Đang tải... (xem toàn văn)
Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức. Vai trò và mối quan hệ giữa chúng. Áp dụng thực tiễn vào doanh nghiệp
Trang 1A-LỜI NÓI ĐẦU
Trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam đang phát triển hiện nay thì dùlà bất cứ hoạt động nào đi chăng nữa cũng cần phải lựa chọn và sắp xếp tổchức và cơ cấu nào là phù hợp sao cho có thể đạt hiệu quả cao nhất Mặc dùta đã nói nhiều về doanh nghiệp sản xuất, nhưng phải công nhận rằng nhữngđiểm trình bày dưới tiêu chí của một tổ chức và lập kế hoạch đều có thể ápdụng tót cho công ty không sản xuất, Ngân hàng, bệnh viện, cửa hàng báchhoá và công ty đường sắt là những ví dụ về các kiểu doang nghiệp khácnhau, và mặc dù chức năng ở các doanh nghiệp này có thể khác xa chứcnăng của nhiều doanhh nghiệp sản xuất, nhưng nhu cầu sắp xếp tổ chức vàlựa chọn một mô hình tổ chức là hoàn toàn giống nhau.
Xuất phát từ tầm quan trọng của tổ chức và lựa chọn cơ cấu tổ chức
trong doanh nghiệp Em đã quyết tâm thực hiện đề tài: "Cơ cấu chính thứcvà cơ cấu không chính thức Vai trò và mối quan hệ giữa chúng Ápdụng thực tiễn vào doanh nghiệp.”
Trong quá trình thực hiện đề tài này, em xin chân thành cảm ơn giảngviên Phạm Văn Minh đã hướng dẫn và giúp đỡ tận tình để em hoàn thành đềtài này.
Trang 2-Tổ chức (Chester Borard) là một hệ thống các hoạt động hay nhữngnỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chínhthức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêuchung thì tổ chức sẽ được hình thành.
Ví dụ khi chúng ta nói:” Tổ chức một cuộc mít tinh”, “Tổ chức mộtcuộc vận động”, “Tổ chức một cuộc quân đội”,”Tổ chức chính quyền nhànước”, thì chúng ta cũng có thể hiểu được rằng dù là tổ chức gì đi chăngnữa thì tổ chức cũng phải có:
Thứ nhất: có một kế hoạch hoặc một lý tưởng nhất định.
Thứ hai: có một tổ chức có đặc tính là đủ khả năng đạt tới và thực
hiện được những yêu cầu của lý tưởng.
Thứ ba: có lao động, tiền vốn, vật liệu , máy móc và phương pháp
tạo khả năng cho tổ chức đạt được vầ hoàn thành nhiệm vụ.
Thứ tư: có những cán bộ lãnh đạo đủ năng lực buộc tổ chức thực
hiện được lý tưởng đề ra với số người và phương tiện cho trước.
.Như vậy khi thực hiện một tổ chức, cần phải đặt ra cho mình câu hỏi:thực hiện công tác tổ chức để làm gì? Muốn dùng tổ chức để đạt tới mụcđích gì? Đề ra chương trình như thế nào cho các cán bộ? Chỉ có một khái
2
Trang 3niệm rõ rệt về mục tiêu của tổ chức mới tạo ra khả năng xây dựng một cáchđúng đắn bản thân tổ chức và thực hiện mọi công tác về sau.
Như vậy chúng ta có thể phân ra 7 yếu tố cơ bản của một tổ chức là:- Mục tiêu.
- Loại hình tổ chức: lựa chọn loại hình tổ chức nào là thích hợp nhất.- Phương pháp: vận dụng những phương pháp nào để thực hiện đượcmục tiêu
- Con người: cần một lượng nhân lực như thế nào để thực hiện côngtác.
- Phương tiện vật chất: lựa chọn loại vật liệu nào có thể hoàn thànhcông việc.
- Thời gian: trong khoảng thời gian bao lâu để hoàn thành công việc.- Kiểm tra: nắm tình hình công tác và tổ chức kiểm tra.
Trang 4Trong chức năng là lý do hình thành và tồn tại của một tổ chức đựockhái quát từ các nhiệm vụ chính phải làm thường xuyên để thực hiện cácmục tiêu của tổ chức.
Cơ cấu là phưong tiện( thực thể) để thực hiện chức năng, bao gồm cácbộ phận hợp thành tổ chức.
Cơ chế là phương thức vận hành để cơ cấu thực hiện đúng chức năng.Hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc hiệu lực điều hành của tổ chứcquản lý phụ thuộc cả ba yếu tố nói trên Chức năng không rõ sẽ không phụvụ đúng mục tiêu, cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng Cơchế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu.
