Hoạch định dự án là một kế hoạch dài hạn về dự án nói chung và về nhân lực, kinh phí, vật liệu xây dựng,… và các vấn đề liên quan đến dự án nói riêng. Hiểu một cách đơn giản và ngắn gọn nhất thì hoạch định dự án là một quá trình thực hiện các kế hoạch được vạch ra để đối phó, giải quyết các vấn đề, tình huống đã lường trước. Và quá trình này diễn ra trong suốt thời gian dự án tiến hành và nó được lặp đi lặp lại.
Hiểu được vai trò và tầm quan trọng của việc hoạch định dự án, chúng mình đã tổng hợp và xin gửi đến các bạn 10 tài liệu hoạch định dự án hay nhất, được đánh giá cao nhất để các bạn cùng tham khảo nhé.
I. Các tài liệu hoạch định dự án
1. Tài liệu Hoạch định dự án( project planning)
Đây là tài liệu giảng dạy bộ môn hoạch định dự án, tập trung vào phân tích, phẩm định đầu tư phát triển. Với tài liệu này, bạn có thể trau dồi thêm nhiều kiến thức về cách lập một kế hoạch hoạch định dự án cơ bản. Bạn sẽ hiểu thêm về vai trò, lợi ích của hoạch định dự án, các phương pháp lập kế hoạch theo (OOPP) cũng như kỹ thuật khung logic,…
2. Tài liệu Chương 5: Hoạch định dự án
Tài liệu này sẽ giúp bạn hiểu hơn về mục tiêu của hoạch định dự án. Mục tiêu của việc hoạch định dự án chiến lược là xây dựng các chiến lược được yêu cầu. Đó là mục tiêu chính, nhưng nếu quy định các mục tiêu rõ ràng hơn thì sẽ rất có ích. Và tài liệu chương 5: hoạch định dự án sẽ cung cấp cho bạn các ví dụ về cách làm thế nào người khởi xướng dự án có thể trình bày rõ các yêu cầu cụ thể nhằm tạo thành những mục tiêu cụ thể hơn.
3. Tài liệu Tài liệu Quản lý dự án. Chương 8: Hoạch định dự án & Lập tiến độ dự án
Đối với tài liệu này, bạn sẽ được cung cấp kiến thức cơ bản, các khái niệm về hoạch định dự án, về quá trình sắp xếp cũng như quản lý các công việc nhằm hoàn thành mục tiêu của dự án. Tài liệu sẽ cung cấp cách tốt nhận để bạn tiến hành hoạch định dự án, đó là bạn phải trả lời được các câu hỏi như: WHAT – WHO –WHEN – HOW MUCH. Và cuối cùng là hướng dẫn bạn kiểm soát và đánh giá công việc hoạch định dự án.
4. Các bước hoạch định dự án
Tài liệu này giới thiệu đến bạn 6 bước để thực hiện hoạch định dự án, bao gồm: Xác định mục tiêu, xác định công việc, kiểm tra lại cơ cấu tổ chức, thiết lập kế hoạch tài chính và chuẩn bị, lập tiến độ cho hoạch định dự án, cuối cùng là đưa ra kế hoạch kiểm soát để tránh những rủi ro.
5. Tài liệu quản lý dự án – hoạch định dự án
Tài liệu này là một bài giảng nhằm cung cấp kiến thức cho các bạn, giúp các bạn thực hiện hoạch định dự án một cách đơn giản, hiệu quả. Đầu tiên bạn sẽ được giới thiệu về hoạch định dự án, các phương pháp để hoạch định dự án, lập kế hoạch cụ thể cho hoạch định dự án. Ngoài ra là cung cấp tiến trình chính cho hoạt động hoạch định dự án. Bắt đầu với bước khởi động, hoạch định, thực hiện, kiểm soát và cuối cùng là kết thúc.
6. Bài giảng hoạch định dự án
Đối với tài liệu này, bạn sẽ định nghĩa được thế nào là hoạch định dự án, hiểu được vai trò hữu ích và tầm quan trọng của hoạch định dự án và khung hoạch định dự án cơ bản. Đồng thời giúp bạn hiểu tiến trình và công cụ kỹ thuật của hoạch định dự án và mô tả những lỗi thông thường trong hoạch định dự án để bạn có thể tránh.
7. Tiểu luận hoạch định dự án đầu tư xây dựng cao ốc văn phòng A&B
Được thực hiện dưới dạng tiểu luận, tài liệu này sẽ cung cấp cho các bạn kiến thức về hoạch định dự án nói chung cũng như các yếu tố khác nhau trong việc hoạch định dự án chiến lược và do đó bạn cần chia việc hoạch định thành một số các công tác phụ. Các phần tiếp theo khảo sát các đề tài khác nhau sẽ giúp hoạch định dự án chiến lược rõ hơn.
