KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG LỚP TC1011 BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Họ tên sinh viên:Phạm Minh Nhật Lớp:TC 1011 MSSV:104533 Cơ quan đến thực tập:Cơng ty cổ phần giấy Sài Gòn Phòng 1.1 – 1.2, Tầng 1, Tòa nhà Etown 1, Số 364 Cộng Hòa, Phường 13, Quận Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh Thời gian:14/01/2013 đến 15/03/2013 Người hướng dẫn:AnhĐinh Văn Tiến ChịPhạm Thị Kiều Trinh Giảng Viên Hướng Dẫn:Th.S Nguyễn Tường Minh Tháng 3/2013 Trường Đại Học Hoa Sen Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức Đại học Hoa Sen NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP Chữ kí Người hướng dẫn Tp HCM,Ngày… tháng… năm Đại học Hoa Sen NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Chữ kí Giảng viên hướng dẫn Tp HCM,Ngày… tháng… năm Đại học Hoa Sen NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI CHẤM BÁO CÁO Chữ kí củaNgười chấm báo cáo Tp HCM, Ngày… tháng… năm TRÍCH YẾU Thực tập nhận thức q trình để sinh viên ứng dụng lí thuyết vào thực tiễn Lí thuyết đúc kết từ trình giảng dạy giảng viên môi trường đại học Tuy nhiên, thực tế, ngồi đòi hỏi lí thuyết giảng dạy trường cần số kĩ mềm khác như: kĩ làm việc nhóm, kĩ giao tiếp Biết cần thiết thực hành nên trường Đại học Hoa Sen tạo điều kiện cho sinh viên hòa nhập vào công ty nhằm tránh ngỡ ngàng tốt nghiệp, đảm bảo chất lượng sinh viên đầu trường Sau khoảng thời gian thực tập Công ty Cổ phần Giấy Sài Gòn đúc kết nhiều kinh nghiệm cho thân, kĩ làm việc môi trường doanh nghiệp Đồng thời, mong tạo mối quan hệ tốt Trường Đại Học Hoa Sen Cơng ty Cổ phần Giấy Sài Gòn LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn: - Cơng ty cổ phần Giấy Sài Gòn - Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc, Ông Cao Tiến Vị - Phó Tổng Giám đốc Tài Chính, Ông Phạm Văn Trung -Kế Toán Trưởng, Anh Đinh Văn Tiến -Kế toán, Chị Phạm Thị Kiều Trinh tạo điều kiện cho tơi có hội cọ sát với thực tế môi trường doanh nghiệp bên cạnh với kiến thức học tập trường Từ đây, tơi có thêm kiến thức, kĩ q báu mà khơng sách mang lại Đồng thời phía cơng ty tận tình hỗ trợ, hướng dẫn tơi hồn thành tốt cơng việc giao, cung cấp thông tin quý báu để tơi hồn thành tốt báo cáo Về phía nhà Trường Đại học Hoa Sen, tơi xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến ban giám hiệu trường Đại học Hoa Sen tổ chức tập nhận thức giúp cho tơi có kinh nghiệm q giá DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Giấy Sài Gon ngày đầu thành lập ii Hình 2: Giấy Sài Gòn .iii Hình 3: Sơ đồ tổ chức iv Hình 4: Sài Gòn Zenni xi Hình 5: Khăn hộp SaiGon Zenni xi Hình 6: Giấy Vệ Sinh SaiGon Zenni xi Hình 7: Saigon Inno xii Hình 8: Giấy Vệ Sinh SaiGon Inno12 xii Hình 9: Giấy Vệ Sinh SaiGon Inno10 xii