Nếu xét tổ chức quản lý ở trạng thái tĩnh là nói về phương diện cơ cấucủa tổ chức quản ly, thể hiện ở kết cấu bộ máy quản lý- điều hành Đây làphần “ cứng”, bộ khung của tổ chức dược thể hiện trên sơ đồ hệ thống tổchức mỗi đơn vị với các vị trí xác định theo nguyên tắc nhất định
Nếu xét tổ chức ở trạng thái động là nói về cung cách vận hành củabộ khung đã được tạo dựng; bao gồm chức năng từng bộ phận và cơ chế vậnhành của cả guồng máy Cơ chế vận hành này bao gồm từ trách nhiệm,quyền hạn, chế độ làm việc đến các mối quan hệ hữu cơ trong nội bộ tổchức và các quan hệ với bên ngoài.
Tóm lại, có thể coi mặt tĩnh là” thể xác”( thực thể) các tổ chức và mặtđộng là “ phần hồn” của tổ chức.
II CƠ CẤU VÀ PHÂN LOẠI CƠ CẤU.
1 Cơ cấu là gì?
- Cơ cấu tổ chức là sự bố trí giữa các phòng ban, phân xưởng, các bộphận, chức danh một cách hợp lý nhằm tạo thành một hệ thống hoạt động ănkhớp nhịp nhàng theo sự điều khiển của một trung tâm( người đứng đầu).
4
Trang 5- Cơ cấu tổ chức cũng có thể hiểu rằng nó là tổng hợp các bộ phận,đơn vị và cá nhân khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau,được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, đượcbố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện cácchức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanhnghiệp.
Như vậy, mục đích của cơ cấu tổ chức là nhằm lập ra một hệ thốngchính thức gồm các vai trò nhiệm vụ mà con người có thể thực hiện, sao chohọ có thể cộng tác một cách tốt nhất với nhau để đạt đựoc các mục tiêu củadoanh nghiệp Cơ cấu tổ chức cho phép chúng ta tổ chức và sử dụng hợp lýcác nguồn lực Nó cũng cho phép chúng ta xác định rõ mối tương quan giữacác hoạt động cụ thể và những trách nhiệm quyền hạn gắn liền với những cánhân, phân hệ cơ cấu Nó trợ giúp cho việc ra quyết định bởi các luồngthông tin rõ ràng Nó giúp xác định cơ cấu quyền lực cho tổ chức.
2 Phân loại cơ cấu tổ chức.
Mỗi hệ thống tổ chức dù được xây dựng theo loại hình nào đi chăngnữa cũng bao gồm cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức, bởi lẽ chỉriêng cơ cấu chính thức không thể hiện đầy đủ các chức năng và các mốiquan hệ đa dạng trong quản lý Trong đó, cơ cấu chính thức là bộ khung củatổ chức, làm nền móng cho hoạt động quản lý, được thể hiện qua sơ đồ tổchức.
- Cơ cấu chính thức được ghi nhận chính thức trong các văn bản pháplý, điều lệ của tổ chức của doanh nghiệp, cũng có trường hợp không đượcghi thành văn bản song được hợp thức hoá theo truyền thống, được moịngười ghi nhận như là thể chế.
- Cơ cấu không chính thức là hình thức tổ chức “ phi hình thể” nhằmthực hiện những mối liên hệ “ mềm” trong nội bộ tổ chức giữa các cá nhân
Trang 6và giữa các nhóm người có đặc điểm lợi ích riêng cần được điều hoà để phụcvụ mục tiêu chung Nó bổ sung cho cơ cấu chính thức để thực hiện đầy đủvà có hiệu quả cao chức năng của tổ chức mà không sử dụng quyền lực hànhchính.
III PHÂN TÍCH CƠ CẤU CHÍNH THỨC VẦ CƠ CẤU KHÔNG CHÍNH THỨCTRONG TỔ CHỨC.
- Cơ cấu chính thức này được thể hiện ngay trên sơ đồ cơ cấu tổ chứccủa một doanh nghiệp Nó chỉ ra các vị trí khác nhau, những người nắm giữcác vị trí đó và các mối quan hệ liên quan quyền lực giữa người này vớingười khác
Sơ đồ dưới đây là một phần sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị cho mộtdoanh nghiệp ngành dược phẩm:
Tổng giám đốc
phó tổng giám
đốc phát triển Phó tổng giám đốc sản xuất Phó tổng giám đốc marketing Phó tổng giám đốc tài chính
Ngưòi phụ trách sản xuất
dược phẩm
Người phụ trách dụng cụ
an toàn cá nhân
Người phụ trách SX các sản phẩm vệ
sinh6
Trang 7Thông qua hệ thống sơ đồ này,mỗi nhân viên của doanh nghiệp biết rõvị trí của mình trong cơ cấu và xác định mối liên quan về quyền lực giữa họvới các người khác trong tổ chức.
