Chương trình quản lý tài sản cố định.DOC

Chương trình quản lý tài sản cố định

I / TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH:

1 Giới thiệu :

Chương trình quản lý tài sản cố định net cung cấp các thông tin mang tính chất phân tích tài sản cố định trong doanh nghiệp, sự tác động và ảnh hưởng lẫn nhau giữa phân hệ tài sản cố định với các phân hệ khác chủ với các chủ đề chính

- Tổng quát

- Đối tượng sử dụng phân hệ tài sản cố định

- Những tính năng cơ bản của phân hệ quản lý tài sản cố định - Trình tự khai báo các danh mục liên quan

Đây là chương trình dành cho các nhân viên kế toán quản trị, kế toán tổng hợp có nhiệm vụ theo giõi biến động tài sản

2 Những tính năng cơ bản của chương trình :

- Quản lý số liệu của nhiều đơn vị thành viên và nhiều cơ sở dữ liệu - Vận hành trong môi trương nhiều người sử dụng

- Kiến trúc Client/Server (khách/chủ)

- Hệ thống báo cáo được thiết kế trên phần mềm crystal report và có thể liên kết với các thông tin trên mạng internet

- Khai báo cấu trúc sổ chứng từ (format hệ thống sổ chứng từ) theo từng màn hình - Khai báo tên trường theo người sử dụng

- Các tiện ích hỗ trợ người sử dụng (tùy biến động của màn hình nhập liệu, nhật ký sử dụng, xem người sử dụng hiện tại, khóa số liệu theo chứng từ cho từng use)

- Diễn giải tùy biến cho các bút toán tự động - Chức năng đổi mã cho các danh mục

- Cho phép copy từ Excel vào form nhập liệu, công cụ phục hồi dữ liệu nếu bị mất số lượng record (bản ghi) trong 1 chứng từ lớn Cho phép lưu ra Excel những gì đang nhập trên màn hình nếu có sự cố lỗi

- Lựa chọn ngày và khoảng thời gian làm việc

- Tính toán trên các trường số và số liệu cập nhật với các thông tin mở

- Cho phép tra cứu từ điển linh hoạt ( theo vần ABC, tra cứu tự động, tìm theo thông tin yêu cầu ) trong khi cập nhật số liệu

- Cho phép xem trước khi in tất cả các báo cáo, kết xuất báo cáo ra các khuôn dạng khác như Microsoft Excel, Text….

- Cho phép hạn chế quyền truy cập tới từng menu, từng cửa sổ, từng trương, và từng bản ghi

- Cho phép lọc các bản ghi số liệu được gọi ra

- Cho phép hiển thị các trường dữ liệu ở dạng không hiển thị, dạng đọc hoặc dạng đọc – ghi - Cho phép phân quyền duyệt nhu cầu bán hàng theo từng phòng ban và từng loại nguyên tệ trong từng phòng ban và các mức duyệt khác nhau

- Hỗ trợ việc giới hạn quá trình truy nhập các báo cáo

3 Những tính năng cơ bản của phân hệ tài sản cố định :

Ngoài những tính năng cơ bản của hệ thống, phân hệ quản lý tài sản cố định còn có những đặc điểm riêng như:

- Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng, ;

- Theo dõi các thay đổi về tài sản như: điều chỉnh tăng giảm giá trị, thôi tính khấu hao, giảm tài sản do thanh lý, chuyển nhượng;

- Có thể điều chỉnh giá trị đã tính khấu hao trong tháng sau khi tính khấu hao và tự động kết chuyển khấu hao cuối kỳ

- Tính khấu hao tài sản theo 3 phương pháp: đường thẳng, sản lượng, số dư giảm dần có điều chỉnh;

- Có thể xóa tất cả giá trị đã tính khấu hao của tài sản trong kỳ hay chỉ xóa những tài sản chưa sửa giá trị khấu hao;

- Theo dõi giá trị khấu hao trong kỳ của từng tài sản sau khi đã tính khấu hao; - Tạo bút toán hạch toán phân bổ khấu hao TSCĐ

- Theo giõi các tài sản đã hết khấu hao còn sử dụng điều chuyển tài sản giữa các bộ phận - Phân bổ khấu hao tài sản theo từng định mức cho trước theo nhiều tài khoản chi phí, nhiều vụ việc, nhiều mã phí

4 Các danh mục khai báo có liên quan:

- Danh mục tài khoản

- Cập nhật sản lượng tài sản khi tính khấu hao theo phương pháp “1- Sản lượng”

Màn hình nhập liệu:

Tất cả các màn hình khai báo danh mục thuộc phân hệ “Quản lý tài sản cố định” đều có một số thao tác chung, bao gồm:

* Mới

Nhấn phím F4 hoặc nhấn nút - “Mới” để tạo một mã mới trong danh mục.