Hình 10:Giấy Vệ Sinh SaiGon Inno18 xii Hình 11: SaiGon Extra xiii Hình 12:Giấy vệ sinh Saigon Extra 12 xiii Hình 13:Khăn ăn Saigon Extra xiii Hình 14: SaiGon Eco xiv Hình 15:Khăn đa Saigon Eco .xiv Hình 16:Khăn ăn Saigon Eco 30 xiv Hình 17:Giấy vệ sinh Saigon Eco .xiv Hình 18:Saigon Khăn y tế .xv Hình 19:Khăn giấy y tế 30x45 xv Hình 20:Khăn giấy y tế 30x30 xv Hình 21:Khăn Rút Trên xvi Hình 22:Khăn ăn Bless You 20 xvi Hình 23:Giấy vệ sinh Bless You xvi Hình 24:Giấy vệ sinh Eco++ xvii Hình 25:Giấy vệ sinh ECO++ có lõi xvii Hình 26:Thơng tin sản phẩm .xviii Hình 27:Màu sản phẩm Medium xix Hình 28:Thơng tin sản phẩm Testliner xx Hình 29:Màu sản phẩm Testliner loại xxi Hình 30:Màu sản phẩm Testliner loại xxi Hình 31:Giấy Chipboard xxii Hình 32:Kho giấy vụn xxiii Hình 33:Giấy Văn Phòng xxiv Hình 34:Giấy Báo .xxv Hình 35:Giấy Carton loại NDLK xxv Hình 36:Giấy Carton loại OCC xxvi Hình 37:Cửa vào văn phòng .xxxv Hình 38:Gian trưng bày sản phẩm xxxv Hình 39:Số phụ ngân hàng Sacombank xxxvi Hình 40:Văn Phòng xxxvi Hình 41:Phòng Tài Chính Kế Toán xxxvi Hình 43:Bên sổ phụ .xxxvii Hình 42:Ủy Nhiệm Chi xxxvii MỤC LỤC TRÍCH YẾU LỜI CẢM ƠN DANH MỤC HÌNH ẢNH DẪN NHẬP 11 I Tổng quan Công ty Cổ phần Giấy Sài Gòn i II Lịch sử phát triển Công ty .ii III Cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh iv Sơ đồ tổ chức iv Cơ cấu nhân v IV Chức phòng Cơng ty Giấy Sài Gòn vi Phòng Tài Chính-Kế Tốn .vi Phòng Marketing vi Phòng Hành Chính- Nhân Sự vii Phòng IT: ix Phòng Kinh Doanh-Xuất Nhập Khẩu .ix V Các mặt hàng chủ yếu xi Giấy Tiêu Dùng xi a) Saigon Zenni xi a) Saigon Inno xii b) Saigon Extra xiii c) Saigon Eco xiv d) Saigon khăn y tế xv e) Bless You xvi f) Giấy vệ sinh Eco++ xvii Giấy Công Nghiệp .xviii a Giấy Medium xviii b Testliner xx c Giấy Chipboard xxii VI Kinh doanh giấy vụn xxiii VII Hệ thống Phân phối xxvi CÔNG VIỆC THỰC TẬP xxvii Mục tiêu thực tập xxvii Các công việc làm xxvii a In ấn .xxvii b Sắp xếp giấy tờ xxviii c Đóng sổ phụ theo ngân hàng xxviii d Nhận thư văn phòng phẩm cho phòng xxix e Chuyển chứng từ cần đóng dấu xxx f Scan giấy tờ, ủy nhiệm chi xxx g In phiếu ủy nhiệm chi xxxi h Fax xxxi NHẬN XÉT xxxii Môi trường làm việc xxxii Tác phong làm việc .xxxii Đánh giá mục tiêu thực tập xxxiii TÀI LIỆU THAM KHẢO xxxiv PHỤ LỤC xxxv • Các Kho thuộc khu vực Miền Đơng Nam Bộ o Kho Đắk Lắk o Kho Bình Định o o Kho kon Tum Kho Thừa Thiên Huế • Chất lượng: o Các loại giấy vụn thu mua phân loại kỹ, chất lượng khách hàng nước đánh giá cao o Tiêu chuẩn chất lượng đáp ứng theo PS2007 Hình 33:Giấy Văn Phòng 36 Hình 34:Giấy Báo Hình 35:Giấy Carton loại NDLK 37 Hình 36:Giấy Carton loại OCC VII Hệ thống Phân phối Với phương châm mang sản phẩm Giấy Sài Gòn đến với người tiêu dùng Việt Nam, xây dựng mạng lưới