Đang tải... (xem toàn văn)
This study unit is the fourth of four covering Domain V: Governance, Risk Management, and Control from The IIA’s CIA Exam Syllabus. This domain makes up 35% of Part 1 of the CIA exam and is tested at the basic and proficient cognitive levels. The four study units are ● Study Unit 4: Governance ● Study Unit 5: Risk Management ● Study Unit 6: Controls: Types and Frameworks ● Study Unit 7: Controls: Application The learning objectives of Study Unit 7 are ● Interpret internal control concepts and types of controls ● Examine the effectiveness and efficiency of internal controls
Study Unit Seven Controls: Application 7.1 7.2 7.3 21 This study unit is the fourth of four covering Domain V: Governance, Risk Management, and Control from The IIA’s CIA Exam Syllabus This domain makes up 35% of Part of the CIA exam and is tested at the basic and proficient cognitive levels The four study units are ● Study Unit 4: Governance ● Study Unit 5: Risk Management ● Study Unit 6: Controls: Types and Frameworks ● Study Unit 7: Controls: Application The learning objectives of Study Unit are ● Interpret internal control concepts and types of controls ● Examine the effectiveness and efficiency of internal controls 7.1 Flowcharts and Process Mapping Flowcharting is a useful auditing tool for both systems development and understanding internal control A flowchart is a pictorial diagram of the definition, analysis, or solution of a problem in which symbols are used to represent operations, data flow, documents, records, etc Questions on this topic will likely require you to interpret a flowchart Lưu đồ cơng cụ hữu ích cho việc phát triển hệ thống hiểu biết KSNB Lưu đồ sơ đồ hình ảnh định nghĩa, phân tích, giải pháp vấn đề ký hiệu sử dụng để biểu thị hoạt động, luồng liệu, tài liệu hồ sơ,… Các câu hỏi chủ đề yêu cầu bạn diễn giải lưu đồ copyright@gleim.com SU 7: Controls: Application Uses of Flowcharts (Công dụng lưu đồ) Process mapping represents a system or process as a diagram called a process map or flowchart Flowcharts depict inputs by machines and/or humans and the outputs that result from those processes Creating and updating process maps aids the auditor’s understanding by facilitating discussion with the relevant auditee personnel Sơ đồ quy trình biểu thị hệ thống chương trình sơ đồ gọi sơ đồ quy trình hay lưu đồ Lưu đồ mơ tả đầu vào máy móc và/hoặc người kết đầu từ quy trình Việc tạo cập nhật sơ đồ quy trình giúp kiểm tốn viên hiểu rõ cách tạo điều kiện thảo luận với nhân viên có liên quan đối tượng kiểm tốn Process mapping facilitates the identification of strengths and weaknesses in the process in the form of key controls that need to be tested The auditor should conduct a walk-through to confirm that the process actually works in the manner depicted Sơ đồ quy trình hỗ trợ xác định điểm mạnh điểm yếu quy trình dạng kiểm sốt cần kiểm tra Kiểm tốn viên nên tiến hành xem qua để xác nhận quy trình thực hoạt động theo cách mô tả Flowchart Symbols (Các ký tự lưu đồ) Due to the widespread use of flowcharts by auditors and other professionals such as business consultants and system engineers, the following standard flowchart symbols have been developed: Do kiểm toán viên chuyên gia khác chẳng hạn chuyên gia tư vấn kinh doanh kỹ sư hệ thống sử dụng phổ biến lưu đồ, ký hiệu lưu đồ sau phát triển: Symbols Describe Mô tả Starting or ending point of process Điểm bắt đầu kết thúc quy trình Document Tài liệu Process Quy trình Manual operation Vận hành thủ công Input / Output Đầu vào / Đầu Database or Data file Cơ sở liệu / Tệp liệu Decision Point Điểm định On-page connector (used instead of flow Điểm kết nối (trong trang) lines) Điểm kểt nối (ngoài trang) Off-page connector Manual Storage Lưu trữ thủ công Flow lines in direction of arrow Đường Maunual Input Đầu vào thủ công Figure 7-1 The layout