Đang tải... (xem toàn văn)
ĐỀ TÀI: “Tìm hiểu về hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP” Giảng viên hướng dẫn : GV. Nguyễn Thị Hội Lớp học phần : DQK0201 Thực hiện : Nhóm 2 Mục Lục Lời mở đầu 3 I. Khái niệm, đặc điểm, chức năng: 4 1. Khái niệm: 4 2. Đặc điểm: 5 3. Chức năng: 7 II. Các phân hệ: 8 1. Kế toán tài chính: 9 2. Quản lý phân phối và bán hàng: 9 3. Quản lý vật tư: 10 4. Quản lý bảo dưỡng máy móc thiết bị: 10 5. Lập kế hoạch và quản lý sản xuất: 10 6. Quản lý dự án: 11 7. Quản lý dịch vụ: 11 8. Quản lý nhân sự: 11 9. Báo cáo quản trị: 11 10. Báo cáo thuế: 11 III. Vai trò trong tổ chức, doanh nghiệp: 12 1. Quản lý dễ dàng và hiệu quả nguồn nhân lực 12 2. Tiết kiệm chi phí quản lý 12 3. Tăng doanh thu và lợi nhuận 12 IV. Quy trình triển khai chọn hệ thống ERP: 13 1. Tám bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp: 13 2. Tám sai lầm các doanh nghiệp thường mắc phải khi triển khai ERP 16 3. Quy trình triển khai chọn ERP của Vinamilk: 18 V. Tình hình ứng dụng trên thế giới và ở Việt Nam : 21 1. Trên thế giới: 21 2. Tại Việt Nam: 22 Tài liệu tham khảo 26 Lời mở đầu Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng là một xu thế tất yếu của các doanh nghiệp trong điều kiện hội nhập kinh tế ngày nay. Theo công bố vào tháng 62008 của Bộ Thông tin và truyền thông, tại Việt Nam có 86,5% doanh nghiệp đang ứng dụng ở các mức độ khác nhau, trong đó số doanh nghiệp ứng dụng ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) chỉ đạt 7%. ERP là một công cụ tích hợp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trên nền tảng sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung. Nó bao gồm nhiều phân hệ chức năng cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau tùy theo nhu cầu và cho phép hoạch định cũng như quản lý nguồn lực một cách hiệu quả. Với một tư duy quản lý mới, ERP được xem là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện nay và đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Khác với excel và phần mềm kế toán, ERP là giải pháp giúp cho công tác kế toán khắc phục được những hạn chế về mặt không gian và thời gian nhờ khả năng chia sẻ và liên kết cao giữa các bộ phận, từ đó, giúp cho quá trình cung cấp thông tin mang tính kịp thời và đáng tin cậy. Trong hệ thống ERP, phân hệ kế toán được xem là cốt lõi, do đó, yêu cầu đặt ra là cần được tổ chức hiệu quả nhằm tạo ra những thông tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý. Mặc dù ERP đã phát triển nhiều năm trên thế giới nhưng từ số liệu thống kê nêu trên cho thấy: ERP vẫn chưa được ứng dụng phổ biến tại Việt Nam. Với mong muốn giúp ích cho các doanh nghiệp cũng như những người làm công tác kế toán hiểu rõ về ERP và thực tế triển khai, từ đó gia tăng khả năng ứng dụng ERP thành công, nâng cao hiệu quả của việc cung cấp thông tin kế toán, Nhóm 2 đã chọn tên đề tài là: “Tìm hiểu về hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP”. I. Khái niệm, đặc điểm, chức năng: 1. Khái niệm: ERP (Enterprise Resourecs Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một cách tự động, giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt như kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý nhân sự, ... và các nghiệp vụ khác. Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này. R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi chúng ta phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là chúng ta phải: Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty. Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng. Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất. Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty. Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, chúng ta phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty. P: Planning (Hoạch định): Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao? Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuấtkinh doanh của công ty. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. EEnterprise: Và điều cuối cùng chính là doanh nghiệp thứ mà ERP muốn nhắm tới. Mục đích chính của hệ thống này là kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban, cập nhật mọi thông tin cần thiết theo thời gian thật, thêm tính tự động trong hoạt động công ty và giảm sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ. Hệ thống giải pháp ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ. Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết giữa văn phòng công ty với đơn vị thành viên, phòng ban với phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo. Triển khai ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các qui trình quản lý tiên tiến. Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý toàn diện của doanh nghiệp. 2. Đặc điểm: Thông thường, trong một doanh nghiệp sử dụng các phần mềm như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, vật tư, thiết bị,... Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự...) và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, sao chép tệp...) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Thứ nhất, phần mềm ERP được thiết kế theo từng module chức năng. Khác với các phần mềm truyền thống riêng rẽ, hệ thống ERP là một phần mềm duy nhất tích hợp nhiều module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thực hiện các chức năng tương tự hoặc cao hơn các phần mềm quản lý rời rạc. Tính tích hợp là điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý đơn lẻ, nó cho phép kết nối để tự động chia sẻ thông tin giữa các phân hệ với nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh. Hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình. Thứ hai, trang bị đầy đủ các chức năng chuyên nghiệp. Mặc dù mỗi module sẽ đảm nhiệm xử lý nghiệp vụ riêng của từng phòng ban nhưng không vì thế mà thông tin giữa các bộ phận bị tách biệt. Các thông tin được tính hợp với nhau nhằm mục đích liên kết, kế thừa và chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban. Nhờ vậy mà các nguồn thông tin được thống nhất và đồng bộ. Từ đó giúp giảm tải thời gian, công sức và quá trình xử lý dữ liệu bị rải rác giữa các phòng ban. Nhìn chung, các module trong hệ thống ERP vừa được thiết kế mang tính chuyên biệt, vừa có khả năng tích hợp nhằm phục vụ những đòi hỏi và yêu cầu khắt khe về chức năng, nghiệp vụ của từng bộ phận, cũng như đảm bảo hệ thống dữ liệu được thống nhất và xuyên suốt trong toàn doanh nghiệp. Thứ ba, tích hợp khả năng đánh giá theo thời gian thực. Hệ thống ERP thông qua những báo cáo tổng hợp tự động của các phòng ban mà tiến hành phân tích và đánh giá hiệu quả, tiến độ của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhờ đó, ERP giúp doanh nghiệp giải quyết được tối đa việc quản lý về hệ thống đánh giá các hoạt động kinh doanh. Đồng thời, hệ thống này hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các chiến lược mới phù hợp với hệ thống của công ty. Thứ tư, cấu trúc được thiết kế linh hoạt. Mỗi doanh nghiệp luôn có xu hướng thay đổi và cập nhật liên tục, không ngừng về mặt tổ chức hoạt động và cách vận hành. Do đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP cần được thiết kế linh hoạt để có thể dễ dàng đáp ứng những thay đổi và điều chỉnh trong tổ chức không chỉ 1 lần mà rất nhiều lần. Hệ thống ERP có thiết kế mở, điều đó cho phép doanh nghiệp bổ sung thêm những module cần thiết hoặc tháo bỏ những module không cần thiết mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động của các chức năng khác, từ đó tối ưu hóa hiệu quả sử dụng hệ thống. Thứ năm, cơ sở dữ liệu tích hợp chung trên một phần mềm quản lý doanh nghiệp. Tất cả các dữ liệu riêng của từng bộ phận như dữ liệu tài chính, nhân sự, kế toán, bán hàng,… đều được tích hợp và lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu chung của
Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG HÀ NỘI VIỆN QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI TIỂU LUẬN Học phần: Hệ thống thơng tin quản trị ĐỀ TÀI: “Tìm hiểu hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP” Giảng viên hướng dẫn : GV Nguyễn Thị Hội Lớp học phần : DQK0201 Thực : Nhóm Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm Mục Lục Lời mở đầu I Khái niệm, đặc điểm, chức năng: .4 Khái niệm: .4 Đặc điểm: Chức năng: II Các phân hệ: Kế tốn tài chính: Quản lý phân phối bán hàng: Quản lý vật tư: 10 Quản lý bảo dưỡng máy móc thiết bị: 10 Lập kế hoạch quản lý sản xuất: 10 Quản lý dự án: 11 Quản lý dịch vụ: 11 Quản lý nhân sự: 11 Báo cáo quản trị: 11 10 Báo cáo thuế: 11 III Vai trò tổ chức, doanh nghiệp: 12 Quản lý dễ dàng hiệu nguồn nhân lực 12 Tiết kiệm chi phí quản lý 12 Tăng doanh thu lợi nhuận 12 IV Quy trình triển khai chọn hệ thống ERP: 13 Tám bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp: 13 Tám sai lầm doanh nghiệp thường mắc phải triển khai ERP 16 Quy trình triển khai chọn ERP Vinamilk: .18 V Tình hình ứng dụng giới Việt Nam : 21 Trên giới: 21 Tại Việt Nam: .22 Tài liệu tham khảo 26 Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm Lời mở đầu Ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác quản lý nói chung cơng tác kế tốn nói riêng xu tất yếu doanh nghiệp điều kiện hội nhập kinh tế ngày Theo công bố vào tháng 6/2008 Bộ Thơng tin truyền thơng, Việt Nam có 86,5% doanh nghiệp ứng dụng mức độ khác nhau, số doanh nghiệp ứng dụng ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) đạt 7% ERP cơng cụ tích hợp q trình kinh doanh doanh nghiệp tảng sử dụng sở liệu tập trung Nó bao gồm nhiều phân hệ chức cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác tùy theo nhu cầu cho phép hoạch định quản lý nguồn lực cách hiệu Với tư quản lý mới, ERP xem giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao lực xu cạnh tranh gay gắt nhiều doanh nghiệp quan tâm Khác với excel phần mềm kế tốn, ERP giải pháp giúp cho cơng tác kế toán khắc phục hạn chế mặt không gian thời gian nhờ khả chia sẻ liên kết cao phận, từ đó, giúp cho q trình cung cấp thơng tin mang tính kịp thời đáng tin cậy Trong hệ thống ERP, phân hệ kế toán xem cốt lõi, đó, yêu cầu đặt cần tổ chức hiệu nhằm tạo thông tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý Mặc dù ERP phát triển nhiều năm giới từ số liệu thống kê nêu cho thấy: ERP chưa ứng dụng phổ biến Việt Nam Với mong muốn giúp ích cho doanh nghiệp người làm cơng tác kế tốn hiểu rõ ERP thực tế triển khai, từ gia tăng khả ứng dụng ERP thành công, nâng cao hiệu việc cung cấp thơng tin kế tốn, Nhóm chọn tên đề tài là: “Tìm hiểu hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP” Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm I Khái niệm, đặc điểm, chức năng: Khái niệm: ERP (Enterprise Resourecs Planning) hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp phần mềm máy tính hỗ trợ thực quy trình xử lý cách tự động, giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động chủ chốt kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý nhân sự, nghiệp vụ khác Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R P thể trọn vẹn ý nghĩa giải pháp quản trị doanh nghiệp R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh doanh, resource nguồn lực nói chung bao gồm tài chính, nhân lực cơng nghệ Tuy nhiên ERP, resource cịn có nghĩa tài ngun Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị cơng ty địi hỏi phải biến nguồn lực thành tài nguyên Cụ thể phải: - Làm cho phịng ban có khả khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty - Hoạch định xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực phận cho phận ln có phối hợp nhịp nhàng - Thiết lập quy trình khai thác đạt hiệu cao - Luôn cập nhật thơng tin cách xác, kịp thời tình trạng nguồn lực cơng ty - Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, phải trải qua thời kỳ “lột xác”, nghĩa cần thay đổi văn hóa kinh doanh bên ngồi cơng ty P: Planning (Hoạch định): Planning khái niệm quen thuộc quản trị kinh doanh Điều cần quan tâm hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch sao? Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm Trước hết, ERP tính tốn dự báo khả phát sinh q trình điều hành sản xuất/kinh doanh cơng ty Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính tốn xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho đơn hàng dựa tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, suất, khả cung ứng… Cách làm cho phép cơng ty ln có đủ vật tư sản xuất, mà không để lượng tồn kho lớn gây đọng vốn E-Enterprise: Và điều cuối doanh nghiệp - thứ mà ERP muốn nhắm tới Mục đích hệ thống kết nối đồng cơng việc phịng ban, cập nhật thông tin cần thiết theo thời gian thật, thêm tính tự động hoạt động cơng ty giảm sai sót q trình xử lý nghiệp vụ Hệ thống giải pháp ERP cịn cơng cụ hỗ trợ việc lên kế hoạch cho nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn hoạch định sách giá, chiết khấu, hình thức mua hàng, hỗ trợ tính tốn phương án mua ngun liệu, tính mơ hình sản xuất tối ưu… Đây biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót xử lý nghiệp vụ Hơn nữa, ERP tạo mối liên kết văn phịng cơng ty với đơn vị thành viên, phịng ban với phòng ban nội phòng ban, hình thành nên quy trình xử lý nghiệp vụ mà nhân viên công ty phải tuân theo Triển khai ERP q trình tin học hóa toàn diện hoạt động doanh nghiệp dựa qui trình quản lý tiên tiến Mọi hoạt động doanh nghiệp phần mềm máy tính hỗ trợ thực qui trình xử lý cách tự động hoá, giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý toàn diện doanh nghiệp Đặc điểm: Thông thường, doanh nghiệp sử dụng phần mềm phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, vật tư, thiết bị, Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động phòng ban cụ thể (như phịng kinh doanh, phịng kế tốn, phịng nhân ) “ốc đảo” phần mềm phịng ban khác Việc chuyển thơng tin từ phòng, ban sang phòng, ban khác thực cách thủ công (chuyển văn bản, chép tệp ) với suất thấp khơng có tính kiểm soát Thứ nhất, phần mềm ERP thiết kế theo module chức Khác với phần mềm truyền thống riêng rẽ, hệ thống ERP phần mềm tích hợp nhiều module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thực chức tương tự cao phần mềm quản lý rời rạc Tính tích hợp điểm phân biệt việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý đơn lẻ, cho phép kết nối để tự động chia sẻ thông tin phân hệ với nhằm tạo nên hệ thống mạnh Hệ thống phần mềm mở rộng phát triển theo thời gian theo loại hình doanh nghiệp mà khơng làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình Thứ hai, trang bị đầy đủ chức chuyên nghiệp Mặc dù module đảm nhiệm xử lý nghiệp vụ riêng phịng ban khơng mà thơng tin phận bị tách biệt Các thông tin tính hợp với nhằm mục đích liên kết, kế thừa chia sẻ liệu phòng ban Nhờ mà nguồn thông tin thống đồng Từ Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm giúp giảm tải thời gian, cơng sức q trình xử lý liệu bị rải rác phịng ban Nhìn chung, module hệ thống ERP vừa thiết kế mang tính chun biệt, vừa có khả tích hợp nhằm phục vụ đòi hỏi yêu cầu khắt khe chức năng, nghiệp vụ phận, đảm bảo hệ thống liệu thống xun suốt tồn doanh nghiệp Thứ ba, tích hợp khả đánh giá theo thời gian thực Hệ thống ERP thông qua báo cáo tổng hợp tự động phịng ban mà tiến hành phân tích đánh giá hiệu quả, tiến độ hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nhờ đó, ERP giúp doanh nghiệp giải tối đa việc quản