Hệ thống thông tin kế toán: Một số vấn đề chung về hệ thống

Hệ thống thông tin kế toán: Một số vấn đề chung về hệ thống

Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể:

- Phân biệt được một số thuật ngữ như hệ thống, hệ thống thông tin, và hệ thốngthông tin kế toán, biết được công nghệ thông tin ảnh hưởng thế nào đến hệ thống thôngtin kế toán

- Hiểu được việc lập báo cáo tài chính sẽ thay đổi như thế nào trong thời đại côngnghệ thông tin.

- Nhận thức được việc ứng dụng công nghệ thông tin cho phép các kế toán viên quảntrị việc đào tạo và thiết kế được hệ thống quản trị chi phí mới và cách đo lường mức độhoàn thành như thế nào.

- Biết được tại sao các kiểm toán viên cung cấp dịch vụ bảo đảm

- Nhận thức được những điểm mới trong một hệ thống thông tin kế toán và làm quenvới những cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực mới này.

1.1.Hệ thống thông tin kế toán là gì?

1.1.1 Lý thuyết về hệ thống

Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống và chúng ta có thểxem “hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành một loạtcác mục tiêu”

Ví dụ: - Hệ thống khuyếch đại âm thanh: Loa, bộ khuyếch đại, micro… nhận đầu vàolà âm thanh nhỏ và mục tiêu của hệ thống là làm khuyếch đại âm đó ở đầu ra.

- Hệ thống giao thông: Đường, cầu, cảng, xe, tầu… mục tiêu của hệ thống là vậnchuyển con người hàng hóa… từ nơi này đến nơi khác

Một hệ thống bất kỳ có ba đặc điểm sau:

- Có các thành phần bộ phận (hoặc những điểm hữu hình).

1 | P a g e

- Tiến trình xử lý (hay phương pháp) để phối hợp các thành phần theo cách đã quyđịnh.

- Mục tiêu hoặc đối tượng của hệ thống.

Lý thuyết hệ thống có đưa ra những khái niệm liên quan như sau:+ Hệ thống con và hệ thống cha

Từ định nghĩa trên cho ta thấy hệ thống sẽ tồn tại ở nhiều cấp bậc khác nhau Cácthành phần của nó cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm khác nhau Các thành phầncủa nó cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm của một hệ thống phải có Các hệthống cấp thấp hơn trong một hệ thống là những hệ thống con, nó cũng có tiền trìnhphối hợp các thành phần bộ phận để đạt được mục tiêu của nó Khái niệm hệ thống con,hệ thống cha phụ thuộc vào cách nhìn nhận của mỗi cá nhân khi tiếp cận hệ thống đó.

- Ví dụ: - Hệ thống giao thông có các hệ thống con là hệ thống giao thông đường bộ,hệ thống giao thông đường thủy…

+Đương biên và nơi giao tiếp

*Đường biên: nhằm phân cách hệ thống này với hệ thống khác Trong hệ thống con,đường biên giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống Xác định đường biên của hệthống phụ thuộc vào đặc điểm và vị trí của hệ thống trong tổ chức.

*Nơi giao tiếp: là nơi gặp nhau giữa các đường biên của hệ thống con Nơi giao tiếpnối kết các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận.

+Phân loại hệ thống: hệ thống có nhiều dạng khác nhau nhưng có thể được phân loạithành bốn dạng cơ bản sau:

* Hệ thống đóng: là hệ thống cô lập với môi trường Nó không có nơi giao tiếp vớibên ngoài, không tác động khỏi đường biên và các tiến trình xử lý sẽ không bị môitrường tác động Khái niệm hệ thống đóng chỉ mang tính chất lý luận bởi thực tế các hệthống đều tác động qua lại với môi trường theo nhiều cách khác nhau.

*Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống có sự tác với môi trường, có nơi giao tiếp vớibên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hưởng của môi trường lên tiến trình Quan hệ ở đâyđược thể hiện qua các nhập liệu và kết xuất.

* Hệ thống mở: là hệ thống không kiểm soát sự tác động qua lại của nó với môitrường Ngoài việc thể hiện quan hệ qua quá trình nhập liệu và kết xuất, hệ thống

thường bị nhiều loạn hoặc không kiểm soát được, ảnh hưởng đến quá trình xử lý củanó Hệ thống được thiết kế tốt sẽ hạn chế các tác động của sự nhiễu loạn.

- Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống các nhập liệu có thể là các kết xuất của nó.Trên cơ sở bốn kiểu hệ thống cơ bản, người ta có thể liên hệ nhiều hệ thống với nhau.Ví dụ hệ thống đóng có quan hệ có thể có các thành phần là hệ thống đóng có quan hệ,hệ thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi.

1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý

a.Thông tin – dữ liêu:

+ Dữ liệu: Những sự kiện, con số, hình ảnh… chưa được xử lý để phù hợp với ngườisử dụng

+ Thông tin: Dữ liệu được sắp xếp phù hợp với người sử dụng.

3 | P a g e

Ví dụ: điểm của một lớp là dữ liệu muốn thành thông tin thì cần phải sắp xếp phânloại giỏi, khá trung bình…

Hệ thông thông tin quản lý có máy tính tham gia, một máy tính cụ thể xử lý thôngtin Khi hoạt động, có thành phần của máy tính trao đổi thông tin với nhau Như vậy,máy tính cũng là một hệ thống thông tin Các hệ thống thông tin quản lý trong các tổchức kinh tế xã hộ như hệ thống thông tin quản lý nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thốngquản lý lịch công tác là các ví dụ điển hình về hệ thống thông tin.

Hệ thống thông tin quản lý: phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường được xây dựngnhằm phục vụ cho một hoặc vài chức năng nào đó, hoặc chỉ đơn giản là giúp con ngườigiải thoát khoải một công việc tính toán, thống kê nặng nhọc Khi xuất hiện nhu cầucung cấp các thông tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thứcxử lý thông tin một cách tổng thể – thông tin thông tin quản lý.

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết phụcvụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệthống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấutrúc nội tại của hệ thống và các thông tin các hoạt động diễn ra trong hệ thống.

Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ chonhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ vàkhả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính:+ Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống nhữgn thông tin cóích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học.

+ Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tinmới.

+ Phân phối và cung cấp thông tin.

Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóngtrong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầyđủ của hệ thống.

* m.

5 | P a g e

Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin quản lý:

Hệ thống thông tin quản lý cũng như bất kỳ hệ thống nào khác, nó có một cuộc sốngcùng với các chu kỳ sống có những đặc trưng riêng Nó được sinh ra, phát triển và cuốicùng thì bị thay thế hay bị loại bỏ bởi hệ thống khác tiên tiến hơn, hiện đại hơn Ta cóthể chia cuộc sống, hay còn gọi là vòng đời của hệ thống thông tin quản lý ra các giaiđoạn như sau:

- Giai đoạn chuẩn bị: Giai đoạn này tình từ khi trong tổ chức xuất hiện nhu cầu xâydựng hệ thống thông tin mới nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho việc điềuhành các hoạt động sản xuất trong tổ chức.

- Giai đoạn hình thành và phát triển: Trong giai đoạn này, các dự định xây dựng hệthống thông tin được triển khai thực hiện trong thực tế Các chuyên gia phân tích hệthống, nhà quản lý và các lập trình viên cùng nghiên cứu, khảo sát, phân tích, thiết kếvà xây dựng hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin được thử nghiệm, cài đặt vàchuẩn bị đưa vào sử dụng.

- Giai đoạn khai thác và sử dụng: Thông thường đây là giai đoạn dài nhất trong vòngđời của hệ thống thông tin quản lý Trong giai đoạn này hệ thống được vận hành phụcvụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin trong tổ chức Trong quá trình sử dụng,

hệ thống được bảo trì hoặc sửa chữa để phù hợp với sự thay đổi về thông tin hoặc nhucầu thông tin.

- Giai đoạn thay thế: Trong quá trình sử dụng và khai thác hệ thống, luôn gặp phải sựthay đổi về thông tin (thay đổi về dung lượng, cấu trúc) và những sửa chữa trong hệthống làm cho nó trở nên cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả Vì vậy, hệ thống thôngtin cũ cần phải được thay thế bởi hệ thống thông tin mới hoặc nâng cấp.

1.1.3 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

Có ý kiến cho rằng hệ thống thông tin kế toán là phần giao của hai mảng: kế toán vàhệ thống thông tin Như vậy, nghiên cứu hệ thống thông tin kế toán được xem là vi tínhhoá hệ thống kế toán trong doanh nghiệp Nhưng đó là các hiểu chưa chính xác về hệthống thông tin kế toán.

-Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán như sau: Hệ thống thông tin kế toán là việcthu thập các dữ liệu và xử lý các thông tin cần thiết cho người sử dụng.

Để hiểu rõ thuật ngữ này cần xem xét khái niệm này trên khái niệm về hệ thống,thông tin và kế toán.