phân phối chuyên nghiệp bao phủ 64 tỉnh thành nước Sản phẩm Giấy Sài Gòn mang tới quận, huyện, khu dân cư, xuất từ siêu thị lớn tới tiệm tạp hoá, quầy sạp nhỏ chợ truyền thống CÔNG VIỆC THỰC TẬP Mục tiêu thực tập: -Mục tiêu 1: làm quen với môi trường thực tế Tiếp xúc nghiệp vụ thực tế công ty hàng ngày Học hỏi phong cách làm việc kĩ giao tiếp, đàm phán, thương lượng công ty với khách hàng -Mục tiêu 2: Áp dụng kiến thức giảng dạy vào công ty qua rút kinh nghiệm nhân học hỏi thêm nhiều kỹ doanh nghiệp -Mục tiêu 3: Học hỏi thêm kĩ mềm công việc đơn giản cơng ty in ấn, photo hóa đơn, giấy tờ, scan, in phiếu ủy nhiệm chi,… Các công việc làm: a In ấn: Cách thực hiện: Tôi nhận giấy tờ hóa đơn cần photo anh chị phòng đem photo phòng Hành Chính-Nhân Sự Khi photo cần úp mặt giấy photo xuống, chọn khổ giấy, số tờ photo sau bấm Start Nếu hóa đơn photo nhằm lưu trữ giấy tờ không quan trọng lưu hành công ty thường sữ dụng loại giấy qua sử dụng mặt mặ trống sử dụng nhằm tiết kiệm chi phí giấy in cho cơng ty Còn loại giấy tờ quan trọng phải gởi giao cho khách hàng phải sử dụng giấy Khó khăn ban đầu: Vì lần sử dụng máy photo nên tơi gặp nhiều khó khăn như: • Khơng biết bỏ giấy photo vào khay • Khơng biết sửa bị kẹt giấy • Khơng biết cách đặt giấy photo mặt • Khơng biết chọn loại giấy số tờ xxvii Kinh nghiệm kết đạt được: • Đã photo giấy tờ • Biết cách thêm giấy tờ vào khay đựng giấy hết giấy sử dụng giấy mặt • Biết sửa lỗi thơng thường kẹt giấy • Có thể sử dụng giấy trắng nhằm che nội dung không cần thiết trinh photo b Sắp xếp giấy tờ Cách thực hiện: Các anh chị phòng đưa cho tơi loại chứng từ như: phiếu ủy nhiệm chi, hóa đơn, chứng từ, sổ phụ khách hàng, bảng tổng ngân hàng gởi cho cơng ty theo tháng Sau đó, tơi xếp chúng theo thứ tự ngân hàng ,số tài khoản, ngày tháng (sắp theo thứ tự đầu tháng cuối tháng dưới) Khó khăn ban đầu: Do số lượng chứng từ công ty nhiều nhiều tháng, nên ban đầu hay nhầm lẫn tài khoản tiền Việt tài khoản tiền đô hay euro Kinh nghiệm kết đạt • Khi xếp hồ sơ cần gọn gàng nhằm tiết kiệm thời gian q trình đóng sổ sau • Sắp xếp cần cẩn thận, gọn gàng tránh xếp nhầm giấy tờ c Đóng sổ phụ theo ngân hàng Cách thực hiện: Sau xếp sổ sách in hóa đơn cần thiết nhằm lưu cơng ty, tơi tiến hành đóng sổ phụ theo ngân hàng theo tháng Đầu tiên tơi bấm lỗ tờ bìa, sổ phụ, chứng từ xếp trước trước Sau đó, dùng kẹp sổ bỏ ngày vào theo thứ tự tờ bìa, sổ chi tiết, sổ phụ, cuối chứng từ phải xếp thao thứ tự đầu tháng cuối tháng 40 Khó khăn ban đầu: • Khơng biết bấm lỗ giấy nhỏ hóa đơn • Khơng biết đóng sổ ngân hàng có nhiều chứng từ độ dài kẹp sổ • Khơng biết gài kẹp sổ Kinh nghiệm kết đạt được: • Sử dụng trượt đồ bấm lỗ xuống khổ A5 để in hóa đơn • Nếu ngân hàng nhiều chứng từ sử dụng kẹp sổ để kẹp nhiều