Biên bản giao hàng là một trong những chứng từ quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng dân sự. Đây là một văn bản thể hiện sự thỏa thuận của hai bên mua bán trong việc giao nhận hàng hóa đã xảy ra trên thực tế. Bên bán đã giao hàng và bên mua sẽ nhận hàng theo như sự thỏa thuận của hai bên trước đó. Biên bản giao hàng chính là giấy tờ, thủ tục cơ bản để đảm bảo trọn vẹn được quyền lợi và giữ vững sự thỏa thuận, giao kèo cho cả người giao hàng và người nhận hàng dù giá trị đơn hàng có lớn hay nhỏ.
Trong bài viết này, chúng mình sẽ tổng hợp cho các bạn 10 mẫu biên bản giao hàng chuẩn nhất, chi tiết, cụ thể để các bạn cùng tham khảo.
I. Top 10 biên bản giao hàng hay nhất
1. Biên bản giao hàng
Biên bản giao hàng là mẫu chung nhất cho việc thực hiện một biên bản giao hàng. Nội dung mẫu có đầy đủ các điều khoản, lợi ích và quyền lợi của cả bên A và bên B. Nhưng có một lưu ý nhỏ đối với mẫu biên bản giao hàng này đó là chức vụ người ký biên bản được mặc định là giám đốc/ tổng giám đốc nên khi tham khảo mẫu bạn cần phải thay đổi, chỉnh sửa cho phù hợp với tình hình thực tế của bạn.
2. Mẫu 3 – Biên bản bàn giao hàng hóa kinh doanh TN – TX
Mẫu 3 – Biên bản bàn giao hàng hóa kinh doanh TN – TX là mẫu biên bản giao hàng dạng tạm nhập/ tái xuất. Tạm nhập tái xuất được hiểu là việc một thương nhân, doanh nghiệp hay một công ty (ở Việt Nam) nhập khẩu hàng hóa từ một quốc gia, được làm đầy đủ thủ tục thông quan nhập khẩu vào Việt Nam, sau đó thương nhân Việt Nam làm thủ tục xuất khẩu chính hàng hóa đã nhập khẩu này sang một quốc gia khác hoặc có thể là chính quốc gia đã xuất khẩu ban đầu. Biên bản ngắn gọn, đầy đủ nội dung cần có của một biên bản giao hàng dưới dạng tạm nhập/ tái xuất.
3. Mẫu 21 – Biên bản bàn giao hàng chuyển cửa khẩu
Mẫu 21 – Biên bản bàn giao hàng chuyển cửa khẩu là mẫu biên bản giao hàng thông qua cửa khẩu, có sự cho phép và đồng ý của hải quan cũng như những xác nhận về nội dung hàng hóa. Mẫu biên bản giao hàng này thường xuyên được sử dụng đối với những mặt hàng xuất nhập khẩu hay những đơn hàng liên quốc gia.
4. Biên bản giao nhận TSCĐ
Biên bản giao nhận TSCĐ là mẫu biên bản giao hàng rất đặc biệt, còn được gọi là tài sản cố định. Biên bản này có mục đích nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, được cấp trên cấp, được tặng, biếu, viện trợ, nhận góp vốn, TSCĐ thuê ngoài…đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng góp vốn,… Mẫu biên bản này đáp ứng được những yêu cầu về nội dung và cách trình bày rõ ràng với việc kẻ bảng, cột để ghi nội dung hàng hóa, sản phẩm, số lượng và giá cả…
5. Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa xuất khẩu/ nhập khẩu chuyển cảng
Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa xuất khẩu/ nhập khẩu chuyển cảng là mẫu biên bản giao hàng cho các mặt hàng cần phải qua các cửa khẩu. Mẫu này yêu cầu người thực hiện phải tiến hành kiểm tra hàng hóa dưới sự xác nhận của chi cục hải quan cảng đi và chi cục hải quan cảng đến. Là một mẫu biên bản giao hàng tối quan trọng đối với những doanh nghiệp thường xuyên thực hiện việc giao và nhận hàng hóa quốc tế.
6. Mẫu 10 biên bản bàn giao hàng hóa XNK
Mẫu 10 biên bản bàn giao hàng hóa XNK là tổng hợp các mẫu biên bản giao hàng có liên quan đến xuất/ nhập khẩu. Những mẫu này cụ thể từng nội dung như đối với hàng hóa chịu sự quản lý của hải quan, hàng hóa có giấy chứng nhận hay những loại hàng hóa bắt buộc phải kiểm tra tại cửa khẩu,….
7. Mẫu biên bản giao nhận tài liệu
Mẫu biên bản giao nhận tài liệu là mẫu biên bản giao hàng quan trọng, có tính chất pháp lý cao bởi hàng hóa ở đây là tài liệu, chứng từ, chứng cứ pháp lý quan trọng, ghi nhận việc đương sự (nguyên đơn, bị đơn…) giao cho Tòa tài liệu, chứng cứ – về nguyên tắc được dùng làm cơ sở để thực hiện nghĩa vụ chứng minh trong một vụ án dân sự. Chính vì vậy mẫu biên bản giao hàng đặc biệt này rất được chú ý và cập nhật thường xuyên.
8. Biên bản giao nhận hồ sơ
Biên bản giao nhận hồ sơ là mẫu biên bản giao hàng đặc biệt tiếp theo sau tài liệu, bởi hàng hóa ở đây được hiểu là hồ sơ nói chung, nó có thể là hồ sơ xin việc, hồ sơ nhập học, hồ sơ quản lý, thuế hay pháp lý… đều có thể áp dụng theo mẫu biên bản này.
