Đang tải... (xem toàn văn)
HỌC PHẦN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIỆP HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HCM, QUY MÔ CÔNG TY, DOANH NGHIỆP ( VỪA VÀ NHỎ ). QUY ĐỊNH THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ. KHÁI NIỆM VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP CĨ QUY MƠ LỚN VÀ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP CĨ QUY MƠ NHỎ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản trị văn phòng doanh nghiệp Mã phách:………………………………….(Để trống) Hà Nội - 2023 MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm văn phòng văn phòng doanh nghiệp 1.2 Các loại hình văn phịng doanh nghiệp 1.3 Chức văn phòng doanh nghiệp 1.4 Nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp 1.5 Mối quan hệ cộng tác văn phòng doanh nghiệp 10 CHƯƠNG 2: CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP CĨ QUY MƠ LỚN VÀ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP CĨ QUY MƠ NHỎ 11 2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp 11 2.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phịng doanh nghiệp có quy mơ lớn 11 2.3 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp có quy mơ nhỏ 16 CHƯƠNG 3: SỰ GIỐNG NHAU VÀ KHÁC NHAU GIỮA VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP CĨ QUY MƠ LỚN VÀ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP CĨ QUY MƠ NHỎ 19 3.1 Điểm giống hai quy mơ văn phịng doanh nghiệp lớn nhỏ 19 3.2 Điểm khác hai quy mơ văn phịng doanh nghiệp lớn nhỏ 19 KẾT LUẬN 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 MỞ ĐẦU Hiện Việt Nam có năm loại hình doanh nghiệp cơng ty cổ phần, cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân Tuỳ thuộc vào quy mô kinh doanh, số lượng công nhân viên tham gia vào trình sản xuất, hoạt động kinh doanh, … mà tổ chức khối văn phòng doanh nghiệp cho phù hợp Đồng thời văn phòng cửa ngõ doanh nghiệp, kinh doanh doanh nghiệp ln có mối quan hệ đối nội đối ngoại thơng qua khối văn phịng, nơi điều hành hoạt động doanh nghiệp Nhưng doanh nghiệp có quy mơ kinh doanh lớn doanh nghiệp có quy mơ kinh doanh nhỏ chức năng, nhiệm vụ văn phịng có điểm khác nhau, nên em chọn đề tài: “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ văn phịng doanh nghiệp có quy mơ lớn văn phịng doanh nghiệp có quy mơ nhỏ” để tìm hiểu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài tìm hiểu, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ văn phịng doanh nghiệp có quy mơ lớn văn phịng doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, từ đánh giá giống khác hai văn phòng doanh nghiệp Đối tượng phạm vi nghiên cứu doanh nghiệp hoạt động kinh doanh nhiều lĩnh vực khác thời gian hoạt động kinh doanh ổn định từ 05 (năm) năm địa bàn tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu Bài Tiểu luận có cục Chương: Chương 1: Khát quát chung văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Chức nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp có quy mơ lớn văn phịng doanh nghiệp có quy mơ nhỏ Chương 3: Sự giống khác văn phịng doanh nghiệp có quy mơ lớn văn phịng doanh nghiệp có quy mô nhỏ NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm văn phịng văn phòng doanh nghiệp Văn phòng từ khu vực làm việc hay nơi làm việc với văn giấy tờ nơi tổ chức thực hoạt động quản lý hành quan tổ chức doanh nghiệp Văn phòng hiểu nơi làm việc hay khu vực làm việc doanh nghiệp, cơng ty, đơn vị tổ chức Văn phịng thường đặt tịa nhà cao ốc, xếp khơng gian để tạo môi trường làm việc thuận lơi cho doanh nghiệp Một văn phòng