Cũng qua sơ đồ thể hiện mối quan hệ điều khiển phục tùng Có nghĩalà quan hệ chủ yếu trong một tổ chức với tác động qua lại giữa cấp trên vàcấp dưới, giữa người phụ trách vầ người thừa hành.
c.Vai trò
Nhìn chung, tổ chức chính thức gắn liền với cơ cấu, vai trò nhệm vụhướng đích trong một doanh nghiệp được tổ chức một cách chính thức Cơcấu chính thức tạo ra nền móng cho hoạt động quản lý Nó vạch ra công việccần làm, ai phải tiến hành những hoạt động cụ thể và toàn bộ nhiệm vụ củatổ chức được hoàn thành ra sao Đó chính là bộ khung của tổ chức.
Tổ chức chính thức tạo ra được những mong muốn và năng lực cá nhântrong những tổ chức chính thức nhất.
2 Cơ cấu không chính thức.
a.Khái niệm.
- Cơ cấu không chính thức là cơ cấu được thể hiện về những mối quanhệ dựa trên tinh thần tự giác tự nguỵên cùng nhau hợp tác vì quyền lợichung.
- Cơ cấu không chính thức là bất kỳ hành động hợp tác riêng lẻ nàokhông có những mục đích hợp tác có ý thức tự giác, cho dù có thể mang lạinhững kết quả hợp tác.
b Đặc điểm.
Trang 8Cơ cấu không chính thức không được thể hiện trên sơ đồ tổ chức,cũng có trường hợp ghi nhận như một phân hệ bổ sung thường đó là các hộiđồng tư vấn về từng lĩnh vực, các tiểu ban, các nhóm chuyên gia, các uỷ banliên tịch Các tổ chức đó không cần biên chế chuyên trách, mà sử dụngnhững người trong bộ máy làm kiêm nhiệm, hoạt động thường xuyên theođịnh kỳ hoặc tồn tại có thời hạn, kết quả hoạt động của cơ cấu không chínhthức được người điều hành tổ chức quản lý tham khảo, tiếp nhận để bổ sung,hoàn thiện các quyết định quản lý.
Nếu như trong cơ cấu chính thức xác định rõ những quan hệ chính xácgiữa các công việc khác nhau trong công ty được ghi ra trên giấy, trong mộtsơ đồ tổ chức Ai cũng thấy rõ sự cần thiết phải làm như vậy Tuy nhiênchúng ta cần quay trở lại những thực tế của đời sống tổ chức và nhận rõ rằngnhững công việc đó do con ngưòi xử lý chứ không phải những robot Cuốicùng sẽ thấy rõ những quan hệ không chính thức tồn tại nhưng không đượcthể hiện trong một sơ đồ nào cả.
Trong cơ cấu không chính thức thể hiện mối quan hệ phối hợp –hợptác, đó là những hành động liên kết, hợp đồng giữa các bộ phận cùng cấp,giữa cơ cấu chính thức với cơ cấu không chính thức, giứa các thành viêntrong tổ chức với nhau.
c Vai trò.
Trong cơ cấu không chính thức thường được tạo ra những thông tinngang và nhờ đó mà đã cải thiện được sự cộng tác và phối hợp giữa các bộphận Nếu như tất cả thông tin truyền theo tuyến dọc và thực hiện theo sơ đồtổ chức hiệu quả có thể chỉ còn là con số zezo.
Nếu như trong cơ cấu chính thức, mối quan hệ phối hợp giữa các bộphận cùng cấp được quy định rõ ràng, không tuỳ tiện theo cảm tính và phảicùng chịu trách nhiệm khi thiếu phối hợp dẫn đến hậu quả xấu Còn trong cơ
8
Trang 9cấu không chính thức thì hoạt động của nó giúp ích nhiều cho việc giải quyếtcác vấn đề phức tạp, tế nhị trong quản lý như về khoa học- công nghệ, vềquyền lợi và nghĩa vụ của người lao động
3 Mối quan hệ giữa cơ cấu chính thức và cơ cấu không chínhthức trong tổ chức.
Trong một doanh nghiệp sản xuất, có thể hai công nhân làm ở nhữngbộ phận khác nhau nhưng họ có thể hợp tác với nhau trong một công việcchung của công ty thì có thể tạo năng suất cao hơn so với với mức vốn có.
