Số hóa tài liệu là một công việc vô cùng phức tạp, đòi hỏi vốn hiểu biết tốt về công nghệ thông tin. Để thực hiện số hóa tài liệu cơ bản cần thực hiện những bước sau đây: Thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ, phân loại tài liệu, công đoạn này sẽ mất rất nhiều công sức bởi kho tài liệu số hóa vô cùng lớn. Để có thể thành thạo việc số hóa tài liệu, khâu đào tạo và tập huấn cách thức sử dụng, và khai thác dữ liệu sao cho hiệu quả cũng là những công đoạn vô cùng quan trọng.
Và để bạn đọc có thể nắm vững được những kiến thức lý thuyết cơ bản về số hóa tài liệu, trong bài viết dưới đây, 123doc sẽ chia sẻ cho các bạn top 10 tài liệu liên quan đến vấn đề số hóa tài liệu chi tiết và chính xác nhất, các bạn hãy cùng tham khảo nhé.
I. Top các tài liệu số hóa tài liệu hay
1. Công tác lưu trữ tại công ty cổ phần công nghệ lưu trữ số hóa tài liệu HT
Tài liệu công tác lưu trữ tại công ty cổ phần công nghệ lưu trữ số hóa tài liệu HT được thực hiện bởi sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Ánh, sinh viên khoa quản trị văn phòng, trường đại học Nội Vụ Hà Nội. Đây là một báo cáo thực tập tốt nghiệp nên bài viết được trình bày khoa học, chỉn chu, rõ ràng trong việc sắp xếp các ý chính, nội dung trọng điểm. Thông tin cung cấp trong bài viết cũng rất đầy đủ, chính xác và có thể áp dụng vào thực tế rất tốt. Đây là một tài liệu về số hóa tài liệu rất đáng được các bạn quan tâm, tham khảo
2. Giáo trình kỹ thuật số hóa tài liệu
Tài liệu giáo trình kỹ thuật số hóa tài liệu bao gồm 9 chương lớn, tổng hợp các kiến thức có liên quan đến vấn đề số hóa tài liệu như: Lý thuyết, kỹ thuật về số hóa tài liệu; các trường hợp số hóa tài liệu; cách tạo các trường số liệu, các siêu dữ liệu máy tính và các tình huống sử dụng đến số hóa tài liệu,… Nhìn chung, đây là một tài liệu đầy đủ, chi tiết và cung cấp một lượng kiến thức ổn nếu bạn muốn hiểu rõ và thực hiện được các kỹ thuật số hóa tài liệu cơ bản.
3. Báo cáo “Quy trình tổ chức số hóa tài liệu thư viện”
Tài liệu báo cáo “Quy trình tổ chức số hóa tài liệu thư viện” của tác giả Lê Đức Thắng, thuộc thư viện quốc gia Hà Nội cung cấp một cách đầy đủ, chi tiết và chính xác tất cả các lý thuyết liên quan đến tài liệu số hóa. Cách trình bày của tác giả cũng rất mới mẻ, với một tài liệu khoa học đơn thuần đã được thiết kế rất gần gũi, dễ hiểu và dễ tiếp cận bởi chữ nghệ thuật, hình ảnh bổ trợ,… Đây là tài liệu không những giải thích cặn kẽ những ký hiệu, thuật ngữ mà còn cung cấp các bước, các trình tự để người đọc có thể tiến hành thực hành tổ chức số hóa tài liệu đơn giản.
4. Một số vấn đề về số hóa tài liệu
Tài liệu một số vấn đề về số hóa tài liệu của tác giả Dương Duy Tiến – Cán bộ Thư viện tỉnh Nghệ An – tiến hành khảo sát và thực hiện. Đây là tài liệu thuộc vào đề án “Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế – xã hội”. Tài liệu này không những cung cấp những kiến thức cơ bản mà còn thể hiện vốn kiến thức sâu rộng của tác giả đối với lĩnh vực liên quan. Kết hợp lý thuyết với yêu cầu thực tiễn, tác giả đã cho ra đời một tài liệu tham khảo vô cùng thiết thực về vấn đề số hóa tài liệu cùng với đó là những ví dụ để áp dụng vào các trường hợp cụ thể.
Đây là một tài liệu nâng cao cho bất cứ ai muốn tiến hành một kế hoạch số hóa tài liệu ở mức độ cao hơn cá nhân như doanh nghiệp lớn, tổ chức nhà nước.
5. Số hóa tài liệu địa chí tại thư viện tỉnh Gia Lai
Tài liệu số hóa tài liệu địa chí tại thư viện tỉnh Gia Lai được tác giả Trần Tiến Sỹ, thuộc thư viện tỉnh Gia Lai tiến hành thực hiện. Đây cũng là tài liệu thuộc đề án: “Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế – xã hội” cho nên cũng là một tài liệu tham khảo cơ bản kết hợp nâng cao đáng để người đọc quan tâm, tham khảo.
