HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ KHỐI VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO HÀNG TIẾT KIỆM

LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Tuyển dụng nhân sự hay quản trị nguồn nhân lực chưa bao giờ là chủ đề xưa cũ, công ty nào cũng cần nhân tài để tạo động lực và cảm hứng cho sự phát triển bền vững. Để có được nguồn nhân lực tốt đáp ứng nhu cầu công việc, nhà quản lý phải đặt nguồn nhân lực, đặc biệt là chức năng tuyển dụng lên hàng đầu trong quá trình xây dựng chiến lược và phát triển. Vì sự phát triển vượt bậc trong lĩnh vực thương mại điện tử cùng với những biến động trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0, các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động dựa trên nền tảng thương mại điện tử trong khu vực luôn không ngừng đổi mới. Trong đó, thực hiện tốt quy trình tuyển dụng nhân sự là điền kiện đầu tiên để nâng cao chất lượng, khả năng hòa nhập nền kinh tế và đảm bảo cho nguồn nhân lực ổn định. Để quản lý, điều hành một cách hiệu quả sự hoạt động của hơn 35.000 nhân viên hoạt động trên khắp cả nước, khối Văn phòng của Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm, một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực Logistics hoạt động trên nền tảng thương mại điện tử đã phải làm việc hết sức nghiêm túc và năng suất trong việc chọn lọc, tuyển dụng nhân sự để tìm ra những ứng cử viên sáng giá, phù hợp với vị trí yêu cầu công việc. Vì tính chất biến động của ngành thương mại điện tử nói chung và nguồn nhân lực nói riêng, Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm đã và đang phát huy cũng như hoàn thiện những bất cập còn tồn đọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự khối Văn phòng, nhất là khu vực miền Nam Trung Bộ. Chính vì điều đó, sau khi trải qua quá trình thực tập tại công ty, tác giả đã quyết định chọn đề tài: “Công tác tuyển dụng nhân sự khối Văn phòng tại công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm” làm báo cáo thực tập của mình nhằm kiến nghị và đề xuất các giải pháp trong công tác tuyển dụng. 2. Mục tiêu nghiên cứu Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty Cổ Phần Giao Hàng Tiết Kiệm, nhằm làm rõ các ưu điểm cũng như các hạn chế còn tồn đọng trong công tác tuyển dụng tại công ty. Đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty Cổ Phần Giao Hàng Tiết Kiệm. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: Công tác tuyển dụng tại phòng Nhân sự Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm. Phạm vi: Khối văn phòng tại Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm ở khu vực miền Nam Trung Bộ. Không gian: Công ty cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm. Thời gian: 2019 – 2021. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập và xử lí thông tin: Thu thập, tổng hợp những tài liệu, số liệu liên quan tới công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty Giao Hàng Tiết Kiệm. Phương pháp thống kê so sánh: So sánh các số liệu thực tế, đối chiếu thống kê qua các năm. Phương pháp phân tích tổng hợp: phân tích và tổng hợp các số liệu báo cáo từ các phòng ban về tình hình nhân sự và kế hoạch tuyển dụng để kiến nghị các giải pháp hoàn thiện. 5. Kết cấu các chương của báo cáo Bài báo cáo được thực hiện được chia làm 3 chương: Chương 1: Thông tin về công ty Cổ Phần Giao Hàng Tiết Kiệm Chương 2: Cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng nhân sự Chương 3: Thực trạng công tác tuyển dụng khối văn phòng của công ty Cổ Phần Giao Hàng Tiết Kiệm Chương 4: Một số đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty Cổ Phần Giao Hàng Tiết Kiệm CHƯƠNG 1: THÔNG TIN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO HÀNG TIẾT KIỆM 1.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Giao hàng tiết kiệm 1.1.1 Giới thiệu chung “Công ty Cổ phần Giao hàng tiết kiệm là một công ty công nghệ hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ bưu chính và chuyển phát, là đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp dành cho thương mại điện tử (eLogistics); chuyên cung cấp dịch vụ giao hàng tận nơi (LastMile Delivery) và thu tiền tận nơi (Cashon Delivery) cho các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh trực tuyến. Ưu thế của Công ty là tốc độ nhanh, mạng lưới phủ sóng rộng trên toàn quốc và đặc biệt là thế mạnh trong việc nghiên cứu và ứng dụng công nghệ mới phục vụ cho hoạt động bưu chính và chuyển phát.” ( Nguồn: http:giaohangtietkiem.vn Về chúng tôi ) Bảng 1.1. Thông tin về Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm Tên Giao dịch Công ty Cổ phần Giao hàng tiết kiệm Tên quốc tế GIAO HANG TIET KIEM Joint Stock Company Mã số thuế 0106181807 Logo Địa chỉ Trụ sở chính: Số 8 đường Phạm Hùng, phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, Tp Hà Nội Ngày hoạt động 210520013 Người đại diện Tổng giám đốc: (Ông) Phạm Hồng Quân Phó Tổng Giám đốc: (Bà) Nguyễn Nguyệt Minh Lĩnh vực Vận tải Giao vận – Logistics trong Thương mại điện tử Dịch vụ Giao hàng tận nơi và thu hộ Đối tác chính Các sàn giao dịch như Shopee, Lazada, Sendo và các shop bán lẻ trực tuyến trên cả nước Website http:giaohangtietkiem.vn (Nguồn: tác giả tự tổng hợp) 1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Bảng 1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP Giao Hàng Tiết Kiệm Năm 2013 042013: GHTK xuất hiện lần đầu tại Hà Nội, vận hành với: 01 nhà kho, 05 shippers, 10 shop và 15 đơn hàng trong ngày đầu tiên. 052013: Công ty chính thức hoạt động. Năm 2014 062014: Ra mắt dịch vụ giao hàng 6h khu vực nội thành Hà Nội. Năm 2015 072015: Mở chi nhánh đầu tiên tại TPHCM, dịch vụ Hà Nội – Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh – Hà Nội trong vòng 24h cũng được triển khai. 102015: Chạm mốc 1.000.000 đơn hàng và xây dựng đội ngũ 200 nhân viên. Năm 2016 032016: Ra mắt nền tảng công nghệ số Mobility Operations Technology. 