vào ngành lƣu trữ nói chung và ISO 15489 vào công tác quản tài liệu điện tử nói riêng Để áp dụng một tiêu chuẩn vào một lĩnh vực hoạt động không chỉ dựa trên một vài nghiên cứu, một vài hướng dẫn là có thể triển khai được Quá trình nghiên cứu chi tiết, cụ thể nội dung tiêu chuẩn
- Xem thêm -

Xem thêm: Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay , Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay , Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay

Từ khóa liên quan

Gợi ý tài liệu liên quan cho bạn