Công nhân 1.2 nếu hoạt động riêng lẻ không có sự phối hợp với cáccông nhân khác thì chưa chắc công nhân 1.2 có thể hoàn thành công việc,
1
Trang 10chính sự hợp tác với công nhân 3.1 đã tạo ra sự ăn ý trong công việc, gópphần phát triển trong doanh nghiệp.
Trong quản lý điều cực kỳ quan trọng là phải xác định được mức độtối ưu để kết hợp hoạt động của cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu khôngchính tức Đó chính là sự kết hợp hài hoà giữa việc thể chế hoá và việc xãhội hoá hoạt động quản lý.
IV ÁP DỤNG THỰC TIỄN TẠI CÔNG TY THAN MẠO KHÊ- QUẢNG NINH.
1.Một vài nét về công ty than Mạo khê.
Công ty than Mạo khê trước đây là là Mỏ than Mạo Khê là mộtdoanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng Công ty Than Việt nam, có lịch sử khaithác trên 150 năm.So với các mỏ hầm lò hiện nay thi Công ty than Mạo Khêcó trữ lượng tương đối lớn, toàn công ty là một dây truyền hoàn chỉnh từkhâu kiến thiết cơ bản đến khâu khai thác, vận tải, sàng tuyển và đến khâutiêu thụ sản phẩm.
2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty than Mạo Khê.
Xuất phát từ đặc điểm tổ cức sản xuất, yêu cầu quản lý sản xuất côngty đã lựa chọn các loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung: toàn công tycó một phòng kế toán, các nhân viên trong phòng đã phối thực hiện côngviệc kế toán một cách nhịp nhàng dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toántrưởng.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồsau:
Kế toán trưởng
Phó phòng kế toán
Kế toán TGNHKế
toán tổng hợp
Thống kê sản lượng
Kế toán
tiền mặt
Kế toán TSCĐKế
toán TT với
người bán, mua
Kế toán VL CCDC
Kế toán công nợ nội
Thủ quỹKế
toán lương BHXH
XH10
Trang 11Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức nhận thấy rằng:Kế toán trưởng là người chỉđạo công tác tài chính của công ty, dưới đó là phó phòng Kế toán và cácnhân viên kế toán chịu trách nhiệm từng lĩnh vực một.Mỗi nhân viên củaphòng kế toán biết rõ vị trí của mình trong cơ cấu và xác định mối liên quanvề quyền lực giữa họ với các người khác trong tổ chức Đây chính là cơ cấuchính thức của công ty than Mạo Khê.
Mặc dù mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm từng lĩnh vực mộtnhưng chính các nhân viên này lại có vai trò cực kỳ quan trọng Không chịusự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng mà phải thông qua Phó phòng kếtoán, nhờ đó mà Kế toán trưởng nắm bắt được tình kế toán của các phòngban Cơ cấu không chính thức không xuất hiện trên sơ đồ, tuy không thểhiện trực tiếp trên sơ đồ cơ cấu tổ chức nhưng cũng có thể nhận biết vị trícủa từng người Sự hỗ trợgiữa các phòng ban giúp cho Kế toán trưởng có thểbiết được các số liệu tài chính thống kê, kế toán mà phòng kế toán tài chínhcung cấp, tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động tài chính của Công ty.
Trang 12C.KẾT LUẬN
Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức thể hiện trong mộtdoanh nghiệp chính là sự phối hợp giữa các phòng ban , giữa các nhân viênnày với các nhân viên khác để tạo ra năng suất lao động cao hơn Có thể haingười thuộc hai phòng ban khác nhau nhưng chính sự hợp tác đó lại tạo rasức mạnh của doanh nghiệp Các doanh nghiệp cần phải nhận thức được tầmquan trọng của hai loại cơ cấu này để tận dụng và phát huy các nguồn lựcbên trong và bên ngoài của doanh nghiệp Có như thế thì doanh nghiệp mớitồn tại và phát triển được
12
Trang 13TÀI LIỆU THAM KHẢO
Giáo trình tổ chức quản lý Trường Đại học Quản lý kinh doanh Những nguyên lý của tổ chức quản lý
Cơ cấu quản trị học trong doanh nghiệp
Trang 142 Phân loại cơ cấu tổ chức 5
III PHÂN TÍCH CƠ CẤU CHÍNH THỨC VẦ CƠ CẤU KHÔNG CHÍNH THỨC TRONG TỔ CHỨC 6
1.Một vài nét về công ty than Mạo khê 10
2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty than Mạo Khê 10
C.KẾT LUẬN 12TÀI LIỆU THAM KHẢO
14