dù lớn hay nhỏ cần có bố trí xếp phù hợp, đủ trang thiết bị, bàn ghế, máy tính để nhân viên làm việc Tại văn phịng, nhân viên lãnh đạo cơng ngồi làm việc Bên cạnh vị trí để người đến làm việc, nơi thường xuyên diễn hội họp, gặp gỡ đối tác, khách hàng Tuỳ theo quy mô phạm vi hoạt động mà phận doanh nghiệp gọi Văn phịng gọi Phịng Hành Đây phận thiếu cấu tổ chức tất doanh nghiệp Bên cạnh đó, văn phịng làm việc khơng đơn giản nơi làm việc cán bộ, công nhân viên doanh nghiệp mà văn phịng làm việc cịn nơi thể mặt giá trị thương hiệu doanh nghiệp Nhận định tầm quan trọng văn phòng làm việc coi bước đầu cho thành cơng q trình phát triển doanh nghiệp Văn phòng tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả khơng cịn tường khơ khan, văn phịng làm việc cơng ty, tập đồn lớn thực trở thành tác phẩm nghệ thuật, xứng đáng niềm mơ ước nhân viên Trong không gian mở thoải mái vậy, nhân viên họ thoả sức sáng tạo để hồn thành cơng việc Ngồi chức nơi làm việc, văn phòng xem nhà thứ hai tất người cơng ty, điều cho thấy gắn kết nhân viên công ty lớn Vì vậy, cơng ty lớn, công ty đa quốc gia cố gắng để tạo môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm giác gắn bó tất người để xây dựng tập thể đoàn kết, chung sức cho mục tiêu tổ chức Văn phòng mặt doanh nghiệp, góp phần tạo dựng thương hiệu Văn phịng làm việc cịn đóng vai trị quan trọng, mặt công ty Khi khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều gây ấn tượng sâu sắc với họ văn phịng làm việc cơng ty Nói cách khác, văn phịng làm việc phải thể phong cách cá tính cơng ty, góp phần quan trọng giúp khách hàng đối tác ghi nhớ thương hiệu công ty Cùng với yếu tố khác: Tên thương hiệu, logo, name card, website…, văn phòng làm việc yếu tố quan trọng hệ thống nhận diện thương hiệu tổ chức Vì việc thiết kế, trang trí sử dụng nội thất văn phịng phải tuân theo quy tắc định nhằm tạo hệ thống nhận diện thương hiệu chặt chẽ xuyên suốt văn phòng doanh nghiệp 1.2 Các loại hình văn phịng doanh nghiệp Văn phịng đóng vai trò đặc biệt quan trọng phát triển doanh nghiệp Ngày văn phịng khơng cịn đơn nơi làm việc nhân viên Nó nơi định hướng phong cách hướng doanh nghiệp Chính doanh nghiệp trọng đầu tư vào xây dựng văn phòng làm việc cách chuyên nghiệp đại Ở Việt Nam với số lượng doanh nghiệp ngày tăng cao, loại hình văn phịng mà trở thành đề tài nhiều đơn vị quan tâm Có thể kể đến vài loại hình văn phịng sau: Văn phòng truyền thống Đây loại văn phòng phổ biến nhất, lâu đời nhiều công ty sử dụng để có văn phịng làm việc đàng hồng, xây dựng nơi làm việc lâu dài ổn định Đặc điểm tạo nên khác biệt văn phòng truyền thống so với loại hình văn phịng khác doanh nghiệp sở hữu tồn khơng gian mà không cần phải chia sẻ với doanh nghiệp Nhờ mà cơng ty tự phong cách thiết kế, trí mà nhìn mặt Nhân viên cơng ty nhờ mà có khơng gian riêng tư làm việc, tính bảo mật thơng tin doanh nghiệp cao Nhưng có chi phí th văn phịng cao so với doanh nghiệp khởi nghiệp nên thường mơ hình dành cho doanh nghiệp lớn có nguồn tài ổn định, cịn doanh nghiệp trẻ họ tìm tới loại hình văn phịng Văn phịng đại Thời đại cơng nghệ phát triển doanh nghiệp hướng đến xu hướng thiết kế lựa chọn loại hình văn phòng đại ngày nhiều Đặc điểm loại hình văn phịng đại khơng gian linh hoạt, nhiều tiện ích văn phịng ảo, văn phòng chia sẻ, văn phòng làm việc riêng, văn phịng thơng minh, hộ văn phịng Văn phịng ảo Văn phịng ảo hình thức văn phịng cung cấp dịch vụ địa kinh doanh mà không cần đến diện tích thực tế Thường nhân viên làm việc nhà, chí làm việc thành phố khác Loại hình dịch vụ giúp bạn tiết kiệm thời gian chi phí, nhân lực việc thành lập văn phịng đại diện, chi nhánh địa điểm kinh doanh Ưu điểm lớn văn phịng ảo chi phí thấp Bạn hồn tồn có đầy đủ tất tiện ích cho cơng việc kinh doanh mà phải bỏ khoản nhỏ Văn phòng ảo giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí th văn phịng khơng với doanh nghiệp trẻ mà doanh nghiệp lớn cần mở nhiều chi nhánh Đối với việc kinh doanh, danh tiếng công ty thật quan trọng, bên cạnh chất lượng cần có chun nghiệp Một địa cơng ty đàng hồng, quận lớn tạo hình ảnh chuyên nghiệp tin cậy cho khách hàng Cơ sở vật chất đầy đủ, nhiều tiện ích, dịch vụ hỗ trợ thủ tục hành Tuy ảo bạn có văn phịng đầy đủ phòng họp, phòng tiếp khách, internet, điện nước, dịch vụ nhận thư từ bưu phẩm, lễ tân tiếp khách… Văn phòng chia sẻ Văn phòng chia sẻ nhân viên từ công ty khác làm việc chung văn phịng với mục đích giảm bớt chi phí mà có chỗ làm việc đầy đủ tiện nghi Bạn thuê chỗ ngồi nhiều chỗ ngồi chỗ ngồi linh hoạt theo ngày, theo giờ… tùy theo nhu cầu công ty bạn Có ưu điểm tiết kiệm tối đa chi phí thuê văn phòng Bạn thuê vài chỗ ngồi làm việc nên dĩ nhiên chi phí rẻ nhiều so với thuê văn phòng Tuy thuê chỗ ngồi bạn có đầy đủ bàn ghế, tủ, Wifi, điện nước, thiết bị văn phòng,… Một yếu tố giúp doanh nghiệp chiếm cảm tình khách hàng địa giao dịch cụ thể, có thật nhân viên muốn gắn bó lâu dài với cơng ty có văn phòng chỗ ngồi làm việc thoải mái đầy đủ Cho nên văn phòng chia sẻ giải pháp tối ưu Trong trình làm việc, chủ doanh nghiệp ngồi làm việc với bạn từ cơng ty khác, lâu dài trị chuyện với có mối quan hệ tốt đẹp, tạo điều kiện hợp tác với Văn phòng làm việc riêng Phòng làm việc riêng tạo hiệu làm việc cao thiết kế yên tĩnh Theo nhiều nhà nghiên cứu, phịng làm việc riêng tốt nên n tĩnh, có cửa sổ có xanh bên ngồi để tạo không gian thoải mái cho người ngồi làm việc khơi nguồn sáng tạo Phòng làm việc riêng từ đến người bố trí khơng gian chung, khách hàng hồn tồn sử dụng tiện ích phòng họp, phòng khách văn phòng muốn làm việc riêng có phịng riêng chun nghiệp lịch Văn phịng thơng minh Khác với văn phịng truyền thống cịn nhiều mặt hạn chế Loại hình văn phịng thơng minh đánh giá cao tính khả hỗ trợ doanh nghiệp công việc Văn phịng thơng minh xuất khái niệm từ lâu Tuy nhiên phải chờ công nghệ đám mây, trí tuệ nhân tạo học máy (AI) phát triển loại hình văn phịng ngày ứng dụng cách mạnh mẽ Căn hộ văn phịng Nhắc đến loại hình văn phịng khơng thể khơng kể đến loại hình văn phịng dạng hộ Đây kết hợp văn phòng làm việc nhà nhiều doanh nghiệp yêu thích lựa chọn Đặc điểm của văn phịng loại hình vừa làm văn phịng làm việc, vừa làm chỗ nghỉ ngơi, trú chân qua đêm mà lại tiết kiệm chi phí 1.3 Chức văn phịng doanh nghiệp Chức tổng hợp, cung cấp thông tin tham mưu Chức tổng hợp đánh giá hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Nhân viên chuyên viên thực công tác tổng hợp phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Để làm điều đòi hỏi phải nắm bắt nhiều lĩnh vực, phải có mặt lúc, nơi, phải nắm bắt xác kịp thời vấn đề…Những điều vượt khả thực nhà quản lý Nên cần khối văn phòng doanh nghiệp thực chức Tham mưu chức quan trọng hoạt động văn phòng doanh nghiệp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao Chủ thể làm công tác tham mưu tổ chức, doanh nghiệp cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Thực tế, tổ chức, doanh nghiệp thường đặt phận tham mưu văn phịng để giúp cho cơng tác thuận lợi Để ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp thông tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo ngun tắc trình tự định Văn phòng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống trình đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận nghiệp vụ Như văn phòng vừa nơi thực công tác tham mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp Chức phục vụ Trong trình hoạt động, tổ chức, doanh nghiệp thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức phục vụ văn phịng Quy mô đặc điểm phương tiện vật chất phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động tổ chức, doanh nghiệp Chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động cơng tác văn phịng 1.4 Nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp Tổ chức máy xác định phạm vi, chức danh phận thuộc khối văn phòng Thu thập, xử lý cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp Thu thập thông tin trình xác định nhu cầu thơng tin, tìm nguồn thơng tin, thực tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu định trước Xử lý thơng tin thơng qua việc kiểm tra tính xác, tính hợp lý tài liệu, số liệu; hệ thống hóa, phân tích tổng hợp số liệu, tài liệu; chỉnh lý xác số liệu, tài liệu để chúng phản ánh tình hình, xác định chất việc, hoạt động, từ đưa giải pháp, phương án cho định quản lý hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, ban hành văn thích hợp Đây khâu then chốt, phản ánh nội dung trọng tâm kết cần đạt tới quy trình thơng tin, lẽ kết tạo lập thông tin phục vụ trực tiếp cho hoạt động quan, tổ chức Chính điều làm cho hoạt động xử lý thơng tin khác biệt với hoạt động lưu trữ, thư viện, bảo tàng, hoạt động tiến hành công tác thu thập, xử lý, bảo quản tổ chức sử dụng thơng tin Nhờ có thơng tin mà nhà quản lý giải đắn hiệu vấn đề sau: Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch định Xác định hội thách thức tổ chức Xác lập sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng mục tiêu Lựa chọn phương án để thực định quản lý Xây dựng quy chế tổ chức hoạt động doanh nghiệp văn phòng Soạn thảo định quản lý hành Quyết định quản lý hành định xác lập lĩnh vực quản lý hành để thể ý chí quyền lực tổ chức doanh nghiệp, người có chức vụ, tổ chức cá nhân có nhiệm vụ, thực hướng tới việc thực nhiệm vụ quản lý hành tổ chức, doanh nghiệp Ví dụ số định như: Quyết định tăng lương, định luân chuyển công tác, định tuyển dụng, định kiểm điểm/ kỷ luật, … Tổ chức hội họp doanh nghiệp Văn phòng doanh nghiệp tổ chức hội họp nhiều lĩnh vực giải nhiều vấn đề doanh nghiệp khiếu nại chất lượng sản phẩm, dịch vụ; vấn đề nội khác doanh nghiệp đối tượng họp đa dạng: khách hàng, đối tác, nhân viên công ty, lãnh đạo công ty, … Tổ chức xây dựng chương trình cơng tác Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Tổ chức quản lý nghiệp vụ văn phòng ( kỹ soạn thảo văn bản, quản lý văn – đến, lập hồ sơ, kỹ xử lý thông tin, kỹ tổ chức hoạt động kiện, lưu trữ, thư ký, …) Tổ chức đảm bảo sở vật chất Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí tiêu, quản lý vật tư tài sản doanh nghiệp Tổ chức đảm bảo trì hoạt động thường xuyên, liên tục điều kiện làm việc cho khối hành doanh nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin quản trị hệ thống tin văn phòng 1.5 Mối quan hệ cộng tác văn phòng doanh nghiệp Trong quan hệ cơng tác với đơn vị, phịng ban khác doanh nghiệp văn phịng có mối quan hệ ngang cấp, phối hợp đơn vị, phòng ban việc thực chương trình, kế hoạch chung doanh nghiệp Tuy nhiên, góc độ giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo văn phịng thường đầu mối, chủ trì việc phối hợp với đơn vị, phòng ban khác thực nhiệm vụ chung liên