NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI PPTx

giáo trình

MỤC TIÊU

Hiểu được văn phòng là gì

Nắm vững chức năng nhiệm vụ của thư ký văn phòng.

Biết cách soạn thảo công văn, công hàm theo quy chuẩn.

Nắm vững kỹ năng, nhiệm vụ của thư ký văn phòng đối ngoại.

CHƯƠNG I: VẤN ĐỀ VĂN PHÒNG

Chức năng, nhiệm vụ

Khái niệm

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG

MÔ HÌNH VĂN PHÒNG

NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG

Khái niệm và phân loại

Chức năng nhiệm vụ Thư ký văn phòng

CHƯƠNG III: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI

KHÁI NIỆM CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

Năng lực phẩm chất, năng lực và yêu cầu của thư ký văn phòng đối ngoại

CHƯƠNG IV: SOẠN THẢO CÔNG VĂN VÀ CÔNG HÀM

KHÁI NIỆM

YÊU CẦU SOẠN THẢO

Bố cục một công văn

Khái niệm công hàm

Hình thức chuẩn của một văn bản ngoại giao

VẤN ĐỀ VĂN PHÒNG

Văn phòng là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu trong một tổ chức cơ quan đơn vị

là địa điểm làm việc hoặc cơ cấu tổ chức giúp việc của một cơ quan hoặc tổ chức chính trị xã hội văn hóa

Nếu là địa điểm làm việc thì văn

phòng là nơi làm việc của cơ

quan, tổ chức nào đó

Nếu là cơ cấu tổ chức giúp việc thì

văn phòng là một đơn vị công tác, có nhiệm vụ phục

vụ các hoạt động của cơ quan, tổ

chức

là bộ phận giúp việc có tính chất tham mưu

tổng hợp cho công tác quản

lý của một cơ quan, doanh

là nơi giao tiếp chính thức, trụ sở làm việc của cơ quan, doanh

nghiệp

VẤN ĐỀ VĂN PHÒNG

Văn phòng là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu trong một tổ chức cơ quan đơn vị

một bộ phận tổ chức hành chánh, thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn về hành chánh

Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành

chánh trong một cơ quan đơn vị Một đơn

vị tổ chức làm việc hành chánh, chuyên môn Nơi làm việc công

văn giấy tờ, công hàm, văn thư…

Văn phòng là một đơn vị tổ chức, có chức năng tham mưu

tổng hợp và trực tiếp phục

vụ cho hoạt động quản lý của thủ trưởng

Trụ sở làm việc, điểm giao tiếp của cơ quan, tổ chức.

Bộ máy giúp việc có vai trò tham mưu mang tính tổng hợp và trực tiếp cho công tác quản lý.

Một bộ phận tổ chức thực hiện các công tác nghiệp vụ chuyên môn: kế toán, kế hoạch, thông tin, tổ chức nhân sự… đặc biệt là công văn giấy tờ.

Tóm lại

Chức năng văn phòng

Chức năng

Quản lý và tham mưu cho thủ trưởng và cơ quan đơn vị về các văn bản giấy tờ, công văn đến đi…và các công tác hậu cần cho toàn cơ

quan đơn vị.

Nhiệm vụ

Giúp thủ trưởng điều

hành cv chung Xây dựng chương trình, kế hoạch của cơ quan và báo cáo

Tổ chức giao ban và sắp

xếp lịch công tác tuầnThu nhập thông tin, xử lý, xây dựng hệ thống thông tin

Nhiệm vụ

Cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan.

• Thẩm tra các đề án, quyết định….trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành.

• Giúp thủ trưởng cơ quan điều hòa, phối hợp các đơn vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác.

• Theo dõi tiến độ thực

hiện đề án; kiểm tra thủ tục chuẩn bị đề án; bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành.

Nhiệm vụ

Phối hợp các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; ghi biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó

Giúp Thủ trưởng cơ quan quản lý tổ chức, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ và các đơn vị trực thuộc.

Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ và nhân viên thuộc biên chế văn phòng

Quản lý tài sản, kinh phí, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Nguyên tắc làm việc theo chế độ chuyên viên

và kết hợpNguyên tắc

làm việc theo chế độ Thủ trưởng

Nguyên tắc

Các yếu tố ảnh hưởng đến CTVP

Yếu tố khác

Trang thiết bị

Con người

Tổ chức

Nhiệm vụVPUBND CÁC CẤPXây dựng chương trình kế

hoạch công tác của UBND

Theo dõi việc thực hiện các chương trình kế hoạch công tác của các cơ quan, tổ chức trực thuộc UBND hoặc UBND cấp dưới.

Theo dõi đôn đốc các cơ quan chuyên môn của UBND, UBND cấp dưới trong việc chuẩn bị các đề án, tham gia góp ý kiến trong quá trình xây dựng các đề án trình UBND duyệt.

Tổ chức truyền đạt các quyết định của UBND tới các cấp, kiến nghị với UBND những biện pháp cần thiết thúc đẩy việc thực hiện các quyết định đó.

Nhiệm vụVPUBND CÁC CẤPTổ chức phục vụ các cuộc

họp, hội nghị của UBND.Quản lý, xử lý và ban hành các văn bản.

Bảo đảm thông tin kịp thời phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND

Tổ chức tiếp khách đối nội và đối ngoại

Nhiệm vụVPUBND CÁC CẤP

Tổ chức công tác đối nội và

công tác lưu trữ Tiếp dân tiếp nhận và tổ chức xử lý các yêu cầu về dịch vụ hành

chính cho dân.

Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho

các hoạt động của UBND

Quản lý và tổ chức biên chế, tài khoản, tài sản được giao

• Vì thế việc bố trí sắp xếp văn phòng góp phần tạo sinh khí và thuận lợi để chạy trơn truôi hơn sẽ có một ý nghĩa rất lớn.

Mô hình tổ chức văn phòng có tính truyền thống

• Chuẩn mực về chức năng nhiệm vụ, mối quan hệ tương tác giữa các thành viên trong việc tổ chức hoạt động trong văn phòng, phương tiện làm việc tương đối tốt.

• Tồn tại một cách cứng nhắc, hầu như không thay đổi kể từ khi ra đời đến lúc kết thúc.

• Đây là loại mô hình mang lại hiệu quả thấp, hao tốn nhiều tiền bạc đầu tư, tu bổ…

Mô hình tổ chức văn phòng mở

• Là một cuộc cách mạng so với mô hình văn phòng mang tính truyền thống, xuất hiện vào những năm 50 của thế kỷ XX

• Khái niệm mô hình văn phòng mở mới này bước đầu thay đổi một cách cơ bản và mang lại hiệu quả cao trong quản lý và điều hành văn phòng.

Mô hình tổ chức văn phòng mở

• Về không gian: Tạo ra một không gian làm việc chung, không có những ngăn cách cố định (các bức tường, phòng ốc) giữa các thành viên làm việc với nhau

• Môi trường làm việc và các điều kiện làm việc là chung

• Ranh giới các thành viên trong khi làm việc là phạm vi bàn làm việc của các cá nhân

Mô hình tổ chức văn phòng mở

• Tiết kiệm rất lớn về cơ sở vật chất và trang thiết bị.• Hạn chế về mặt không gian riêng giữa các thành

viên trong văn phòng.

• Không có không gian riêng tư.

• Về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động: linh hoạt, luôn có khả năng mở rộng hay thu hẹp theo yêu cầu của công việc của nhiệm vụ văn phòng được giao.

Mô hình tổ chức không cố định

• Xuất hiện những năm 1980

• Không cố định về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, vị trí diện tích, nhân lực và trang thiết bị.