8. Bài giảng các bước hoạch định dự án
Một trong những vấn đề ban đầu, hết sức quan trọng, là xác định phạm vi và nội dung chính xác của dự án. Thông thường, người khởi xướng dự án sẽ phân chia các vấn đề chiến lược thành một chuỗi các dự án, được tiến hành tuần tự hay song song. Tài liệu này sẽ giúp các bạn làm quen với điều đó.
9. Bài giảng hoạch định dự án – TS Lưu Trường Văn
Đây là một tài liệu thuộc chương trình cao học Quản trị kinh doanh, được biên soạn bởi tiến sĩ Lưu Trường Văn. Tài liệu này giúp bạn: Thiết lập dự án, lập kế hoạch cho dự án đó, thực hiện dự án, kiểm soát dự án trong quá trình làm, cuối cùng chính là kết thúc dự án. Bạn cũng cần lưu ý, đối với hoạch định dự án thì người thực hiện quản lý cùng với đội nhân viên của mình cần phải thực hiện đồng đều, đảm bảo tiến độ công việc kịp thời.
10. Chương 12: phương pháp định lượng hoạch định dự án
Tài liệu bao gồm 13 nội dung chính, cụ thể là bạn sẽ được giới thiệu các phương pháp định lượng trong hoạch định dự án, quy hoạch tuyến tính, cơ sở đưa ra kết luận, các cách quản lý, các quyết định đối với mục tiêu hay các lý thuyết cơ bản liên quan khác. Tài liệu giúp cho bạn nâng cao hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực đồng thời cũng là cơ sở để cho việc thực hiện và kiểm soát công việc tốt hơn.
100+ Tài liệu hoạch định dự án chi tiết nhất
Đọc thêm:
Top 10 lời mở đầu luận văn hay nhất
10+ Đồ án tốt nghiệp xây dựng website tốt nhất
II. Các bước hoạch định dự án cơ bản
Hoạch định dự án có một vai trò vô cùng quan trọng trong việc thực hiện dự án. Chúng ta có 4 lý do để công việc hoạch định dự án bắt buộc phải được thực hiện chính là:
- Để nâng cao hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực
- Là cơ sở để cho việc thực hiện và kiểm soát công việc tốt hơn
- Trung gian thúc đẩy quá trình giao tiếp tốt hơn
- Dùng để loại trừ tất cả các trường hợp không chắc chắn
Sau khi hiểu được vai trò và mục tiêu của việc hoạch định dự án, chúng ta sẽ đến với các bước để hoạch định dự án đạt được hiệu quả cao nhất
- Xác định mục tiêu
Bạn có thể dùng tiêu chuẩn SMART để đánh giá mục tiêu dự án (tiêu chuẩn SMART chính là tên gọi tắt của những kế hoạch được vạch ra trong một hoạch định dự án tiêu chuẩn bao gồm: Kế hoạch quản lý nhân sự, kế hoạch quản lý công việc, kế hoạch quản lý thời gian, kế hoạch quản lý chi phí, kế hoạch quản lý thông tin, kế hoạch quản lý rủi ro)
- Xác định công việc
Xác định công việc dự án gồm có: Xác định phạm vi dự án. Xác định và mô tả mọi hoạt động chính của dự án. Mô tả kết quả dự án (với các chỉ tiêu kỹ thuật cụ thể). Dự tính thời gian, ngân sách và các nguồn lực cần thiết khác. Xác định các tiêu chuẩn nghiệm thu dự án. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ cơ bản hỗ trợ cho bước xác định công việc là cấu trúc phân tích công việc WBS (Work Breakdown Structure)
- Tổ chức
Bước này cần phải thực hiện các công việc cụ thể như sau: Xác định nhu cầu nhân sự. Tuyển chọn giám đốc và cán bộ dự án. Tổ chức ban quản lý dự án Phân công công việc/ trách nhiệm/ quyền lực cho các thành viên trong ban quản lý dự án. Kế hoạch tổ chức và phối hợp với các bên liên quan khác.
- Kế hoạch tài chính và nguồn lực
Dự kiến nguồn lực cần thiết và lồng ghép nó vào ngân sách dự án. Lập hệ thống kiểm soát tài chính. Lập kế hoạch tài chính. Chuẩn bị dự toán về dòng tiền, kể cả những chi tiêu bất ngờ.