+> Kế toán: Kế toán bao gồm các lĩnh vực về kế toán tài chính, kế toán quản trị, kếtoán chi phí và kế toán thuế Hệ thống thông tin kế toán được thiết lập để cung cấpthông tin cho các lĩnh vực này Có thể thấy rằng hệ thống thông tin kế toán tạo lập cácdữ liệu về bảng lương cho các nhân viên trong công ty, kế toán các khoản phải thu, kếtoán các khoản phải trả, hàng tồn kho, dự toán tổng thể, ghi nhận các thanh toán trên sổcái, thiết lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, lập kế hoạch chiến lược…

Thách thức lớn nhất của kế toán là làm sao đưa được các thông tin tốt nhất cho nhữngngười cần thông tin (bên trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp) Ví dụ để

7 | P a g e

Hệ thống thông tin

kế toán

Hình 1.1: Hình mô tả cách thức nhìn nhận hệ thống thông tin kế toán

quyết định mua một thiết bị văn phòng người ta quyết định cần các thông tin về ngườibán, các chi phí có liên quan, các điều kiện mua bán và thanh toán, làm sao để xử lý cácthông tin đó, hệ thống thông tin kế toán sẽ giải quyết các việc đó Kế toán còn giúp giảiquyết các thông tin không liên quann đến kế toán như là lập dự toán về các khoản thuchi tiền mặt của công ty, tổng hợp và phân tích các thông tin về doanh thu, chi phí vàdự đoán doanh số các thị trường, phân tích các chi phí về lương và các lợi ích mang lạicủa người lao động, tổng hợp về vấn đề hàng tồn kho, phân tích biến động chi phí sảnxuất.

Bên cạnh đó thông tin kế toán còn cung cấp những thông tin rất hữu dụng cho nhữngngười làm công việc không có sự liên quan đến kế toán như tài chính, nghiên cứu thịtrường, nhân sự Có thể tóm tắt như sau:

*Tài chính – Dự toán về tiền và các khoản thu chi thực tế làm cơ sở phân tích.

* Nghiên cứu thị trường – Thống kê bán hàng, tổng hợp phân tích, thông tin về chiphí và dự toán về doanh thu.

* Quản lý nhân sự – Phân tích bảng lương (phân tích lợi ích mang lại của từng cánhân) các dự án trong tương lai và dự toán chi phí nhân sự.

* Sản xuất – Tổng hợp thông tin về hàng tồn kho, và phân tích chi phí sản xuất.

+> Thông tin (còn gọi là dữ liệu): mặc dù hai khái niệm này thường khác nhau nhưnglại hay được sử dụng nhầm lẫn Khái niệm dữ liệu dùng để chỉ các ghi nhận thô về cácdữ kiện sự kiện chưa được xử lý, ví dụ các điểm thi của một lớp học Để hữu dụng cácdữ liệu cần được quá trình xử lý để trở thành thông tin, ví dụ các điểm thi được phânloại, cộng trung bình và nhóm lại thành các nhóm để đánh giá trình độ học của lớp.

Làm thế nào để xử lý các dữ liệu thành thông tin có ích? Không có một câu trả lờichung, tuỷ trường hợp, tuỳ các nhận thức mà cách xử lý khác nhau Ví dụ để đánh giálớp học cách thông thường là kiểm tra, tuy nhiên các thông tin nhận được liệu có chínhxác tuyệt đối? Một ví dụ khác, đánh giá giá trị cổ phiếu mà một công ty đang sử hữu cóthể lấy giá trung bình của các ngày giao dịch gần đây, giá trị mà công ty đã thanh toánđể có cổ phiếu này, hay giá giao dịch ngày gần nhất để đánh giá? Dữ liệu thô rất quantrọng vì nó là cơ sở cho dấu vết kiểm toán, các dữ liệu sẽ được hệ thống thông tin ghilại, chẳng hạn, hệ thống thông tin sẽ gắn kết với máy chấm công của công ty ghi lạitoàn bộ thời gian của nhân viên và tiến hành tính lương và các khoản trích theo lương.

Kiểm toán nội bộ có thể so sánh kết quả ghi nhận bảng chấm công và bảng lương đểchắc rằng các việc trả lương đã được tính toán đúng.

Mặc dù thông tin là quan trọng nhưng các thông tin cần phải được xử lý vì người sửdụng cần các thông tin tài chính đã được tổng hợp, hay tổng kết thống kê, hay các thôngtin mang tính dự đoán là cơ sở cho việc ra quyết định.

Công việc xử lý dữ liệu thường được trải qua các bước sau: (1) – thập liệu các thôngtin thô vào (2) – tiến hành xử lý các thông tin và (3) – cho các thông tin có ý nghĩa.

Các hệ thống thông tin kế toán hiện đại cơ bản dựa vào các bước trên nhưng được hỗtrợ bởi các máy tính Ví dụ, các cửa hàng bán lẻ bán hàng trên mạng sử dụng các trangweb để khách hàng đặt hàng, thông tin khách hàng đặt hàng sẽ được lưu trữ, xử lý đểthực hiện việc giao hàng, thông tin được lưu chuyển in ra hoá đơn và tổng hợp lên báocáo tài chính của cửa hàng.

Một điều cần lưu ý là cho dù máy tính là công cụ giúp tăng tính hiệu quả xử lý dữ liệunhưng chúng cũng tạo ra một số rắc rối: Như máy không thể hiệu chỉnh được nhữngthông tinh sai do nhập lệnh sai (ví dụ: nhập nhầm só ngày công 28 thành -28), nhập liệumáy tính điện tử sẽ gây khó khăn trong việc tìm lại dấu vết kiểm toán.

+> Hệ thống: trong lĩnh vực kế toán, thuật ngữ hệ thống thường liên tưởng đến hệthống máy tính, công nghệ thông tin ngày nay đã thay đổi trong mọi công việc Hệthống là một tập hợp vật chất và phi vật chất như người, máy móc, thông tin, dữ liệu,các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình xử lý, gọi là các phần tử của hệ thống.Trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mụcđích chung.

9 | P a g e

Dữ liệu thông tin từ các nguồn

xuất nhập

Sắp xếp, tổ chức và tính

Thông tin cho việc ra quyết định xuất, nhậpHình 1.2: Hình dùng để mô tả ba giai đoạn trong quá trình xử lý

Phần cứng

Con ng ời

Các thủ tụcCơ sở

dữ liệu

Phần mềm

(Chứngtừ, sổ

Thôngtin kế

cáoquảntrị, báo

cáo tàichính)

+>Hệ thống thụng tin: là hệ thống mà mục tiờu tồn tại của nú là cung cấp thụng tinphục vụ hoạt động của con người trong một tổ chức nào đú Ta cú thể hiểu hệ thốngthụng tin là hệ thống mà mối liờn hệ giữa cỏc thành phần cũng như giữa nú với cỏc hệthống khỏc là sự trao đổi thụng tin.

Một hệ thống thụng tin kế toỏn được hiểu là tập hợp cỏc nguồn lực như con người,thiết bị mỏy múc được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu tài chớnh và cỏc dữ liệu khỏcthành thụng tin (Hỡnh 1.2).

Hình 1.2 Mô hình hệ thống thông tin kếtoán tự động hoá.

Nói đến hệ thống thông tin kế toán hiện đại là nói đến hệ thống thông tin có sử dụngcông nghệ thông tin, dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người để thực hiện cácchức năng ghi nhận, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong một tổchức kinh doanh sản xuất hay hành chính sự nghiệp Nó cho phép ghi chép, theo dõimọi biến động về tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động của tổ chức.

Hệ thống thông tin kế toán cũng thể hiện vai trò chủ đạo của nó trong quá trình kiểmsoát bên trong tổ chức doanh nghiệp Kiểm soạt nội bộ tốt là chìa khoá để quản trị cóhiệu quả một tổ chức Nhiều thông tin cần cho các nhà quản trị để kiểm soát tài chínhvà hoạt động của tổ chức doanh nghiệp đều do hệ thống thông tin kế toán cung cấp.

Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế toán trong các tổ chức doanh nghiệp với tínhchất, quy mô và loại hình khác nhau đều tương tự nhau ở các góc độ sau:

- Phương pháp xử lý thông tin: thủ công hoặc tự động đối với sự trợ giúp của máy

- Phương pháp kế toán: là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội dung,

công việc kế toán.

+ Chứng từ kế toán: (phương pháp chứng mình nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin (băng, đĩa, thẻ thanh toán…)phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Lập chứng từ là công việc đầu tiên của kế toán.

+ Kiểm kê tài sản (phương pháp xác định số thực có của tài sản tại một thời điểm).

11 | P a g e

Kiểm kê tài sản là việc cân đong đo đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng,giá trị của tài sản nguồn hình thanh tài sản đối với số liệu trên sổ kế toán.

Kiểm kê tài sản nhằm phát hiện các chênh lệch giữa số thực tế và ghi trên sổ kế toán.+ Tính giá thành các đối tượng kế toán

Tiền tệ là thước đo định giá tài sản xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp

+ Tài khoản: thực chất là phương pháp lưu trữ thông tin, mỗi tài khoản là một đơn vịlưu trữ thông tin về chỉ tiêu báo cáo.

+ Ghi sổ kép: phương pháp phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản(ít nhất 2 tài khoản).

+ Báo cáo tài chính là phương pháp khái quát tình hình tài chính và kết quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh.

b Phân loại hệ thống thông tin kế toán:+ Theo sự lưu trữ số liệu:

* Hệ thống thông tin kế toán thủ công: Nguồn lực chủ yếu là con người và các côngcụ tính toán con người thực hiện các công việc kế toán

Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép thủ công lưu trữ dưới hình thức chứngtừ, sổ, thẻ, bảng (phổ biến từ 1980 trở về trước).