• Về cơ sở vật chất, văn phòng có thể thuê mướn phòng ốc và trang thiết bị cần thiết ở vị trí thuận lợi cho hoạt động của cơ quan đơn vị

• Tiết kiệm được một khoảng đầu tư tài chánh có tính chất lâu dài và cố định không cần thiết

• Huy động (thuê mướn) lao động ở những vị trí không chủ chốt, có thể thuê mướn người có trình độ chuyên môn làm việc ngắn hạn, bán thời gian.

Mô hình văn phòng mở, không giấy tờ

Mô hình văn phòng mở, không giấy tờ

• Mang tính cách mạng nhất, ra đời từ những năm 1980.

• Ứng dụng triệt để các thành tựu khoa học và công nghệ số trong tất cả các lĩnh vực hoạt động nhằm mục đích nâng cao hiệu quả và hình thức lao động nghiệp vụ trong văn phòng.

Mô hình văn phòng mở, không giấy tờ

• Đặc điểm thông qua các ứng dụng từ cách phần mềm ứng dụng công nghệ cao, enternet, email….để giải quyết công việc hằng ngày (không cần phải hiện diện để điểm danh hay có mặt để giải quyết).

Mô hình văn phòng mở, không giấy tờ

• Là một mô hình tiên tiến, tiết kiệm tối đa chi phí in ấn, không ô nhiễm môi trường, không tốn thời gian chi phí trong quá trình vận hành công việc.

Các hình thức tổ chức của Văn phòng

1 Văn phòng-trụ sở cơ quan (tổ chức)

 là hình thức khá phổ biến hiện nay ở

những cơ quan quản lý nhà nước (Chính phủ, Bộ và UB ngang bộ, UBND các cấp), các doanh nghiệp nhà nước và dân doanh có quy mô hoạt động lớn.

 Phục vụ để đảm bảo cơ sở vật chất và trang

thiết bị cho hoạt động của văn phòng.

Các hình thức tổ chức của Văn phòng

2 Phòng hành chánh-quản trị

Hình thức văn phòng này thường áp dụng trong 02 trường hợp: Tại các cơ quan, doanh nghiệp nhỏ và vừa.

 Bộ phận giúp việc (tổ, bộ phận): Văn thư –

lưu trữ, lễ tân, quản trị, …

 Đảm bảo cơ sở vật chất và trang thiết bị cho các

hoạt động của văn phòng, thủ trưởng và của cơ quan.

 Bộ phận giúp việc (tổ, bộ phận): Tổ chức nhân

sự, văn thư – lưu trữ, lễ tân, quản trị, …

Các hình thức tổ chức của Văn phòng

3 Hành chính - Tổ chức nhân sự (Tổ chức - Hành chính)

Chức năng nhiệm vụ:

 Thực hiện các nghiệp vụ: Tổ chức bộ máy và

quản lý nhân sự, tổ chức quản lý văn bản đi và đến, thực hiện công tác lễ tân giao tiếp, tổ chức lập và thực hiện lịch công tác của thủ trưởng và cơ quan, thu thập và cung cấp thông tin quản lý, …

 Phục vụ và đảm bảo cơ sở vật chất và trang

thiết bị cho hoạt động của văn phòng, thủ trưởng và của cơ quan.

Các hình thức tổ chức của Văn phòng

4 Phòng (bộ phận) Hành chính.

Thường được xác lập trong các Văn phòng hoặc cơ quan nhỏ (khi hoạt động quản trị được tách riêng thành một phòng tương đương phòng hành chính).

 Bộ phận giúp việc (tổ, bộ phận): văn thư – lưu

trữ, lễ tân – giao tiếp của thủ trưởng và của cơ quan, …

Các hình thức tổ chức của Văn phòng

4 Phòng (bộ phận) Hành chính.

 chức năng nhiệm vụ:

 Thực hiện các nghiệp vụ: tổ chức quản lý văn

bản đi và đến, thực hiện công tác lễ tân giao tiếp, tổ chức lập và thực hiện lịch công tác của thủ trưởng và cơ quan, thu thập và cung cấp thông tin quản lý, …

 Thực hiện tất các các hoạt động để đảm bảo

thực hiện thường xuyên, liên tục các quy chế, nội quy hoạt động của cơ quan (tổ chức) và pháp luật của nhà nước.

