Đang tải... (xem toàn văn)
Kiểm soát dự án là quá trình gồm 3 bước: - Thu thập thông tin: + tiến độ + chi phí + thành quả (các yêu cầu về kỹ thuật) - So sánh các thông tin này với kế hoạch và các yêu cầu đã đề ra. - Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt được yêu cầu đã đề ra (hay thành quả mong muốn) b. Các dạng của kiểm soát dự án Có 3 thành phần của kiểm soát dự án: thời gian (time), chi phí (cost) và yêu cầu kỹ thuật (technical requirements) có 3 dạng kiểm soát tương ứng là: - kiểm soát thời gian - kiểm soát chi phí - kiểm soát các yêu cầu về chất lượng Nếu kiểm soát từng thành phần có thể đem lại hiệu quả tối đa cục bộ nhưng chưa chắc sẽ đem lại hiệu quả tối đa toàn phần. Do vậy thông thường các hệ thống kiểm soát dự án là sự tổ hợp của 3 thành phần nói trên phương pháp tiêu chí các hệ thống kiểm soát chi phí/tiến độ (Cost/Schedule Control System Criteria C/SCSC). Trong phương pháp này người ta cố gắng kiểm soát được cả chi phí và tiến độ, còn yêu cầu về kỹ thuật là ưu tiên số một.
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam Kiểm Soát Dự Án CHƯƠNG 5 KIỂM SỐT DỰ ÁN 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1. Kiểm sốt dự án a. Định nghĩa: Kiểm sốt dự án là q trình gồm 3 bước: - Thu thập thơng tin: + tiến độ + chi phí + thành quả (các u cầu về kỹ thuật) - So sánh các thơng tin này với kế hoạch và các u cầu đã đề ra. - Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt được u cầu đã đề ra (hay thành quả mong muốn) b. Các dạng của kiểm sốt dự án Có 3 thành phần của kiểm sốt dự án: thời gian (time), chi phí (cost) và u cầu kỹ thuật (technical requirements) có 3 dạng kiểm sốt tương ứng là: - kiểm sốt thời gian - kiểm sốt chi phí - kiểm sốt các u cầu về chất lượng Nếu kiểm sốt từng thành phần có thể đem lại hiệu quả tối đa cục bộ nhưng chưa chắc sẽ đem lại hiệu quả tối đa tồn phần. Do vậy thơng thường các hệ thống kiểm sốt dự án là sự tổ hợp của 3 thành phần nói trên phương pháp tiêu chí các hệ thống kiểm sốt chi phí/tiến độ (Cost/Schedule Control System Criteria C/SCSC). Trong phương pháp này người ta cố gắng kiểm sốt được cả chi phí và tiến độ, còn u cầu về kỹ thuật là ưu tiên số một. Có 2 loại kiểm sốt: + kiểm sốt bên trong (internal control) + kiểm sốt bên ngồi (external control) Kiểm sốt bên trong là hệ thống và quy trình giám sát do phía thực hiện dự án Kiểm sốt bên ngồi là các quy trình và tiêu chuẩn kiểm sốt được ấn định bởi khách hàng. Mơ hình của hệ thống kiểm sốt: - Hệ thống đơn giản (simple system) - Hệ thống phức tạp, cao cấp (high level system) PM5.doc G.V. Cao Hào Thi1 Q trình Đầu vào Đầu ra Phản hồi Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam Kiểm Soát Dự Án Hệ thống đơn giản chỉ có một chu trình phản hồi thơng tin. Hệ thống cao cấp có nhiều chu trình phản hồi thơng tin, có thể điều chỉnh mục tiêu/tiêu chuẩn các hệ thống giám sát phụ. c. Các bước kiểm sốt dự án: có 4 bước: Bước 1: Thiết lập các tiêu chuẩn u cầu đối với dự án + Các đặc trưng kỹ thuật (nằm trong hồ sơ thiết kế nếu có sửa đổi phải được bàn bạc và ghi thành văn bản) + Ngân sách của dự án + Các chi phí + Các nguồn lực u cầu Bước 2: Giám sát (monitoring) + Quan sát các cơng việc đã được thực hiện trong thực tế Bước 3: + So sánh các tiêu chuẩn u cầu về các cơng việc đã được thực hiện trong thực tế tính cho đến ngày thực hiện kiểm tra. + Ước tính thời gian và chi phí để hồn thành các cơng việc còn lại để hồn tất tồn bộ dự án. Bước 4: + Thực hiện các biện pháp sửa chữa, hiệu chỉnh khi các kết quả thực tế có sự khác biệt so với các tiêu chuẩn đã đề ra. d. Các vấn đề khó khăn thường gặp trong kiểm sốt dự án - Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đó, ví dụ như chỉ nhấn mạnh vào chi phí mà bỏ qua các yếu tố khác như thời gian và chất lượng.