Qui trình:

* Hệ thống thông tin kế toán máy tính: Nguồn lực chủ yếu là máytính các công việc ghi chép, tổng hợp lập báo cáo đều đợc máy tínhthực hiện và lu trữ dới dạng các tập tin.

Ví dụ: Hệ thống chấm công, hệ thống giao dịch ATM, tính cớc vàin hóa đơn điện thoại…

* Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: nguồn lực chủyếu là con ngời và máy tính Máy tính thực hiện các công việc dới sựđiều khiển, kiểm soát của con ngời Nếu thiếu 1 trong 2 nguồn lựcnày thì hệ thống sẽ không hoạt động đợc Ngoài vai trò chủ đạo làđiều kiển, kiểm soát con ngời còn có nhiệm vụ nhập liệu mà hệthống máy tính không thể thực hiện đợc và thực hiện các công việcbảo mật, bảo trì hệ thống.

1.1.4.Hệ thống thông tin kế toán và vai trò của nó trongdoanh nghiệp

1 Hệ thống thông tin kế toán và vai trò của nó trong doanh nghiệp

Công nghệ thông tin là khái niệm dùng để chỉ các thiết bị phầncứng và phần mềm đợc sử dụng trong hệ thống thông tin đợc vi tínhhoá, là một nhân tố quan trọng làm thay đổi hoạt động xã hội ngàynay Công nghệ thông tin làm thay đổi hoạt động thơng mại trongthời đại mới Trong thời đại hiện nay công nghệ thông tin đã tácđộng đáng kể đến công việc của kế toán và ngời làm kế toán đợcxem nh là những nhân viên xử lý dữ liệu, đòi hỏi các thông tin đợcxử lý phải có độ chính xác cao, tổng hợp và trình bày phù hợp vớitừng ngời sử dụng thông tin.

Kế toán nh là một hệ thống thông tin sẽ xác định, thu thập, xử lývà truyền thông tin kinh tế về một tổ chức tới một phạm vi rộng rãingời sử dụng cho mục tiêu quản trị hoặc đầu t;

Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà quản lý ra quyếtđịnh:lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, đa ra quyết

định ở tất cả các mức quản lý, từ những vấn đề có cấu trúc nh “Bao

giờ thì cần mua thêm hàng và mua bao nhiêu để bổ sung vào kho

13 | P a g e

nhằm đảm bảo mức tồn kho tối thiểu” hay những vấn đề không cócấu trúc nh “Có nên đa một công nghệ mới vào sản xuất hay không?”

Thông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà đầu t ra quyếtđịnh: Trên cơ sở các báo cáo tài chính, trong đó xác định rõ hiệuquả kinh doanh của một thời kỳ kinh doanh và tình hình tài chínhcủa doanh nghiệp, tình hình sử dụng vốn, các nhà đầu t tiếp haykhông đầu t vào doanh nghiệp.

Thông tin kế toán cung cấp cơ sở để Nhà nớc hoạch định chínhsách, soạn thảo văn bản pháp luật phù hợp nh chính sách về đầu t,chính sách thuế…

Trong mỗi tổ chức doanh nghiệp đều có những lĩnh vực hoạtđộng khác nhau với những chức năng khác nhau Chúng có mối liênquan ràng buộc chặt chẽ với nhau, cung cấp thông tin về các hoạtđộng của chúng cho nhau, nhằm đảm bảo cho toàn bộ tổ chứcdoanh nghiệp hoạt động có hiệu quả.

Nhiều tổ chức doanh nghiệp đã xây dựng các phân hệ thông tinquản lý cho từng lĩnh vực chức năng nghiệp vụ, nhằm cung cấpnhững thông tin trợ giúp cho quá trình ra quyết định trong nhữnglĩnh vực chức năng đó nh:

- Hệ thống thông tin tài chính;- Hệ thống thông tin nhân lực;- Hệ thống thông tin thị trờng;- Hệ thống thông tin sản xuât.

Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này không độc lập vớinhau về mặt vật lý mà thờng chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếucủa hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ qua lại với hệthống thông tin kế toán Các hệ thống thông tin chuyên chức năngnày đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toánvà những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán có nhiệm vụ biếnđổi chúng thành thông tin ở dạng các báo cáo quản trị và báo cáo tài

Ngợc lại, hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp rất nhiều thôngtin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng nói trên Nócung cấp:

- Báo cáo bán hàng cho hệ thống thông tin thị trờng;

- Báo cáo vật t – tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thống thôngtin sản xuất;

- Báo cáo về lơng và thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhânlực;

- Báo cáo lu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ cho hệ thống thôngtin tài chính.

Các thông tin còn lại khác cần cho các hệ thống thông tin chuyênchức năng trên sẽ đợc thu thập thêm từ môi trờng bên ngoài của doanhnghiệp, ví dụ thông tin về sở thích của khách hàng, thông tin về sảnphẩm của các đối thủ cạnh tranh, thông tin về kĩ thuật sản xuất mớihoặc thông tin về thị trờng lao động.

Nh vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tinchuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phụcvụ quản trị doanh nghiệp Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quảntrị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm chotổ chức doanh nghiệp đạt đợc các mục tiêu đề ra (Hình 1.2).

2.Vai trò liên kết của hệ thống thông tin kế toán trong tổ chứcdoanh nghiệp

15 | P a g e

Hình 1.3 Vai trò liên kết của hệ thống thông tin kế toántrong tổ chức doanh nghiệp

Nh đã đề cập, có hai nhóm ngời sử dụng thông tin kế toán: nhómbên trong và nhóm bên ngoài doanh nghiệp Nhóm bên ngoài, baogồm các nhà đầu t, các chủ nợ, các cổ đông, các doanh nghiệp cạnhtranh, các nghiệp đoàn lao động và công chúng nói chung.

Nhóm ngời sử dụng bên ngoài doanh nghiệp phụ thuộc vào một lợnglớn các báo cáo do hệ thống thông tin kế toán của tổ chức doanhnghiệp cung cấp Đa số các báo cáo này là báo cáo bắt buộc, mọidoanh nghiệp đều phải lập và gửi theo định kỳ không phân biệttrạng thái sở hữu và qui mô doanh nghiệp Đó là những căn cứ quantrọng cho việc đề ra các quyết định về quản lý, điều hành hoạt

Dữ liệu nghiệpvụ

kế toán

Chủ thể quản lý

Chủ doanh nghiệpHội đông quản trịBan giám đốc

Đối t ợng quản lý

(Phân hệ tác nghiệp)

Nguyên liệu dịch vụ vào

Sản phẩm, bán thành phẩm, dịch

vụ ra

Báo cáo quản

Thông tin từ môi tr ờng

Chính sách đầu t , thuế

Hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý

Thu thậpL u trữXử lý

Truyền và nhận thông tin

Thông tin từ môi tr ờng

Báo cáo tài chính

Quyết địnhquản trị triển

khai

chủ sở hữu, các nhà đầu t, các chủ nợ hiện tại và tơng lai của doanhnghiệp Nhóm bên trong bao gồm các nhà quản lý, mà nhu cầu thôngtin của họ phụ thuộc vào cấp quản lý, mà nhu cầu thông tin của họphụ thuộc vào cấp quản lý hay chức năng nghiệp vụ của họ trongdoanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán sẽ tóm tắt và lọc thông tinsao cho các nhà quản lý ở các cấp khác nhau nhận đợc đúng thôngtin họ cần để hoàn thành công việc của mình, vào đúng lúc, theođúng dạng.

Quản lý ở cấp chiến lợc với những hoạch định chiếc lợc lâu dài cầnđợc hệ thống thông tin kế toán cung cấp những báo cáo kế toán vớinhững mục tóm tắt và tổng hợp nh tổng doanh thu quý theo sảnphẩm hoặc theo bộ phận, trong khi quản lý ở cấp sách lợc lại cầnnhững thông tin chi tiết hơn nh doanh thu quý theo sản phẩm hoặctheo bộ phận, trong khi quản lý ở cấp sách lợc lại cần những thông tinchi tiết hơn nh doanh thu hằng ngày hoặc hàng tuần theo sảnphẩm, vì phạm vi quản lý của cấp này hẹp hơn và quản lý cấp tácnghiệp chỉ có nhu cầu thông tin liên quan đến nghiệp vụ riêng,đặc thù của họ mà thôi, ví dụ tổng doanh thu của một bộ phận xácđịnh.

Bằng cách xử lý dữ liệu, hệ thống thông tin kế toán đã tác độngđến quyết định của tổ chức doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin kế toán đáp ứng nhu cầu của đơn vị về chiphí thiết lập, lu trữ thông tin có thể sử dụng nhiều mục đích, giaodiện thân thiện dễ sử dụng, xử lý chính xác và nhanh chóng thôngtin, cung cấp những thông tin hữu dụng cho việc ra quyết địnhcũng nh những vấn đề khác có liên quan.

Ví dụ bên cạnh việc ghi nhận các khoản phải thu và tổng hợp trênbản báo cáo tài chính, hệ thống thông tin kế toán còn giúp phântích tuổi nợ của từng khách hàng đa ra cảnh báo các khoản nợ quáhạn Hệ thống thông tin kế toán không chỉ giúp phản ánh các nghiệpvụ tài chình và thể hiện báo cáo tài chính một đơn vị nó còn giúp

17 | P a g e

theo dõi các hoạt động kinh tế đang diễn ra và những thông tinđặc biệt hơn.