THƯ KÝ VĂN PHÒNG

là một chức danh thể hiện yếu tố nghề nghiệp.

Là người làm việc

trong môi trường văn phòng

Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn phòng: kế toán, thống kê, thông tin, văn thư, lễ tân….

Khái niệm:

Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn phòng: kế toán, thống kê, thông tin, văn thư, lễ tân….

Là người có khả năng tốc ký, đánh máy thư tín,

là người điều hành công việc hằng ngày của một tổ chức, cơ quan đoàn thể

Là thư ký ghi biên bản các cuộc họp

Thư ký văn phòng

Thư ký điều hành

Thư ký riêng

Phân theo chức năng

Thư ký thực hiện các chức năng chuyên môn: thư ký khoa (giáo vụ), thư ký báo chí, thư ký kế toán…….

Thư ký có tính tham mưu, trợ lý cho cán bộ quản lý, điều hành: trợ lý đối ngoại, trợ lý hành chánh, trợ lý quản lý….

Thư ký giúp việc cho cán bộ lãnh đạo: thư ký giám đốc, thư ký hiệu trưởng, thư ký chủ tịch……

Phân theo nghiệp vụ

 Thư ký riêng giữ chức năng giúp việc có tính chất sự vụ

cho một cán bộ lãnh đạo.

Trợ lý là người giúp việc trực tiếp có tính chất tham

mưu tổng hợp cho thủ trưởng chuyên sâu vào một

công việc hay một nhiệm vụ nào đó Trợ lý giúp việc

có tính chất tham mưu đồng thời tham gia xử lý công việc theo ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng.

Thư ký điều hành giúp thủ trưởng trong việc tổ chức quản lý và điều hành hoạt động để thực hiện nhiệm vụ theo nhóm (bộ phận) theo kế hoạt chung đã được hoạch định.

Phân biệt sự khác

nhau

Chức năng TKVP

• Có chức năng khá rộng trong hoạt động chung của văn phòng, thực hiện tất cả các nghiệp vụ văn phòng như:

1 Tổ chức biên tập và xử lý văn bản, công văn đi đến

2 Tổ chức xác lập và quản lý hồ sơ3 Tổ chức công tác lễ tân giao tiếp…

Nhiệm vụ TKVP

• Tùy vào phạm vị hoạt đông của văn phòng, số lượng và trình độ của nhân sự và đặc biệt phải dựa trên cơ sở những yêu cầu của thủ trưởng cơ quan doanh nghiệp, chánh văn phòng sẽ phân công tổ chức và phân công thư ký văn phòng đảm nhiệm chuyên sâu hoặc kiêm nhiệm một số nhiệm vụ:

Nhiệm vụ TKVPVăn thư

lưu trữ

ngoại giaoTham mưu

tổng hợp

Nhiệm vụ văn thư lưu trữ

Biên tập văn bản, soạn thảo văn bản và ban hành văn bản

Quản lý lưu trữ hồ sơ…

Quản lý văn bản đi và đến; đánh máy văn bản của cơ quan và thủ trưởng.

Nhiệm vụ lễ tân ngoại giao

Tổ chức đón tiếp khách đến đi, tổ chức hội thảo….

.

Nhiệm vụ tham mưu tổng hợp

• Tiếp nhận, thu thập và xử lý thông tin đồng thời hình thành các phương án giải quyết công việc

• Thực hiện những hoạt động nghiệp vụ mang tính trợ giúp cho hoạt động quản lý của cơ quan doanh nghiệp và thủ trưởng.

Nhiệm vụ tham mưu tổng hợp

• Xử lý văn bản (giải quyết tổ chức thực hiện văn bản đi, đến)

• Tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản theo yêu cầu của cơ quản, thủ trưởng.

• Nghiên cứu đề xuất các phương án giải quyết trong công việc của cơ quan đơn vị.