9. Biên bản giao nhận sổ bảo hiểm xã hội
Biên bản giao nhận sổ bảo hiểm xã hội là mẫu biên bản giao hàng với hàng hóa ở đây được hiểu là sổ bảo hiểm xã hội. Mẫu biên bản này rất ngắn gọn, nội dung được trình bày bao gồm sự xác nhận của hai bên giao và nhận là chủ yếu. Đây cũng là một mẫu biên bản giao hàng rất phổ biến.
10. Biên bản giao nhận đề, tài liệu trong kỳ thi
Biên bản giao nhận đề, tài liệu trong kỳ thi là một mẫu biên bản giao hàng đặc biệt, được sử dụng trong những kỳ thi các cấp và có vai trò xác nhận đề thi, tài liệu thi cử còn nguyên và đầy đủ. Nội dung biên bản rất ngắn gọn và đơn giản nhưng đây có thể nói là một trong những biên bản nhận hàng cực kỳ quan trọng và cần thiết phải được thực hiện một cách chính xác, nghiêm túc và chỉn chu.
II. Tại sao lại cần đến biên bản giao hàng
Trong lĩnh vực kinh doanh, buôn bán, biên bản giao hàng được xem như là một loại giấy tờ hết sức quan trọng. Nó thể hiện đầy đủ chữ ký của bên giao, bên nhận, số lượng, chủng loại hàng…. giúp chứng minh rằng giữa hai bên giao và bên nhận hàng hóa đã trao và nhận hàng hóa đúng như cam kết của cả hai. Nếu chẳng may trong quá trình vận chuyển, mua bán giữa hai bên có xảy ra những tranh chấp hay sự cố đáng tiếc. Thì biên bản giao hàng sẽ là cơ sở để xác định giữa hai bên ai là người có lỗi và ai sẽ là người phải chịu trách nhiệm. Chính vì vậy, bạn nên chủ động chuẩn bị cho mình một biên bản bàn giao hàng hóa đúng quy định của pháp luật cũng như những chứng từ và văn bằng khác để bảo vệ lợi ích cho bản thân mình trong những giao dịch hàng hóa dù giá trị mặt hàng có lớn hay nhỏ.
1. Những lưu ý khi thực hiện một biên bản giao hàng
Trước hết, một biên bản giao hàng cơ bản cần có những nội dung sau đây:
– Tên đơn vị bán hàng
– Ngày, tháng, năm thực hiện giao hàng
– Bên nhận hàng: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện
– Chức vụ
– Bên giao hàng: Tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện
– chức vụ
– Nội dung hàng hóa bàn giao, số lượng, đơn giá, chủng loại,…
– Ký tên xác nhận, đóng dấu của hai bên
2. Những lưu ý khi thực hiện một biên bản giao hàng
- Một biên bản giao hàng khi được lập ra giữa người mua và người bán cần phải ghi chép đầy đủ thông tin: Ví dụ như lý lịch cá nhân, địa chỉ và số điện thoại để liên lạc giữa hai bên. Trong biên bản cũng nên ghi đầy đủ và cụ thể số hàng được giao, mẫu mã sản phẩm, hàng hóa và giá tiền của sản phẩm. Cùng với đó là lời hứa trách nhiệm, lời cam kết của cả hai bên khi mặt hàng giao nhận có vấn đề hay thời gian giao nhận sai lệch không đúng như thỏa thuận ban đầu.
- Ngay sau khi hoàn thành biên bản bàn giao hàng cùng với các thông tin chi tiết cụ thể, cuối mỗi biên bản, hai bên nên tự ký họ tên đầy đủ vào (hoặc đóng dấu) việc làm này sẽ giúp biên bản có tính xác minh và độ tin cậy cao thể hiện sự đồng ý và nhất trí của cả hai bên trên tình thần tự nguyện. Nếu một biên bản bàn giao được lập ra mà thiếu sót đi chữ ký (hoặc con dấu) của hai bên, thì khi có vấn đề tranh chấp xảy ra, biên bản đó được xem như không có giá trị trước pháp luật.
- Biên bản giao hàng nên được soạn thảo song song với hợp đồng mua bán hoặc cam kết giao nhận ban đầu để có thể nắm sát được tình hình. Bạn không nên để việc soạn thảo biên bản giao hàng là việc cuối cùng bạn phải làm. Như thế vừa dễ xảy ra sai sót, vừa không theo sát được tiến trình giao nhận.
- Biên bản bàn giao hàng hóa khi được lập ra nên được photo thành hai bản để cả hai bên cùng nắm giữ, nhằm đảm bảo quyền lợi ngang nhau. Cũng như những mẫu biên bản giao hàng phải được bảo quản thật tốt. Các bên tham gia có trách nhiệm sử dụng biên bản một cách cẩn thận và đúng với quy định pháp luật. Cuối cùng, hãy đảm bảo thực hiện đúng những điều được cam kết trong hợp đồng và biên bản để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
Bài viết của chúng mình đã tổng hợp chi tiết, đầy đủ 10 mẫu biên bản giao hàng mới nhất và chuẩn nhất. Mong rằng sau khi tham khảo bài viết này, các bạn có thể nắm được những nội dung cơ bản mà một biên bản giao hàng cần phải có cũng như thực hiện những biên bản giao hàng một cách thuận lợi nhất. Chúc các bạn may mắn và thành công.