092016: top 1 đơn vị vận chuyển được yêu thích nhất sàn thương mại điện tử. Năm 2017 032017: Thành lập trung tâm vận hành 10.000 m2 đầu tiên tại TPHCM. 062017: Mở rộng chi nhánh trên khắp 63 tỉnh thành. 092017: Mở rộng hoạt động giao hàng hơn 10.000 huyện xã trên cả nước. Năm 2018 122018: Hoàn thành mục tiêu 100.000.000 đơn hàng trên toàn quốc với 20 trung tâm vận hành và hơn 500 chi nhánh. Năm 2019 122019: Trang bị hệ thống tân tiến, xuất – nhập với 3 phútđơn hàng và công suất lên tới 100.000 đơn hàngngàyhệ thống. Năm 2020 122020: Đặt mục tiêu mở rộng tệp khách hàng với dự án BBS (Business Big Size) cung cấp dịch vụ giao hàng cho các nhà cung cấp các hàng hóa khối lượng lớn. Năm 2021 072021: Đạt quy mô 30.000 nhân viên, 20.000 Shipper, 1500 tài xế trên toàn quốc; Hệ thống 1500 khobưu cục, 1500 xe tải hoạt động vận hành. (Nguồn: tác giả tự tổng hợp) Vì hơn 9 năm hình thành và phát triển, Công ty Cổ Phần Giao Hàng Tiết Kiệm đã gặt hái được nhiều thành tựu có ý nghĩa to lớn trong lĩnh vực dịch vụ chuyển phát thương mại điện tử. Hiện nay, GHTK đã có mặt trên khắp 63 tỉnh thành và hơn 11.000 huyện xã cùng nhiều trung tâm vận hành. Tổng diện tích hạ tầng kho bãi lên đến trên 220.000m2 với số lượng xe tải đường bộ hơn 1.000 xe, trên 700 chi nhánh. Lượng nhân viên và cộng tác viên hiện đang công tác tại GHTK đã đạt mốc hơn 35.000 nhân viên. 1.2 Giá trị cốt lõi và con người GHTK “FAST NHANH: Là giá trị cốt lõi mà GHTK nỗ lực mỗi ngày để mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Nhanh là hàng hoá luôn luân chuyển không dừng lại. Nhanh là quá trình cải thiện năng suất trên từng nhân viên. Là tự động hóa quy trình giao hàng trên nền tảng công nghệ. FLEXIBLE LINH HOẠT: Là bài toán khó nhất của hệ thống vận hành, nhưng GHTK tin rằng, linh hoạt là lợi thế cạnh tranh giúp GHTK trở nên khác biệt. Ở GHTK, Giao Hàng Tiết Kiệm làm việc mỗi ngày cho mục tiêu này. Tập trung xây dựng nền tảng Công nghệ một cách tối ưu để các ShopDoanh nghiệp có thể phục vụ khách hàng linh hoạt, tạo nên một trải nghiệm mua sắm mới mė. FRIENDLY THÂN THIỆN: Là điều tất yếu của ngành dịch vụ, Ở GHTK, mỗi nhânviên luôn nỗ lực để đem tới sự hài lòng cho khách hàng từ khâu giac. nhận đến xử lý sự vụ phát sinh. GHTK hiểu rằng, phục vụ người mua tốt hơn cũng là giúp người bản uy tín hơn. Không chỉ ở con người, hệ thống công nghệ và quy trình vận hành của GHTK cũng được đơn giản hoá để dễ hiểu nhất, thân thiện nhất với mọi đối tượng người dùng.” (Nguồn: http:giaohangtietkiem.vn Về chúng tôi) Tại GHTK, con người luôn là trung tâm của sự phát triển, mỗi cá nhân thể hiện bản sắc, cá tính của riêng tạo tiền đề phát triển cho văn hóa đa dạng. Song, con người GHTK luôn hướng đến sự toàn diện trong giá trị cốt lỗi đối với mọi hoạt động phát triển doanh nghiệp: nhanh, linh hoạt, thân thiện, từ đó khẳng định vị thế thương hiệu và sự khác biệt trên thị trường thương mại điện tử. 1.3 Mục tiêu và lĩnh vực hoạt động Với mục tiêu hoàn thiện hệ thống công nghệ và thân thiện với người dùng, GHTK luôn nổ lực sáng tạo trên tinh thần tạo ra app GHTK với giao diện linh hoạt, đơn giản, đảm bảo cho người dùng về tính dễ hiểu, dễ thao tác nhưng vẫn luôn đảm bảo các tính năng tối ưu trên từng thao tác. Ngay cả những đối tượng khách hàng là lao động phổ thông, nhân viên giao hàng, nhân viên ở vùng quê các tỉnh xa xôi, … đều có thể khả năng sử dụng và thao tác công nghệ ứng dụng của GHTK một cách nhanh chóng. Khi đối tác thực hiện gửi đơn hàng tại GHTK, trạng thái của các đơn hàng sẽ là điểm trọng tâm và luôn cập nhật nhanh chóng trên từng thời điểm. Ngoài ra, việc nghiên cứu, hoàn thiện và cải tiến không ngừng trong công cuộc xây dựng nền tảng công nghệ, tối ưu hóa thuật toán và công nghệ di động luôn được GHTK ưu tiên để có thể giúp các doanh nghiệp lớn nhỏ phục vụ khách hàng của họ một cách linh hoạt, tạo trải nghiệm mua sắm trực tuyến hiệu quả và hài lòng. Giao Hàng Tiết Kiệm là công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ bưu chính và chuyển phát dựa trên nền tảng công nghệ, một trong những đơn vị vận chuyển hàng đầu trong ngành thương mại điện tử Việt Nam, chuyên cung cấp các dịch vụ giao hàng và thu tiền tận nơi cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến. GHTK đã và đang trở thành đối tác tin cậy, phục vụ cho 400.000++ khách hàngnhà bán hàng hoạt động thường xuyêntháng, trở thành Top 3 nhà vận chuyển uy tín tại Việt Nam. 1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm 1.4.1 Sơ đồ tổ chức Hình 1. 