Nhiệm vụ quản trị

• Phục vụ, đáp ứng các điều kiện về vật chất và

trang thiết bị cho hoạt động của văn phòng và cả cơ quan đơn vị.

• Đáp ứng các yêu cầu về cơ sở vật chất, trang

thiết bị phục vụ các hoạt động của văn phòng: đảm

bảo về phòng ốc làm việc, các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, điện nước….

Chức năng, nhiệm vụ Thư ký riêng

• Chủ nhiệm giúp việc cho một cán bộ lãnh đạo.

• Chức năng giúp việc có tính chất sự vụ: mục đích

giúp thử trưởng giải quyết những công việc đơn giản, thuộc trách nhiệm của thủ trưởng.

Chức năng, nhiệm vụ Thư ký riêng

• Vì vậy, công việc của thư ký riêng sẽ được giải quyết hoặc chuẩn bị một cách chu đáo, đúng theo những yêu cầu và tiêu chuẩn của thủ trưởng.

Chức năng, nhiệm vụ Thư ký riêng

• Thủ trưởng nếu không có thư ký riêng giúp việc sẽ phải sử dụng từ 50 – 70% thời gian để giải quyết của mình.

• Thủ trưởng sẽ không thể nào đảm nhiệm vai trò của một quản trị viên cao cấp giành nhiều trí lực cho hoạt động hoạch định có tính chiến lược – yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của một cơ quan (tổ chức).

Chức năng, nhiệm vụ Thư ký điều hành

Giúp thủ trưởng điều hành hoạt động – công tác quản lý một nhóm, bộ phận

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ trong nhóm và trực tiếp chịu trách nhiệm, báo cáo kết quả

THƯ KÝ VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI

Khái niệm

Thành thạo ngoại ngữ

Có tư tưởng chính trị vững vàng

Nắm vững nghiệp vụ lễ tân ngoại giao

Ngoại hình

Nắm vững công tác văn bản

Nắm vững luật ngoại giao, lãnh sự

Soạn thảo văn bản

Xử lý văn bản đến và đi

Giao tiếp qua điện thoại, fax, email

Công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữLập chương trình công tác

cho cơ quan và thủ trưởng

Nhiệm vụ

Đón tiếp và tiễn khách nước ngoài

Đón tiễn

Tặng phẩmTiểu sử

Lập đề án đón tiếpLiên hệ sân bay,

công an…

Liên hệ

với các bên đoàn đến

Chuẩn bị nơi ăn ở, đi lạiTìm hiểu

phong tục của đoàn

Bài phát biểu

Nhiệm vụ Thư ký văn phòng

Tổ chức chiêu đãi

Nội dung chuyện trò

Sắp xếp bàn tiệc(sơ đồ bàn

Thức đơn: tìm hiểu thói quen, tôn giáo, tín ngưỡng

Vị trí đậu đỗ xeTiễn khách

Chuẩn bị cho thủ trưởng, cán bộ đi công tác

Nội dung làm việcTặng phẩmBài phát biểu

Hộ chiếu

visaVé máy baynơi làm việcLiên hệ

Chuẩn bị cho thủ trưởng, cán bộ đi công tác

Làm thủ tục xuất nhập cảnh

Ứng tiềnPhổ biến

phong tục tập quán

Tiễn ra sân bay

Tặng phẩmBài phát biểu

Nghiên cứu lễ tân ngoại giao của nước sở tại

Thủ tục đón, tiễn, tiếp, chiêu đãi, đặt vòng hoa…

Lễ, tết, tang lễ, hôn nhân, nghi thức tôn giáo, cách tặng hoa

Thủ tục, quy định, tập quán lễ tân

Năng lực phẩm chất, năng lực và yêu cầu của TKVPĐN

Ngoại ngữ

Năng lực phẩm chất, năng lực và yêu cầu của TKVPĐN

Nắm luật ngoại giao và lãnh sự

Luật ngoại giao, lãnh sự là những chuẩn mực và quy định ghi rõ về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cũng như những đặc quyền.