Ngày nay, hệ thống thông tin kế toán theo dõi các thông tin phi tàichính cũng đợc coi trọng nh các thông tin tài chính Do đó, chúng tacần định nghĩa một hệ thống thông tin kế toán của một doanhnghiệp là việc thu thập xem xét các nghiệp vụ kinh tế của mộtdoanh nghiệp, xử lý chúng và truyền các thông tin này dới mọi hìnhthức khác nhau cho nhiều đối tợng với một cách thích hợp nhất.

1.2.Kế toán trong thời đại công nghệ thông tin

1.2.1 Đôi nét về lịch sử phát triển của Internet và WWW

Xu thế toàn cầu húa đang diễn ra trờn thế giới đó và đang tỏc động to lớn vào sự phỏt triển của ngành truyền thụng núi chung và bỏo chớ núi riờng Sự phỏt triển của Internet là một trong cỏc yếu tố quan trọng làm cho việc chuyển tải thụng tin tới cỏc khu vực trờn thế giới một cỏch dễ dàng và tiện lợi Chỳng ta hóy nhỡn lại lịch sử hỡnh thành và phỏt triển của nú để thấy được xu hướng phỏt triển của Internet ngày nay là một sự tất yếu.

Thời kỳ phụi thai của Internet bắt nguồn từ việc năm 1969 Bộ Quốc phũng Mĩ xõy dựng dự ỏn ARPANET (Advanced Research Projects Agency- ARPA) Đõy là Cơ quanDự ỏn nghiờn cứu Tiờn tiến, tiền thõn của cơ quan sau này được thành lập với nhiệm vụ phỏt triển hệ thống phũng thủ tờn lửa quốc gia đặt trờn vũ trụ, chỳ ý [1] Cơ quan này nghiờn cứu lĩnh vục mạng, với ý đồ là chia sẻ thụng tin giữa cỏc trung tõm nghiờn cứu được chớnh phủ bảo trợ Theo đú cỏc mỏy tớnh được liờn kết với nhau và sẽ cú khả năngtự định đường truyền tin ngay sau khi 1 phần mạng đó được phỏ hủy [2].

Trong 10 năm sau đú (từ năm 1972 đến năm 1982), cỏc nhà khoa học cựng một số cỏc trường đại học tại Mĩ, Anh, Na- uy…đó nhiều lần cải tiến, thay đổi, nõng cấp cỏc đời mạng từ mạng ARPANET liờn kết 40 mỏy thụng qua cỏc bộ xử lớ giao tiếp giữa cỏc trạm cuối (Terminal Interface Processor-TIP), thiết lập giao thức bắt tay (agreed-upon), phỏt minh ra E-mail để gửi thụng điệp trờn mạng Từ đú đến nay, E-mail là một trong những dịch vụ được dựng nhiều nhất…

Tiếp theo năm 1974, BBN đã xây dựng giao thức ứng dụng Telnet cho phép sử dụng máy tính từ xa[3] Năm 1976, phòng thí nghiệm của hãng AT&T phát minh ra dịch vụ truyền tệp cho mạng FTP (file transfer protocol – giao thức chuyển giao tệp tin) Năm 1978, Tom Truscott và Steve Bellovin thiết lập mạng USENET dành cho những người sử dụng UNIX.

 Mạng USENET là 1 trong những mạng phát triển sớm nhất và thu hút nhiều người nhất Năm 1979 ARPA thành lập ban kiểm soát cấu hình internet.

Năm 1981 ra đời mạng CSNET(Computer Science NETwork) cung cấp các dịch vụ mạng cho các nhà khoa học ở trường đại học mà không cần truy cập vào mạng ARPANET.

Năm 1982 các giao thức TCP và IP được DAC và ARPA dùng đối với mạng

ARPANET.Sau đó TCP/IP được chọn là giao thức chuẩn Năm 1983, được đánh dấu là một mốc quan trọng bởi ARPANET được tách ra thành ARPANET và MILNET.

 MILNET tích hợp với mạng dữ liệu quốc phòng

 ARPANET trở thành 1 mạng dân sự với quy mô nhỏ hơn.

Lúc này, hội đồng các hoạt động internet ra đời, sau được đổi tên thành Hội đồng kiến trúc internet [4].

 Như vậy, ở thời kỳ phôi thai này, ARPANET, mạng toàn khu vực đầu tiên và tiền thân của Internet được thiết lập tại “bốn điểm nút” là Viện nghiên cứu Stanford, UCLA, Đại học California ở Santa Barbara và Đại học Utah [5].

Internet còn phải trải qua 3 giai đoạn phát triển nữa mới có được vị trí như ngày hôm nay.

Mạng Internet ban đầu chỉ khởi sắc trong giới học thuật với việc tạo ra BITNET (because It is Time Networt – Bởi vì đã đến thời của Mạng) Sau này, năm 1984 khi giới nghiên cứu đưa ra “hệ thống tên miền” cho phép người sử dụng tìm kiếm các máy vi tính khác theo tên chứ không phải theo số thì số máy chủ trên Internet đã tăng lên con số chóng mặt (từ 1987 có 10.000 máy chủ, hai năm sau có tới 100.000 máy chủ)[6].Hệ thống các tên miền DNS (Domain Name System)được chia thành sáu loại chính

19 | P a g e

 - edu (education) cho lĩnh vực giáo dục

 - gov (government) thuộc chính phủ

 - mil (miltary) cho lĩnh vực quân sự

 - com (commercial) cho lĩnh vực thương mại

 - org (organization) cho các tổ chức

 - net (network resources) cho các mạng

Giai đoạn bùng nổ thứ nhất vào năm 1986 mạng NSFnet chính thức được thiết lập Khi công nghệ mạng đã phát triển, nhiều mạng mới đã hình thành và đều được kết nối với ARPANET, CSNET và NSFNET, tất cả các mạng này nối với nhau và trở thành Internet Cuối cùng thì ARPANET và CSNET suy thoái, chỉ còn NSFNET là 1 mạng khá tốt trở thành mạng chính liên kết các mạng khác trên Internet Lúc này đối tượng sửdụng internet chủ yếu là những nhà nghiên cứu và dịch vụ phổ biến nhất là E-mail và FTP Internet đã là 1 phương tiện đại chúng.

 Cuộc bùng nổ thứ hai với sự phát triển của wwwww, bắt đầu từ việc tìm ra cách để lưu giữ và tìm kiếm các cơ sở dữ liệu Các cơ sở dữ liệu này phải được kết nối với các tài liệu của thư viện.

Đến năm 1991, Tim Berners Lee ở trung tâm nghiên cứu nguyên tử châu Âu(CERN) phát minh ra World Wide Web(WWW) dựa theo ý tưởng về siêu văn bản được Ted Nelson đưa ra từ năm 1985.Có thể nói đây là 1 cuộc cách mạng trên internet vì người tacó thể truy cập, trao đổi thông tin 1 cách dể dàng, nhanh chóng.

Trước sự phát triển “chóng mặt” của mạng Internet, ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản HTML (HyperText Mark- up Language) cùng với giao thức truyền siêu văn bản HTTP (HyperText Transfer Protocol), báo chí lúc bấy giờ không thể đứng ngoài cuộc Kết quảlà những từ báo mạng điện tử ra đời theo xu thế phát triển của mọi thời đại.

Tháng 10/1993, Khoa báo chí Đại học Florida (Mỹ) tung ra cái mà họ tự tin là tờ báo Internet đầu tiên Cũng có tài liệu cho rằng năm 1992, tờ báo Chicago của Mỹ mới là tờbáo điện tử đầu tiên trên thế giới.

Năm 1994, phiên bản online của tạp chí Hotwired chạy những banner quảng cáo đầu tiên và hàng loạt báo khác tại Mỹ ồ ạt mở website “Cơn sốt vàng” của thời thông tin trực tuyến bắt đầu.

Một khảo sát lần đầu tiên về độc giả Internet của hãng dịch vụ thống kê truy cập Nielsen/NetRatings công bố mới đây cho thấy 1/5 số người lướt web thích đọc báo mạng hơn các phiên bản phi trực tuyến Có lẽ đó cũng chính là một động lực khiến các tờ báo giấy – vừa là để cạnh tranh vừa là không thể cưỡng lại xu thế điện tử hóa – cũng đã phải lập tức triển khai phiên bản điện tử, trong đó phần lớn phát hành lại các bài báo từ bản giấy và có cập nhật thêm thông tin riêng. 

 Cùng với sự phát triển chóng mặt của các công nghệ kết nối, giúp đẩy nhanh tốc độ truy tải, số lượng các tờ báo điện tử cũng nở rộ khắp nơi trên thế giới, truyền tải thông tin dưới mọi hình thức mà các loại báo truyền thống cung cấp Có thể coi báo điện tử hiện nay là sự hội tụ của cả báo giấy (text), báo tiếng (audio) và báo hình (video) Người lướt web không chỉ được cập nhật tin tức dưới dạng chữ viết mà còn có thể ngherất nhiều kênh phát thanh và xem truyền hình ngay trên các website báo chí.[7]

Công ty Netsscape tung ra các phần mềm ứng dụng để khai thác thông tin trên Internet vào tháng 5 năm 1995.Công ty Amazon.com ra đời vào tháng 5 năm 1997 và IBM tung ra chiến dịch quảng cáo cho các mô hình điện tử năm 1997…

 Nếu như cuối năm 1996, trên toàn thế giới chỉ có khoảng trên 1.400 đầu báo điện tử thìđến năm 2004 con số này đã tăng lên gấp khoảng 10 lần-trên 14.000 đầu báo Số đầu báo điện tử tăng tỷ lệ thuận với tốc độ phát triển và phổ cập internet cũng như số lượng độc giả Theo một số liệu thống kê không chính thức, độc giả báo điện tử ở các nước như Mỹ, Anh, Đức, Nhật… hiện đã chiếm tới 1/4 tổng dân số của những nước này [8] Đến cuối thời kỳ này, Internet bắt đầu cung cấp dịch vụ Web Mail bởi công ty Hotmail vào tháng 7 năm 1996 Sau đó nó được Microsoft mua lại với giá 400 triệu dô la Cũng trong năm đó triễn lãm Internet 1996 World Exposition là triển lãm thế giới đầu tiên trên mạng Internet.