lý hệ thống đánh giá hoạt động kinh doanh Đồng thời, hệ thống hỗ trợ nhà quản lý đưa chiến lược phù hợp với hệ thống công ty Thứ tư, cấu trúc thiết kế linh hoạt Mỗi doanh nghiệp ln có xu hướng thay đổi cập nhật liên tục, không ngừng mặt tổ chức hoạt động cách vận hành Do đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP cần thiết kế linh hoạt để dễ dàng đáp ứng thay đổi điều chỉnh tổ chức không lần mà nhiều lần Hệ thống ERP có thiết kế mở, điều cho phép doanh nghiệp bổ sung thêm module cần thiết tháo bỏ module không cần thiết mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động chức khác, từ tối ưu hóa hiệu sử dụng hệ thống Thứ năm, sở liệu tích hợp chung phần mềm quản lý doanh nghiệp Tất liệu riêng phận liệu tài chính, nhân sự, kế tốn, bán hàng,… tích hợp lưu trữ sở liệu chung Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm toàn doanh nghiệp Các liệu cần nhập lần lưu hành cho tất phòng ban sử dụng Đặc trưng giúp cho liệu toàn doanh nghiệp ln thống nhất, dễ kiểm sốt Đặc biệt, tránh trạng thất thoát, phân tán hay trùng lặp, dư thừa liệu Mua giải pháp ERP, nhận lúc sản phẩm: Một “Ý tưởng quản trị”, hai “Chương trình phần mềm” ba “Phương tiện kết nối” để xây dựng mạng máy tính tích hợp Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm tốn, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thơng suốt, tăng tính động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước thay đổi liên tục mơi trường bên ngồi Trên giới, có nhiều cơng ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh Việc triển khai thành cơng ERP tiết kiệm chi phí, tăng khả cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài Chức năng: Chức hệ thống ERP thường hiểu quy trình kinh doanh thơng thường Một vài chức hệ thống ERP tính lương, mua sắm, phải thu phải trả, sổ cái, kiểm soát hàng tồn kho, quản trị nhân sự, thiết kế sản phẩm, quản lý đơn hàng, hoạch định nguyên vật liệu, hoạch định sản xuất, kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng, bảo trì kho hàng - ERP tính tốn dự báo: khả phát sinh trình điều hành sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu (NL) cho đơn hàng dựa tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, suất, khả cung ứng Cách cho phép doanh nghiệp có đủ vật tư sản xuất khơng để lượng tồn kho lớn gây đọng vốn Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm - ERP hỗ trợ lên kế hoạch trước nội dung công việc, nghiệp vụ cần sản xuất kinh doanh Ví hoạch định sách giá, chiết khấu, kiểu mua hàng giúp tính tốn phương án mua ngun liệu, nhằm giảm thiểu sai sót xử lý nghiệp vụ - ERP tạo liên kết văn phịng cơng ty - đơn vị thành viên, phòng ban phòng ban nội phịng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ cách liên tục II Các phân hệ: Các phân hệ phần mềm ERP thường bao gồm: Kế tốn tài (Finance Accounting) Quản lý phân phối bán hàng (Distribution and Sales) Quản lý vật tư (Material Management) Quản lý bảo dưỡng thiết bị (Machinery & Equipment Management) Lập kế hoạch quản lý sản xuất (Production Planning and Control) Quản lý dự án (Project Management) Quản lý dịch vụ (Service Management) Quản lý nhân (Human Resouce Management) Báo cáo quản trị (Management Reporting) 10 Báo cáo thuế (Tax Reports) Đối với phần mềm ERP đại ngồi phần hệ cịn có thêm giải pháp kết nối liên kết với thiết bị mã vạch, kết nối với máy tính cầm tay phục vụ đội ngũ bán hàng di động, kết nối với điện thoại di động phục vụ cho truy nhập từ xa không dây… Trên liệt kê phân hệ hệ thống ERP Trong phân hệ nêu lại có phân hệ/chức Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm Chi tiết tất phân hệ/chức gồm có: Kế tốn tài chính: Sổ (General Ledger) Quản lý vốn tiền (Cash management) Công nợ phải thu (Accounts Receivable) Công nợ phải trả (Account Payable) Tài sản cố định (Fixed Assets) Lập dự toán ngân sách (Budgeting) Kế tốn chi phí trung tâm (Cost Centre Accounding) Kiểm sốt đối tượng chi phí (Cost Object Controlling) Hợp báo cáo tài (Financial Statement Consolidation) Quản lý ngân sách (Tiền mặt, Rủi ro thị trường, Quỹ, ) … Quản lý phân phối bán hàng: Thông tin (cơ sở liệu) Khách hàng (Customer files) Cập nhật đơn hàng (Order Entry) Quản lý đơn mua hàng (Purchase Order) Quản lý kho hàng ( Warehouse Managament) Hóa đơn toán (Billing) Giá bán (Pricing) Hỗ trợ kinh doanh (Sales Support) Phân tích bán hàng (Sales Analysis) Lập kế hoạch giao hàng vận chuyển (Delivery Planning and Shipment) … Quản lý vật tư: 10 Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP Nhà cung cấp phù hợp giúp trình chuyển đổi hệ thống doanh nghiệp diễn suôn sẻ Khi lựa chọn nhà cung cấp nào, doanh nghiệp nên đặt câu hỏi sau: + Liệu giải pháp có giúp làm bật thêm lợi cạnh tranh doanh nghiệp? + Giải pháp giúp doanh nghiệp dẫn đầu thị trường kinh doanh? + Giải pháp có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp? + Giải pháp có phù hợp với mơ hình hoạt động kinh doanh? Khâu lựa chọn nhà cung cấp quan trọng nên cân nhắc kỹ lưỡng thành viên thuộc nhóm dự án ban quản lý Mọi ý kiến thắc mắc từ thành viên doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ Bước 4: Cài đặt phần mềm Việc cài đặt phần mềm ERP tiêu chí để đánh giá hoạt động kinh doanh doanh nghiệp tái thiết kế lại quy trình kinh doanh thành quy trình vận hành tiêu chuẩn Sau đó, nhà quản lý có sở để thành lập mơ hình kinh doanh chuyên nghiệp, đại Nhà phát triển phần mềm chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống xây dựng sở hạ tầng Tuy nhiên, giai đoạn nhiều thời gian chi phí Bước 5: Di chuyển liệu Bước việc triển khai ERP di chuyển liệu sang hệ thống Nhiều tổ chức lưu trữ hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp tài sản vật chất nhiều định dạng phần mềm khác Vì thế, trước bắt đầu di chuyển, cần xem xét, đồng lại toàn liệu loại bỏ thông tin dư thừa, không cần thiết Khi liệu cập nhật xác minh, nhà cung ứng phần 16 Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm mềm di chuyển liệu sang hệ thống để doanh nghiệp sử dụng tảng Bước 6: Thử nghiệm Sau nhà cung cấp kiểm tra đảm bảo chất lượng hệ thống, họ cho doanh nghiệp khoảng thời gian để trải nghiệm thử Lúc này, người dùng phối hợp để xác nhận quy trình kinh doanh diễn xác phận hay chưa, sau báo lại cho bên cung cấp để họ rà soát lại phần mềm Điều quan trọng hệ thống phải kiểm tra kỹ lưỡng trước ngày triển khai thức để tránh xảy sai sót khơng đáng có, gây gián đoạn trình hoạt động doanh nghiệp Bước 7: Cung cấp khóa đào tạo hồn chỉnh cho nhân viên 56% nguyên nhân gây gián đoạn hoạt động sau triển khai ERP nằm vấn đề đào tạo doanh nghiệp Do đó, trình vơ quan trọng Việc đào tạo người sử dụng đòi hỏi phải nhiều thời gian nỗ lực đến từ phía doanh nghiệp nhân viên Một số nhà cung cấp cung cấp khóa hỗ trợ, đào tạo người dùng qua lớp học trực tiếp online Phí đào tạo bao gồm mua phần mềm khoản phí bổ sung sau Vì thế, để chắn, trao đổi với nhà cung ứng điều để biết rõ Bước 8: Không ngừng cải tiến hệ thống ERP Hệ thống ERP có hiệu lâu dài doanh nghiệp tiếp tục đầu tư cải thiện Do đó, kiểm tra phần mềm năm lần Điều giúp doanh nghiệp xác định xem nên thay đổi, bổ sung chức để có lợi ích tối đa từ hệ thống 17 Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm 2 Tám sai lầm mà doanh nghiệp thường mắc phải triển khai ERP *Không lập kế hoạch chi tiết trước triển khai Nhiều doanh nghiệp quan niệm việc triển khai ERP cải thiện cách kỳ diệu tất quy trình kinh doanh, quy trình làm việc tăng hiệu họ sau đêm Thế nhưng, thực tế chứng minh, để triển khai thành công cần nhiều thời gian, cơng sức, tiền bạc Do đó, doanh nghiệp cần có kế hoạch kỹ lưỡng để vạch việc quan trọng cần làm, tránh gây gián đoạn đến trình kinh doanh Việc lập kế