* Sửa

Nhấn phím F3 hoặc nhấn nút - “Sửa” để sửa thông tin của một mã đã tạo trước đó Lưu ý nếu một mã đã được cập nhật số liệu và đã được chuyển vào các số liên quan đến kế toán thì không thể sửa mã được Mọi thay đổi về mã trong trường hợp này phải sử dụng chức năng đổi mã.

Nhấn tổ hợp phím “Ctrl + P” hoặc nhấn nút - “In” để in danh mục

* Thoát khỏi danh mục

Nhấn nút - “Thoát khỏi danh mục” để đóng màn hình danh mục Ngoài ra trên màn hình chính còn có thể thực hiện một số thao tác khác như:

- Tìm kiếm trong danh mục

Người sử dụng có thể tìm kiếm các danh mục có những ký tự cần tìm Nhấn phím Ctrl+F, nội dung các điều kiện tìm kiếm xuất hiện như màn hình dưới đây Sau khi nhập điều kiện, nhấn nút “Tìm tiếp” để tìm.

Màn hình tìm kiếm:

- Sắp xếp danh mục theo trường tùy ý

Trong màn hình danh mục, nhấn trái chuột vào các thanh tiêu đề của một trường bất kỳ để sắp xếp thứ tự danh sách theo trường đó.

- Chức năng lọc và tìm kiếm danh mục, số liệu

Người sử dụng có thể giới hạn hiển thị số lượng mã trên màn hình theo điều kiện lọc lựa chọn

Nội dung các điều kiện lọc tuỳ theo nội dung từng danh mục cụ thể, phổ biến vẫn là trường “mã đối tượng” và “tên đối tượng” Mặc nhiên sẽ tìm kiếm trường đầu tiên trong danh sách, ta có thể cài đặt thứ tự danh sách này.

Biểu thức có thể được chọn theo: bằng (=), lớn hơn (>), lớn hơn hoặc bằng (>=), nhỏ hơn (<), nhỏ hơn hoặc bằng (<=) hoặc khác (<>).

Có thể có nhiều cách lọc: lọc lần đầu, lọc tiếp và lọc tự động; trong đó, lọc tự động thì không cần phải gõ enter, chương trình sẽ thực hiện lọc ngay sau khi nhập ký tự

Sau khi nhập điều kiện, nhấn nút -“Lọc số liệu” hoặc gõ Enter để lọc.

Chức năng hiển thị nội dung dịch Anh – Việt theo ngữ cảnh- Chức năng làm tươi số liệu

Nhấn nút - “Làm tươi số liệu” để cập nhật những thông tin thay đổi tức thời có thể có do một người sử dụng khác đang cập nhật đồng thời.

Trong tất cả những danh mục, cũng cần phải nắm rõ một số thông tin hoặc khái niệm tương đối giống nhau như:

Tên 2

Trong bất kỳ danh mục nào, trường tên 2 sẽ được dùng để mô tả tên tiếng Anh của mã Trường tên 2 được dùng để in các báo cáo tiếng Anh

Trạng thái

Trạng thái sử dụng của mã, chọn 1 trong 2 trạng thái:

1- Còn sử dụng: Mã này sẽ được thể hiện trong các màn hình tìm kiếm và có thể lập báo cáo 0- Không còn sử dụng: Mã này sẽ không còn được thể hiện trong các màn hình tìm kiếm và không thể lập báo cáo được nữa.

Ký tự nhập trong các trường mã

Các trường mã được phép nhập tự do ngoại trừ các ký tự điều khiển của hệ thống hoặc các ký tự toán tử.