chứng từ • Sắp xếp chứng từ ngắn trước sau đóng sổ để dễ lưu d Nhận thư văn phòng phẩm cho phòng Cách thực hiện: Khi nhận thư, phận tiếp tân để nhận thư phận sau kí tên vào sổ theo dõi nhận gởi thư Đối với văn phòng phẩm tơi lên phòng Hành Chính-Nhân Sự nhận văn phòng phẩm cho phòng kí tên vào sổ giao văn phòng phẩm Nhận xét: • Khi nhận văn phòng phẩm cần phải kí tên vào sổ theo dõi nhằm tránh thất lạc • Khi cần văn phòng phẩm cho phòng ban phải đăng kí với phòng Nhân Sự 41 e Chuyển chứng từ cần đóng dấu Cách thực hiện: Sau phiếu ủy nhiệm chi anh kế tốn trưởng giám đốc tài kí, đưa cho phận Nhân Sự đóng dấu mộc cơng ty tên a kế tốn giám đốc tài Nhận xét: • Tùy loại hóa đơn có dấu mộc khác • Sẽ có người phận pháp lý tư vấn người đóng dấu khơng biết đóng dấu • Đối với giấy tờ trình cho Tổng Giám Đốc kí cần note chìa ngồi hồ sơ cần đóng dấu nhằm giúp tiết kiệm thời gian tìm chỗ cần đóng dấu f Scan giấy tờ, ủy nhiệm chi Cách thực hiện: Đối với giấy tờ cần scan để gởi mail, có máy scan kết nối với máy tính, cần scan bỏ giấy tờ cần scan vào máy scan sau chọn File > Create PDF > From Scanner Nếu scan nhiều trang chọn chế độ Scan More Page Scan Is Complete chọn OK Scan tài liệu sang PDF mà không cần xem trước Sau lưu ổ đĩa X > Department > Ke Toan Khó khăn ban đầu: • Khơng biết cách sử dụng máy scan • Khơng biết cách úp tài liệu vào máy • Khơng biết phải lưu ổ đĩa Kinh nghiệm kết đạt được: • Biết cách scan tài liệu 42 • Lưu scan vào ổ đĩa phòng ban khơng lưu vào mục ổ đĩa X > Everyone g In phiếu ủy nhiệm chi Cách thực hiện: Mở chương trình Access , phận IT thiết kế sẵn mẫu in phiếu ủy nhiệm chi cho ngân hàng, sau ghi số tiền toán, tên người nhận, số tài khoản người nhận, tài khoản công ty, sau lưu lại bấm Print Tùy theo ngân hàng có mẫu nhiệm chi khác nhau, phải bỏ phiếu ủy nhiệm chi ngân hàng vào máy in Khó khăn ban đầu: • Không biết bỏ mặt giấy ủy nhiệm chi • Khơng biết cách in ủy nhiệm chi khách hàng thân thuộc • Khơng biết tạo scan Kinh nghiệm kết đạt được: • Biết cách bỏ giấy vào máy scan • Các tài khoản khách hàng thân thuộc thường lưu sẵn Access • Tạo scan có màu không màu h Fax Đặt xấp giấy nhận fax vào khay đặt cần fax vào khay lại Khi fax cần đặt cần fax vào khe (chú ý đặt giấy xấp hay ngửa) nhấn số máy cần fax tới - nhấn nút Fax ( Start) Khó khăn ban đầu • Khơng biết cách đặt giấy vào khay • Không biết cách fax • Không biết bấm số điện thoại Kinh nghiệm kết đạt được: • Đã biết cách fax tài liệu • Gọi điện để fax • Đặt giấy vào khay để fax Trường Đại Học Hoa Sen Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức NHẬN XÉT Qua nhiều năm phát triển thị trường giấy Việt Nam, cơng ty cổ phần giấy Sài Gòn Được sáng lập từ năm 1997 Công ty Cổ phần Giấy Sài trở thành công ty giấy hàng đầu doanh