quan tới công tác quản lý Chẳng hạn việc xây dựng thực nội quy, quy chế lao động phải có tham gia tất đơn vị, phòng ban doanh nghiệp, văn phịng cịn có trách nhiệm đơn đốc, nhắc nhở, theo dõi phối hợp với lãnh đạo đơn vị, phòng ban khác để kiểm tra, đánh giá, tổng hợp đề xuất biện pháp cho lãnh đạo việc đảm bảo thực tốt nội quy, quy chế doanh nghiệp CHƯƠNG 2: CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP CĨ QUY MƠ LỚN VÀ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP CĨ QUY MƠ NHỎ 2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp 10 Trong doanh nghiệp Việt Nam, khối văn phòng tổ chức đầy đủ phòng, phận để phục vụ hoạt động doanh nghiệp: Phòng/ phận: Tổng hợp – Kế hoạch Phịng/ phận: Tài – Kế tốn Phịng/ phận: Hành – Nhân Phịng/ phận: Pháp chế 2.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phịng doanh nghiệp có quy mơ lớn Ở Việt Nam, doanh nghiệp nhận định quy mơ lớn dựa tiêu chí chính: có tổng nguồn vốn đạt 100 tỷ VNĐ có tổng số người lao động từ 300 người trở lên Những doanh nghiệp có quy mơ lớn có số đặc điểm bật nay: Chiếm tỉ trọng nhỏ giữ vị trí then chốt việc phát triển kinh tế: Doanh nghiệp lớn tạo khối lượng việc làm lớn chịu trách nhiệm việc thúc đẩy kinh tế hàng hóa khu vực định Điều hòa, ổn định lại kinh tế: Khi kinh tế gặp khủng hoảng doanh nghiệp lớn; người tiên phong đầu tàu vững kinh tế quốc gia Các công ty doanh nghiệp lớn tạo nên phát triển kinh tế đồng đều; lâu dài giúp kinh tế giữ mức ổn định; làm giảm bớt biến động kinh tế Tạo nên ngành công nghiệp dịch vụ quan trọng thiết yếu: Các doanh nghiệp lớn; hoạt động chủ yếu ngành nghề chủ đạo kinh tế Tại Việt Nam doanh nghiệp cụ thể tập đồn dầu khí quốc gia; tập đồn điện lực, tập đồn than khống sản… 11 Đóng góp lượng lớn GDP kinh tế quốc gia Có nguồn vốn đầu tư lớn có khả tiềm lực tài kinh tế vững chắc; nên nhanh chóng thay đổi cập nhật; tiếp cận với tiên tiến khoa học kỹ thuật giới Có sức cạnh tranh mạnh nguồn vốn, nguồn nhân lực; thương hiệu tốt so với doanh nghiệp vừa nhỏ Tạo cân hoạt động sản xuất kinh doanh cho kinh tế; thay hoạt động lĩnh vực kinh doanh thương mại Chức tổng hợp, tham mưu văn phòng doanh nghiệp quy mô lớn Tham mưu hiến kế, kiến nghị hay đưa đề xuất, đưa ý tưởng độc đáo, có tính sáng tạo, dựa sở khoa học, đưa sáng kiến, phương án tối ưu, hay đưa chiến lược, sách lược giải pháp hữu hiệu cho Trưởng/phó, Ban Giám đốc tổ chức, doanh nghiệp vấn đề đặt tổ chức thực kế hoạch công tác ngắn hạn, trung hạn, dài hạn tổ chức, doanh nghiệp nhằm mục đích đạt kết cao Tổ chức công tác tham mưu tốt kịp thời giúp cho việc đạo, điều hành quan, đơn vị sâu sát thống cịn ngược lại làm cho cơng tác đạo, điều hành bị chậm trễ, hiệu hạn chế Công tác tham mưu tốt góp phần phục vụ, nâng cao hiệu hoạt động Ban Giám đốc tổ chức, doanh nghiệp việc đạo, điều hành tổ chức, doanh nghiệp; Nếu cơng tác tham mưu tốt Ban Giám đốc nắm bắt kịp thời, xác tình hình có ý nghĩa định đến hiệu điều hành doanh nghiệp; 12 Công tác tham mưu chiến lược tốt làm tăng suất, tăng doanh thu hoạt động tổ chức, doanh nghiệp ngày tốt chất lượng hơn; Công tác tham mưu tốt làm cho hồn thiện sách phúc lợi, đãi ngộ cho cơng nhân viên, hồn thiện quy chế, quy định doanh nghiệp theo chiều hướng phù hợp với thực tiễn pháp luật nhằm đáp ứng ngày tốt yêu cầu khách hàng lợi ích cơng nhân viên Giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình cụ thể để có sách, định đắn hoạt động lãnh đạo, quản lý Chức phục vụ, hậu cần doanh nghiệp có quy mơ lớn có vai trị đặc biệt quan trọng hoạt động doanh nghiệp, tổ chức