or format of the flowchart, either vertical or horizontal, can be selected to best present the process Bố cục định dạng lưu đồ, dọc ngang, chọn để trình bày quy trình cách tốt SU 7: Controls: Application Swim lanes can be used to delineate which function or department performs which process In the flowchart below, for example, Purchasing, Computer Processing, Receiving, and Inventory Warehouse identify swim lanes Các đường // sử dụng để mô tả chức phận thực quy trình Ví dụ, lưu đồ bên dưới, Mua hàng, Quy trình xử lý máy tính, Nhận hàng Kho hàng tồn kho xác định qua đường // ● The example horizontal flowchart below shows the purchasing process starting with the identification of the need for additional inventory and ending with the receipt and recording of the new inventory and recognition of the amount due to the supplier ● Ví dụ sơ đồ ngang cho thấy quy trình mua hàng bắt đầu việc xác định nhu cầu bổ sung hàng tồn kho kết thúc việc nhận ghi lại hàng tồn kho ghi nhận số tiền phải trả cho nhà cung cấp Figure 7-2 SU 7: Controls: Application The flowchart below is an example of a vertical layout without flows across organizational units In this instance, the process occurs entirely within the purchasing system Lưu đồ bên ví dụ bố cục dọc khơng có luồng đơn vị tổ chức Trong trường hợp này, q trình xảy hồn tồn hệ thống mua hàng Figure 7-3 SU 7: Controls: Application Other Charts (Biểu đồ khác) A process narrative is a tool that can be used alongside or instead of a flowchart A narrative is a sequential description of the inputs, process steps, and outputs of a process As with flowcharts, the objective of the auditor is to gain and document sufficient understanding of the process to identify areas of weakness and the key controls that will need to be evaluated Narratives can provide more information than a flowchart at the expense of clarity Tường thuật quy trình cơng cụ sử dụng với thay lưu đồ Một tường thuật mô tả đầu vào, bước quy trình đầu quy trình Cũng lưu đồ, mục tiêu đánh giá kiểm toán viên đạt ghi lại đầy đủ hiểu biết quy trình để xác định điểm yếu biện pháp kiểm sốt cần đánh giá A block diagram is similar to a process map in that it is used to depict a process in diagram form It is easier to create and understand because it does not require knowledge of different symbols Sơ đồ khối tương tự sơ đồ quy trình chỗ sử dụng để mơ tả quy trình dạng sơ đồ Nó dễ tạo dễ hiểu khơng u cầu kiến thức ký hiệu khác 7.2 Accounting Cycles and Associated Controls Internal Controls A properly designed system of internal controls should reduce the risk of errors and prevent an individual from perpetrating and concealing fraud The organization’s structure and the assignment of job duties should be designed to segregate certain functions within this environment Một hệ thống kiểm soát nội thiết kế phù hợp làm giảm rủi ro sai sót ngăn chặn cá nhân thực che giấu gian lận Cấu trúc tổ chức việc phân công nhiệm vụ công việc nên thiết kế để tách biệt chức định môi trường ● Cost-benefit criteria must be considered ● Tiêu chí lợi ích – chi phí cần xem xét Segregation of Duties For any given transaction, the following three functions preferably should be performed by separate individuals in different parts of the organization: Đối với giao dịch cụ thể nào, ba chức sau tốt nên thực cá nhân riêng biệt phận khác tổ chức: Authorization of the transaction Recording of the transaction Custody of the assets associated with the transaction Phê duyệt giao dịch (Giám đốc) Ghi nhận giao dịch (Kế toán kho) Quản lý tài sản gắn liền với giao dịch (Thủ kho) ■ The following memory aid is for the functions that should be kept separate for proper segregation of duties: A Authorization R Recordkeeping C Custody SU 7: Controls: Application The internal control system is designed to detect fraud by one person but not fraud by collusion or