Internet bùng nổ với mạng không dây Năm 1985,Cơ quan quản lí viễn thông của Mĩ quyết định mở cửa một số băng tần của giải phóng không dây, cho phép người sử dụng chúng mà không cần giấy phép của Chính phủ Đây là bước mở đầu cho các mạng không dây ra đời và phát triển rất nhanh Ban đầu các nhà cung cấp các thiết bị không dây dùng cho mạng LAN như Proxim và Symbol ở Mĩ đều phát triển các sản phẩm độc quyền, không tương thích với các sản phẩm của các công ty khác Điều này dẫn đến sự cần thiết phải xác lập 1 chuẩn không dây chung.

21 | P a g e

 Năm 1997, một tiểu ban đã tiến hành thương lượng hợp nhất các chuẩn và đã ban hành chuẩn chính thức IEE 802.11 Sau đó là chuẩn 802.11b và chuẩn 802.11a lần lượt được phê duyệt vào các năm 1999 và năm 2000.

 Với dự án Philadelphia Wifi, các nhà đầu tư hi vọng sẽ hút khách truy

cập internet không dây (Nguồn vtc.vn)

 Tháng 8 năm 1999 sáu công ty gồm Intersil, 3Com, Nokia, Aironet, Symbol và Lucent liên kết tạo thành liên minh tương thích Ethernet không dây VECA Thuật ngữ Wi-Fi rađời, là tên gọi thống nhất để chỉ công nghệ kết nối cục bộ không dây đã đươc chuẩn hóa.[9]

Tại Việt Nam dịch vụ Internet bắt đầu được cung cấp chính thức từ năm 1997 Đây là dấu mốc quan trọng đối với việc toàn cầu hóa thông tin của Việt Nam ra thế giới Tuy nhiên phải nói rằng, việc tham gia vào lĩnh vực này tuy muộn nhưng đã tạo ra một “cuộc cách mạng” về công nghệ thông tin tạo đà cho sự “thay da đổi thịt” của nền truyền thông đại chúng “đi hơi chậm” so với thế giới.

Ngày nay Internet đã “thâm nhập” vào cuộc sống với nhiều tiện ích thiết thực mà nổi bật ở 3 hoạt động như:

- Hoạt động thư điện tử ( E- mail) là sự tiến bộ nhất trong lĩnh vực truyền thông Mỗingười sử dụng Inernet đều có một địa chỉ điện tử gọi là “site”, đều có thể

giao bức điện của mình cho một cơ quan chuyển phát đảm nhận, cơ quan này giống nhưmột cơ quan bẻ ghi (định hướng) mà người sử dụng thuê bao phải trả tiền thuê bao hàngtháng Cơ quan chuyển phát này từ định hướng này đến định hướng khác, tìm ra địa chỉ người nhận E-mail và ghi vào bộ nhớ của người sử dụng máy tính đó Nói tóm lại, Weblà hộp thư không lồ và một fax, rẻ tiền hơn rất nhiều so với dịch vụ bưu điện rất nhiều. Hàng loạt các trung tâm hội thảo, một diễn đàn mà trong đó mỗi người sử dụng Internet đều có thể tham dự và phát biểu ý kiến Theo những số liệu của một tập đoàn Mỹ quản lý Internet, vụ Clintơn đã gợi lên trên Web tại Hoa Kỳ hàng trăm ngàn cuộc tranh luận và hàng triệu cuộc gọi Trong chưa đầy 10 năm tới, Web sẽ đem lại cho côngchúng một công cụ thông tin trực tiếp với nguy cơ trở thành “tiệm cafe để đến tán phét”bằng nhiều thứ tiếng, là nơi những kẻ ba hoa, lắm lời đến thả mình trong những giấc mơthảo luận không dứt về những chuyện không đâu.

- Trong tương lai Web trở thành một thư viện khổng lồ của thế giới, và trên những giá sách của thư viện này mỗi người sử dụng Internet đều có thể đặt lên đấy những tư liệu muốn giới thiệu cho mọi người biết hoặc để thương mại hóa, cũng như tham khảo mọi cuốn sách đã được ghi nhớ vào bộ nhớ.

Muốn tiếp cận ba chức năng này người ta thấy xuất hiện ngày càng nhiều cửa vào và các động cơ tìm kiếm sẽ nối kết người sử dụng Internet với các mớ bòng bong của hàngtriệu “ Site” Điều này vẫn không tránh được tình trạng các đường truyền bị quá tải và thời gian chờ đợi càng dài hơn[10].

Ngày nay, Internet đang có cuộc cách mạng chủ yếu trong xã hội truyền thông cả về mặt quảng cáo lẫn thông tin Cuộc cạnh tranh đó chắc chắn sẽ diễn ra phức tạp, song, quan trọng hơn cả là dù diễn biến như thế nào thì công chúng là người được “hưởng thụ” thành quả công nghệ hiện đại này đầu tiên.

1.2.2 Kế toán tài chính

Kế toán trong doanh nghiệp như là một hệ thống thông tin.

23 | P a g e

Kế toán là quá chính xác định, đo lường và truyền đạt các thông tin kinh tế của một tổchức nhằm phục vụ cho mục đích ra quyết định.

Kế toán là nghệ thuật quan sát, ghi chép, phân loại tổng hợp các hoạt động của doanhnghiệp và trình bày kết quả của chúng nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra cácquyết định và ra các quyết định đánh giá hiệu quả của một tổ chức.

Mục tiêu của kế toán:

 Cung cấp thông tin

 Phục vụ cho việc ra các quyết định

 So sánh, dự đoán và đánh giá hiệu quả quản lý và sử dụng các nguồn lực của mộttổ chức

Nhóm người sử dụng thông tin kế toán:

- Bên ngoài tổ chức: Với các nhu cầu về thông tin khác nhau, cách hiểu khách nhauvề các báo cáo tài chính

- Bên trong tổ chức: Các nhà quản lý, ban giám đốc

Thông tin mà người sử dụng quan tâm:

Với những nhu cầu khác nhau như vậy, người bên ngoài tổ chức được lựa chọn 1trong 2 dạng thông tin mà kế toán cung cấp.

- Các báo cáo tài chính tổng hợp gồm:+ Bảng cân đối kế toán

+ Báo cáo lãi lỗ (báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh)+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Các báo cáo tài chính về một mục cụ thể : Báo cáo chi phí, các báo cáo đánh giá vềhoạt động

Người ngoài tổ chức yêu cầu thông tin chính xác về các nguồn lực do công ty kiểmsoát Các thông tin này chỉ liên quan đến các sự kiện trong quá khứ và liên quan tớithực thể kinh doanh.

Hệ thống báo cáo cung cấp cho người ngoài doanh nghiệp phải là một hệ thống báocáo phù hợp một cách toàn diện với bản chất của các báo cáo tài chính và tuân thủtheo :

 Các yêu cầu của luật pháp

Các yêu cầu của thị trường chứng khoán

 Các chuẩn mực, nguyên tắc kế toán được thừa nhận

 Các quy định của chính phủ

Người cho vay quan tâm đến:

- Khả năng thanh toán của doanh nghiệp, khả năng thanh khoản của tài sản (khả năngchuyển đổi thành tiền)

- Sự ổn định về tài chính của doanh nghiệp trong dài hạn

- Có nên mở rộng quan hệ tín dụng không? Có nên tiếp tục cho vay hoặc cho doanhnghiệp mua trả chậm hàng hoá, dịch vụ hay không?

Nhà đầu tư (Các cổ đông) quan tâm đến:

- Khả năng tạo ra doanh thu và mức độ an toàn của đồng vốn đầu tư- Khả năng trả lãi vay và chia lợi nhuận

- Tiếp tục duy trì hay từ bỏ quyền sở hữu?

Cơ quan thuế:

- Xác định mức thuế thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp

- Kiểm tra xem doanh nghiệp có tuân thủ theo những nguyên tác và luật lệ chính phủquy định không?

Trong 1 tổ chức, hệ thống thông tin kế toán được chia làm 2 bộ phận chủ yếu:

 Kế toán tài chính

Là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình hoạt độngcủa doanh nghiệp cho người quản lý và những đối tượng ngoài doanh nghiệp, giúp họra các quyết định phù hợp với mục tiêu mà họ quan tâm.

 Kế toán quản trị

Là kế toán thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho những người trong nội bộ doanhnghiệp sử dụng, giúp cho việc đưa ra các quyết định để vận hàng công việc kinhdoanh và vạch kế hoạch cho tương lai phù hợp với chiến lược và sách lược kinhdoanh.