Trong tài liệu này, tác giả tập trung vào trang thiết bị cho việc tiến hành số hóa tài liệu và các phần mềm hỗ trợ cho việc số hóa tài liệu. Đây là một dạng tài liệu tham khảo khá mới mẻ, bởi ngoài việc cung cấp kiến thức cơ bản thì tài liệu đề cập nhiều đến những yếu tố liên quan để có thể thực hiện thật tốt việc số hóa tài liệu.
6. Thư viện Bình Dương số hóa tài liệu địa chí
Tài liệu thư viện Bình Dương số hóa tài liệu địa chí của tác giả Nguyễn Thị Hai, là giám đốc của Thư viện tỉnh Bình Dương. Đây cũng là một tài liệu thuộc đề án “Xây dựng và chia sẻ nguồn lực thông tin địa phương dạng số phục vụ bảo tồn di sản và phát triển kinh tế – xã hội”. Tài liệu này tập trung chủ yếu vào tình hình số hóa tài liệu tại tỉnh Bình Dương nhưng vẫn mang tính áp dụng rất cao vào thực tiễn cho mọi tỉnh thành khác.
Tài liệu bao gồm nhiều bảng biểu, đồ họa để người đọc dễ dàng tiếp cận, kết hợp với số liệu chi tiết là những dẫn giải vô cùng hợp lí, thể hiện tính cấp thiết của vấn đề số hóa tài liệu tại tỉnh Bình Dương nói riêng và cả nước nói chung.
7. Đề án số hóa tài liệu tại Trung tâm học liệu – Đại học Thái Nguyên
Tài liệu đề án số hóa tài liệu tại Trung tâm học liệu – Đại học Thái Nguyên được thực hiện bởi 2 tác giả là Nguyễn Duy Hoan và Vũ Minh Huệ. Tài liệu cũng tập trung vào vấn đề số hóa tài liệu tại trường đại học Thái Nguyên, nêu ra tính cấp thiết của vấn đề, những lợi ích khi tiến hành số hóa tài liệu so với lưu trữ tài liệu thủ công. Mặc dù là một đề án số hóa tài liệu cho một cơ sở giáo dục nhưng lại được đánh giá cao vào tính thực tiễn, có thể áp dụng vào các trường hợp khác nhau với quy mô khác nhau.
Tài liệu cũng cung cấp nhiều những kiến thức liên quan đến số hóa tài liệu, đưa ra những lý thuyết và dẫn chứng vô cùng chính xác cho việc áp dụng số hóa tài liệu tại cơ sở.
8. Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào
Tài liệu nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào là tài liệu liên quan đến vấn đề số hóa tài liệu tại một cơ sở nghiên cứu cấp quốc gia của Lào. Tài liệu này mang quy mô lớn hơn, áp dụng cho các trường hợp khác do với các tài liệu đã nêu bên trên nhưng vì tính cấp thiết của vấn đề số hóa tài liệu nói chung nên vẫn có thể áp dụng cho các trường hợp tương đương hoặc với quy mô nhỏ hơn tại nước ta.
Đây là tài liệu phù hợp cho những nhà nghiên cứu về số hóa tài liệu nhắm tới một hay nhiều cơ quan, tổ chức lớn với những kiến thức chuyên sâu, nâng cao.
9. Luận văn thạc sĩ dự án số liệu hóa tài liệu lưu trữ trung tâm lưu trữ quốc gia III
Tài liệu luận văn thạc sĩ dự án số liệu hóa tài liệu lưu trữ trung tâm lưu trữ quốc gia III của tác giả Nguyễn Thanh Hiếu thuộc Viện Công nghệ thông tin trực thuộc đại học quốc gia Hà Nội. Đây là tài liệu tham khảo đã qua kiểm chứng bởi tiến sĩ Lê Quang Minh, là một luận văn thạc sĩ công nghệ thông tin được đánh giá cao về đề tài số hóa tài liệu.
Trong tài liệu chỉ ra rõ thực trạng, tính cấp thiết của việc áp dụng số hóa tài liệu vào trong thực tế các lĩnh vực, những ưu điểm của nó so với những loại hình lưu trữ khác đồng thời hướng dẫn chi tiết các bước để có thể số hóa tài liệu từ cơ bản cho đến nâng cao. Tài liệu này thực sự là một tư liệu tham khảo rất đáng chú ý đối với bất cứ ai muốn tìm hiểu về số hóa tài liệu.
10. Xây dựng Một dự án số hóa tài liệu hạn chế
Tài liệu xây dựng một dự án số hóa tài liệu hạn chế của học viên Nguyễn Văn Sự do phó giáo sư – tiến sĩ khoa học Bùi Loan Thùy hướng dẫn. Đây là một tài liệu chi tiết, đầy đủ, rõ ràng về vấn đề số hóa tài liệu. Cụ thể là tập trung cho dự án: Số hóa tài liệu Hán Nôm tại Thư viện Khoa học xã hội. Một tài liệu được thiết kế khoa học, dễ tiếp cận và dễ hiểu cùng với lượng thông tin, kiến thức vô cùng đầy đủ, chi tiết, chính xác và mang tính áp dụng thực tiễn cao.