management override Hệ thống kiểm soát nội thiết kế để phát gian lận người thực không phát gian lận thông đồng chi phối ban quản lý CIA candidates must understand segregation of duties, a basic principle of internal control Expect multiple questions on this topic Organizational Hierarchy (Hệ thống phân cấp tổ chức) In a medium-sized or larger organization, adequate segregation of duties can be achieved by separating the responsibilities of the following corporate-level executives: Trong tổ chức quy mơ trung bình lớn hơn, đạt phân chia trách nhiệm đầy đủ cách phân chia trách nhiệm nhà điều hành cấp công ty sau: VP of Chief Accounting Treasurer VP of VP of Human Operations Officer (Controller) Administration Resources Sales Accounts Cash receipts Mail room Human receivable resources Inventory Billing Cash warehouse disbursements Receiving Accounts payable Credit Shipping General ledger Production Inventory control Purchasing Cost accounting Payroll Note that this is a generalization and, therefore, questions on the CIA exam may not follow this format Lưu ý tổng quát đó, câu hỏi kỳ thi CIA khơng tn theo định dạng Accounting Cycles The accounting process can be described in terms of five cycles: Sales to customers on credit and recognition of receivables Collection of cash from customer receivables Purchases on credit and recognition of payables Payment (disbursement) of cash to satisfy trade payables Payment of employees for work performed and allocation of costs Quy trình kế tốn mơ tả theo năm chu kỳ: Bán chịu cho khách hàng ghi nhận khoản phải thu Thu tiền mặt từ khoản phải thu khách hàng Mua chịu ghi nhận khoản phải trả Chi (chi) tiền mặt để đáp ứng khoản phải trả người bán Trả công cho người lao động theo cơng việc thực phân bổ chi phí Bán hàng ghi nhận phải thu Thu tiền từ khách hàng Mua hàng ghi nhận phải trả Chi tiền trả cho NCC Trả lương cho người lao động SU 7: Controls: Application On the following pages are five flowcharts and accompanying tables depicting the steps in the cycles and the controls in each step for an organization large enough to have an optimal segregation of duties In the diagrams that follow, documents that originate outside the organization are separated by a thick border Trên trang năm lưu đồ bảng kèm mơ tả bước chu trình biện pháp kiểm soát bước tổ chức đủ lớn để có phân chia nhiệm vụ tối ưu Trong sơ đồ tiếp theo, tài liệu có nguồn gốc bên ngồi tổ chức phân tách đường viền dày ● In small- and medium-sized organizations, some duties must be combined The internal auditor must assess whether organizational segregation of duties is adequate ● Trong tổ chức vừa nhỏ, số nhiệm vụ phải kết hợp Kiểm toán viên nội phải đánh giá liệu phân chia nhiệm vụ tổ chức có đầy đủ hay khơng ● Except for manual checks and remittance advices, the flowcharts presented not assume use of either a paper-based or an electronic system ● Ngoại trừ kiểm tra thủ công thơng báo chuyển tiền, sơ đồ trình bày không giả định sử dụng hệ thống giấy hệ thống điện tử ● Each document symbol represents a business activity or control, whether manual or computerized ● Mỗi biểu tượng tài liệu đại diện cho hoạt động kinh doanh kiểm sốt, cho dù thủ cơng hay vi tính hóa ● The following detailed explanations of the accounting cycles not need to be memorized However, you should be able to understand them, and you may be able to relate these generic cycles to how the organization you work for handles them ● Các giải thích chi tiết sau chu trình kế tốn khơng cần phải ghi nhớ Tuy nhiên, bạn hiểu chúng bạn liên hệ chu kỳ chung với cách tổ chức bạn làm việc xử lý chúng antly across the organizations adopting them As a result, this outline cannot cover all the possible approaches that may be tested on the exam The b u đáng kể tổ chức áp dụng chúng Do đó, đề cương khơng thể bao gồm tất phương pháp khả thi kiểm tra kỳ thi