 Các tiêu thức phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị

Tiêu thức phân

Các nguyên tắc sử dụng trong việclập báo cáo

Phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận mang tính bắt buộc

Do DN tự xây dựng, có tính linh hoạt, mang tính pháp lệnh

thông tin

doanh nghiệp, đối thủ cạnh tranh, các tổ chức tín dụng, các nhà cung cấp, người lao động, người đầu tư

ty, Giám đốc, quản lý, giám sát viên…

Các báo cáo kế

toán chủ yếu Báo cáo kết quả kinh doanhBảng cân đối kế toán

Các báo cáo về cung cấp, dự trữ vật tư, hàng hoá, các báo cáo về quá trình sản xuất (Tiến độ, chi phí,kết quả) Các báo cáo bán hàng, giá vốn, doanh thu

Kỳ báo cáo Quý, năm Bất kỳ lúc nào có yêu cầuNgày, tuần, tháng,quý, năm Phạm vi thông

tin Toàn doanh nghiệp doanh nghiệpGắn với các bộ phận trực thuộc Trọng tâm của

thông tin thể Chính xác, khách quan, tổng độ chính xácKịp thời, thích hợp, ít chú ý đến

 Nguồn: “Kế toán doanh nghiệp trong kinh tế thị trường”

 Kế toán tài chính cung cấp thông tin cho người ra quyết định bên ngoài doanhnghiệp.

* Đánh giá rủi ro: Giúp kiểm toán xem xét được các rủi ro một cách đầy đủ và hợp lý.* Đánh giá hoạt động kinh doanh: Cung cấp các bằng chứng đảm bảo rằng hoạt độngcủa đơn vị được đánh giá đúng, và giúp xem xét được các mục tiêu của đơn vị đạt đượcnhư thế nào.

* Thương m

27 | P a g e

Kiểm toán độc lập

Kiểm toán độc lập là loại kiểm toán được tiến hành bởi các kiểm toán viên thuộc các công ty, các văn phũng kiểm toỏn chuyờn nghiệp Kiểm toỏn độc lập là hoạt động dịch vụ tư vấn được pháp luật thừa nhận và quản lý chặt chẽ Quan hệ giữa các chủ thể kiểm toán (kiểm toán viên/tổ chức kiểm toán và đơn vị kinh tế được kiểm toán) là quan hệ mua bán dịch vụ, đơn vị kinh tế được kiểm toán trả phí dịch vụ cho các kiểm toán viên theo thoả thuận trong hợp đồng kiểm toán Các kiểm toán viên độc lập là những người hội đủ các tiêu chuẩn theo chuẩn mực kiểm toán và các qui định pháp lý về hành nghề kiểm toỏn.

Kiểm toỏn độc lập chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán báo cáo tài chính, thực hiện các dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán Ngoài ra, tuỳ từng thời kỳ kinh tế và yêu cầu cụ thể của khách hàng, kiểm toán viên độc lập cũn thực hiện cỏc dịch vụ khỏc như kiểmtoán hoạt động, kiểm toán tuân thủ và đặc biệt là kiểm toán các quyết toán giá trị công trỡnh xõy dựng cơ bản hoàn thành, xác định giá trị vốn góp.

Hoạt động kiểm toán độc lập là hoạt động kiểm toán rất phổ biến ở các nước có nền kinh tế phát triển, vỡ thế hoạt động kiểm toán nói chung thường được coi là hoạt động kiểm toán độc lập Trong hoạt động kiểm toán độc lập thỡ kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh là chủ yếu, theo đó đề cập về kiểm toán độc lập tức là kiểm toán độc lập báo cáo tài chính.

Kiểm toán Nhà nước

Nếu kiểm toán độc lập là hoạt động dịch vụ và thu phí thỡ kiểm toỏn nhà nước lại là công việc kiểm toán do cơ quan kiểm toán nhà nước tiến hành theo luật định và không thu phí kiểm toán.

Nội dung của Kiểm toán chủ yếu là kiểm toán tuân thủ, xem xét việc chấp hành các chính sách luật lệ và các chế độ của Nhà nước và đánh giá sự hữu hiệu, hiệu quả hoạt động tại các đơn vị sử dụng vốn và kinh phí của nhà nước Cơ quan kiểm toán nhà nướclà một tổ chức trong bộ máy quản lý của Nhà nước Kiểm toán viên Nhà nước là các viên chức Nhà nước.

Kiểm toán nhà nước nhận xét, đánh giá và xác nhận việc chấp hành các chính sách, chế độ tài chính, kế toán ở đơn vị Bên cạnh đó kiểm toán Nhà nước cũn cú quyền gúp ý và yờu cầu cỏc đơn vị được kiểm toán sửa chữa sai phạm và kiến nghị với cơ quan có

thẩm quyền xử lý các vi phạm, đề xuất với Thủ tướng Chính phủ sửa đổi, cải tiến cơ chế quản lý tài chớnh kế toỏn cần thiết.

Kiểm toỏn nội bộ

Là loại kiểm toán do các kiểm toán viên nội bộ của đơn vị tiến hành theo yêu cầu của Giám đốc doanh nghiệp hoặc thủ trưởng đơn vị Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 610 thỡ kiểm toỏn nội bộ “Là bộ phận kiểm soỏt trong đơn vị, thực hiện kiểm tra vỡ lợi ớch của đơn vị này Trong số các công việc thực hiện, chủ yếu gồm kiểm tra, đánh giá và kiểm soát tính thích đáng và hiệu quả của các hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”Chức năng của kiểm toán nội bộ bao gồm kiểm tra, xác nhân và đánh giá Nội dung kiểm toán có thể một số hoặc các nội dung như kiểm toán báo cáo tài chính; kiểm toán báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp và các đơn vị thành viên; kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động Trên thực tế phạm vi của kiểm toán nội bộ thay đổi và tuỳ thuộc vào qui mô, cơ cấu của đơn vị cũng như yêu cầu của các nhà quản lý doanh nghiệp.

Phõn biệt ba loại kiểm toỏn này theo chủ thể kiểm toỏn.

Ngoài ra, cũn cú một cỏch phõn loại kiểm toỏn khỏc là phõn loại theo chức năng, theo

cách phân loại này thỡ sẽ cú 3 loại kiểm toỏn là kiểm toỏn bỏo cỏo tài chỡnh, kiểm toỏn

hoạt động và kiểm toán tuân thủ

Theo chức năng:

*Kiểm toán hoạt động :là loại kiểm toán xem xét và đánh giá tính hiệu lực,tính hiệu quảtrong hoạt động của 1 đvi:

+đánh giá tính khả thi của 1dự án.

+đánh giá tính hiệu quả của 1 bộ phận chức năng.

-Đối tượng phạm vi rộng và đa dạng,đôi khi vượt qua phạm vi của kế toán TC thôngthường.

-Kiểm toán hoạt động do KTV nội bộ thực hiện.

-Sản phẩm của KT hoạt động là báo cáo về kết quả kiểm toán và những ư kiến đề xuấtcải tiến hoạt động ở VN chưa thực sự phâtas triển -thường lồng ghép trong các hoạtđộng chức năng khác.

*Kiểm toán tuân thủ

29 | P a g e

Kiểm toán tuân thủ là kiểm toán nhằm kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sáchcủa các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đề ra cua đơn vị kiểm toán.

-Mỗi đối tượng kiểm toán có những qui tắc và chuẩn mực chấp hành -Hoạt dộng kiểm toán tuân thủ do kiểm tóan NN thực hiện.

-Đối với kiểm toán tuân thủ hoạt động của nó rất đa dạng:có thể là doanh nghiệp,hiệphội,chu tŕnh dự án.

-Do chức năng và tính chất của KTV tuân thủ tính độc lập và có tính thẩm quyền củaKTV thể hiện rất rơ.

*Kiểm toán báo cáo tài chính:

Thực chất là loại h́nh kiểm toán nhắm xác nhận tính trung thực và hợp lí của các thôngtin trên báo cáo TC.

So sánh đối chiếu các thông tin độc lập trên BCTC của đơn vị các chuẩn mực đă đượcthiết lập.

-KT báo cáo tài chính do KT độc lập thực hiện (KT độc lập:kiểm toán BCTC

1.2.5 Thuế

1.3.Cơ hội nghề nghiệp với hệ thống thông tin kế toán

1.3.1 Tư vấn quản lý hoạt động cho đơn vị.1.3.2 Kiểm soát hệ thống thông tin và bảo mật

Chương 2 THIẾT LẬP THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾTOÁN

(Số tiết: 15)

2.1 Thiết lập thông tin và sơ đồ hệ thống thông tin

2.1.1 Tài liệu tra cứu

Nhân viên kế toán không cần biết máy tính xử lý thế nào trong mỗi phân hệ kế toán,tuy nhiên điều quan trọng là họ phải hiểu được tài liệu hướng dẫn bao gồm tất cả cáclưu đồ, bảng mô tả, thông tin được viết lại để mô tả thông tin đầu vào, quá trình xử lýdữ liệu đầu ra của hệ thống thông tin kế toán Tài liệu hướng dẫn cũng mô tả dòng dữliệu được xử lý lôgic như thế nào và các bước công việc mà nhân viên phải thao tác đểtiến hành công việc Có các lý do được mô tả là tài liệu tra cứu rất quan trọng.