Tài liệu này dù tập trung cho việc số hóa tài liệu tại thư viện Khoa học Xã hội nhưng vì sự nghiêm túc, chỉn chu trong các số liệu và ví dụ được nêu trong tài liệu đã khiến nó hoàn toàn có thể ứng dụng vào tất cả các cơ sở khác đang cần áp dụng việc số hóa tài liệu.
100+ Tài liệu số hóa tài liệu hay
Đọc thêm:
Các mẫu báo cáo thực tập tại công ty dược hay nhất
10+ Báo cáo thực tập kế toán tiền lương MỚI NHẤT 2020
II. Tầm quan trọng của vấn đề số hóa tài liệu
- Trong những năm gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức lớn nhỏ trong khu vực và trên thế giới ngày càng nhiều hơn, việc sử dụng việc số hóa tài liệu là xu thế tất yếu, là mô hình phổ biến nhất hiện nay và cũng đem lại hiệu quả cao nhất.
- Không nằm ngoài xu thế đó, việc áp dụng số hóa tài liệu ở Việt Nam có những tác động không nhỏ đến lề lối, phương thức làm việc của nhiều cơ quan, tổ chức thuộc các lĩnh vực, quy mô khác nhau. Thay vì ban hành văn bản, tài liệu giấy, các cơ quan, tổ chức chuyển sang dùng văn bản, tài liệu điện tử. Đặc biệt là sau khi Luật Giao dịch điện tử, Luật Công nghệ thông tin, Luật Lưu trữ … cùng nhiều văn bản dưới luật công nhận giá trị của văn bản, tài liệu điện tử và chữ ký số. Có thể nói rằng, văn bản, tài liệu điện tử ra đời như một kết quả tất yếu bởi yêu cầu của thời đại mới.
- Có những thời kì, “cơn bão giấy” tấn công không gian làm việc, việc lưu trữ, quản lý, tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn, mất nhiều thời gian hơn, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả thực hiện công việc. Trước thực tế như vậy, việc số hóa văn bản, tài liệu ra đời như một điều tất yếu. Với những ưu điểm vượt trội như: Chuyển giao một cách dễ dàng, nhanh chóng; tiết kiệm diện tích lưu trữ…, văn bản, tài liệu điện tử hay nói một cách ngắn gọn dễ hiểu là việc số hóa tài liệu dần dần thay thế văn bản, tài liệu truyền thống.
- Các cơ quan, tổ chức thấy rõ những lợi ích mà việc số hóa tài liệu đem lại như: Tiết kiệm không gian lưu trữ tài liệu, giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng; linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau; đem lại khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu; bản sao dự phòng các rủi ro có thể xảy ra cao hơn so với việc các bản sao dự phòng bằng giấy; giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc trong quá trình khai thác và sử dụng.
Đọc thêm:
Những yêu cầu đối với đồ án cung cấp điện cho tòa nhà
Hướng dẫn làm đồ án hệ thống cung cấp điện cho xưởng cơ khí MỚI NHẤT 2020
III. Các bước thực hiện số hóa tài liệu
Về cơ bản quá trình thực hiện việc số hóa tài liệu sẽ có 5 bước cơ bản sau:
- Bước 1: Lựa chọn và nhận tài liệu lưu trữ đến tiến hành số hóa.
- Bước 2: Chuẩn bị kỹ càng tài liệu tránh thiếu sót trong quá trình tiến hành.
- Bước 3: Bắt đầu scan và tiến hành thiết lập hệ thống ảnh, đặt tên file.
- Bước 4: Sau khi tài liệu số hóa xong -> Kiểm tra lại chất lượng tài liệu -> Tiến hành chỉnh sửa lại nếu tài liệu chưa đạt yêu cầu.
- Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao lại tài liệu lưu trữ
Đọc thêm:
Top 10 luận văn thạc sĩ giáo dục học không thể bỏ qua
10+ Báo cáo thực tập cây trồng hay không thể bỏ qua
Việc số hóa tài liệu là yêu cầu cơ bản trong thời đại số, dù bạn làm việc trong lĩnh vực nào, quy mô lớn hay nhỏ đều nên biết về vấn đề số hóa tài liệu và cách thực hiện số hóa tài liệu một cách đơn giản và cơ bản nhất. Bài viết của chúng mình đã cung cấp cho các bạn top 10 tài liệu về vấn đề số hóa tài liệu đầy đủ và chính xác nhất. Mong rằng bài viết của chúng mình sẽ giúp cho các bạn nắm được những thông tin cơ bản về việc số hóa tài liệu, tầm quan trọng cũng như cách để có thể thực hiện việc số hóa tài liệu. Chúc các bạn thành công.