1. Sơ đồ tổ chức của công ty Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự 1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các cấp trong tổ chức a. Ban giám đốc: Trực tiếp điều hành và quản lý công ty, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và tổ chức thực hiện các quyết định mà Hội đồng quản trị đưa ra, chịu trách nhiệm về việc điều hành, quản lí, triển khai thực hiện các hoạt động kinh doanh phát triển công ty, chịu trách nhiệm về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm các nhiệm vụ phù hợp với chuyên môn của người lao động từ đó giải quyết nhanh chóng các vấn đề liên quan đến hoạt động công ty. b. Nhân sự: Nhân sự tuyển dụng (Recruitment): xây dựng kế hoạch và thực hiện các công việc tuyển dụng khi nhận được yêu cầu, lập các chương trình thu hút nhân tài, tuyển dụng nhân viên mới cho khối văn phòng và khối sản xuất. Nhân sự đào tạo (Training): tổ chức thực hiện các công việc về đào tạo, huấn luyên các kiến thức bổ sung cho nhân viên cũ và đào tạo kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên mới về văn hóa và quy trình làm việc. Nhân sự CB (Compensation Benefit): trực tiếp tham gia định mức lao động để thực hiện công tác lương thưởng và chế độ chính sách phúc lợi; giải quyết các khiếu nại về quy trình nghỉ việc, nghỉ phép, bảo hiểm xã hội, kí hợp đồng lao động và các quyền lợi khác của người lao động. Hành chính: Thực hiện các quy trình về quản lý và cấp phát tài sản, đảm bảo cơ sở vật chất, bài trí văn phòng, không gian và tác phong nơi làm việc. Thực hiện các công việc về theo dõi, đảm bảo hệ thống điện nước, đường truyền mạng lưới thiết bị luôn được hoạt động hiệu quả, đảm bảo tiêu chuẩn quy định khu vực các phòng và sảnh tiếp đón đối tác và một số các hoạt động khác … Văn hóa – truyền thông (Team PR): Lập kế hoạch về tổ chức, triển khai và sáng tạo nội dung các kênh truyền thông của công ty: Fanpage, Blog, Website, Bảng tin,… phục vụ cho hoạt động văn hóa nội bộ GHTK. Trực tiếp quản lý phát triển, xây dựng các ấn phẩm truyền thông nhằm gia tăng độ nhận diện thương hiệu, phát triển văn hóa và gắn kết sức mạnh đoàn kết nội bộ. c. Phòng pháp chế: Đại diện tham gia giải quyết các khiếu nại, tố cáo hoặc giải quyết tranh chấp tại các cơ quan chức năng, tòa án để bảo vệ quyền lợi và lợi ích hợp pháp của công ty; Hỗ trợ và tham mưu các nội dung có liên quan đến pháp lý trong việc xây dựng và tối ưu văn bản quy chế, quy định nội bộ. Kiểm soát quản lý các văn bản, hồ sơ pháp lý: hợp đồng, công văn, bản cam kết…và các thủ tục hành chính về giấy phép cùng nhiều hồ sơ pháp lý khác liên quan đến việc kinh doanh doanh nghiệp, d. Trung tâm công nghệ: Trực tiếp tham gia và chịu trách nhiệm trong việc phát triển hệ thống, ứng dụng cho mục tiêu quản trị, vận hành. Nghiên cứu cải tiến công nghệ phần mềm phục vụ mở rộng thị trường kinh doanh của công ty, đảm bảo hệ thống hoạt động hiểu quả, an toàn và bảo mật thông tin. e. Phát triển Sáng tạo: Chịu trách nhiệm trong việc nghiên cứu lộ trình xây dựng và phát triển sản phẩm tối ưu, nâng cao hiệu quả vận hành, phối hợp với trung tâm công nghệ để phát triển ứng dụng công nghệ số, nâng cao chất lượng vận hành phục vụ mục tiêu phát triển GHTK. Tích hợp các nghiên cứu về nhu cầu người dùng và định vị sản phẩm, nâng cao trải nghiệm người dùng. f. Khối vận hành: Thực hiện công tác quản lý, giám sát, điều hành điều phối các hoạt động về hàng hóa, trang thiết bị, kho bãi, nhân sự, hiệu suất sản lượng, chất lượng dịch vụ, đảm bảo yêu cầu chất lượng dịch vụ theo mục tiêu của GHTK, thông qua phối hợp với khối công nghệ, phát triển và sáng tạo để ứng dụng hiệu quả các công cụ, hệ thống phần mềm nội bộ phục vụ hoạt động vận hành của công ty. g. Khối dịch vụ khách hàng: Phát triển thị trường và tìm kiếm nguồn khách hàng cho từng vùngkhu vực, chăm sóc khách hàng, duy trì các mối quan hệ với khách hàng bằng những chính sách hậu mãi tại GHTK. Tiếp nhận và giải quyết các vấn đề khiếu nại của khách hàng đảm bảo độ tin cậy và hài lòng. Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận phòng ban liên quan để kiểm soát quá trình giao hàng và xử lí hàng hóa, lên chiến lược kinh doanh mở rộng thị trường, đề xuất phương án nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng. h. Phòng kế toán: Tiếp nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế thu chi phát sinh của công ty, chịu trách nhiệm về chi phí, chính sách lương thưởng được thực hiện chính xác và kịp thời. Thực hiện nghiệp vụ chuyên môn kinh tế tài chính theo đúng quy định: lập kế hoạch tài chính, ngân sách, kiểm soát dòng tiền, chi phí, báo cáo, chứng từ kế toán, rà soát yêu cầu thu chi hỗ trợ quyết định vận hành và kinh doanh. 