Đang tải... (xem toàn văn)
Introductiemodule E G O Chuyên đề NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ HỒ SƠ GIẢNG VIÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ CĂN CỨ PHÁP LÝ Ngày 05 tháng 3 năm 2020 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 302020NĐ CP Về công tác văn. ...............................................................................TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG CHUYÊN VIEN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ Chuyên đề NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ HỒ SƠ GIẢNG VIÊN: CĂN CỨ PHÁP LÝ Ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư Thay cho Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác Văn thư hết hiệu lực Nghị định sô 30/2020/NĐ-CP Điều Phạm vi điều chỉnh Nghị định quy định công tác văn thư quản lý nhà nước công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư Nghị định sô 30/2020/NĐ-CP Điều Đối tượng áp dụng Nghị định áp dụng quan, tổ chức nhà nước doanh nghiệp nhà nước (sau gọi chung quan, tổ chức) Tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp Nghị định sô 30/2020/NĐ-CP 15 “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định 16 “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” Hệ thống thông tin xây dựng với chức để thực việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan môi trường mạng (sau gọi chung Hệ thống) 17 “Văn thư quan” phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức Nghị định sô 30/2020/NĐ-CP Điều Các loại văn hành Văn hành gồm loại văn sau: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công Nghị định sô 30/2020/NĐ-CP Phần Nội dung Đăng ký gồm 10 cột Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại và trích yếu nội dungvăn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ngày chuyển Ký nhận 10 Ghi Nghị định sô 30/2020/NĐ-CP Điều 18 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật Nghị định sô 30/2020/NĐ-CP Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, tổ chức ban hành văn Nghị định sô 30/2020/NĐ-CP Điều 19 Lưu văn Lưu văn giấy a) Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký b) Bản văn lưu hồ sơ cơng việc Lưu văn điện tử a) Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn 10 a Lập hồ sơ công việc a Đánh số tờ - Mục đích: + Cố định trật tự văn bản, tài liệu hồ sơ sau xếp + Phục vụ cho tra tìm nhanh thuận tiện Yêu cầu: Rõ ràng, xác - Phương pháp đánh số tờ: Mỗi tờ văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản đánh số vào góc phải, phía tờ văn bản, chữ số A Rập, bút chì đen, mềm (loại 2B, 4B) khơng phân biệt tờ to hay nhỏ, tờ mặt hay hai mặt chữ - 59 a Lập hồ sơ công việc b Ghi mục lục văn - Mục đích: thống kê, quản lý văn cách chặt chẽ, tránh mát, thất lạc, phục vụ tra tìm nhanh chóng, xác - Mục lục văn dùng cho hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài vĩnh viễn 60 a Lập hồ sơ công việc Mẫu tờ mục lục văn bản: Số TT Số ký hiệu văn Ngày tháng văn Tác giả văn Tên loại trích yếu nội dung văn Tờ số Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 61 a Lập hồ sơ công việc c Viết chứng từ kết thúc - Chứng từ kết thúc nhận xét số lượng chất lượng trạng thái vật lý văn hồ sơ - Chứng từ kết thúc để vào cuối hồ sơ 62 a Lập hồ sơ cơng việc - Mục đích: + Kiểm tra, quản lý, bảo quản văn bản, tài liệu hồ sơ, tránh mát, đánh tráo + Theo dõi trạng thái vật lý văn để có biện pháp bảo quản, phục chế kịp thời 63 a Lập hồ sơ công việc Mẫu chứng từ kết thúc: CHỨNG TỪ KẾT THÚC Hồ sơ (đơn vị bảo quản) gồm có .tờ Viết chữ: Mục lục văn có Đặc điểm trạng thái tài liệu: Ngày tháng năm Người lập hồ sơ (Ký tên ghi rõ họ tên) 64 a Lập hồ sơ cơng việc Tên quan Mẫu bìa hồ sơ: Tên đơn vị có hồ sơ Tiêu đề hồ sơ (1) (2) Ký hiệu thông tin Số (6) VT HỒ SƠ (3) (Từ ngày đến ngày ) Gồm: tờ Phông số (4) Mục lục số Hồ sơ số Thời hạn bảo quản (5) 65 Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan a Quy định nộp lưu - Về thời gian nộp lưu: + Đối với tài liệu hành chính, nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm + Tài liệu xây dựng bản, ảnh, phim điện ảnh, micro -phim, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau tháng 66 Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ phải nộp vào lưu trữ quan Những hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải xong khơng giao vào lưu trữ - Những hồ sơ đến thời hạn phải giao vào lưu trữ cần giữ lại để tiếp tục nghiên cứu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hành quan, tổ chức thời hạn giữ lại không hai năm 67 Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Trách nhiệm công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Trách nhiệm Thủ tưởng quan : + Lãnh đạo, đạo công tác nộp lưu hồ sơ, ban hành quy định nộp lưu - Trách nhiệm Chánh văn phòng Trưởng phòng Hành chính, Thủ trưởng đơn vị: + Trực tiếp giúp thủ trưởng quan theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc nộp lưu hồ sơ + Xây dựng kế hoạch nộp lưu tổ chức thực tốt kế hoạch nộp lưu 68 Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Trách nhiệm cán văn thư, lưu trữ: + Hướng dẫn nghiệp vụ cho cán nhân viên quan, tổ chức + Giúp thủ trưởng đơn vị thực kế hoạch nộp lưu - Trách nhiệm cán bộ, viên chức: + Kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ lập (sắp xếp văn bản, đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết tờ kết thúc, viết bìa hồ sơ) để nộp vào lưu trữ quy định + Thống kê hồ sơ vào mục lục hồ sơ nộp lưu 69 Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Thủ tục nộp lưu - Cán đơn vị: xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ nộp lưu - Cán lưu trữ quan: đối chiếu hồ sơ thực tế với mục lục hồ sơ, kiểm tra yêu cầu đơn vị, cá nhân sửa chữa, hoàn chỉnh hồ sơ chưa đạt yêu cầu - Người giao người nhận cần ký nhận vào mục lục hồ sơ biên giao nhận tài liệu lưu trữ, lập thành bản: + Đơn vị nộp hồ sơ giữ + Lưu trữ quan giữ + Phịng Hành (văn thư) giữ 70 Mẫu mục lục hồ sơ nộp lưu: Tên quan CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên đơn vị Độc lập - Tự - Hạnh phúc MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU NĂM Số TT Số, ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ (1) (2) (3) Ngày tháng bắt Số lượng đầu kết thúc tờ (4) (5) Ghi (6) 71 SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ CƠNG VIỆC Lập danh mục hồ sơ Mở hồ sơ Ghi tên HS Lập hồ sơ Văn Đi Biên mục bên trong, bên Hồ sơ Ghi Chứng từ kết thúc Văn Đến Tài liệu khác Thông kê Mục lục hồ sơ nộp lưu Nộp lưu HS vào LT 72 THANKS FOR YOUR ATTENTION! XIN CẢM ƠN SỰ CHÚ Ý THEO DÕI! 73 ... hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) Bản danh mục hồ sơ có……… hồ sơ bao gồm: …………… hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản. .. nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống 36 Nghị định sô 30/2020/NĐ-CP Điều 31 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp... tất hồ sơ d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cịn thiếu 30 Nghị định sơ 30/2020/NĐ-CP Điều 30 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hồ sơ,