Quy định về cách thiết lập mã trong các trường mã

Các trường mã phải được lập theo quy tắc “Không lồng nhau” Một mã được gọi là lồng mã khác khi chuỗi ký tự trong toàn bộ mã mới lập thuộc chuỗi ký tự trong mã khác đã tồn tại sẵn (hoặc ngược lại, chuỗi ký tự trong mã khác đã tồn tại sẵn thuộc chuỗi ký tự trong toàn bộ mã mới lập) Ví dụ: mã “VT001” và “VT00” được xem là lồng nhau vì 4 ký tự liên tục “VT00” thuộc 5 ký tự liên tục “VT001”

Sở dĩ chương trình ràng buộc điều này là vì có một số báo cáo trên các bộ mã phải lấy tương đối, nếu mã lồng nhau thì sẽ lấy cả những mã có ký tự theo sau

Ví dụ:

“VT00” và “VT001” đều có phát sinh, nếu chọn báo cáo nhập xuất tồn mà chỉ báo cáo “VT00” thì sẽ lấy cả “VT001” Còn nếu lấy tuyệt đối thì sẽ không báo cáo được những mã “VT0%”.

Danh mục nguồn vốn

Danh mục nguồn vốn dùng để khai báo nguồn vốn hình thành tài sản Danh mục nguồn vốn được lập để khai báo trong danh mục tài sản và các báo cáo về nguồn tài sản.

Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Danh mục → Danh mục nguồn vốn

Danh mục tăng giảm tài sản

Danh mục này dung để khai báo lý do tăng giảm tài sản dung trong các danh mục tài sản và các báo cáo về tăng giảm tài sản

Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Danh mục → Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ

Loại tăng giảm tài sản

Loại tăng giảm tài sản dùng để nhận biết lý do nào thuộc nhóm tăng, lý do nào thuộc nhóm giảm

Mã tăng giảm tài sản

Mã lý do tăng giảm tài sản Độ rộng của trường này là 2 ký tự.

Tên lý do tăng giảm

Tên mô tả lý do tăng giảm tài sản Độ rộng của trường này là 32 ký tự.

Danh mục bộ phận tài sản dung để khai báo các phòng ban sử dụng tài sản Danh mục bộ phận sử dụng tài sản được dùng để khai báo trong danh mục tài sản, khi điều chuyển tài sản và các báo cáo về tài sản theo bộ phận.

Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Danh mục → Danh mục bộ phận sử dụng

Danh mục này dùng để khai báo các nhóm tài sản Nhóm tài sản được dùng để thực hiện các báo cáo về tài sản theo từng nhóm.

Danh mục nhóm tài sản được thiết kế với ba kiểu phân nhóm gọi là loại nhóm Trong 1 loại nhóm có thể khai báo nhiều nhóm tài sản

Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Danh mục → Danh mục phân nhóm tài sản

Loại nhóm

Xếp các nhóm vào từng loại khác nhau Chương trình có 03 loại nhóm khác nhau để thực hiện việc phân loại này Độ rộng của trường là 1 chữ số, có giá trị từ 1 đến 3.

Mã nhóm

Mã của nhóm tài sản Mã nhóm không được để trắng Mã của các nhóm trong cùng một loại không được trùng nhau Độ rộng của trường này là 8 ký tự.

Ngầm định chương trình để ở trạng thái 1 Nếu chọn trạng thái 0 thì nhóm tài sản này chỉ hiện lên khi cập nhật danh mục và khi lên báo cáo, không hiện lên khi nhập số liệu.

Thao tác phân nhóm

Phân nhóm cho tài sản ngay trên danh mục phân nhóm

Thông thường danh mục phân nhóm được xây dựng trước để khai báo nhóm trong màn hình nhập mã tài sản Tuy nhiên, trong trường hợp phân nhóm hàng loạt tài sản thì tốt nhất nên sử dụng chức năng phân nhóm hàng loạt trong danh mục phân nhóm.