nghiệp Việt Nam sản xuất đồng thời dòng sản phẩm: giấy tiêu dùng giấy cơng nghiệp: • Giấy cơng nghiệp phục vụ nhu cầu làm bao bì gồm: giấy medium, giấy testliner, giấy white top, giấy chipboard, giấy duplex giấy ivory • Giấy tiêu dùng gồm: giấy tissue, giấy cuộn vệ sinh, giấy napkin, khăn giấy loại Ngoài ra, Giấy Sài Gòn kinh doanh máy móc thiết bị nguyên phụ liệu ngành giấy; kinh doanh giấy nguyên liệu (thu mua xuất giấy qua sử dụng) phân phối hàng hóa Với đội ngũ nhân viên ban giám đốc có nhiệt huyết trình độ chun mơn cao, ln hưởng ứng phong trảo thi đua công ty, thực nghiêm túc nội quy công ty Môi trường làm việc Mọi người phòng Tài Chính vui vẻ giúp đỡ lẫn cơng việc Khơng khí phòng ban thoải mái, có xanh trang trí phòng trang trí vào dịp lễ, tết, Phong cách làm việc giám đốc trưởng phòng khuyến khích, khơng gây áp lực cho nhân viên nhân viên thường tập trung vào công việc cao Tác phong làm việc Tác phong làm việc chuyên nghiệp, tôn trọng nội quy công ty đề ra, làm việc lúc 8h sáng lúc 17h Khi làm ngày thường phải mặc đồ công sở, quần tây áo sơ mi, thứ làm buổi sáng phép mặc đồ bình thường làm Phong cách giao tiếp phải lịch nhẵn nhạn với nhân viên xxxii Đánh giá mục tiêu thực tập Sau tuần thực tập văn phòng Tài Chính Ngân Hàng cơng ty cổ phần giấy Sài Gòn, mục tiêu đề trước thực tập nhận thức, tơi thiết nghĩ tơi hồn thành phần mục tiêu đề Mục tiêu 1: Làm quen với môi trường thực tế Tôi tiếp xúc nghiệp vụ thực tế công ty hàng ngày Học hỏi phong cách làm việc kĩ giao tiếp, đàm phán, thương lượng công ty với khách hàng -Mục tiêu 2: Áp dụng kiến thức giảng dạy vào cơng ty qua rút kinh nghiệm nhân học hỏi thêm nhiều kỹ doanh nghiệp -Mục tiêu 3: Học hỏi thêm kĩ mềm công việc đơn giản cơng ty in ấn, photo hóa đơn, giấy tờ, scan, in phiếu ủy nhiệm chi,… 45 TÀI LIỆU THAM KHẢO Trang web công ty: www.saigonpaper.com Tài liệu tham khảo phòng Hành Chính Nhân Sự Tài liệu tham khảo phòng Tài Chính Kế Tốn 46 PHỤ LỤC Hình 37:Cửa vào văn phòng Hình 38:Gian trưng bày sản phẩm 47 Hình 40:Văn Phòng Hình 41:Phòng Tài Chính Kế Tốn Hình 39:Số phụ ngân hàng Sacombank Hình 43:Ủy Nhiệm Chi Hình 42:Bên sổ phụ xxxvii xxxviii ... công ty I Tổng quan Cơng ty Cổ phần Giấy Sài Gòn Tên cơng ty: Cơng ty cổ phần Giấy Sài Gòn Tên viết tắt: SGP Loại hình cơng ty: Cơng ty cổ phần Ngày thành lập: -Năm 1997, sở sản xuất Giấy Sài Gòn; ... mong tạo mối quan hệ tốt Trường Đại Học Hoa Sen Công ty Cổ phần Giấy Sài Gòn LỜI CẢM ƠN Tơi xin chân thành cảm ơn: - Công ty cổ phần Giấy Sài Gòn - Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám... đổi thành Cơng ty TNHH Giấy Sài Gòn - Tháng 6/2003, chuyển đổi từ Công ty TNHH thành Công ty Cổ phần Giấy Sài Gòn Số đăng kí kinh doanh: 4103001675 Mã số thuế: 0301480913 Địa cơng ty: Phòng 1.1