hoạch tồn diện cung cấp lộ trình chắn để doanh nghiệp tự động hóa ERP thành cơng *Thiếu đánh giá kỹ lưỡng ERP Ngày nay, phần mềm ERP phát triển, không đơn “chất keo kết dính” phân hệ mà cịn cơng nghệ tiên tiến hỗ trợ cho doanh nghiệp Phần mềm ERP ngày truy cập từ nơi, cung cấp thơng tin thời gian thực dễ dàng tích hợp với nhiều ứng dụng khác Do đó, việc đánh giá ERP kỹ lưỡng hồn toàn cần thiết Một thực tế phổ biến nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp ERP dựa lời khun hay “review” mà khơng hè có xem xét thận trọng trước triển khai phần mềm, dẫn đến tổn thất vô lớn thời gian, tiền bạc, nhân lực công ty *Không lắng nghe ý kiến nhân viên Nhân viên người nắm rõ quy trình kinh doanh doanh nghiệp Vì thế, họ hiểu doanh nghiệp thiếu cần để cơng việc kinh doanh diễn thuận lợi Nhưng khơng có nhiều doanh nghiệp lắng nghe ý kiến phản hồi nhân viên Do đó, họ thường chọn triển khai ERP theo xu hướng không nhằm mục đích giải khó khăn cho nhân viên, dẫn đến giải pháp ERP thường không đạt hiệu cao 18 Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm *Không chọn phương pháp triển khai phù hợp Ngày nay, nhà sản xuất lựa chọn triển khai hệ thống ERP cài đặt ERP đám mây Trước chọn phương pháp triển khai, điều quan trọng phải hiểu ưu nhược điểm chúng Thiết lập chỗ yêu cầu nhóm CNTT chuyên dụng độc lập, mảng máy chủ & phần cứng truyền thông, khu vực lưu trữ chuyên dụng, chi phí sở hạ tầng lần cao… Thiết lập chỗ hợp lý hồn tồn đáp ứng mục tiêu tổ chức chiến lược kinh doanh Không nhà sản xuất muốn đầu tư vào giải pháp không bền vững cho hoạt động kinh doanh họ Thiết lập đám mây không phức tạp toàn tảng phần cứng nằm nhà cung cấp đám mây chi phí thấp *Khơng có phương pháp triển khai hiệu Nhiều tổ chức muốn hoàn thành việc triển khai ERP sớm nên thường lựa chọn triển khai ERP lúc Mặc dù cách tiếp cận giúp cắt giảm thời gian, chi phí đảm bảo nhanh chóng, mặt trái làm gián đoạn hoạt động kinh doanh bình thường, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ Trong trường hợp thất bại, việc quay trở lại hoạt động hệ thống cũ khó khăn dẫn đến tổn thất đáng kể sản xuất doanh thu Xét theo nhiều khía cạnh, để giữ cho hệ thống kết nối tích hợp tốt, doanh nghiệp nên tiếp cận theo giai đoạn lựa chọn tốt *Kỳ vọng không thực tế Ngay từ bắt đầu triển khai, nhà quản lý mong đợi ERP triển khai với tốc độ nhanh chóng muốn xem kết nháy mắt Bởi họ nhiều tiền để đầu tư vào dự án lo sợ rủi ro thất bại xảy Tuy nhiên, cần thận trọng hiểu việc triển khai ERP trình dài hạn cần tập 19 Bài Tiểu luận – Nhóm 2n – Nhóm trung vào việc triển khai tồn tổ chức khơng phải lo lắng kết tức *Thiếu thơng tin liên lạc phòng, ban, ngành Tất người tâm vào hoạt động hàng ngày việc triển khai ERP đồng thời mà không nhận cần thiết phải trao đổi thông tin thay đổi quan trọng với Thiếu thông tin liên lạc lý khiến việc triển khai khơng thành cơng xảy phận hệ thống Các giám đốc điều hành có trách nhiệm gửi thông tin quan trọng cho nhân viên toàn tổ chức Tương tự vậy, họ cần phải nhận thức vấn đề yêu cầu nhân viên để đưa định xác *Thiếu quy trình quản lý thay đổi Việc triển khai ERP tạo thay đổi mang tính bước ngoặt nhà sản xuất người, quy trình công nghệ Trong công nghệ quy trình khắc phục với quy hoạch phù hợp, vấn đề nhân lại cần phải thận trọng Nhà quản lý cần phải cung cấp cho nhân viên thơng tin q trình triển khai ERP Ngoài ra, họ cần xếp đồ lộ trình rõ ràng để thơng báo cho nhân viên tương lai họ tổ chức kỹ họ cần phải học Chỉ có quy trình quản lý thay đổi mạnh mẽ giúp giảm thiểu khả chống lại thay đổi vượt qua thách thức chuyển tiếp quan trọng Quy trình triển khai chọn ERP Vinamilk: a Hoạt động công ty trước triển khai ERP: Công ty Cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) doanh nghiệp lớn ngành công nghiệp sản xuất sữa Việt Nam Chiếm khoảng 80% thị phần 20