Để phân nhóm hàng loạt, nhấn nút -“Phân nhóm”, màn hình phân nhóm sẽ chứa thông tin về các nhóm và các tài sản tương ứng trong các nhóm Khi chọn một nhóm trong màn hình bên trái, màn hình bên phải sẽ cho biết các tài sản tương ứng trong nhóm Những tài sản chưa thuộc nhóm nào sẽ thuộc nhóm “Chưa phân nhóm”

Để đưa một tài sản thuộc nhóm “Chưa phân nhóm” vào một nhóm cụ thể, nhấn chọn nhóm “Chưa phân nhóm”, nhấn chọn các xử lý “Chọn” trong màn hình bên phải để chọn danh sách tài sản, nhấn “Phân nhóm”, chọn nhóm cần đưa vào, nhấn “Nhận” Những tài sản đã được chọn sẽ mất đi trong nhóm “Chưa phân nhóm”.

Phân nhóm lại cho tài sản đã được phân nhóm

Để đưa một tài sản đã thuộc nhóm vào một nhóm khác, nhấn chọn nhóm cần đổi, nhấn chọn các xử lý “Chọn” trong màn hình bên phải để chọn danh sách tài sản, nhấn “Phân nhóm”, chọn nhóm mới cần thay mới, nhấn “Nhận” Những tài sản đã được chọn sẽ mất đi trong nhóm cũ.

III Các thao tác cập nhật số liệu trong tài sản cố định : A Cập nhật thông tin tài sản:

Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Cập nhật số liệu → Cập nhật thông tin tài sản

Thông tin chung

Loại tài sản được cố định trong chương trình, dùng để thực hiện các báo cáo theo các loại tài sản thông thường Các loại tài sản bao gồm:

Mã tăng ts

Mã tăng tài sản dùng để để khai báo lý do tăng giảm tài sản, được chọn nhập trong danh mục lý do tăng giảm tài sản.

Ngày tăng / Ngày tính khấu hao

Ngày tăng tài sản và ngày tính khấu hao của tài sản Theo quy định thì ngày khấu hao thường sau ngày tăng 1 tháng Chương trình chỉ tính khấu hao cho những tài sản có ngày tính khấu hao trước ngày tính và vẫn còn khấu hao.

Đối với trường hợp nhập tài sản cũ đang khấu hao, ngày tăng vẫn là ngày trên thẻ còn ngày khấu hao sẽ tính từ ngày bắt đầu khấu hao trên máy.

Số kỳ khấu hao

Số tháng tính khấu hao Nếu phương pháp tính KH TSCD là 1- “Theo tháng”, chương trình sẽ lấy nguyên giá chia số tháng khấu hao để được giá trị khấu hao tháng

Giá trị làm tròn

Giá trị khấu hao làm tròn ở kỳ cuối cùng Nếu trong trường hợp giá trị còn lại nhỏ hơn giá trị khấu hao làm tròn thì tất cả giá trị còn lại được cộng vào khấu hao kỳ cuối, nếu ngược lại, giá trị còn lại được tính vào khấu hao của một kỳ mới

Kiểu khấu hao

Kiểu khấu hao có 3 phương pháp để tính khấu hao 0 - Đường thẳng

1 - Sản lượng

2 - Số dư giảm dần có điều chỉnh

Nếu chọn 0- Đường thẳng, giá trị khấu hao một kỳ sẽ bằng nguyên giá chia cho số kỳ khấu hao, hay giá trị còn lại chia cho số kỳ khấu hao (do khai báo trong tham số tùy chọn tính theo nguyên giá, hay giá trị còn lại)

Nếu chọn 1- Sản lượng, giá trị khấu hao một kỳ sẽ bằng nguyên giá chia cho tổng sản lượng và nhân với sản lượng của kỳ tính khấu hao đó.

Nếu chọn 2- Số dư giảm dần có điều chỉnh, giá trị khấu hao của một kỳ sẽ bằng nguyên giá nhân với tỷ lệ khấu hao nhanh và chia cho 12

Số kỳ khấu hao đầu kỳ

Số kỳ khấu hao đầu kỳ sử dụng khi kiểu khấu hao là 2- Số dư giảm dần có điều chỉnh.

Số kỳ khấu hao đầu kỳ là số dư của phép chia tổng số kỳ đã tính khấu hao (trước khi sử dụng chương trình) chia cho 12

Ví dụ: TSCĐ A đã tính khấu hao hết 27 kỳ, thì số kỳ khấu hao đầu kỳ là 3

Tỷ lệ khấu hao nhanh

Tỷ lệ khấu hao nhanh: sử dụng trong trường hợp kiểu khấu hao là 2- Số dư giảm dần có điều chỉnh.