Chức phục vụ, hậu cần chức văn phịng, nhằm tạo sở vật cho nhân viên hồn thành tốt chương trình, kế hoạch đề Nó nhiệm vụ hỗ trợ phượng tiện dụng cụ, điều kiện cần thiết để tất nhân viên nâng cao hiệu cơng tác suất lao động Làm tốt công tác phục vụ, hậu cần góp phần tiết kiệm tiền của, thời gian tạo lập diện mạo doanh nghiệp đàng hồng bề Góp phần xây dựng doanh nghiệp ngày đại theo xu hướng phát triển chung Văn phịng có trách nhiệm giúp Ban Giám đốc quản lý toàn việc thu – chi, toán doanh nghiệp pháp luật; chịu trách nhiệm vể hoạt động thu – chi phịng/bộ phận kế tốn lĩnh vực thu – chi toán, lưu giữ chứng từ, quản lý tài chính… Mọi khoản chi từ tài khoản doanh nghiệp phải đảm bảo nguyên tắc, mục đích phải có chuẩn chi 13 Để phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp, kho đồ dùng, dụng cụ phải chuẩn bị, chu cấp kịp thời cho nhu cầu sử dụng Đặc biệt văn phòng phẩm giấy, bút, mực, ….; trang thiết bị phải đầy đủ, sửa chữa kịp thời trang thiết bị, máy móc văn phịng bị hỏng hóc máy in, máy photocoppy, máy scan, máy huỷ giấy, máy tính, máy quạt, máy lạnh/ điều hoà, máy chiếu, …và bàn ghế Chức phục vụ, hậu cần thể qua việc đón tiếp khách hàng đến doanh nghiệp tham quan, hợp tác chuẩn bị phịng tiếp khách hàng, xe đưa đón khách hàng, chuẩn bị nhân đón tiếp, nơi lại/ nghỉ trưa khách hàng, … Trong công tác phục vụ, hậu cần, ngồi chun mơn, lực tổ chức, quản lý, tính sáng tạo cịn địi hỏi người làm cơng tác phục vụ, hậu cần phải có nhận thức, ý chí tình cảm đắn Nhiệm vụ văn phịng doanh nghiệp có quy mơ lớn: Tùy theo đặc điểm lĩnh vực hoạt động, quy mô doanh nghiệp mà văn phịng có nhiệm vụ khác Các nhiệm vụ có văn phịng doanh nghiệp có quy mơ lớn thường bao gồm: Xây dựng chương trình kế hoạch tổ chức thực chương trình kế hoạch cơng tác Đây nhiệm vụ quan trọng hàng đầu văn phòng, văn phòng xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác hàng tháng, q, tuần thường xuyên theo dõi đôn đốc việc thực chương trình kế hoạch cơng tác Đồng thời văn phịng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác lãnh đạo, giúp lãnh đạo thực Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin 14 Thông tin bao gồm nhiều loại từ nhiều nguồn khác người lãnh đạo tự thu thập xử lý tất thơng tin mà cần phải có phận trợ giúp, văn phịng Đây hoạt động quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý quan, đơn vị Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực định lãnh đạo, tổng hợp tình hình hoạt động đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất biện pháp phục vụ cho việc đạo điều hành lãnh đạo Thực công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định hành, theo dõi đôn đốc việc giải văn phận Tổ chức cơng tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại quan, giữ vai trò cầu nối liên hệ quan với quan cấp trên, ngang cấp hay cấp Chủ trì phối hợp với đơn vị khác chuẩn bị tổ chức họp, làm việc lãnh đạo quan, thực việc ghi biên họp 2.3 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp có quy mơ nhỏ Ở doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, cấu tổ chức văn phịng bố trí nhân sự, phịng làm việc thiết bị văn phịng quy mơ, diện tích nhỏ phù hợp với tình hình kinh doanh, sản xuất doanh nghiệp Với khối lượng cơng việc doanh có quy mơ nghiệp nhỏ chức năng, nhiệm vụ giới hạn phạm vi, quy mô doanh nghiệp Các chức có văn phịng doanh nghiệp có quy mô nhỏ chủ yếu chức bản, quan trọng nhằm thực trì tốt hoạt động doanh nghiệp 15 Chức văn phịng thu thập, phân tích, lưu trữ phân phối thông tin thường xuyên Mọi doanh nghiệp thực hoạt động