- Lập tiến độ
Dự kiến thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi hoạt động. Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi hoạt động. Kiểm tra nguồn lực có đủ để thực hiện công việc không? Xác định các mốc quan trọng. Xác định trình tự cần thiết của các hoạt động. Xác định các hoạt động quan trọng và dự kiến rủi ro. Xác định sự cân đối thời gian và chi phí. Thường sử dụng sơ đồ Gantt, CPM, PERT.
- Kế hoạch kiểm soát
Xác định các cách đo tiến độ theo giai đoạn. Xác định cơ chế kiểm soát. Xác định tiêu chuẩn chất lượng. Quản lý rủi ro.
Trên đây là 6 bước cơ bản để tiến hành hoạch định dự án một cách hiệu quả nhất. Đối với công việc hoạch định dự án không phải tự nhiên mà người ta nghĩ ra thêm một công đoạn nữa để công việc thêm phần rắc rối. Mà đối với khâu hoạch định dự án này thì nó sẽ có ý nghĩa nhất định trong công việc. Cụ thể:
- Hoạch định dự án chính là cơ sở để cho tiến độ dự án, một dự án hoàn thành tốt hay không có một phần tác động không nhỏ đến từ sự hoạch định dự án.
- Sau khi hoạch định dự án xong thì những người có quyền hạn, trách nhiệm sẽ có cơ sở để sử dụng, bố trí và sử dụng nguồn nhân lực tốt. Và đây cũng là cách đánh giá năng lực của người quản lý, một quản lý tốt sẽ thực hiện được một hoạch định dự án tốt.
- Hoạch định dự án cũng chính là căn cứ để người quản lý có thể dự toán được ngân sách và kiểm tra tài chính của dự án đó.
- Hoạch định dự án cũng chính là căn cứ giúp cho người thực hiện có thể căn chỉnh thời gian hoàn thành dự án.
- Hoạch định dự án giúp cho dự án đạt được những mục tiêu nhất định
- Đồng thời, hoạch định dự án cũng giúp cho người thực hiện giảm được các rủi ro khi thực hiện công việc
- Cuối cùng hoạch định dự án sẽ giúp cho dự án có thể thay đổi được điều kiện thực hiện và phát triển của các doanh nghiệp thành viên hoặc đối với những người được hưởng lợi từ các dự án đó.
Nói chung, hoạch định dự án là bước đầu quan trọng để đảm bảo cho các công việc khác được thực hiện một cách dễ dàng hơn.
III. Chương trình của một cuộc họp hoạch định dự án
Để tiến hành hoạch định dự án, cần tổ chức các cuộc họp lấy ý kiến và đề xuất kế hoạch hoạch định dự án cụ thể và chi tiết. Dưới đây là cơ cấu của một chương trình họp hoạch định dự án.
- Phạm vi dự án
- Những lĩnh vực được đưa vào
- Những câu hỏi được nêu ra
- Mục tiêu và điều kiện biên của dự án
- Mục tiêu của dự án
- Điều kiện biên của dự án
- Hỗ trợ từ tư vấn
- Quyết định cơ bản về thuê tư vấn
- Có thể: các nhiệm vụ của tư vấn
- Có thể: lựa chọn tư vấn
- Cơ cấu tổ chức và nhóm dự án
- Cơ cấu dự án
- Các thành viên của các ủy ban và nhóm làm việc khác nhau
- Quy trình và cột mốc
- Quy trình
- Các cột mốc
- Ngân sách dự án
- Chi phí bên ngoài
- Chi phí bên trong
- Những vấn đề khác
Khi một cuộc họp hoạch định dự án được tiến hành theo các bước phía trên sẽ đem lại hiệu quả cao nhất về mặt nội dung, giải quyết được các vấn đề còn tồn tại và cách giải quyết,… cũng như giúp cho các bước thực hiện hoạch định và các yêu cầu cụ thể trong hoạch định dự án được tiến hành triển khai thuận lợi, tốt đẹp.
Đọc thêm:
Top 10 tiểu luận về triết học Mác- Lênin hay nhất.
Top 10 mẫu báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành Quản lý văn hóa hay nhất
Vậy là chúng mình đã tổng hợp và gửi đến các bạn 10 tài liệu hoạch định dự án hay nhất, được đánh giá cao nhất để các bạn có thể tham khảo. Cùng với đó là những chia sẻ của chúng mình về các bước để thực hiện một kế hoạch hoạch định dự án thành công, hiệu quả cũng như một số lưu ý liên quan để bạn tránh gặp phải những sai sót trong quá trình hoạch định dự án cho riêng mình. Chúc các bạn may mắn, thành công.