Tỷ lệ khấu hao nhanh bằng tỷ lệ khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng nhân với hệ số điều chỉnh.

Tổng sản lượng

Trường “tổng sản lượng” thể hiện trên màn hình khi chọn kiểu khấu hao là 1- Sản lượng Cho biết tổng sản lượng sản xuất theo công suất thiết kế của tài sản cố định

Số ctừ / Ngày ctừ

Số chứng từ liên quan đến việc tăng tài sản này.

Mã bộ phận

Mã bộ phận sử dụng tài sản, cho biết tài sản hiện tại đang được sử dụng tại bộ phận nào Mã được chọn nhập từ danh mục bộ phận sử dụng tài sản

Tk tài sản

Tài khoản tài sản, là loại tài khoản loại “21*”

Tk khấu hao

Tài khoản khấu hao tài sản lũy kế, là loại tài khoản loại “214*” Khi tạo bút toán hạch toán khấu hao, chương trình sẽ tạo bút toán ghi có đối ứng với tài khoản chi phí

Tk chi phí

Tài khoản chi phí khấu hao tài sản, là loại tài khoản loại “6**4” Khi tạo bút toán hạch toán khấu hao, chương trình sẽ tạo bút toán ghi nợ đối ứng với tài khoản khấu hao.

Tab thông tin chi tiếtNguồn vốn

Nguồn vốn hình thành tài sản Mã nguồn vốn được chọn nhập từ danh mục nguồn vốn.

Nguyên giá

Nguyên giá khi mua tài sản Nguyên giá dùng làm căn cứ tính giá trị khấu hao trong kỳ.

Giá trị đã khấu hao

Giá trị đã khấu hao trong trường hợp nhập liệu những tài sản cũ đang được sử dụng.

Giá trị còn lại

Giá trị còn lại của tài sản, được tính bằng nguyên giá trừ giá trị đã khấu hao.

Giá trị khấu hao 1 kỳ

Giá trị khấu hao trong 1 kỳ (tháng) của tài sản, dùng để cập nhật chi tiết khấu hao hằng tháng Giá trị khấu hao trong 1 kỳ được tính bằng nguyên giá chia số kỳ khấu hao và có thể chỉnh sửa lại.

Giá trị khấu hao được tính hằng tháng và lưu lại trong cơ sở dữ liệu Nếu có thay đổi trường này thì cần thiết phải tính khấu hao để cập nhật lại các sổ có liên quan.

Giá trị khấu hao đầu kỳ

Sẽ có thêm cột giá trị khấu hao đầu kỳ khi kiểu khấu hao là 2- Số dư giảm dần có điều chỉnh Giá trị khấu hao đầu kỳ sẽ tương ứng với giá trị của số kỳ khấu hao đầu kỳ

Tab thông tin phụ tùng kèm theo

Các thông tin phụ tùng kèm theo được khai báo như thông tin thêm.

Tab thông tin khác

Tên 2

Tên mô tả bằng tiếng Anh của tài sản.

Số hiệu tài sản / Thông số kt / Nước sx / Năm sx

Thông tin thêm về số hiệu tài sản, Thông số kt, Nước sx, Năm sx

Phân nhóm 1 / 2 / 3

Thông tin phân nhóm tài sản dùng trong các báo cáo phân nhóm Các mã nhóm được chọn nhập từ danh mục nhóm với loại tương ứng

Thông tin này có thể không được nhập ở màn hình này mà được phân nhóm hàng loạt ở danh mục phân nhóm.

Điều chỉnh giá trị tài sản:

Trong trường hợp cần điều chỉnh giá trị tính khấu hao do sửa chữa lớn hoặc lắp ráp thêm phụ tùng, và giá trị tăng thêm cũng được tính vào giá trị khấu hao của tài sản thì ta dùng chức năng “Điều chỉnh giá trị tài sản”.

Chức năng này tương đương việc tạo mới một tài sản nhưng khác nhau là khi tính khấu hao thì giá trị khấu hao sẽ được nhóm vào cho tài sản được điều chỉnh.

Đường dẫn: Phân hệ → Quản lý tài sản cố định → Cập nhật số liệu → Điều chỉnh giá trị tài sản