1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm trong giai đoạn 2020 2022 Bảng 1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty GHTK từ năm 2019 – 2021 Đơn vị: Tỷ đồng STT Chỉ tiêu Năm 2020 2021 2022 1 Tổng tài sản 4393,341 4832,675 5692,17 2 Nợ phải trả 1311,532 1442,685 1983,105 3 Vốn chủ sở hữu 3081,809 3389,99 3717,65 4 Doanh thu thuần 10891,31 11980,44 12821,45 5 Chi phí 10328,42 11361,27 12118,94 6 Lợi nhuận trước thuế 562,8816 619,1698 702,51 7 Lợi nhuận sau thuế 450,3053 495,3358 562,4552 (Nguồn: Phòng Kế toán) Được vinh dư là Top 3 đơn vị vận chuyển xuất sắc tại Việt Nam, trong 3 năm gần đây lợi nhuận sau thuế của GHTK luôn vượt mức 400 tỷ đồng. Dù trải qua giai đoạn khắc nghiệt của đại dịch Covid19, song GHTK vẫn luôn giữ vững phong độ trong bước phát triển và ổn định doanh nghiệp. Có thể thấy trong năm 2020 và 2021, doanh thu thuần của công ty có sự tăng trưởng không cao do ảnh hưởng trực tiếp của dịch bệnh Covid19, tuy nhiên có sự tăng trưởng mạnh mẽ vào năm 2022 trong giai đoạn khôi phục nền kinh tế thị trường. Bên cạnh đó, lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp cũng tăng đáng kể từ 495 tỷ đồng sang 562 tỷ đồng, tức cao hơn 68 tỷ đồng so với năm 2021 và 112 tỷ đồng so với năm 2020. Điều này cho thấy công ty đang trong giai đoạn hoạt động hiệu quả, đây là con số khá lớn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh của GHTK trong những năm tiếp theo.  CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ 2.1 Tuyển dụng nhân sự 2.1.1. Khái niệm tuyển dụng nhân sự Theo Boleslaw Rafal Kuc được trích dẫn bởi Nguyễn Hoàng Tiến và Phan Thị Diễm (2020), tuyển dụng nguồn nhân lực là quá trình tìm kiếm và đánh giá ứng viên ở nhiều khía cạnh khác nhau phụ thuộc vào yêu cầu công việc, từ đó lựa chọn người phù hợp nhất trong những người tham gia ứng tuyển. Theo Vũ Thị Thùy Dương và Hoàng Văn Hải (2005), tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm và đánh giá ứng viên để lựa chọn nhân lực thỏa mãn với mục tiêu mà tổ chức đề ra, bổ sung lực lượng lao động đáp ứng với nhu cầu sử dụng của tổ chức. Từ những quan điểm trên có thể thấy rằng tuyển dụng nhân sự chính là quá trình tìm kiếm, thu hút yếu tố con người trong và ngoài tổ chức, sàng lọc đánh giá dựa vào nhu cầu công việc được đặt ra để từ đó tìm ra những ứng viên có trình độ học vấn, năng lực kinh nghiệm, phẩm chất làm việc phù hợp với yêu cầu công việc nhằm bổ sung lực lượng lao động cần thiết, hoàn thành tốt công việc được giao đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức. Ngoài ra, theo Lê Trường Diễm Trang và Phan Thị Thanh Hiền (2016), quá trình tuyển dụng được chia thành hai quá trình nhỏ là quá trình tuyển mộ và quá trình tuyển chọn. Tuyển mộ nhân sự là quá trình thu hút người lao động có những đặc điểm đáp ứng được yêu cầu công việc của tổ chúc như là kinh nghiệm, kỹ năng, kiến thức tham gia ứng tuyển vào các vai trò, chức danh công việc của tổ chức. Là điều kiện tiên quyết cho thành công của công tác tuyển dụng, bước khởi đầu đảm bảo nguồn nhân lực cho tổ chức (Trương Minh Đức, 2012). Tuyển chọn nhân lực là quá trình sàn lọc ứng viên để lựa chọn đủ và đúng người phù hợp nhất theo các yêu cầu công việc dựa vào nhiều khía cạnh khác nhau như khả năng đáp ứng nhu cầu công việc, mục tiêu sử dụng nhân lực của tổ chức, đặc điểm hoạt động kinh doanh, tiềm lực tài chính và quy mô tổ chức mà xây dựng các bước sàng lọc cụ thể (Trương Minh Đức, 2012). Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng nhằm giúp cho các nhà quản trị nhân lực đưa ra được các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất. Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lược kinh doanh và đối với các tổ chức, bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp cho các tổ chức có được những con người có kỹ năng phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tương lai. Tuyển chọn tốt cũng sẽ giúp cho các tổ chức giảm thiểu được chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng như tránh được các rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc (Nguyễn Ngọc Quân Nguyễn Vân Điềm, 2012). 2.1.2. Mục tiêu của tuyển dụng nhân sự Tuyển dụng đúng người, đúng thời điểm vào đúng chức danh công việc theo đúng thời gian yêu cầu là mục tiêu quan trọng nhất của công tác tuyển dụng (Nguyễn Minh Ngọc và cộng sự, 2021). Nhìn chung, mục tiêu chính của việc tuyển dụng nhân sự là để chọn lựa nhân viên có trình độ học vấn, năng lực kinh nghiệm và phẩm chất làm việc phù hợp với yêu cầu của công việc. Hạn chế việc lãng phí chi phí trong công tác tuyển dụng, giảm thiểu việc tuyển dụng người lao động không phù hợp làm năng suất và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 2.1.3. Vai trò của tuyển dụng Công tác tuyển dụng là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu của một tổ chức, có tác động trực tiếp đến việc thành hay bại của tổ chức đó. Ngoài ra, công tác tuyển dụng còn ảnh hưởng đến thị trường lao động hiện tại và tiềm năng phát triển kinh tế xã hội của đất nước (Trần Kim Dung, 2012) Đối với tổ chức: Công tác tuyển dụng giúp giảm thiểu vấn đề thiếu hụt nhân sự, nguồn nhân lực luôn được đảm bảo đầy đủ và kịp thời đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty luôn được hoạt động ổn định theo kế hoạch. Công tác tuyển dụng được thực hiện tốt góp phần cải thiện hiệu quả kinh doanh của tổ chức, đội ngũ người lao động được tuyển có trình độ, chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu mà công ty, tổ chức đề ra. Việc tuyển