từ văn phòng Cụ thể chức sau: Chức tiếp nhận thu thập thơng tin: Chức văn phịng thu thập tiếp nhận thơng tin từ nội bên ngồi Thơng tin nội cung cấp từ nhiều phòng, ban khác doanh nghiệp Ngồi ra, nguồn thơng tin từ bên quan, doanh nghiệp, tổ chức, quý đối tác thu thập phân phối thông tin Chức ghi thơng tin: Văn phịng tổng hợp lại thơng tin có sẵn từ nhiều nguồn khác ghi lại thông tin sổ nội sổ công văn Thông tin từ nguồn như: thư từ, hóa đơn, đơn đặt hàng ghi vào sổ nội Thông tin doanh nghiệp cung cấp cho người bên ghi vào sổ cơng văn Chức phân tích: Với thông tin thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, dang thơ chưa qua chỉnh sửa, văn phịng có chức phân tích, nghiên cứu chi tiết thơng tin thu thập Trong q trình phân tích văn phịng nghiên cứu chi tiết để tìm cần thiết thông tin Chức lưu trữ thông tin: Việc lưu lại thơng tin nhằm mục đích để sử dụng tương lai Mức độ cần thiết thông tin định lưu trữ thơng tin Theo mức độ quan trọng tin Theo mức độ quan trọng thông tin lưu trữ tệp riêng biệt Chức phân phối thông tin: Chức văn phòng bao gồm việc phân phối thông tin đến nhân viên phận liên quan Thông tin thu thập, nghiên cứu phân tích phân phối cho nhân viên phận khác để giúp người lên kế hoạch thực đạt hiệu 16 Từ chức trên, văn phòng phải thực nhiệm vụ cụ thể sau: Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác tổ chức, doanh nghiệp, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác hàng q, tháng, tuần Ban Giám đốc Mỗi tổ chức, doanh nghiệp có nhiều kế hoạch phận khác xây dựng Song muốn đạt mục tiêu chung quan kế hoạch phải kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp hỗ trợ Văn phòng phận tổng hợp kế hoạch tổng thể tổ chức, doanh nghiệp đôn đốc phận khác thực Mặt khác văn phịng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần Ban Giám đốc, giúp Ban Giám đốc triển khai thực kế hoạch Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin hoạt động tổ chức, doanh nghiệp cần phải có thơng tin Thơng tin để Ban Giám đốc đưa định kịp thời, xác Thơng tin bao gồm nhiều loại từ nhiều nguồn khác Người lãnh đạo tự thu thập xử lý tất thơng tin mà cần phải có phận trợ giúp – văn phịng Văn phịng “ cửa sổ” “ lọc” thơng tin tất thông tin đến hay thu thập, xử lý, chuyển phát văn phòng Truyền đạt định quản lý Ban Giám đốc, theo dõi việc triển khai thực định, tổng hợp tình hình hoạt động phận để báo cáo, đề xuất biện pháp phục vụ đạo điều hành lãnh đạo Tổ chức cơng tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức họp Tổ chức chuyến công tác Ban Giám đốc Bảo đảm yếu tố vật chất cho hoạt động tổ chức, doanh nghiệp thông qua công việc: Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức 17 mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ chi phí văn phịng Tổ chức cơng tác bảo vệ trật tự an toàn doanh nghiệp Phối hợp với cơng đồn, tổ chức cơng tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho công nhân viên Trên nhiệm vụ chủ yếu văn phòng tổ chức, doanh nghiệp Tùy vào đặc điểm, tính chất hoạt động tổ chức, doanh nghiệp mà văn phịng có nhiệm vụ phù hợp CHƯƠNG 3: SỰ GIỐNG NHAU VÀ KHÁC NHAU GIỮA VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP CĨ QUY MƠ LỚN VÀ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP CĨ QUY MƠ NHỎ 3.1 Điểm giống hai quy mơ văn phịng doanh nghiệp lớn nhỏ Điểm giống hai quy mơ văn phịng phải có đầy đủ phận, nhân viên có chức năng, nhiệm vụ giống nhằm phục vụ nhu cầu hoạt động doanh nghiệp nhân viên phận Kế tốn, nhân viên phận Hành – Nhân sự, nhân viên phận Kinh doanh, … Trưởng/phó phận 18