(Người xây dựng thường quan tâm đến chi phí còn khách hàng thường quan tâm đến chất lượng). - Quy trình kiểm sốt gặp sự phản đối hay nhẹ nhất là khơng được sự đồng ý. - Thơng tin thường khơng chính xác hoặc khơng được báo cáo đầy đủ. - Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thơng tin thiên lệch. - Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi. - Các cơ chế báo cáo thơng tin và hạch tốn khơng đúng. 1.2. Đánh giá dự án (Project Evaluation) Đánh giá dự án là phân tích sự hiệu quả và sự hiện hữu (effects and efficiency) của dự án so với mục tiêu đã đề ra.nhằm để: - Đạt được mục tiêu của dự án - Ghi nhận các bài học kinh nghiệm - Lập kế hoạch và chính sách cho tương lai PM5.doc G.V. Cao Hào Thi2 Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam Kiểm Soát Dự Án 1.3. Giám sát dự án (Project monitoring) Là q trình kiểm tra thường xun về tiến trình của dự án trong suốt thời gian thực hiện dự án cũng như trong các giai đoạn vận hành của dự án với mục tiêu cung cấp thơng tin làm cơ sở cho các quyết định quản lý như: - Giám sát là sự cần thiết đối với kiểm sốt dự án - Giúp các thành viên của dự án hiểu tốt hơn về các mục tiêu của dự án - Gia tăng mối quan hệ giữa cac nhóm cơng tác - Chuẩn bị cho các nhóm cơng tác thích nghi với mọi sự thay đổi trong dự án - Gia tăng tầm nhìn về dự án của các nhà quản lý cấo cao - Cải thiện mối quan hệ với khách hàng Hệ thống giám sát hữu hiệu khi: - Đầy đủ và có liên quan - Báo cáo đến mọi cấp quản lý - Thu thập và báo cáo dữ liệu kịp thời - Các sự khác biệt so với hoạch định cần phại được sửa đổi 2. KIỂM SỐT CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN 2.1. Phương pháp truyền thống về kiểm sốt chi phí - Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ cho mỗi nhóm cơng việc. - Mỗi báo cáo chi phí gồm: + Mơ tả cơng việc + Tiến độ theo thời gian + Ai là người chịu trách nhiệm + Ngân sách theo thời gian + Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) u cầu - Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để xem số tiền chi ra nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù. Ví dụ: Dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí là 200.000 USD. Kế hoạch cứ 1 ngày làm được 25 m/ngày, chi phí phải trả là 200 USD/1m. Tổng thời thực hiện là : 1000/25 = 40 ngày Giả sử đến cuối ngày 18 đã làm được 400 m. Theo kế hoạch thì đến cuối ngày 18 sẽ có số tiền chi theo kế hoạch là: 18 x 25 x 200 = 90.000 USD Thực chi cuối ngày 18 là: 400 x 200 = 80.000 USD Nhược điểm của phương pháp truyền thống PM5.doc G.V. Cao Hào Thi3 Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam Kiểm Soát Dự Án Trong quản lý dự án nếu chỉ có sự phân tích khác biệt về chi phí (cost variance analysis) thì khơng đủ bởi vì nó khơng cho biết bao nhiêu khối lượng cơng việc đã được hồn thành cũng như khơng cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hồn thành dự án. 2.2 Phương pháp C/SCSC (Cost / Schedule Control System Criteria) Năm 1962, phương pháp này được áp dụng trong: + bộ quốc phòng Mỹ + NASA (National Aerautic Space Adiministration) a. Các đại lượng phân tích về thành quả (Performance Analysis) 1) BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule): Chi phí dự tính của cơng việc theo kế hoạch BCWS là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền được hoạch định sẽ chi để thực hiện một cơng việc cụ thể ở một thời điểm cho trước. 2) ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí thực sự của một cơng việc đã được thực hiện. ACWP là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền đã thực chi trong thực tế để thực hiện một cơng việc cụ thể trong một thời điểm cho trước. 3) BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed): Chi phí dự tính của cơng việc đã được thực hiện. BCWP còn được gọi là Giá trị đã thu được (Earned Value) BCWS = Ngân sách dự tính cho x % cơng việc được hoạch định tồn bộ cơng việc cho đến thời điểm xem xét Ví dụ: BCWS = 200.000 x 18 / 40 = 90.000 $ BCWP = Ngân sách dự tính cho x % cơng việc thực sự đã làm tồn bộ cơng việc cho đến thời điểm xem xét Ví dụ: BCWP = 200.000 x 400 / 1.000 = 80.000 $ b. Các đại lượng phân tích về sai lệch (Variance Analysis) 1) Sai lệch về tiến độ – SV (Schedule Variance) SV = BCWP – BCWS SV > 0 Vượt tiến độ (Ahead schedule) SV = 0 Đúng tiến độ (On schedule) SV < 0 Chậm tiến độ (Behind schedule) Lưu ý: Tất cả các giá trị đều được quy thành tiền Ví dụ: PM5.doc G.V. Cao Hào Thi4 Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam Kiểm Soát Dự Án SV = 80.000 – 90.000 = -10.000 $ Chậm tiến độ Cụ thể là chậm tiến độ : 10.000 / 200 = 50 m Hoặc: 50 / 25 = 2 ngày 2) Sai lệch về chi phí – CV (Cost Variance) CV = BCWP – ACWP CV > 0 khơng vượt chi phí (Cost under run) CV = 0 đúng chi phí (On cost) CV < 0 vượt chi phí (Cost over run) Lưu ý: - Khi sử dụng cần tính đúng, tính đủ kể cả chi phí khơng phải là tiền mặt. - Khi tính BCWP đã có tính chi phí dự phòng 3) Sai lệch kế tốn – AV (Accounting Variance) AV = BCWS – AWCP AV > 0 Ngân sách theo kế hoạch lớn hơn thực chi AV = 0 Ngân sách theo kế hoạch đúng bằng thực chi AV < 0 Ngân sách theo kế hoạch nhỏ hơn thực chi Ví dụ: ở ngày thứ 18, ACWP = 80.000 $ CV = 0 AV = 90.000 – 80.000 = 10.000 $ 4) Sai lệch thời gian – TV (Time Variance) TV = SD – BCSP TV chỉ ra mức độ sớm hay trễ của dự án so với kế hoạch SD (Status Date): Ngày xem xét BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): ngày mà tại đó BCWS = BCWP c. Các chỉ số thành quả cơng việc 1) Chỉ số thành quả về tiến độ – SPI (Schedule Performance Index) SPI = BCWP / BCWS SPI > 1 BCWP > BCWS SV > 0 vượt tiến độ PM5.doc G.V. Cao Hào Thi5 Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam Kiểm Soát Dự Án 2) Chỉ số thành quả về chi phí – CPI (Cost Performance Index) CPI = BCWP / ACWP CPI > 1 BCWP > ACWP CV > 0 Khơng vượt chi phí d. Dự báo thành quả chi phí cho tương lai (Forecasting Future Cost Performance) 1) Dự báo chi phí để hồn thành phần việc còn lại của dự án FCTC (Forecast Cost To Complete Project) BCAC (Budgeted Cost At Completion) 2) Chi phí dự báo cho tồn bộ dự án FCAC = ACWP + FCTC Bài tập Theo kế hoạch, một dự gồm có các dự liệu sau: Cơng tác Thời gian (tuần) Chi phí ($) Chi phí /tuần A 5 1.500 300 B 3 3.000 1000 C 7 5.700 814 Sau 4 tuần kiểm tra Cơng tác Chi phí thực tế Chi phí dự tính % cơng việc đã thực hiện A 1.500 ? 100% B 3.000 ? 100% C 2.900 ? 2 x 100% 7 Hãy đánh giá đến cuối tuần thứ 4 các cơng tác A, B, C đạt tiến độ chi phí như thế nào? PM5.doc G.V. Cao Hào Thi6 0 SD BCWS BCWP ACWP n BCAC CPI BCWSBCAC BCWP ACWP BCWPBCACFCTC )( )( − =×−= . Việt Nam Kiểm Soát Dự Án CHƯƠNG 5 KIỂM SỐT DỰ ÁN 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1. Kiểm sốt dự án a. Định nghĩa: Kiểm sốt dự án là q trình gồm 3 bước: - Thu thập. Kiểm Soát Dự Án 1.3. Giám sát dự án (Project monitoring) Là q trình kiểm tra thường xun về tiến trình của dự án trong suốt thời gian thực hiện dự án cũng