dụng nhân sự hiệu quả còn giúp tổ chức tiết kiệm các khoản chi phí đầu tư cho quá trình tuyển dụng và tránh lãng phí thời gian tuyển dụng hay đào tạo không cần thiết. Giúp tổ chức tìm được đúng người, người đúng việc và gắn bò lâu dài với công ty. Đối với người lao động: Tuyển dụng nhân lực của doanh nghiệp giúp người lao động có việc làm, có cơ hội thăng tiến, nâng cao thu nhập. Việc tuyển dụng nhân sự tạo ra cơ hội việc làm và nguồn thu nhập cho người lao động, giúp họ tìm được việc làm phù hợp với năng lực của bản thân, phục vụ đời sống an sinh xã hội. Việc tuyển dụng nhân sự cũng cải thiện mức thu nhập cho người lao động, tăng cường chất lượng cuộc sống. Ngoài ra, việc tuyển dụng còn tạo điều kiện cho người lao động rèn luyện bản thân, nâng cao trình độ tay nghề, bồi dưỡng tiếp thu những kiến thức cần và đủ trong công việc và trong cuộc sống. Công tác tuyển dụng nhân lực trong doanh nghiệp mang đến cơ hội quý giá cho người lao động tự đánh giá bản thân và nhận thức đúng về năng lực cá nhân, từ đó khai thác và phát triển tối đa khả năng của mình. Quá trình tuyển dụng nhân lực vừa tạo động lực cho người lao động tự đào tạo, vừa giúp họ chinh phục thêm kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm. Ngoài ra, khi được doanh nghiệp đánh giá, thừa nhận năng lực, người lao động sẽ có sự cố gắng hết mình trong việc nâng cao năng lực để gắn bó với doanh nghiệp. Đối với xã hội: Tuyển dụng nhân lực của các doanh nghiệp đóng góp vào việc nâng cao tỷ lệ việc làm cho dân cư, giảm thiểu tỷ lệ thất nghiệp đồng thời cải thiện mức sống cho một bộ phận dân cư. Việc này cũng góp phần làm giảm các vấn đề xã hội và sử dụng nguồn lực xã hội một cách tối ưu nhất. Hơn nữa, thông qua tuyển dụng nhân lực của các doanh nghiệp, nhu cầu xã hội sẽ được hình thành, giúp định hướng cho việc quy hoạch hệ thống đào tạo và hướng nghiệp của cộng đồng. 2.1.4. Tầm quan trọng của tuyển dụng nhân sự Theo Lưu Thị Minh Ngọc (2015), công tác tuyển dụng nguồn nhân lực có tầm quan trọng rất lớn trong các tổ chức và đối với người lao động tham gia. Đầu tiên, hoạt động tuyển dụng nhân sự giúp người lao động phát huy khả năng và năng lực làm việc tối đa, gắn bó lâu dài khi tìm được môi trường làm việc phù hợp với cá tính của bản thân. Từ đó, người lao động làm việc với tinh thần thoải mái, cống hiến năng lực một cách hiệu quả, giảm tỉ lệ nghỉ việc trong tổ chức. Thứ hai, công tác tuyển dụng nhân sự tác động trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của tổ chức. Hiện nay, các tổ chức đều đang ứng dụng nền khoa học kỹ thuật mới, các thiết bị công nghệ, thiết bị hỗ trợ được đưa vào sử dụng và người lao động là người vận hành các thiết bị đó trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính vì thế mà hoạt động tuyển dụng nhân sự là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển và các quyết định của tổ chức trong tương lai. Cuối cùng, công tác tuyển dụng nhân sự là nền tảng cho các hoạt động quản trị khác. Hoạt động tuyển dụng tốt giúp tổ chức đạt được các mục tiêu khác thông qua sự nỗ lực của người lao động. 2.2 Các nguồn tuyển dụng 2.2.1. Nguồn tuyển dụng bên trong doanh nghiệp Nguồn tuyển dụng bên trong doanh nghiệp hay còn gọi là nguồn tuyển dụng nội bộ là quá trình chiêu mộ nhân sự từ bên trong tổ chức (Nguyễn Hữu Thân, 2012). Theo Trần Kim Dung (2012) nguồn nội bộ là lựa chọn hàng đầu và là hình thức tuyển dụng được đánh giá cao bởi nhiều ưu điểm đáng kể sau: Nhân viên của doanh nghiệp đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, trung thực, tinh thần trách nhiệm và ít bỏ việc. Những phẩm chất đó sẽ giúp họ thực hiện công việc thuận lợi hơn, đặc biệt là trong thời gian đầu giữ vị trí mới. Họ đã làm quen, hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp, các nhân viên có thể nhanh chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới và tìm ra những phương pháp hiệu quả để đạt được mục tiêu đề ra. Hình thức tuyển trực tiếp từ những người đang làm việc cho công ty cũng mang lại sự thi đua và khích lệ giữa các nhân viên, thúc đẩy họ làm việc tích cực và sáng tạo, tạo nên hiệu suất công việc cao hơn. Thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên: tuyển dụng nội bộ tạo điều kiện cho nhân viên phát triển sự nghiệp, giúp kích thích nhân viên làm việc hiệu quả, nổ lực cống hiến và đóng góp nhiều hơn cho công ty. Bên cạnh đó, Trần Kim Dung (2012) cũng đề cập đến một số hạn chế trong công tác tuyển dụng nội bộ hay còn gọi là tuyển dụng từ bên trong doanh nghiệp như sau: Thiếu tính linh hoạt: do số lượng ứng viên có hạn nên chất lượng nguồn ứng viên cũng bị hạn chế, mất sự đa dạng trong quá trình tuyển dụng. Thậm chí, một số công ty không tìm ra bất kì nhân viên nào phù hợp với tiêu chuẩn công việc đưa ra. Nếu chỉ tập trung vào nguồn tuyển dụng này, công ty có thể sẽ gặp tình trạng lãng phí thời gian, chi phí không cần thiết và bỏ lỡ những ứng viên tiềm năng từ nguồn bên ngoài. Dễ gây ra xung đột nội bộ giữa nhân viên: khi có nhiều ứng viên cùng ứng tuyển vào vị trí mà công ty cần nhưng nhu cầu tuyển dụng chỉ có một người để bổ sung vào vị trí cần tuyển, các ứng viên có thể gây ra sự cạnh tranh