2.1.2 Dự tính hệ thống công việc được tiến hành như thế nào?

Nếu quan sát hệ thống thông tin kế toán xử lý như thế nào thì thật là rất khó học để sửdụng Và hệ thống này được vi tính hoá không thể quan sát được Mặt khác, khi nghiêncứu các thông tin đầu vào, quá trình xử lý, thông tin đầu ra của hệ thống nếu vẽ bằnghình ảnh thì dễ tiếp thu hơn Qua các hình ảnh sẽ giúp nhân viên hiểu hệ thống làm việcnhư thế nào, nhân viên kế toán dễ dàng trong việc thiết kế thông tin và nhà quản lý cóthể tự tin tìm được các thông tin theo yêu cầu.

Qua những lưu đồ người sử dụng sẽ biết được hệ thống làm việc như thế nào và cónhững sự chuẩn bị về các thông tin cần thiết khi tiến hành sử dụng hệ thống.

2.1.3 Thiết kế hệ thống mới

Tài liệu hướng dẫn giúp những người thiết kế hệ thống phát triển hệ thống mới dựatrên tương đồng của hệ thống cũ Với tài liệu hướng dẫn đôi khi trở thành phương phápthiết kế hệ thống, giúp giảm thiểu những thất bại của chương trình và tiết kiệm đượcthời gian vì giảm phép thử cho chương trình mới.

Hầu hết các chương trình mới được viết ra đều là hình thành từ nền tảng các chươngtrình cũ Do tính chất phát triển liên tục của hệ thống để phù hợp với sự phát triển củadoanh nghiệp cũng như hệ thống kế toán được cập nhật thường xuyên do chính phủ banhành, các hệ thống cần được liên tục cải tiến và nâng cấp.

2.1.4 Phát triển tính kiểm soát hệ thống và kiểm soát chi phí bảo trì

Có một số chương trình đã được viết theo dạng phần mềm đóng gói và khi chươngtrình được bán ra cho một công ty có những nhu cầu riêng thì phần tài liệu hướng dẫncó tác dụng để điều chỉnh các phần ứng dụng cho phù hợp Các tài liệu này có tác dụngrất lớn đến việc giảm các chi phí thiết kế và điều chỉnh, hay phát triển hệ thống Một tàiliệu hướng dẫn tốt sẽ giúp nhân viên phát triển hệ thống, giúp phát triển hệ thống theotiêu chuẩn hoá các ký tự, có các giải pháp để phát triể,n hay nâng cấp hệ thống Khichương trình bị lỗi ta cần căn cứ vào tài liệu hướng dẫn để khác phục hệ thống.

2.1.5 Hệ thống thông tin giúp kiểm toán

Tài liệu hướng dẫn giúp tìm kiếm được các dấu vết kiểm toán Khi xây dựng hệ thốngthông tin kế toán, cần tập trung vào xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Trong một sốtrường hợp tài liệu hướng dẫn giúp kiểm tra điểm mạnh, điểm yếu của việc kiểm soáthệ thống, từ đó kiểm toán viên có thể xác định được phạm vi kiểm toán và mức độ phức

31 | P a g e

tạp của cuộc kiểm toán Cũng dựa vào đây kiểm toán viên có thể theo dấu vết tìm lạicác thông tin đã được trình bày trên báo cáo.

2.1.6 Trình tự xử lý nghiệp vụ kinh doanh

Khi tìm hiểu về hệ thống thông tin nào đó chung ta cần biết được trình tự xử lý haycòn gọi là các bước xử lý dữ liệu trong hệ thống Điều này giúp chúng ta hình dungđược dòng dữ liệu sẽ được luân chuyển xử lý ra sao thông qua các lưu đồ trong tài liệuhướng dẫn Trình tự xử lý nghiệp vụ này cũng phụ thuộc vào từng đơn vị với nhữngcách thức hạch toán khác nhau.

2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu

Giống như lưu đồ hệ thống dòng dữ liệu dùng để thể hiện các dữ liệu được xử lý nhưthế nào trong hệ thống Chúng được sử dụng để phát triển hệ thống, ví dụ như cần phântích những tồn tại của hệ thống, lên kế hoạch khắc phục hệ thống hay nâng cấp hệthống Bởi vì khi tài liệu hoá cách thức dữ liêu lưu chuyển là điều quan trọng để hiểumột hệ thống thông tin.

2.2.1 Một vài khái niệm cơ bản

*Dòng dữ liệu: là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình, một

chức năng, một kho dữ liệu hoặc một đối tượng nào đó Các thành phần của dòng dữliệu bao gồm đường biểu diễn dòng, mũi tên chỉ hướng dịch chuyển thông tin và tên củadòng Cần chú ý là các dòng dữ liệu khác nhau phải mang tên khác nhau, và các thôngtin trải qua thay đổi thì phải có tên mới cho phù hợp.

Mỗi một sơ đồ dòng dữ liệu thường gồm các thành phần chức năng hoặc tiến trình,dòng dữ liệu, kho dữ liệu và các đối tượng.

* Chức năng: trong sơ đồ dòng dữ liệu, chức năng hay tiến trình là một quá trình

biến đổi thông tin Từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sungthông tin hoặc tạo ra thông tin mới, tổ chức thành thông tin đầu ra, phục vụ cho hoạtđộng của hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay đối tượngkhác.

Các chức năng hoặc tiến trình trong sơ đồ dòng dữ liệu thường được ký hiệu bởi cáchình tròn hoặc hình có dạng tròn Tên của chức năng hoặc tiến trình được đặt trong hình

Tên chức năng

này Trong phần này, chúng ta coi các thuật ngữ chức năng và tiến trình có ý nghĩa nhưnhau.

Việc đặt tên chức năng cho hệ thống phải thống nhất Tên chức năng phải được dùngở dạng động từ + bổ ngữ.

Chú ý: Khi xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu nếu có tiến trình hoặc chức năng nào khôngtạo ra thông tin mới thì nó chưa phải là sơ đồ chức năng nghiệp vụ Trong trường hợpnhư vậy nên xem xét đến khả năng tiến trình hoặc chức năng đang được xem xét đã bịtách ra khỏi một chức năng hoặc tiến trình khác một cách không hợp lý.

*Kho dữ liệu:

Trong sơ đồ dòng dữ liệu kho dữ liệu thể hiện các cấp thông tin cần lưu trữ dưới dạngvật lý, kho dữ liệu này có thể là tập tài liệu, cặp hồ sơ, tệp thông tin trên đĩa Trong sơđồ dòng dữ liệu dưới tên kho lưu trữ chúng ta chỉ quan tâm đến các thông tin chứa đựngtrong đó.

Trong sơ đồ dòng dữ liệu có thể đặt một kho dữ liệu ở nhiều chỗ, nhằm giúp việc thểhiện các dòng dữ liệu trở nên dễ dàng hơn Khi cần thâm nhập kho dữ liệu chỉ ra sựkiện này.

Việc thâm nhập kho dữ liệu có thể phân làm 2 loại tùy theo mục đích hoặc là thâmnhập để cập nhật (lưu trữ dữ liệu) hoặc là thâm nhập để khai sử dụng dữ liệu.

Khi khai thác sử dụng dữ liệu người ta dùng mũi tên hướng ra phía ngoài khi lưu trữcập nhật ta dùng mũi tên hướng vào phía trong Cũng có một số trường hợp việc thâmnhập chữa 2 mục đích thì có thể dùng mũi tên 2 chiều Tuy nhiên nếu ta tách được dòngdữ liệu ra thì tốt hơn.

*Tác nhân ngoài:

Là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức bên ngoài hệ thống, nhưng có mốiliên hệ với hệ thống Sự có mặt của các tác nhân ngoài trong sơ đồ dữ liệu giúp cho việcxác định biên giới của hệ thống và mối quan hệ của hệ thống với bên ngoài được rõhơn Tuy nhiên thế giới bên ngoài không có nghĩa là hoàn toàn bên ngoài hệ thống đượcxem xét

* Tác nhân bên trong: Tác nhân bên trong là một chức năng hoặc một tiến trinh bên

trong hệ thống được miêu tả ở trang khác của sơ đồ Tên của tác nhân bên trong phải ở

dạng động từ cộng bổ ngữ 33 | P a g e

2.2.2 Các biểu tượng được sử dụng trong sơ đồ dòng dữ liệu

Đường biêu diễn dòng lưu chuyển của dữ liệu là những mũi tên chỉ hướng lưu chuyểndữ liệu Do đó, các mũi tên chỉ dẫn dữ liệu này dùng để chỉ dữ liệu đi từ bộ phận nàođến bộ phận nào Vì vậy một biểu tượng tiếp nhận hay xử lý dữ liệu có thể có một haynhiều mũi tên chỉ hướng dữ liệu hướng đến hay di chuyển từ đó Và để rõ ràng hơn,mỗi đường dẫn dữ liệu sẽ được ghi chú rõ tên dữ liệu được chuyển là gì Biểu tượnghình tròn trong sơ đồ dữ liệu chỉ rõ thực thể hệ thống hay quá trình xử lý chuyển đổi dữliệu Một số sách hướng dẫn lại sử dụng biểu tượng hình vuông với các góc làm trònlại Biểu tượng hình vuông hay chữ nhật dùng để biểu diễn thông tin gốc từ bên ngoàivào hay đích đến của dữ liệu Biểu tượng hai đường song song hay hình chữ nhật có 2hình song song dùng để mô tả việc lưu trữ dữ liệu

2.2.3 Các bước vẽ sơ đồ dòng dữ liệu:

* Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả

* Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến thực thể

Nhân viên bán hàng Lập phiếu thu, ghi số tiền, số hóa đơn,số phiếu thu vào giấy đòi nợ.

* Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động ở bảng mô tả

Dòng hay chiều đi của dữ liệu

+ Các hoạt động chuyển hóa và nhận dữ liệu giữa các thực thể không phải là hoạtđộng xử lý dữ liệu.

+ Các hoạt động chức năng: nhập, xuất bán hàng, mua hàng… không phải là hoạtđộng xử lý dữ liệu.

VẼ DFD KHÁI QUÁT: (GỒM BƯỚC 4 VÀ 5)

* Bước 4: Nhận diện các thực thể bên ngoài hệ thống là các thực thể không thực hiện

các hoạt động xử lý dữ liệu bên trong hệ thống.

* Bước 5:

+ Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các thực thể bên ngoài trên

+ Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiệnhành.

+ Vẽ các đường nối giữa các ô

+ Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu.VẼ DFD VẼ DFD VẬT LÝ: (GỒM BƯỚC 6 VÀ 7)

* Bước 6: Nhận diện các thực thể bên trong hệ thống – là các thực thể tham gia thực

hiện các hoạt động xử lý dữ liệu bên trong hệ thống.

+ Cách 1: Nhóm các hoạt động xảy ra vào cùng nơi và 1 thời điểm

+ Cách 2: Nhóm các hoạt động xảy ra vào cùng 1 thời điểm nhưng khác nơi xảy ra+ Cách 3: Nhóm các hoạt động theo mối quan hệ hợp lý nhau.

* Bước 10: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt động theo 1 động từ

nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm.

35 | P a g e

* Bước 11: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn với nhau theo mối quan

hệ hợp lý

* Bước 12: Bổ sung nơi lưu trữ nếu thấy hợp lý

PHÂN CẤP DFD

* Bước 13: Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt động trong mỗi nhóm ở bước 9 Mỗi nhóm

nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con cho hình tròng lớn Thực hiện bước10, 11, 12.

* Một số lưu ý khi vẽ sơ đồ dòng dữ liệu:

Sơ đồ dòng dữ liệu đơn giản hơn lưu đồ và sử dụng ít biểu tượng hơn

1 Tránh quá chi tiết ở cấp độ mô tả ban đầu (VD: ở cấp độ 1 và 0) Nếu cần thiết phảimô tả hoạt động diễn ra cùng một thời điểm thì phải tách ra mô tả chúng một các cólogic và có liên kết với nhau

2 Một sơ đồ chỉ gồm từ 5 đến 7 biểu tượng hình tròn xử lý Hướng dẫn này giúp sơđồ trở nên đơn giản, tránh sa đà vào quá nhiều chi tiết ở cấp độ ban đầu.

3 Đặt những tên khác nhau ở những công việc xử lý dữ liệu khác nhau Điều nàytránh nhầm lẫn về các dòng dữ liệu cần xử lý.

4 Cần chú ý xem xét các trường hợp là nếu thực thể không phải là yếu tố bên ngoàithì phải luốn có hai dòng dữ liệu vào và ra, nêu không sơ đồ sẽ tạo ra lỗi về mô tả

5 Các tập tin mang tính tạm thời cũng cần được mô tả trong sơ đồ

6 Phải phân loại kỹ đâu là thành phần hay thực thể bên ngoài (đó là thành phần cuốicùng của hệ thống).

7 Phân loại, sắp xếp tất cả các nhân viên, phòng ban có liên quan trong quá trình xửlý lập đi lập lại trong lưu đồ Tránh mô tả công việc cá biệt hay công việc sai.

Nếu trong hệ thống có nhiều công việc xử lý giống nhau thì chỉ nên mô tả một côngviệc làm đại diện Điều này cũng áp dụng cho trường hợp nhiều nhân viên ở các bộphận khác nhau cùng xử lý một công việc giống nhau (VD: ở các phân xưởng khácnhau).

2.2.4 Các loại sơ đồ dòng dữ liệu

*Sơ đồ mô tả ban đầu: (cấp 0)

Trong sơ đồ hệ thống, sơ đồ dòng dữ liệu được dần mô tả chi tiết Ban đầu ngườithiết kế phác thảo sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát hay còn gọi là sơ đồ mô tả ban đầu:

Là một sơ đồ cấp cao nhất mô tả khái quát những hoạt động của hệ thống dưới dạngmột ký hiệu hỡnh trũn đơn lẻ và cho thấy các luồn dữ liệu đi ra và đi vào hệ thống vàcác thực thể bên ngoài hệ thống.

 Thực thể: cỏc đối tượng thực hiện hoặc điều khiển cỏc hoạt động (người, nơi chốn,vật).

 Thực thể bờn ngoài hệ thống: là những thực thể chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệthống (khụng xử lý dữ liệu).

* Sơ đồ khỏi quỏt

 Hệ thống này là gỡ Làm cỏi gỡ

 Dữ liệu bắt đầu từ đâu Kết thỳc tại đâu

Ví dụ với quá trình xử lý tiền lương của một doanh nghiệp, ta có thể theo các bướcnhư hướng đẫn từ bước 1 – 5:

Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng đoạn văn mô tả:

Hệ thống thông tin về tiền lương của một doanh nghiệp sẽ được tạo ra và cung cấpthông tin cho các thực thể: Người lao động, bộ phận chấm công, nhân sự, nhà quản lý,cơ quan thuế

Bước 2: Lập bảng mô tả thực thể và các hoạt động của thực thể đó:

Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu

Bước 4: Xác định thực thể bên trong và bên ngoài hệ thống: (người lao động, cơ quanthuế, nhà quản lý, nhân sự, chấm công).

Bước 5: Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu: (chú ý chiều đi của các dòng dữ liệu: Đi vào đối vớihoạt động lưu trữ, cập nhật, đi ra đối với hoạt động tiếp nhận thông tin).

37 | P a g e

*Sơ đồ dòng dữ liệu vật lý:

 Biểu diễn bằng hỡnh vẽ bao gồm cỏc thực thể bờn trong, bờn ngoài hệ thống (tất cảcỏc thực thể liờn quan) và dũng dữ liệu giữa cỏc thực thể đú.

 Thực thể bờn trong: là cỏc thực thể làm nhiệm vụ chuyển húa dữ liệu

 DFD vật lý cho chỳng ta biết được dữ liệu truyền đi dưới hỡnh thức gỡ, từ ai, cho ai,lưu trữ ở đõu.

 DFD vật lý khụng thể hiện dữ liệu được xử lý chi tiết qua cỏc quỏ trỡnh gỡTiếp theo ví dụ trên: (bớc 6 – 8)

Đầu tiên ta xác định các bộ phận xử lý dữ liệu trong hệ thống lànhững bộ phận nào?

39 | P a g e

Dữ liệu trả l ơng hàng tuần & thay đổi

Nguồn nhân lực

chấm công

Tập tin trả l ơng

Bộ phận thanh

toán l ơng

Nhà quản

Chấm công

Thay đổi bảng l ơng

L u trữ

Dữ liệu bảng l ơngTrả l

Dữ liệu bảng l ơng

tổng hợpThông tin thuế thu

Ng ời lao động

B.C quá trình thanh toán l

Bảng l ơng tổng hợp

Cơ quan thuế

Dữ liệu thời

độngNhà quản lý

Doanh nghiệpChấm công

Nguồn nhân lực

Hệ thống thanh toán l

Thanh toán tiền

Dữ liệu thay đổi bảng l ơng

Thông tin thuế

*Sơ đồ dũng dữ liệu logic (luận lý):

 Biểu diễn bằng hỡnh vẽ bao gồm cỏc hoạt động xử lý, dũng dữ liệu đi vào, đi racỏc hoạt động xử lý đú.

 DFD luận lý cho chỳng ta biết được dữ liệu được xử lý qua cỏc quỏ trỡnh như thếnào mà khụng quan tõm đến do ai làm, dưới hisnh thức gỡ và ở đõu.

 DFD luận lý chỳ trọng đến cỏc chức năng mà hệ thống thực hiện

Bài tập:

Khỏch hàng trả tiền cho nhõn viờn bỏn hàng kốm theo thụng bỏo trả tiền của cụngty Nhõn viờn bỏn hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liờn và ghi số tiền thanh toỏn, sốphiếu thu vào thụng bỏo trả tiền kốm theo Nhõn viờn bỏn hàng chuyển phiếu thu và tiềncho thủ quỹ, chuyển thụng bỏo trả tiền cho kế toỏn phải thu Thủ quỹ nhận tiền, kiểmtra số tiền trờn phiếu thu và đúng dấu xỏc nhận Sau đú chuyển 1 phiếu thu cho kế toỏnphải thu, phiếu cũn lại dựng để ghi sổ quỹ và lưu theo số thứ tự Kế toỏn phải thu nhậnthụng bỏo trả tiền do nhõn viờn bỏn hàng chuyển đến Lưu lại theo hồ sơ khỏch hàng.

Ng ời lao độngPhiếu chấm

bảng chấm công

Lập bảng

l ơng

Tập tin trả l ơng chính

Thanh toán l

Nhà quản

Thông tin chấm công

Thông tin lao động

Bảng chấm công

Dữ liệu bảng l ơngDữ liệu

bảng l ơngTrả l ơng

Dữ liệu bảng l ơng

tổng hợp

Thông tin thuế thu

nhập