không lành mạnh, sự đố kị không hài lòng dẫn đến nhiều mâu thuẩn trong tổ chức. Ngoài ra, những ứng viên không đạt sẽ trở nên tự ti, tiêu cực, làm ảnh hưởng đến vị trí công việc mà họ đang phụ trách. Việc tuyển nhân viên vào một chức vụ trống trong doanh nghiệp theo kiểu thắng chức nội bộ có thể gây hiện tượng chai lỳ, xơ cứng do các nhân viên được thăng chức đã quen với cách làm việc của cấp trên trước đây và họ sẽ dập khuôn lại theo cách làm việc đó, thiếu sáng tạo không giấy lên được bầu không khí thi đua mới. Điều này rất nguy hiểm nếu doanh nghiệp đang ở trong tình trạng trì trệ, hoạt động kém hiệu quả. 2.2.2. Nguồn tuyển dụng bên ngoài doanh nghiệp Theo Nguyễn Minh Ngọc và cộng sự (2021), các nguồn ứng viên bên ngoài doanh nghiệp bao gồm các ứng viên đến từ các công ty khác, nhân viên cũ mong muốn trở lại doanh nghiệp sau một thời gian nâng cao trình độ hoặc công tác tại các đơn vị khác, các ứng viên chưa từng tham gia vào thị trường lao động như sinh viên mới tốt nghiệp. Sau đây là một số ưu điểm vượt trội khi tuyển dụng từ nguồn này: Ứng viên từ nguồn bên ngoài có sự phong phú và đa dạng hơn về số lượng và trình độ chuyên môn, giúp việc tìm kiếm và thu hút nhân tài rất dễ dàng, cung cấp cho doanh nghiệp những lợi ích quan trọng, mang đến những ý tưởng mới và những cách thức làm việc mới, tạo ra cơ hội mới cho sự phát triển của tổ chức. Bằng việc tuyển dụng ứng viên từ bên ngoài, một tổ chức có thể đánh giá họ dựa trên những yếu tố khách quan hơn là dựa trên cảm tính. Những ứng viên này được trang bị kiến thức tiên tiến và có hệ thống, thường có góc nhìn mới đối với tổ chức và có khả năng thay đổi cách làm việc của tổ chức mà không gặp phải sự phản ứng của những người trong tổ chức. Có thể tiết kiệm chi phí đào tạo khi thuê những nhân viên giàu kinh nghiệm từ các công ty khác, có thể giảm thiểu nhu cầu về các chương trình đào tạo và phát triển toàn diện. Ngoài ra, Nguyễn Minh Ngọc và cộng sự (2021) cũng đề cập một số hạn chế sẽ gặp phải khi tuyển dụng ứng viên từ nguồn bên ngoài: Quy trình tuyển dụng từ nguồn ứng viên bên ngoài thường tốn kém chi phí và thời gian hơn so với quy trình tuyển dụng nội bộ. Nhân sự mới mất nhiều thời gian để hòa nhập với công việc và văn hóa công ty. Khó đo lường được sự gắn bó lâu dài của ứng viên với doanh nghiệp do cần một thời gian để thử thách. 2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến tuyển dụng nhân sự Có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng nhân lực của một doanh nghiệp. Nếu các yếu tố này tích cực, chúng sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, đồng thời tìm và chọn lựa được những nhân viên phù hợp theo yêu cầu về kỹ năng, chuyên môn và phẩm chất. Ngược lại, các yếu tố tiêu cực sẽ gây trở ngại cho quá trình tuyển dụng, làm ảnh hưởng đến chất lượng lao động của doanh nghiệp, đồng thời ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành hoạt động của doanh nghiệp và kết quả kinh doanh và sản xuất. Do đó, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ các yếu tố này và đặc biệt là tác động của chúng để đảm bảo quá trình tuyển dụng đạt được kết quả và chất lượng tốt nhất. Các yếu tố được chia thành 2 nhóm chính là yếu tố môi trường bên ngoài doanh nghiệp và yếu tố môi trường bên trong doanh nghiệp (Theo Nguyễn Minh Ngọc và cộng sự, 2021). 2.3.1. Yếu tố bên trong doanh nghiệp Uy tín, vị thế của doanh nghiệp: Uy tín và vị thế doanh nghiệp là yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến việc thu hút ứng viên, tạo sức hấp dẫn đối với ứng viên, đặc biệt là nhân lực có trình độ cao. Tâm lý của ứng viên khi tìm kiếm việc làm là luôn đặt mục được làm việc trong các công ty, các tổ chức có uy tín và vị thế cao, bởi các yếu tố về cơ hội thăng tiến, chính sách đãi ngộ, chính sách phúc lợi, môi trường làm việc,...sẽ có nhiều ưu thế hơn so với các doanh nghiệp khác. Chính vì vậy, uy tín, vị thế của doanh nghiệp trên thị trường càng cao càng có sức hấp dẫn đối với ứng viên, tạo cơ sở để nâng cao khả năng lựa chọn được nhân lực phù hợp với vị trí cần tuyển và ngược lại. Chiến lược kinh doanh và chiến lược nguồn nhân lực: Chiến lược kinh doanh và chiến lược nguồn nhân lực là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến công tác tuyển dụng nhân lực của doanh nghiệp. Trong đó, chiến lược nguồn nhân lực được quyết định bởi chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kì phát triển. Nếu định hướng của doanh nghiệp là chiến lược tăng trưởng mở rộng quy mô thì giai đoạn này, trọng tâm của hoạt động quản trị nhân lực sẽ được tập trung vào hoạt động tuyển dụng để đảm bảo cung cấp đủ số lượng, chất lượng nhân sự mà doanh nghiệp cần. Ngược lại, nếu trong giai đoạn doanh nghiệp cần thu hẹp quy mô, tinh giản bộ máy, nâng cao chất lượng đội ngũ để tăng cường khả năng đứng vứng trên thị trường thì tuyển dụng nhân lực là hoạt động không được quan tâm. Quan điểm của nhà quản trị: Quan điểm của nhà quản trị các cấp đều có ảnh hưởng tới hoạt động quản trị nhân sự nói chung và hoạt động tuyển dụng nói riêng, qua các quan điểm như: quan điểm về xây dựng và lựa chọn tiêu chí tuyển dụng, quan điểm về quy trình tuyển dụng, quan điểm về sử dụng công cụ truyền thông tuyển dụng, quan điểm về chi phí tuyển dụng, quan điểm về thời điểm tuyển dụng, quan điểm đánh giá tuyển dụng, quan điểm tiếp cận nguồn tuyển mộ. Chính sách của doanh nghiệp Những doanh nghiệp có chính sách về lương, thưởng, phúc lợi, trợ cấp, phụ cấp,... được xây dựng phù hợp với từng vị trí công việc sẽ góp phần thu hút ứng viên từ thị trường lao động bên ngoài, là yếu tố quyết định trong việc thu hút ứng viên có trình độ năng lực cao. Ngoài ra, đây cũng là yếu tố thúc đẩy khả năng làm việc, tác động đến động lực làm việc của người lao động trong doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp: Một doanh nghiệp có văn hóa được xây dựng một cách chỉnh chu, chú trọng đến sự sáng tạo, đồng nghiệp thân thiện, cởi mở sẽ thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng, giúp doanh nghiệp có thêm nguồn lao động chất lượng và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Nếu ngược lại sẽ làm thu hẹp phạm vị tuyển dụng, gây ra tình trạng nhân viên bỏ việc để tìm kiếm môi trường mới phù hợp hơn. 2.3.2. Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp Yếu tố kinh tế chính trị: Khi nền kinh tế đang phát triển mạnh, các doanh nghiệp cần mở rộng quy mô, tăng năng suất để đáp ứng nhu cầu thị trường. Điều này đòi hỏi nguồn lực trong doanh nghiệp phải luôn được đảm bảo để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, đồng nghĩa với việc tuyển dụng phải được tập trung tối đa để kịp thời bổ sung nhân lực. Ngược lại, khi nền kinh tế trong giai đoạn suy thoái, nhu cầu sản xuất kinh doanh giảm kéo theo việc cắt giảm nguồn lực cũng được diễn ra để hạn chế phát sinh những chi phí không cần thiết. Đối thủ cạnh tranh: Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, sức cạnh tranh của các doanh nghiệp hiện đại không chỉ giới hạn ở sản phẩm, khách hàng, công nghệ và các yếu tố truyền thông khác, mà còn phải đối mặt với sự cạnh tranh về nguồn nhân lực. Không chỉ các doanh nghiệp cùng nằm trong cùng ngành, cùng thị trường, mà ngay cả những doanh nghiệp ngoài lĩnh vực đó cũng đua nhau thu hút và chiêu mộ nhân tài. Sức cạnh tranh hiện nay diễn ra từ trong nước đến quốc tế. Nếu các đối thủ trực tiếp và gián tiếp của doanh nghiệp có chiến lược quản trị nhân lực tốt, đặc biệt là chính sách tuyển dụng và đãi ngộ, họ sẽ tạo ra sức ép đáng kể, gây khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp. Nếu có nhu cầu tuyển dụng lớn cho một số vị trí quan trọng cùng lúc, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp sẽ tăng lên đáng kể. Hệ thống pháp luật nhà nước về tuyển dụng Tại Việt Nam, Luật Việc làm đã chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01012015. Pháp luật liên quan đến tuyển dụng nhân lực được coi là yếu tố ảnh hưởng quan trọng đến việc tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp trong lĩnh vực này. Vì vậy, những người thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng phải có trách nhiệm nghiên cứu và nắm vững các quy định có liên quan đến pháp luật. Cụ thể, Bộ luật Lao động 2012 quy định rõ về một số vấn đề liên quan đến tuyển dụng nhân lực, bao gồm quy định về người lao động, quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động, các hành vi bị nghiêm cấm, quyền tuyển dụng lao động của người sử dụng lao động, hợp đồng lao động, cho thuê lại lao động, tiền lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, đối với lao động nữ và nhiều quy định khác nữa. Do đó, những hoạt động liên quan đến tuyển dụng nhân lực cần phải tuân thủ tất cả các quy định và luật pháp liên quan để đảm bảo tính hợp pháp và tránh vi phạm pháp luật, đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Thị trường lao động Thị trường lao động được cấu thành bởi cung, cầu và giá cả lao động. Nếu nguồn cung lao động thấp hơn nhu cầu của người lao động, công tác tuyển dụng sẽ gặp khó khăn do số lượng ứng viên chưa đáp ứng đủ, khiến cho việc lựa chọn và tuyển chọn ứng viên gặp nhiều hạn chế. Thậm chí có những trường hợp mặc dù chấp nhận trả chi phí cao nhưng vẫn không tuyển được nhân lực đáp ứng yêu cầu. Ngược lại, khi số lượng người lao động vượt quá nhu cầu của doanh nghiệp sẽ tạo điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp lựa chọn và tuyển dụng nhân sự phù hợp với yêu cầu công việc. 2.4 Quy trình tuyển dụng Theo Trần Kim Dung (2011), để quá trình tuyển dụng đạt hiệu quả cao thì doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình tuyển dụng phù hợp. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy trình tuyển dụng khác nhau tùy thuộc tình hình thực tế mà doanh nghiệp đang gặp phải. Thông thường, được tiến hành qua 9 bước như sau: Hình 2. 1. Quy trình tuyển dụng nhân sự (Nguồn: Trần Kim Dung, 2012) 2.4.1. Chuẩn bị tuyển dụng: Ở bước này, doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện tình hình và nhu cầu tuyển dụng thực tế của doanh nghiệp trước khi đưa ra yêu cầu tuyển dụng để đảm bảo quá trình tuyển dụng đạt được mục tiêu đề ra: tại sao cần phải tuyển thêm người? Số lượng cần tuyển là bao nhiêu? Công việc mà vị trí cần tuyển sẽ phụ trách là gì? … Việc lập kế hoạch tuyển dụng cần giải quyết những vấn đề như thời gian, số lượng và vị trí cần tuyển dụng. Để hiểu rõ hơn về vị trí công việc cần tuyển, nhà tuyển dụng tiến hành phân tích công việc bằng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc. Trong đó: Bản mô tả công việc: “Là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc.” (Trần Kim Dung, 2011) Bản tiêu chuẩn công việc: “Là văn bản liệt kê tất cả những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết các vấn đề, các kỹnăng khác và đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc.” (Trần Kim Dung, 2011). Việc dự trù chi phí tuyển dụng cũng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo cho quá trình tuyển dụng được thực hiện đầy đủ và hiệu quả. Việc dự trù phải bao gồm tất cả các khoản chi phí cần thiết cho công tác tuyển dụng như chi phí quảng cáo, truyền thông, đăng tin và các chi phí khác. 2.4.2. Thông báo tuyển dụng: Phương thức thông báo tuyển dụng đối với các tổ chức doanh nghiệp có thể sử dụng đa dạng để thu hút người ứng tuyển, trong đó bao gồm quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như báo, đài, tivi, thông qua các trung tâm dịch vụ lao động hoặc thông báo trước cổng cơ quan doanh nghiệp. Tuy nhiên, để gây được sự chú ý của ứng viên, thông báo tuyển dụng cần được trình bày ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ với các thông tin cơ bản về yêu cầu, trình độ, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất và đặc điểm cá nhân. Đối với quảng cáo tuyển dụng, cần lưu ý đưa thêm thông tin về công ty, công việc để người xin việc có thể hiểu rõ hơn về uy tín, tính hấp dẫn của công việc, các chức năng, trách nhiệm, nhiệm vụ chính trong công việc để người ứng tuyển có thể hình dung được công việc mà họ dự định ứng tuyển. Quyền lợi nếu các ứng viên được tuyển như lương bổng, cơ hội được đào tạo, thăng tiến, môi trường làm việc và các hướng dẫn về thủ tục hành chính. Cuối cùng, các thông tin về hồ sơ và cách thức liên hệ với công ty cũng cần được đưa ra một cách cụ thể để các ứng viên có thể tiếp cận và nộp hồ sơ dễ dàng. Việc đưa ra thông báo tuyển dụng chi tiết, chính xác, sẽ giúp các tổ chức doanh nghiệp thu hút được nhiều ứng viên tốt và chọn được những người phù hợp nhất với công việc. 2.4.3. Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ: Để đảm bảo tính chuyên nghiệp trong hoạt động tuyển dụng, tất cả các hồ sơ xin việc phải được ghi chính xác và chi tiết trong sổ xin việc. Người xin tuyển dụng cần chú ý đến việc nộp đầy đủ các giấy tờ theo mẫu thống nhất của nhà nước, bao gồm đơn xin tuyển dụng, bản khai lý lịch có chứng thực của Ủy ban nhân dân xã hoặc phường, thị trấn, giấy chứng nhận sức khỏe do y bác sĩ của cơ quan y tế có thẩm quyền, cùng với giấy chứng nhận trình độ chuyên môn nghiệp vụ kỹ thuật. Để đảm bảo tính hiệu quả trong hoạt động tuyển dụng, mỗi tổ chức doanh nghiệp cần chuẩn bị các bộ mẫu hồ sơ riêng cho từng loại ứng viên và chức vụ công việc khác nhau. Sau khi kiểm tra và phỏng vấn, các kết quả tương ứng sẽ được bổ sung vào hồ sơ. Nghiên cứu kỹ hồ sơ giúp ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên, bao gồm học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn, sức khỏe, mức độ lành nghề, tình cảm và nguyện vọng. Bằng việc nghiên cứu hồ sơ kỹ càng, các ứng viên không đáp ứng tiêu chuẩn công việc có thể loại bỏ, giúp giảm bớt chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp. 2.4.4. Phỏng vấn sơ bộ: Sau khi tiếp nhận và lựa chọn hồ sơ ứng viên phù hợp, nhà tuyển dụng cần tiến hành lên lịch phỏng vấn sơ bộ, kéo dài từ 5 đến 10 phút, trong đó, nhà tuyển dụng cần kiểm tra về kiến thức chuyên môn, kỹ năng giao tiếp, … để có thể loại bỏ các ứng viên không phù hợp với tiêu chuẩn công việc, \ hồ sơ không chính xác hoặc so sánh với các ứng viên khác trong cùng một vị trí, giúp nhà tuyển dụng đánh giá và chọn ra những ứng viên tốt nhất để tiếp tục vòng phỏng vấn tiếp theo. 2.4.5. Kiểm tra, trắc nghiệm: Áp dụng các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên nhằm chọn ra ứng viên xuất sắc nhất. Phương pháp này được đánh giá là vô cùng hiệu quả trong việc đánh giá khả năng làm việc và kỹ năng của ứng viên. Các doanh nghiệp thường sử dụng một số kiểm tra như kiểm tra trí thông minh (IQ), kiểm tra trí tuệ cảm xúc (EQ), kiểm tra trắc nghiệm về kiến thức tổng quát và một số bài kiểm tra khác để đánh giá năng lực của ứng viên. 2.4.5. Phỏng vấn chuyên sâu: Phỏng vấn được coi là một khâu quan trọng nhất trong quá trình tuyển chọn ứng viên, có khả năng tìm hiểu và đánh giá các ứng cử viên theo nhiều phương diện, bao gồm tính cách, ngoại hình, khả năng hòa đồng và mức độ đáng tin cậy, mà các chứng chỉ và kết quả trắc nghiệm không thể đánh giá được một cách chính xác và đầy đủ. Các hình thức phỏng vấn có thể bao gồm phỏng vấn chỉ dẫn, phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn tình huống, phỏng vấn nhóm và phỏng vấn căng thẳng. Trong quá trình phỏng vấn, thường có 5 bước quan trọng như sau: Bước 1, chuẩn bị cho việc phỏng vấn; Bước 2, chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn; Bước 3, xây dựng hệ thống thang điểm đánh giá cho các câu trả lời; Bước 4, thực hiện phỏng vấn.